Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 июня 2016 г.

Содержание журнала № 12 за 2016 г.

Итоги интернет-конференции: командировочные расходы. Часть 1

В конце мая мы провели на своем сайте интернет-конференцию по командировочным и представительским расходам. Вопросов было много. Сегодня мы публикуем лишь те ответы, которые касаются командировок.

Срок выдачи аванса можете установить сами

Анна

Сотрудник просит выдать аванс на командировку за 3 месяца до ее начала, объясняя это необходимостью бронирования жилья за границей. Допускается ли такая выдача? Когда мы учтем такие затраты?

: Срок выдачи аванса на командировку нормативными документами никак не ограничен. Поэтому нарушением это не будет. Однако по смыслу нормы, которая обязывает работодателя выдать такой авансп. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), получается, что он выдается для расходования денег непосредственно во время командировки. Если же нужно оплатить проживание заранее, то, на наш взгляд, организация должна:

• <или>напрямую со своего счета заплатить гостинице за бронирование;
• <или>сделать предоплату проживания гостинице через подотчетника, которым, очевидно, может быть и тот, кто поедет в командировку. То есть выдать подотчетнику деньги не в качестве аванса на командировку, а под отчет со сроком отчета через время, необходимое для бронирования и получения им документов, подтверждающих перечисление денег и само бронирование (на несколько дней). Они должны быть выписаны на имя организации. Их подотчетник и приложит к своему авансовому отчету.

Но в налоговых целях вы учтете эти расходы только после окончания командировки — на дату утверждения авансового отчета по командировочным расходамподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Незакрытый аванс и новая командировка

Ольга Окунева

У подотчетного лица имеется остаток подотчетных денег, которых недостаточно для расходов на командировку (были выданы наличными). Подотчетное лицо, не отчитавшееся за прошлый аванс, должно выехать срочно по требованию заказчика для исполнения договора. По служебной записке мы переводим деньги на карту сотруднику на командировочные расходы, в том числе на покупку авиабилетов и т. п. Правомерны ли такие действия?

: Ваши действия правомерны, и санкции вам не грозят. Перевод подотчетных средств для командировки на карту работника — безналичная операция. Поэтому в таком случае не действуют требования Порядка ведения кассовых операций, включая запрет на выдачу денег под отчет при наличии задолженности по ранее полученным авансамп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. А за прошлый аванс он отчитается по возвращении из командировки. Это допустимо.

Возмещаем работнику стоимость полиса от несчастных случаев в поездке

Юлия

При покупке железнодорожного билета командированный работник уплатил также страховой взнос по договору добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев. По окончании командировки организация компенсировала работнику стоимость и самого билета, и страхового полиса. Надо ли начислять НДФЛ и страховые взносы с компенсации затрат на добровольное страхование?

: Безопаснее все-таки удержать НДФЛ со стоимости компенсированного страхового полиса пассажира от несчастных случаев. И вот почему. В 2010 г. Минфин разъяснял, что не включаются в налоговую базу по НДФЛ суммы страховых взносов, уплаченных за работника работодателем по любым договорам добровольного личного страхованияп. 3 ст. 213 НК РФ; п. 1 ст. 934 ГК РФ; Письмо Минфина от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311 (п. 1). А страховой взнос по договору страхования пассажиров от несчастных случаев, уплаченный при приобретении железнодорожного билета, относится именно к личному страхованиюп. 1 ст. 4 Закона от 27.11.92 № 4015-1.

Однако в 2014 г. он изменил свою позицию и заявил, что поскольку компенсация стоимости полиса добровольного страхования при приобретении авиационных и железнодорожных билетов командированным работником не поименована в перечне доходов, освобождаемых от обложения НДФЛст. 217 НК РФ, то ее надо облагать этим налогомПисьмо Минфина от 13.11.2014 № 03-03-06/1/57298.

Судебная практика по вопросу обложения НДФЛ стоимости указанного полиса пассажира противоречива: есть решения как в пользу налоговиковПостановления ФАС УО от 02.08.2006 № Ф09-2793/06-С7; ФАС ПО от 10.03.2005 № А65-23894/2004-СА2-34, так и в пользу организаций (причем более свежие, что вселяет надежду)Постановления ФАС СЗО от 26.05.2011 № А56-36252/2010; ФАС МО от 24.12.2009 № КА-А40/13953-09.

