Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 июля 2016 г.

Содержание журнала № 14 за 2016 г.

Командируем работника за границу: как учесть расходы

При учете зарубежных командировок бухгалтеры сталкиваются с различными нестандартными ситуациями. И задают нам вопросы. А мы на них отвечаем, и с самыми интересными ответами знакомим вас, наши уважаемые читатели.

Но сначала напомним основные моменты:

• в заграничную командировку, как и в командировку по России, работник должен направляться приказом руководителяч. 1 ст. 166 ТК РФ; п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение);
• работнику должен быть выдан аванс, за который он обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (в первые 3 дня после выхода на работу, если сразу после командировки он был в отпуске или отсутствовал на работе по иным причинам)пп. 10, 26 Положения; п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Для этого работнику надо будет заполнить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы;
• расходы по заграничной командировке, которые организация должна возмещать работникуст. 168 ТК РФ, признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учетепп. 5, 16 ПБУ 10/99; пп. 6, 9 ПБУ 3/2006; подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238;
• все валютные расходы необходимо пересчитать в рубли. Курс такого пересчета зависит от конкретной ситуации: есть ли справки банка об обмене валюты, как были оплачены расходы (наличными или по банковской карте), был ли выдан аванс;
• нет никаких законодательно установленных нормативов для признания суточных в расходах для целей налогообложения прибылиподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Их размер определяется самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировкамч. 4 ст. 168 ТК РФ;
• при командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ. Так, не облагаются НДФЛ суммы суточныхп. 3 ст. 217 НК РФ:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ);

• с 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировкип. 3 ст. 217, подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ. Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержденПисьмо Минфина от 21.01.2016 № 03-04-06/2002.

Учитываем затраты на «визовую» командировку

Юлия

Работник организации направлен в командировку в Москву для оформления шенгенской визы, 20.05.2016 он получил из кассы аванс в размере 7000 руб. 23.05.2016 работник представил авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие проживание, а также документы, подтверждающие оплату визы (стоимость визы — 40 евро) и ее получение. Поездка в загранкомандировку планируется 01.06.2016. Когда организация может учесть в расходах затраты на оформление шенгенской визы?

: К авансовому отчету, составляемому по итогам командировки в Москву, работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы на получение визы. Руководителю организации необходимо утвердить этот авансовый отчет. Расходы на получение визы также должны учитываться для определения сальдо расчетов с работником по итогам командировки (для определения перерасхода аванса или его остатка).

В бухучете все командировочные расходы, включая оплату визы, можно будет учесть в мае — на дату утверждения авансового отчета по командировке в Москву.

Для целей налогообложения прибыли затраты на оформление визы можно учесть как командировочныеподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. А вот когда это надо сделать и как учитывать иные расходы по командировке, связанные с получением шенгенской визы, разъяснил специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна

Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

“По моему мнению, расходы на поездку и проживание в Москве (с целью получения визы) следует учесть в мае — в день утверждения авансового отчета по этой поездке. А вот расходы собственно на получение визы надо признать вместе с расходами по проживанию и транспортными расходами в загранкомандировке в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет по окончании этой загранкомандировки”.

Таким образом, затраты на оформление визы организация может признать в налоговом учете только тогда, когда состоится загранкомандировкаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117, от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511. К расходам на оформление визы относятся госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, способствующих оформлению документов.

Визовый сбор — в расход

Елена

Виза для командировки работника за пределы РФ оплачена через Интернет (онлайн-платеж с использованием платежной карты). В качестве подтверждения расходов на оформление визы к авансовому отчету прикладывается распечатка электронной переписки с визовым центром и выписка с банковской карты о списании денежных средств. Также есть подтверждение оплаты, поступившее от визового центра на электронный адрес работника. Достаточно ли такого документального подтверждения расхода?

: Да, такие документы могут подтвердить расходы на оплату услуг визового центраст. 252 НК РФ. Эти распечатки заверяются подписью работника и руководителя организации с указанием их ф. и. о. и должности, а также даты самой распечатки.

Дополнительно вы можете составить справку бухгалтера с описанием сложившейся ситуациич. 1, 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 313 НК РФ.

