Работаем со справками для расчета пособий

Работникам при увольнении и бывшим работникам по их письменному заявлению нужно выдавать справку о заработке для исчисления пособийп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ).

В нашей почте есть вопросы о том, как заполнить справку и как использовать данные справки, представленной новым работником, при расчете пособий в различных ситуациях.

Нужно ли самостоятельно запрашивать справку о зарплате работника у предыдущего работодателя

А.В. Бондаренко, г. Белгород

Сотрудник работает в нашей компании с 01.01.2015. Справку с предыдущего места работы о заработке для расчета пособий он не представил. Должны ли мы запрашивать такую справку с предыдущего места его работы, чтобы начислить ему пособие?

: Нет. Пособие вы начисляете на основании имеющихся у вас сведений. Поскольку работник в 2013 г. и 2014 г. у вас не работал, то, если в 2015 г. он заболеет, его заработок принимается равным МРОТ за каждый месяц расчетного периода (сейчас — 5965 руб.ст. 1 Закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ)ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ; Апелляционные определения Липецкого облсуда от 30.01.2013 № 33-255/2013г; ВС Чувашской Республики от 13.01.2014 № 33-83/2014.

Если же работник хочет получить пособие в большем размере, он должен написать заявление, на основании которого вам надо направить запрос в территориальный орган ПФР о представлении сведений о зарплате работникач. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Подаем запрос в ПФР

Н.А. Касина, г. Тверь

Новый сотрудник просит помочь ему получить справку о среднем заработке у работодателя, который ликвидировался. Как это сделать?

: В такой ситуации работник должен подать вам заявление по утвержденной формеприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н (далее — Приказ № 21н) о запросе данных в ПФРч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. В заявлении он должен указать наименование работодателя.

На основании такого заявления вы в течение 2 рабочих дней должны направить в свое отделение ПФР запрос по установленной формеприложение № 2 к Приказу № 21н; пп. 2—6 Порядка (приложение № 3 к Приказу № 21н):

• <или>по почте;
• <или>в электронном виде (с использованием ЭЦП).

Надо ли пересчитать пособие после представления работником справки

Г.А. Борисова, г. Вологда

Работник представил справку от бывшего работодателя о заработке для больничных через год после того, как мы рассчитали и выплатили ему пособие по болезни, исходя из МРОТ. Должны ли мы пересчитать ему пособие сейчас?

: После представления работником справки о сумме заработка надо пересчитать пособие за прошлое время, но не более чем за 3 года, предшествующих дню представления справкич. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ; Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 30.07.2014 № 33-4380.

Что указывать в справке, если взносы уплачиваются по тарифу 0%

Ю.И. Башкина, г. Тула

Что указывать в справке для больничных при увольнении сотрудника, если мы не платим взносы в ФСС, поскольку у нас нулевой тариф. Это что же, нам проставить в суммах заработка нули?

: У ваших работников есть выплаты, просто вы их облагаете по тарифу 0%. Поэтому в разделе 3 справки вам нужно указать суммы зарплаты, которые включались в базу для начисления взносов в ФССпримечание 3 к справке (приложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н) (далее — справка о заработной плате).

Нужно ли выдать справку работнику, который не увольняется

Л.А. Масленникова, г. Барнаул

Обязана ли организация выдать справку о заработке за 2 года для расчета пособий работающему сотруднику, который не собирается увольняться, а просто заболел и попросил такую справку?

: В Законе № 255-ФЗ указаны два случая, когда справку о заработке для расчета пособий нужно выдатьп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ:

• <или>работнику в день его увольнения;
• <или>бывшему работнику в течение 3 рабочих дней с момента его письменного обращения к вам за справкой.

Но работник может попросить вас выдать справку и без увольнения, если он сейчас работает еще и у другого работодателя и хочет получить у него пособие с учетом заработка по всем местам работы в расчетном периодеч. 2.2 ст. 13, ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ.

В этом случае в течение 3 рабочих дней с момента письменного обращения работнику надо выдать как справку о заработке, так и справку о том, что вы пособие ему не начисляли и не выплачивалист. 62 ТК РФ; Письмо ФСС от 14.11.2013 № 15-03-14/12-13959.