По вопросу начисления обязательных страховых взносов какой-либо официальной позиции нет. Если следовать норме закона, то получается, что такие взносы не требуется начислять. Ведь ими не облагаются суммы платежей (взносов) организации по договорам добровольного личного страхования работников, заключаемым исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица и/или причинения вреда его здоровьюп. 5 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Причем не имеет значения, на какой период заключены такие договоры и связаны ли они с какой-либо конкретной поездкой или нет. Заметим, что не все инспекторы фондов согласны с таким подходом, о чем свидетельствуют споры в арбитражных судах. Однако суды — на стороне организацийПостановления АС ПО от 20.10.2015 № Ф06-2083/2015, от 07.09.2015 № Ф06-101/2015.

Суточные при однодневных командировках — вовсе не суточные

Ирина

При однодневных командировках мы не выплачиваем сотрудникам суточные. Расходы на питание, проезд по городу компенсируем, но облагаем НДФЛ и не учитываем при исчислении налога на прибыль. Подскажите, правильно ли мы поступаем, так как в прессе появилась информация о возможности выплаты суточных при однодневных командировках сотрудников.

: Суточные работнику при однодневных командировках в пределах России не положены, так как он может ежедневно возвращаться домойп. 11 Положения № 749. При однодневных командировках за рубеж суточные выплачиваются в размере 50% от определенной в локальном нормативном акте суммы суточных для заграничных командировокп. 20 Положения № 749.

Поэтому если при однодневной командировке по России работнику будут выплачены суточные (выплата, которая в ваших внутренних документах поименована именно таким образом), то при проверке вам могут доначислить налог на прибыль, исключив суточные из «прибыльных» расходовПостановление АС УО от 30.01.2015 № Ф09-9855/14, а также начислить НДФЛп. 1 ст. 210 НК РФ и страховые взносыч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ с этих сумм.

Однако работодатель обязан компенсировать работнику расходы, связанные с однодневной командировкой и вызванные необходимостью выполнять служебное задание вне места постоянной работы. К таким расходам относятся затраты на проезд, в том числе на такси, а также иные расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения или ведома работодателя (таким разрешением будет виза директора на заявлении работника)ст. 168 ТК РФ.

Если обязанность выплачивать работникам компенсации при однодневных командировках прописана в локальном нормативном акте организации, то при условии документального подтверждения (например, при наличии чеков, квитанций и т. д.) их суммы:

• можно включить в налоговые расходы в составе прочих расходов, связанных с производствомподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 26.05.2015 № 03-03-06/30062; Постановление АС ЦО от 10.02.2016 № Ф10-47/2016;
• не облагаются НДФЛ при внутрироссийских командировках в пределах 700 руб., при зарубежных — 2500 руб., поскольку не являются экономической выгодой работника. Если сумма компенсации превысит указанные суммы, то с разницы необходимо удержать НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ; Постановление Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12; Письмо Минфина от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916;
• не облагаются страховыми взносами, в том числе «на травматизм»Письмо Минтруда от 01.04.2015 № 17-3/В-156; Постановления АС ЗСО от 04.03.2015 № Ф04-15458/2015; АС СЗО от 07.12.2015 № А56-12632/2015.

Отметим, что стоимость питания работника в однодневной командировке отнести на расходы не получится даже при документальном подтвержденииПисьмо Минфина от 09.10.2015 № 03-03-06/57885. Возмещение затрат на питание проверяющие могут признать:

• расходами в пользу работника, которые нельзя учесть для целей налогообложения прибылип. 29 ст. 270 НК РФ; Письмо ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488 (п. 2);
• доходом работника, с которого необходимо исчислить НДФЛ и начислить взносыПисьма ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488 (п. 3); Минтруда от 11.03.2014 № 17-3/В-100.

НДС в электронном билете

Елена

В составе авансового отчета на командировку работник представил электронную маршрут/квитанцию. В нее, кроме стоимости услуг авиаперевозчика, включена стоимость агентских услуг по оформлению проездных документов, а также суммы предъявленного НДС по услугам авиаперевозчика и услугам агента. Можно ли принять к вычету обе суммы НДС по одному документу (БСО) и сделать в книге покупок две записи: на стоимость услуг авиаперевозчика и на стоимость услуг агента?

: Нет, нельзя. По БСО (распечатанной маршрут/квитанции электронного авиабилета) вы можете принять к вычету НДС только со стоимости услуг авиаперевозчикаПисьма Минфина от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594. Именно БСО вы и будете регистрировать в книге покупокп. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Причем агент не имеет права указывать стоимость своих услуг по оформлению проездных документов в электронном авиабилете. Ведь этот документ составляется от имени авиаперевозчика и в нем должны быть указаны только его услуги.