У проверяющих не должно быть претензий к вашим расходам. Ведь в аналогичной ситуации — при покупке компьютерных программ через Интернет — Минфин считает расходы подтвержденными, если имеютсяПисьма Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596, от 05.03.2011 № 03-03-06/1/127:

• документы на оплату;
• распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.

И не забудьте о том, что расходы на оплату услуг визового центра относятся к расходам на получение визы. А значит, как мы уже говорили, их можно учесть в налоговом учете в том периоде, в котором состоится загранкомандировка и руководитель утвердит авансовый отчет по нейподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117, от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511.

Оплачиваем страховой полис для поездки за рубеж

Надежда

Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль стоимость страхового полиса, оформленного сотруднику за несколько месяцев до начала командировки, и какие проводки в таком случае необходимо сформировать в бухучете?

: Оформление обязательной медицинской страховки обычно необходимо для получения визыподп. «г» п. 23 Положения.

В налоговом учете затраты на приобретение медполиса надо учесть вместе с другими командировочными расходами в том отчетном периоде, в котором утвержден авансовый отчет по итогам командировкиподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238; ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1).

Учитывать в «прибыльных» расходах стоимость страхового полиса в месяце его оплаты рискованно. Ведь если командировка по какой-то причине не состоится, то, по мнению контролирующих органов, вы не можете учесть расходы на оформление и выдачу визы, а соответственно, и медстраховки как документа, необходимого для получения визыПисьма ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1); Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134. Аналогичной позиции придерживаются и некоторые судыПостановление АС СКО от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015.

А вот в бухучете стоимость страховки как раз можно сразу учесть как расходы по обычным видам деятельностипп. 2, 4, 5 ПБУ 10/99. В таком случае делаются проводки:

• <если>страховку оплачивала фирма — на дату оплаты: Дт 60 (76) – Кт 51;
• <если>страховку оплачивал подотчетный сотрудник — на дату утверждения авансового отчета по приобретению медстраховки: Дт 60 (76) – Кт 71.

А вот на момент начала действия страхового полиса списывайте его стоимость в расходы так: Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76).

Если же вы хотите избежать разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, тогда и в бухучете стоимость медстраховки включайте в расходы на дату утверждения авансового отчета работника по загранкомандировкепп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99. То есть делайте проводку Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76), только когда руководитель утвердит авансовый отчет по возвращении работника из-за границы.

Пересчет валютных расходов при рублевом авансе

Елена

В сентябре 2015 г. Минфин сказал, что если аванс на заграничную командировку выдан в рублях, но нет справки на покупку иностранной валюты или выписки по счету рублевой карты, с которой оплачены расходы за пределами РФ, то для пересчета валютных расходов в рубли надо использовать официальный курс, установленный ЦБ РФ на дату выдачи авансаПисьмо Минфина от 03.09.2015 № 03-03-07/50836. Но ведь раньше была другая позиция. С какого момента надо пересчитывать валютные расходы по такому правилу? И надо ли делать перерасчет командировочных расходов за предыдущие годы?

: Действительно, в 2011 г. и Минфин, и налоговая служба рекомендовали пересчитывать валютные траты по курсу ЦБ, установленному на дату утверждения авансового отчетаПисьма Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193; ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408. Так что если в предыдущих налоговых периодах организация применяла именно такой порядок учета, ошибкой это не считаетсяст. 54 НК РФ. Следовательно, перерасчет за предыдущие годы не требуется.

Нет каких-либо официальных разъяснений относительно того, с какого конкретно дня применять для пересчета новые правила, доведенные Письмом 2015 г.Письмо Минфина от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 Если вы начнете применять их непосредственно с 3 сентября (дата Письма), то никаких негативных последствий для вас не должно быть. Ведь до этого вы руководствовались более ранними разъяснениями Минфина и ФНС. Даже если кто-то из проверяющих сочтет такой подход ошибочным, ни штрафов, ни пеней быть не должноп. 8 ст. 75, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Но есть и другой, более безопасный подход к решению этого вопроса.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

НОВОСЕЛОВ Константин Викторович

Государственный советник РФ 2 класса, к. э. н.

“Письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г. не меняет подход к определению величины расхода, а конкретизирует лишь дату, на которую определяется сумма расхода. На мой взгляд, разъяснения Минфина, данные в этом Письме, должны применяться с 1 января 2015 г. А если организация в 2015 г. применяла иной порядок, то она должна уточнить сумму своих расходов для целей налогообложения”.