По какой форме заполнять справку за прошлые годы

А.И. Жарова, г. Ульяновск

Наша сотрудница уходит в декрет. Написала заявление о замене при расчете декретного пособия 2013 г., в котором она была в отпуске по уходу за ребенком и который попадает на расчетный период, на 2009 г., в котором у нее был заработок. В 2009 г. она у нас не работала. По какой форме мне просить у нее справку за 2009 г.: по действующей сейчассправка о заработной плате или по старойприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н? Или же можно ограничиться справкой 2-НДФЛ за 2009 г.?

: Справка 2-НДФЛ для исчисления пособий не применяется. Женщине нужно представить вам справку о заработке для пособий за 2009 г. от бывшего работодателя по действующей сейчас формесправка о заработной плате. При этом сумма выплат, указанная в справке за 2009 г., не может превышать 415 000 руб.ч. 4 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)

Работающим по договору подряда справка не выдается

О.И. Новикова, г. Тверь

Обязаны ли мы выдать справку о заработке для расчета пособий человеку, который работает у нас по договору подряда?

: Нет. Ведь такая справка выдается страхователем застрахованным лицам. А работающий по договору подряда не является застрахованным на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Поэтому вы взносы в ФСС на выплаты в его пользу не начисляете и не являетесь по отношению к нему страхователемп. 2 ч. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ.

Плата за выдачу справки не взимается

Е.А. Жукова, г. Тольятти

В нашу компанию обратился бывший работник с просьбой выдать ему справку о среднем заработке для начисления пособия. Мы берем за ее выдачу 100 руб. Он платить отказывается. Как нам быть?

: Плата за справку — это незаконно. Справку о заработке, как и любые другие документы, связанные с работой, вы обязаны выдать бывшему работнику бесплатно не позднее 3 рабочих дней со дня его письменного обращенияп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ; ст. 62 ТК РФ. Если работник пожалуется в трудинспекцию, она может вынести предупреждение или даже оштрафовать вашу организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя на сумму от 1000 до 5000 руб.ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Как заполнить справку, если работник не болел

Б.Ю. Кузина, г. Тамбов

Надо ли заполнять раздел 4 справки о заработке, если работник все время работал и у него не было периодов временной нетрудоспособности?

: Нет, не нужно. Раздел 4 справки заполняется, только если у работника были исключаемые периоды (отпуск по беременности и родам и (или) в отпуск по уходу за ребенком)примечание 4 к справке о заработной плате.

В справке отражаем выплаты на день увольнения

А.И. Горяева, г. Бийск

Как можно выдать справку в день увольнения, если еще не известна окончательная сумма зарплаты с учетом премии, которая начисляется в начале месяца, следующего за расчетным?

: Все расчеты с работником по оплате труда, в том числе и по премиям, должны быть произведены на день увольненияст. 84.1 ТК РФ. Поскольку вы должны выплатить премию в день увольнения, то и сумму выплат работнику нужно указать с ее учетом.

Как указать период работы в справке

М.И. Зимина, г. Воронеж

Если сотрудник работает у нас не с начала этого года, какую дату нужно указать в разделе 2 справки: 1 января года, в котором работник поступил на работу, или конкретную дату, с которой сотрудник у нас работает?

: В разделе 2 справки указываете период со дня поступления на работу в вашу организацию по день увольнения (последний день работы).

Заполняем справку для женщины, работавшей в отпуске по уходу за ребенком

С.И. Москаленко, г. Томск

Как правильно заполнить разделы 3 и 4 справки для пособий, если женщина в течение 2 предшествующих лет и в этом году по день увольнения (30.06.2015) работала во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени?

: В разделе 3 справки указываете суммы выплат в пользу работницы, на которые были начислены взносы в ФСС, за 2013, 2014 гг. и за 2015 г. — с 1 января по 30 июняПисьмо ФСС от 20.06.2013 № 25-03-14/12-7942.

Раздел 4 справки заполняем так.

Как отразить в справке прогул

В.А. Зайцева, г. Коломна

Наш сотрудник отсутствовал на работе месяц без уважительной причины. Мы сейчас увольняем его, но не за прогул, а по собственному желанию, чтобы не портить ему трудовую книжку. Нужно ли указать этот период отсутствия на работе в разделе 4 справки о заработке для расчета пособий?

: Нет, ведь в разделе 4 справки за 2015 г. указываются только исключаемые периоды (отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком). А это неисключаемый период.