На свои услуги агент должен был составить отдельные документы, например акт оказанных услуг и счет-фактуру. И на основании счета-фактуры агента вы могли бы принять НДС к вычетуп. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ. Поэтому постарайтесь получить счет-фактуру от агента. Если же сделать это невозможно, тогда и предъявить НДС со стоимости услуг агента по оформлению проездных документов вы не сможете.

На основании документа, подтверждающего оплату стоимости авиабилета и услуг агента, вы можете включить стоимость услуг агента вместе с НДС в состав прочих расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Но претензии со стороны налоговиков из-за отсутствия первичного документа, подтверждающего расходып. 1 ст. 252 НК РФ, все-таки возможны. Так что попросите агента представить вам полный комплект документов.

«Услуги гостиницы» — в расход

Елена

В составе авансового отчета на командировку работник представил счет гостиницы, в котором в разделе «Наименование услуги» указано: «услуги гостиницы».
Учитывая, что для целей налогообложения прибыли нельзя признать расходы на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, плату за пользование рекреационно-оздоровительными объектами, можно ли принять в состав расходов суммы по счету гостиницы, если в нем нет расшифровки оказанных услуг?

: Да, можно. Даже если были оказаны какие-то из перечисленных вами «запретных» дополнительных услуг (к примеру, обслуживание в номере), вычленить их сумму из общего счета не смогут ни бухгалтер, ни проверяющие, при условии что:

• нет расшифровки в счете гостиницы;
• нет каких-либо иных документов, из которых бухгалтер или инспектор может узнать о том, какие конкретно услуги были оказаны.

Таким образом, если само проживание в гостинице экономически оправданно, то расходы на услуги гостиницы в полной сумме учитываются при налогообложении прибылист. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308.

Вычет НДС по проживанию в гостинице

Юлия

Работник приложил к авансовому отчету счет за гостиницу (не БСО, командировка по России), в котором выделен НДС, и кассовый чек, в котором также выделен НДС. Может ли организация на основании этих документов принять налог к вычету?

: К сожалению, нет. Как неоднократно разъяснял Минфин, организация может принять к вычету НДС по услугам гостиниц только при наличии следующих документовПисьма Минфина от 25.02.2015 № 03-07-11/9440, от 03.04.2013 № 03-07-11/10861:

• <или>составленного гостиницей счета-фактуры с выделенным НДС и документа, подтверждающего уплату налога. То есть чека ККТ, который выдан гостиницей и в котором сумма НДС выделена отдельной строкой;
• <или>бланка строгой отчетности, составленного гостиницей, в котором указана сумма НДС. Он совмещает в себе и счет на оказание услуг, и чек ККТПоложение, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359. И составление счета-фактуры при выдаче БСО уже не требуетсяп. 7 ст. 168 НК РФ. Тогда этот БСО и надо регистрировать в книге покупок вместо счета-фактурып. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137;

Так что в ваших интересах запросить у гостиницы счет-фактуру.

Расходы сверх норм, установленных в локальном акте

Елена

Локальным нормативным актом организации установлены нормы на расходы по проживанию в месте командирования и запрет на использование услуг бизнес-класса на транспорте. Можно ли принять при расчете налога на прибыль расходы работника, произведенные сверх установленных в ЛНА норм, если авансовый отчет утвержден руководителем в полной сумме? Облагаются ли такие расходы НДФЛ?

: Да, если руководитель утвердил авансовый отчет, то перерасход по найму жилья в командировке можно учесть для целей налогообложения прибыли. И не нужно включать сумму перерасхода в облагаемый НДФЛ доход работника. С таким подходом согласен и МинфинПисьмо Минфина от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204. При этом желательно наличие письменного заявления работника, в котором указаны причины перерасхода, и решения работодателя о возмещении командировочных расходов по найму жилого помещения в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте компании. Кстати, такое же мнение Минфин высказал и в отношении незапланированных затрат работника на приобретение билетов бизнес-классаПисьмо Минфина от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364.

Таким образом, главное — чтобы работодатель принял решение о возмещении полной суммы расходов на проживание и проезд, тогда и с учетом затрат в «прибыльных» расходах, и с НДФЛ проблем не будет.

Проезд по платной дороге придется обосновать

Светлана Дубровская

Можно ли отнести на командировочные расходы стоимость проезда сотрудника по платной дороге на служебном транспорте во время командировки?