Как видим, в любом случае делать перерасчет расходов прошлых лет не требуется.

Курс пересчета может зависеть от очередности валютных расходов

Елена

Для загранкомандировки работник получил рублевый аванс. Но его не хватило для всех командировочных расходов. Справки об обмене валюты у работника нет. Значит, пересчитывать валютные расходы надо по курсу на дату выдачи аванса. Но у работника были и рублевые расходы (приобретались авиабилеты до начала командировки). Надо ли пересчитывать по курсу на дату выдачи аванса абсолютно все валютные расходы или только те, которые укладываются в остаток аванса после вычета из него рублевых расходов работника?

: Этот вопрос в законодательстве не урегулирован. Руководствуясь логикой, предпочтительнее «выбирать» рублевый аванс по мере его реального расходования. То есть в хронологическом порядке. Это экономически обоснованный вариант учета.

Чтобы пояснить, рассмотрим пример: аванс выдан 20 мая в сумме 150 000 руб. В тот же день работник оплатил билеты на самолет стоимостью 40 000 руб. 21 мая им оплачены услуги такси в сумме 2000 руб., а 27 мая — расходы на проживание в иностранной валюте в сумме 1600 евро (частично оплачены работником за счет собственных средств). По прибытии из командировки, к примеру 28 мая, оплачены услуги такси из аэропорта в сумме 3000 руб. Справки об обмене валюты у работника нет.

Для того чтобы определить, по какому курсу надо пересчитывать расходы на оплату гостиницы в рубли, из общей суммы рублевого аванса вычитаем рублевые расходы, предшествующие валютным: 150 00 руб. – 40 000 руб. – 2000 руб. (расходы на такси из аэропорта не учитываем).

Получившаяся сумма — 108 000 руб. — и есть рублевый аванс под валютные расходы. Так как нет справки об обмене валюты, берем курс на дату выдачи аванса (74,2755 руб. за евро) и пересчитываем полученные рубли в европ. 10 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836. Получаем 1454 евро (108 000 руб. / 74,2755 руб. за евро), что меньше израсходованной суммы в валюте.

Следовательно, 1454 евро (приобретенные за счет выданных под отчет рублей) будут пересчитаны в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, а оставшиеся 146 евро (1600 евро – 1454 евро), уплаченные работником за счет собственных средств, по курсу на дату утверждения авансового отчетаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318, от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

Пересчитываем перерасход валютных расходов

Наталья

Сотрудника направили в командировку. Выдали аванс в рублях. Он купил 2200 долл., что подтверждается квитанцией банка, а потратил на проживание наличными 2212,04 долл. По какому курсу пересчитывать расходы, в том числе и потраченные 12,04 долл.?

: Как мы понимаем, на часть потраченной суммы (12,04 долл.) нет справки банка об обмене валюты. В таком случае:

• часть валютных расходов работника, которые укладываются в сумму, указанную в справке банка об обмене валюты (2200 долл.), надо пересчитать в рубли по реальному курсу обмена, подтвержденному квитанцией;
• оставшуюся часть расходов (12,04 долл.), надо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ, действующему:

• <или>на дату выдачи аванса — если изначально выданная рублевая сумма за вычетом купленных 2200 долл. покрывает его валютный «перерасход»Письма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836. То есть если работник оплачивал гостиницу полностью за счет полученного аванса;
• <или>на дату утверждения авансового отчета — если работник заплатил 12,04 долл. за счет собственных средств (в случае перерасхода по выданному авансу)подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318, от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

Оформить пересчет можно справкой бухгалтера или отразить его в авансовом отчете.

Выдаем валютный перерасход и удерживаем рублевый остаток

Надежда

Сотрудник выезжает в командировку в Эстонию. За 3 дня до начала командировки ему были перечислены подотчетные денежные средства исходя из предварительной сметы расходов, включая суточные. Согласно положению по командировкам суточные при выезде за рубеж рассчитываются по следующей формуле: 50 евро х курс ЦБ, действующий на дату перечисления денег на карточку сотрудника. Суточные на территории РФ также составляют 50 евро/день.
У работника были расходы в иностранной валюте наличными. Но документа, подтверждающего курс конвертации рублей в иностранную валюту, нет.
Как и по какому курсу рассчитать рублевые суммы валютных расходов в авансовом отчете при перерасходе подотчетных денег и в случае, если у сотрудника останется неизрасходованная часть аванса? Как нам рассчитаться с работником?

