Представительские расходы: что хотят знать бухгалтеры
Продолжаем знакомить наших читателей с ответами на вопросы, заданные экспертам 
в рамках проводимой на нашем сайте интернет-конференции. В этой статье обратимся к представительским расходам.
Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий перио
Учтите также, что принять к вычету входной НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть входного НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходо
А теперь перейдем к вашим «представительским» вопросам — большинство из них касается состава расходов и их документального подтверждения.
Документируем представительское мероприятие
Какие документы по представительскому мероприятию необходимо иметь? Правильно ли мы понимаем, что компании достаточно одного документа, например отчета о представительских расходах?
: Конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, в НК РФ не закреплен. По мнению Минфина, это могут
- первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
- утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Нелишним будет указать результаты мероприятия.
Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное — чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприяти
Отметим, что ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно еще нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо
Но если отчет содержит не всю информацию по мероприятию, то им лучше не ограничиваться.
Некоторые расходы по обслуживанию мероприятия тоже представительские
Может ли организация учесть в составе представительских расходов, кроме расходов на еду, расходы по обслуживанию мероприятия?
: Это зависит от того, какие именно услуги понимаются под обслуживанием мероприятия. Так, в «прибыльных» расходах можно учесть затрат
- на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на буфетное обслуживание во время переговоров (как правило, именно этот вид обслуживания понимается под обслуживанием мероприятия);
- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.
При этом надо учесть, что к представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболевани
Так что если из имеющихся у вас документов видно, что были оказаны услуги, затраты по которым запрещено включать в представительские расходы, то лучше не учитывать эти суммы в налоговом учете.
Праздник — это не всегда представительское мероприятие
Можно ли учесть расходы на проведение праздника как представительские?
: НК прямо запрещает относить к представительским расходам затраты на организацию развлечений и отдых
Для учета затрат на организацию праздника как представительских расходов надо, чтобы его целью было установление
Расходы на представителей покупателя могут быть не представительскими
Можно ли принять при расчете налога на прибыль расходы на перелет и проживание сотрудников наших покупателей — иностранных фирм?
: Учитывать расходы на перелет и проживание представителей покупателей в составе представительских расходов рискованно.
По НК к представительским относятся расходы на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах лиц к месту проведения мероприяти
Что до оплаты проживания участвующих в представительском мероприятии лиц, то, по разъяснениям Минфина, она не предусмотрена п. 2 ст. 264 НК РФ и не может быть учтена при налогообложении прибыл
Вместе с тем есть решение суда о том, что оплата проживания может быть учтена, правда, в составе не представительских, а других прочих расходо
Программа лояльности — это не представительское мероприятие
Наша компания в целях выживания в кризис разработала программу лояльности: за большие объемы продаж выдаем путевки на двоих в Доминикану. Поощрять планируем как работников нашей компании, так и работников-продавцов других компаний, с которыми у нас нет прямых договоров
: Если эти расходы направлены на стимулирование ваших продаж, их можно учесть при расчете налога на прибыл
Однако для того, чтобы отстоять эти расходы, вам надо постараться обосновать, каким именно образом ваши затраты на призы вашим работникам, работникам ваших контрагентов и работникам их контрагентов (для каждой категории в отдельности) должны стимулировать продажи именно вашей организации. Пропишите это в приказе руководителя как можно подробнее.
В противном случае есть риск, что при проверке у вас уберут эти суммы из налоговых расходов.
Разбираемся с буфетным обслуживанием
Чем отличаются расходы на проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) от расходов на буфетное обслуживание во время переговоров?
: Конкретный перечень расходов на официальный прием или на буфетное обслуживание нигде не регламентирован. Эти мероприятия отличаются формой общения с контрагентами.
К примеру, официальный прием обычно подразумевает торжественное мероприятие за накрытым столом: гости усаживаются в ресторане или ином зале. Там сервируется завтрак, обед или ужин, во время которого обсуждаются деловые вопросы. Следовательно, ваши расходы — это оплата счета в ресторане либо закупка продуктов и напитков (включая алкогольны
Если участники встречаются в кабинете или конференц-зале, но при этом имеют возможность до, во время перерывов или после окончания переговоров подойти к стойкам с напитками и легкими закусками, то в таком случае говорят о буфетном обслуживании. Возможно, что напитки и закуски гостям будут предлагать официанты. Здесь вашими расходами будут оплата услуг компании, которая организовала сервировку закусок и обслуживание гостей, либо опять-таки траты на покупку еды и питья, если вы все организовали самостоятельно.