: Столичное Управление ФНС в свое время разъяснилоПисьмо УФНС по г. Москве от 07.06.2012 № 13-11/050285, что стоимость проезда командированного сотрудника по платной дороге можно учесть в составе расходов на командировку как сборы за право въезда/транзита транспортаподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Однако нужно быть готовым не только документально подтвердить факт понесенных расходов на проезд по платной дороге, но и доказать экономическую целесообразность использования такой дороги при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении.

Не исключено, что такого же подхода будут придерживаться и ваши проверяющие.

Отличаем разъездную работу от командировок

Надежда

Как документально подтвердить компенсационные расходы по командировке, в частности суточные при длительных поездках (2 или 3 суток), если с работником-водителем заключен трудовой договор с разъездным характером работы?

: Работа водителей носит разъездной характер, что и было отражено в трудовых договорах, которые вы заключили с ними. При разъездном характере работы сотрудникам нужно возмещать расходы по проезду, а также выплачивать суточные, если для этого есть основания. Например, если время, затрачиваемое на проезд до места выполнения работ, составляет несколько часов, то есть водителю нужно несколько часов добираться до гаража, где находятся автомобили. Размеры компенсаций и порядок их выплаты должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организациист. 168.1 ТК РФ.

Однако разъездная работа и командировка — это не одно и то же. В отличие от разъездного характера работы, при направлении в командировку работник, как правило, не имеет возможности ежедневно возвращаться домой. Поэтому за время командировки ему положены суточные, которые документально подтверждать не нужно. Также при командировке работнику компенсируются расходы на проезд и проживание (при их наличии)ст. 168 ТК РФ.

Сотрудник, работа которого носит разъездной характер, в том числе водитель, может быть направлен в командировку в общем порядкест. 166 ТК РФ.

Поэтому длительные поездки водителей целесообразно оформлять как командировки. Затраты на такие поездки подтверждаются приказом руководителя о направлении в командировку и утвержденным авансовым отчетом работника с приложением к нему документов, подтверждающих командировочные расходы.

Налоговый учет затрат по сорвавшейся командировке

Юлия

Водитель компании отправлен в командировку в г. Омск для получения материалов. Задание по командировке не было выполнено из-за того, что на полпути сломался автомобиль. Можно ли учесть затраты по такой командировке?

: Расходы по командировке (в том числе и суточные) надо возместить работнику в любом случае — вне зависимости от того, выполнено задание по ней или нет. Поскольку предоставить работнику указанные в Трудовом кодексе гарантии вы должны независимо от результата командировкистатьи 166—168 ТК РФ.

Командировочные расходы можно будет включить в «прибыльные» расходы — и не важно, выполнено служебное задание или нет и кто виноват в безрезультатности командировкиподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2; Постановления ФАС ПО от 11.07.2012 № А55-17726/2011; ФАС ЗСО от 04.10.2011 № А27-16987/2010; п. 3 мотивировочной части Постановления ФАС МО от 29.07.2011 № КА-А40/7917-11.

Риски при выплате аванса на зарплатную карту

Юлия

В компании более 2000 сотрудников, значительная часть ездит по служебным командировкам. Какие возможны риски, если мы будем перечислять аванс для командировки на зарплатную карту без заявления работника (его невозможно получить от каждого)?

: Сама процедура выдачи безналичных средств под отчет нигде не прописана. А Порядок ведения кассовых операций вы не нарушаете — он требует заявление работника на выдачу наличных денег под отчетп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Так что оштрафовать вас за нарушение Порядка ведения кассовых операций в любом случае не могутст. 15.1 КоАП РФ.

Однако Минфин, разрешая выдавать безналичный подотчет, требует брать у работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его банковскую карту с указанием реквизитовПисьмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288; Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Поэтому налоговики при проверке могут расценить такое перечисление не как выдачу денег под отчет на командировку, а просто как перевод в пользу физического лица, при котором должен был быть удержан НДФЛ. В таком случае могут попробовать вас оштрафовать за неисполнение обязанностей налогового агентаст. 123 НК РФ.

Но этот штраф удастся отбить, если вы с помощью других документов убедите налоговый орган или суд, что целевым назначением перевода была оплата командировочных расходов. Помочь в этом могут платежное поручение, в назначении платежа которого указан аванс для командировки, приказ о направлении в командировку и т. д.

***

В следующем номере мы продолжим знакомить вас с наиболее интересными вопросами нашей интернет-конференции.