: В случае если нет справки банка об обмене иностранной валюты, а работник производил расходы наличными в евро, нужно:

1) из суммы перечисленного ему на карту аванса вычесть суточные. Фактически их рублевая сумма зафиксировалась на дату выдачи аванса. Пересчитывать их в дальнейшем не нужно;

2) валютные расходы в пределах суммы полученного рублевого аванса пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи авансаПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836;

3) если есть перерасход валютных расходов, то для целей налогообложения они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителемподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318, от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

Задолженность перед работником в валюте может быть выплачена ему как в иностранной валюте, так и в рублях (по курсу на дату выплаты). При этом могут образоваться курсовые разницы, которые учитываются при расчете налога на прибыль:

• <если>курс евро уменьшился на дату выплаты — то в доходахп. 11 ст. 250, подп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ;
• <если>курс евро увеличился — то в расходахподп. 5 п. 1 ст. 265, подп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Если выдан аванс в рублях, превышающий сумму командировочных расходов, то все валютные расходы (если нет подтверждающих справок об обмене валюты) пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Сумма остатка аванса определяется в рублях. Ее работник и должен вернуть организации.

Подтверждаем расходы на аренду зарубежной квартиры

Татьяна

Сотрудник организации был направлен в командировку в Мюнхен для оформления договоров и ознакомления с производством сроком на 42 дня. Для проживания он арендовал квартиру, так как снимать номер в отеле намного дороже. Подтверждающие документы на аренду (договор и перевод договора с физлицом) представлены с авансовым отчетом.
Может ли организация принять к учету и оплатить работнику расходы на проживание в арендованной квартире только на основании договора на аренду?

: Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете и приложить к нему документы, которые эти расходы подтверждаютпп. 11, 21, 26 Положения. Чтобы без проблем учесть при налогообложении расходы на наем жилья в командировке, нужно иметьп. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803, от 16.02.2009 № 03-03-05/23; УФНС по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@:

• <или>договор аренды квартиры и любой документ об оплате (например, расписку, подтверждающую, что арендодатель получил деньги, выписку о списании денег с карточного счета работника и т. п.);
• <или>договор аренды квартиры, в котором указано, что оплата по договору произведена.

При наличии же только одного договора аренды квартиры, в котором лишь указан размер платы за проживание, но без документа, подтверждающего факт этих расходов, учитывать расходы рискованно. Налоговики при проверке могут расценить эти расходы как неподтвержденные и в результатеПисьма Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51, от 14.09.2009 № 03-03-05/169; ФНС от 25.11.2009 № МН-22-3/890:

• исключить сумму, указанную в договоре аренды квартиры, из «прибыльных» расходов;
• посчитать эту сумму доходом работника, если вы ее ему возместите. При этом НДФЛ с не подтвержденных документами расходов на проживание доначисляется только с суммы, превышающей 2500 руб. в деньп. 3 ст. 217 НК РФ. Если же расходы на проживание укладываются в этот норматив, то доначисление НДФЛ работнику не грозит.

Кроме того, проверяющие из фондов на сумму возмещенных расходов, превышающую 2500 руб. в день, могут доначислить страховые взносыч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326.

Поездка на музейный остров может быть деловой

Алена

В приказе на командировку указано — Италия, г. Венеция. Работник принес карточки на транспортные расходы в связи с посещением острова Мурано (часть территориальной единицы Венеция). Обосновал их тем, что на этом острове была деловая встреча. Надо ли работнику писать служебную записку на имя руководства или бухгалтер может принять такие расходы самостоятельно?

: Если у бухгалтера возникают сомнения, они могут возникнуть и у инспекторов при проверке. Так что безопаснее получить от работника служебную записку с обоснованием цели поездки на остров. Она должна быть сопоставима с заданием руководителя, которое отражено в приказе о направлении работника в командировку.

Отметим, что бухгалтер самостоятельно никакие командировочные расходы работников в учете не признает: авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное лицо. Только после того, как руководитель утвердит авансовый отчет с перечисленными в нем расходами, бухгалтер отражает расходыподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.