Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов

Для большинства обращающихся в организации документов (первички, регистров бухгалтерского учета и т. д.) установлены определенные сроки храненияст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; приложение к Приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Чтобы ваш архив не переполнялся, по истечении срока хранения бумаг вы можете их уничтожить своими силами либо сдать на переработку (утилизацию).

Расходы, связанные с ликвидацией документов, учитывайте так.

Налог на прибыль. Включайте затраты во внереализационные расходыподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ. Чтобы подтвердить истечение срока хранения и факт уничтожения бумаг, оформите следующие документып. 1 ст. 252 НК РФ; пп. 2.4.1, 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его составляют по итогам экспертизы. В акте указывают дату и место его составления, приводят опись выделенных к уничтожению документов с указанием года их издания и общего количества;
• приемо-сдаточную накладную на передачу документов на уничтожение сторонним специалистам. В ней укажите дату передачи бумаг и их количество;
• акт об уничтожении документов.

НДС. Если ваша организация — плательщик НДС и вам предъявлен налог с цены работ по утилизации документов, то вы можете принять его к вычету в общеустановленном порядке — на основании счета-фактуры после принятия к учету соответствующих расходовподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

УСНО. Затраты на уничтожение документов и входной НДС (если он предъявлен) безопасно учесть при налогообложении не получится, потому что такие траты прямо не указаны в закрытом перечне расходов, разрешенных к признанию при УСНОп. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Однако если вы передали бумаги на переработку или утилизацию, то можно утверждать, что для вашей организации выполнены работы производственного характера. Тогда стоимость переработки или утилизации бумаг вы сможете включить в состав материальных расходов, которые допустимо признавать при УСНОподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ. Но прежде чем учесть такие расходы, взвесьте все за и против.

С одной стороны, из разъяснений Минфина (правда, по другой ситуации) следует, что главный признак расходов на работы производственного характера — это непосредственная связь таких затрат с осуществляемой предпринимательской деятельностьюПисьмо Минфина от 16.08.2012 № 03-11-06/2/111. В случае с уничтожением документов это условие выполняется.

С другой стороны, официальная позиция по расходам упрощенцев на уничтожение документов не высказана. Поэтому не исключено, что налоговики эти расходы не примут. А спор с ними обычно грозит судебным разбирательством. Скорее всего, судиться вы не станете, потому что сумма, потраченная на уничтожение документов, не настолько велика. Тем более что судебная практика непосредственно по этому вопросу не сложилась и шансы на выигрыш оценить сложно.

Бухгалтерский учет. Все затраты на уничтожение бумаг включайте в состав прочих расходов и отражайте по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»п. 11 ПБУ 10/99.

***

Пока существует ваша организация, она должна обеспечивать сохранность документов в течение сроков их храненияч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. А потом документы постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и бумаги по личному составу нужно будет сдать на хранение в государственный архивч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Тогда ваши бывшие работники при возникновении у них проблем с социальными выплатами смогут, обратившись с запросом в архив, получить документы, подтверждающие трудовой стаж, размер зарплаты, факт несчастного случая на производстве и т. д.п. 3.3 Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера, утв. Росархивом