Можно ли учесть при расчете пособия данные копии справки

Н.А. Сомова, г. Тула

В этом году к нам устроился новый сотрудник. Справку о зарплате для расчета больничных он представил в виде простой ксерокопии. Можем ли мы рассчитать ему пособие на основании данных такой справки?

: Нет, не можете. Выплаты у другого работодателя вы можете учесть при исчислении пособия только на основании предъявленной работником по утвержденной форме справки о заработке или ее копии, заверенной либо работодателем, выдавшим справку, либо нотариусомч. 5, 7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

За сколько лет выдается справка

Е.И. Климкина, г. Брянск

Сотрудник работает у нас с 2013 г. Сейчас он увольняется. Справку о заработке для расчета пособий ему надо выдать за 2 года или за 3 года?

: В справке вам надо указать сумму выплат работнику, на которые начислялись взносы в ФСС, и исключаемые периоды за год увольнения и 2 предшествующих ему годап. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ. То есть:

• отдельно за 2015 г. — год увольнения;
• отдельно за 2014 г. — прошлый календарный год;
• отдельно за 2013 г. — позапрошлый календарный год.

Сведения о работнике указываются в справке на момент выдачи справки

М.И. Богданова, г. Москва

В справке о заработке для назначения пособия от предыдущего работодателя у сотрудницы указана прежние фамилия и паспортные данные. Потом она вышла замуж и сменила фамилию и паспорт. Можем ли мы учесть при расчете пособия по беременности и родам данные такой справки или надо попросить ее переоформить справку на основании новых данных?

: Вы можете учесть данные о заработке из такой справки. Ведь вся информация в справке была указана прежним работодателем на дату выдачи справки и соответствовала действительности. Чтобы не было претензий со стороны ФСС в случае проверки, сделайте копии свидетельства о браке и страницы из паспорта с данными предыдущего паспорта (если в паспорте есть такая отметка).

Как узнать из справки, надо ли учитывать выплаты других работодателей при расчете пособия

Т.А. Кавьяненко, г. Ростов

У нас сотрудник работает с 01.01.2012 по основному месту работы. В 2013 и 2014 гг. он работал еще в нескольких фирмах по совместительству. Принес справки о зарплате от всех работодателей. Как понять, надо ли нам рассчитать ему пособие по больничному с учетом заработка у всех работодателей?

: Вам нужно внимательно изучить справки о заработке, выданные другими работодателями. В справках от других работодателей вы увидите периоды работы в каждой фирме. Если сейчас сотрудник не работает в этих компаниях, вы можете учесть заработок у других работодателей при начислении пособия сотруднику. Также вы можете начислить пособие с учетом выплат у других работодателей, если сотрудник работал в других фирмах только в одном из годов расчетного периода. При этом неважно, продолжает он работать у них сейчас или нет. В любом случае общая сумма выплат по всем местам работы, которая берется для расчета пособий, не может превышатьч. 2, 3.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ; ч. 4, 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ; п. 1 Постановления Правительства от 10.12.2012 № 1276; Постановление Правительства от 30.11.2013 № 1101:

• за 2013 г. — 568 000 руб.;
• за 2014 г. — 624 000 руб.

Если же вы увидите из справок, что сотрудник работал по совместительству в другой организации в 2013 и 2014 гг. и продолжает там работать сейчас, то пособие вы можете назначить ему, только исходя из своих выплат. Выплаты другого работодателя учитывать нельзяч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; абз. 1 п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 15.06.2007 № 375. Поскольку этот работодатель сам должен назначить работнику пособие, исходя из своих выплатч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Как проверить справку о среднем заработке

Е.К. Гусева, г. Новосибирск

Сотрудник представил справку о среднем заработке с предыдущего места работы. У нас возникли сомнения в достоверности данных о заработке, указанных в этой справке. Как можно проверить эти данные?

: Вы можете направить запрос в ФССп. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ по установленной формеприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 20н (далее — Приказ № 20н). В запросе нужно указать сведения о страхователе, выдавшем справку о зарплате работнику, и сумме выплат, указанной в справкеп. 3 Порядка (приложение № 2 к Приказу № 20н). Запрос в территориальный орган ФСС по месту нахождения работодателя, выдавшего справку, можно подать лично, направить по почте или в электронном виде (с применением ЭЦП)пп. 1, 4 Порядка (приложение № 2 к Приказу № 20н).