Стремиться отделять одно от другого не нужно, с точки зрения налогового учета и то и другое — представительские расход
Оцениваем риски по списанию в расходы обедов директора
Директор компании предоставляет чеки за завтраки/обеды и требует провести затраты как представительские расходы, а затем — компенсировать их. По каждому чеку, как правило, проходит два-три блюда разных видов. Можно ли так поступить?
: Обосновать подобные затраты как представительские довольно тяжело — ведь они должны подтверждать официальное мероприятие. Так что, помимо чеков, нужно оформить и документы, подтверждающие цель мероприятия. Это могут
- приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
- отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации, в котором должны быть указаны:
— цель, время и место проведения мероприятия;
— программа мероприятия;
— состав участников (представители приглашенной и принимающей сторон);
— величина расходов на организацию мероприятия;
— результаты проведения мероприятия (например, заключены какие-либо договоры).
В вашем случае о каком-либо масштабном мероприятии речь идти не может: из чеков видно, что оплачено питание одного человека. Если вы готовы рискнуть, можно, например, указать в отчете руководителя, что ваша организация оплачивает только расходы на питание и обслуживание представителей других организаций. При этом в переговорах со стороны клиента участвует один человек.
Чем опасна безрезультатная представительская активность
Наш директор проводит много переговоров с клиентами, все расходы относим на представительские. Если нет видимых результатов переговоров, как это воспримет налоговая? Должен ли быть обязательно видимый результат таких переговоров?
: Постоянные безрезультатные переговоры заставят налоговиков предположить, что эти встречи носят не деловой характер. Тогда ИФНС может расценить такие расходы как выплату дохода директору в натуральной форм
- доначислит с их суммы НДФЛ, а организацию как налогового агента оштрафует за то, что она не удержала нало
гст. 123 НК РФ; - уберет расходы на эти встречи при расчете налога на прибыль, а входной НДС по ним — из вычетов. После этого может оштрафовать организацию за занижение налогов и начислить пени.
Вместе с тем переговоры могут не давать мгновенного положительного результата. Да и положительный результат переговоров не назван в НК как условие признания расходов на их проведение в составе представительских. Важно намерение налогоплательщика получить экономический эффек
- затраты связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций. Расходы на неофициальные встречи с клиентами налоговики не принимаю
тПисьмо Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759; - представители участвуют в переговорах в целях установления/поддержания взаимного сотрудничества (не лишним будет список приглашенных лиц, из которого видно, что они уполномочены принимать решения в своих организациях);
- расходы экономически оправданны и подтверждены первичными документами.
То есть нужны документы, обосновывающие необходимость этих расходов для ведения направленной на извлечение прибыли деятельност
Если расходы на деловые встречи с клиентами необходимы для вашей деятельности, но не укладываются в понятие представительских расходов, их можно попробовать списать в составе других прочих расходо
Представительские расходы можно возместить и безналично
Сотрудник оплатил представительские расходы наличными. Можно ли возместить их путем перечисления денег на личную банковскую карту этого сотрудника?
: Да, вы можете возместить сотруднику представительский расход, перечислив деньги ему на карту. При этом не имеет значения, как именно был оплачен сам расход — наличным или безналичным способом. Никаких ограничений на этот счет действующее законодательство не содержит.
Не забудьте, что работник должен составить авансовый отчет (если ему выдавался аванс) или написать заявление на возмещение расходов. А к отчету/заявлению надо приложить сами документы, подтверждающие представительские расходы.
На упрощенке представительских расходов не существует
Компания применяет упрощенную систему налогообложения («доходы минус расходы»). Можно ли учесть представительские расходы для налогообложения?
: Представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на «доходно-расходной» упрощенке представительские расходы для целей налогообложения учесть нельз
