Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 16 июля 2016 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями

О том, как оформить инструкцию для подотчетников, мы писали: 2016, № 9, с. 79

Если вы посчитали, что инструкция для подотчетных лиц — необходимый в работе документ, и решили утвердить такой локальный нормативный акт, то можете сделать инструкцию еще полезнее, дополнив ее образцами различных документов, с которыми приходится сталкиваться подотчетникам. Приведем основные из них.

Заявление о возмещении перерасхода

Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти: сайт издательства «Главная книга» → раздел «Формы»

Когда подотчетник расходует на нужды компании личные средства, то, чтобы вернуть деньги, ему нужно написать заявление на имя руководителя с просьбой возместить эти траты.

Его можно составить так.

Директору ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидорову
от сборщика Д.С. Ивахина

Заявление

Прошу утвердить авансовый отчет № 21 от 24.06.2016 и возместить перерасход в сумме 5800 рублей, потраченных на покупку нового шуруповерта в связи с поломкой старого при выполнении срочного заказа. Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Д.С. Ивахин

24.06.2016

Доверенность

Пример заполнения авансового отчета мы приводили: 2016, № 8, с. 44

При необходимости действовать от имени организации подотчетнику нужно выдать доверенность. Ее форма может зависеть от того, на какие полномочия вы ее выдаете (хотя вы можете ограничиться одной формой — в любых ситуациях использовать образец, приведенный на с. 87):

  • <если>на получение ТМЦ, то доверенность можно оформить по унифицированной форме № М-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а). Срок ее действия укажите такой, чтобы работнику хватило времени выполнить поручение. Все сделав, подотчетник должен вернуть вам отрезную часть доверенности.
Коды
Форма по ОКУД 0315001
Организация
ООО «Дивно-Мебель»

по ОКПО 47052014

Доверенность № 22

Дата выдачи «16» июня 20 16 г.

Доверенность действительна по «30» июня 20 16 г.

ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19
(наименование потребителя и его адрес)
ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19
(наименование плательщика и его адрес)

Счет № 40702810123000001234   в ПАО Сбербанка (наименование банка)

Доверенность выдана  сборщик (должность) Ивахин Дмитрий Сергеевич (фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия 3805123456

Кем выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска

Дата выдачи «07» сентября 20 04 г.

На получение от  ООО «СтройСам» (наименование поставщика)

материальных ценностей по  счету № 133 от 14.06.2016 (наименование, номер и дата документа)

Оборотная сторона:

Номер по порядку Материальные ценности Едини­ца измерения Коли­чество (про­писью)
1 2 3 4
1 Панель МДФ 16 (2800 х 2070), цвет белый Лист 15
2 Фанера 18 (2500 х 1220) облегченная Лист 20
 
 

Подпись лица, получившего доверенность,

удостоверяем

Руководитель
подпись
Сидоров В.П.
расшифровка подписи

М.П.

Главный бухгалтер
подпись
Васильев О.А.
расшифровка подписи
  • <если>подотчетник направляется для выполнения иных поручений (к примеру, внести оплату по договору), то выдайте доверенность на представительство в произвольной форме за подписью руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Доверенность

г. Москва

16 июня 2016 г.1

ООО «Дивно-Мебель» (ИНН 7710034516) в лице директора Сидорова Валерия Петровича, действующего на основании устава, уполномочивает Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3805 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004):
внести в ООО «СтройСам» (ИНН 7703021187) оплату за стройматериалы в сумме 40 000 (сорок тысяч) рублей по счету № 133 от 14.06.2016 к договору поставки № 78 от 14.06.2016, получить указанные стойматериалы, подписать связанные с выполнением настоящего поручения первичные бухгалтерские документы.2

Настоящая доверенность выдана на срок до 30.06.20163

Подпись Ивахина Дмитрия Сергеевича
удостоверяю
Директор ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидоров

(1) Укажите дату выдачи доверенности, иначе она будет недействительна (п. 1 ст. 186 ГК РФ)

(2) Конкретизируйте полномочия работника по отношению к организации, куда он направляется (п. 1 ст. 185 ГК РФ)

(3) Если вы не укажете срок действия доверенности, то она будет сохранять силу в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ)

Документы при найме жилья у физлица

На тот случай, когда работник во время командировки снимает жилье у физлица, не являющегося предпринимателем, утвердите в «подотчетной» инструкции образец договора аренды и выдайте подотчетнику рыбу этого документа.

Договор аренды

г. Ульяновск

20 июня 2016 г.

Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005, адрес: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 20, кв. 32), именуемый в дальнейшем Арендодатель, и Ивахин Дмитрий Сергеевич (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004, адрес: г. Москва, ул. Денисова, д. 53, кв. 16), именуемый в дальнейшем Арендатор, заключили настоящий договор о нижеследующем.1

1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное пользование для проживания однокомнатную квартиру по адресу:
г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.2

Указанная квартира принадлежит Арендодателю на праве собственности3 (правоустанавливающие документы предъявлены Арендатору для ознакомления перед подписанием настоящего договора) и на момент заключения договора не заложена, не арестована и не является предметом исков третьих лиц.

2. Срок аренды: с 12 часов 20.06.2016 до 12 часов 22.06.2016.4

3. Стоимость за весь срок аренды составляет 3000 (три тысячи) рублей5 и уплачивается Арендатором единовременно наличными сразу после подписания настоящего договора и получения ключей от Арендодателя. В подтверждение получения оплаты Арендодатель выдает расписку.

Арендодатель   Арендатор
 
И.И. Петров
 
 
Д.С. Ивахин

(1) Укажите ф. и. о. и паспортные данные сторон. Причем лучше, когда работник действует от своего имени. Так не встает вопрос с удержанием НДФЛ с арендодателя

(2) Договор должен содержать сведения об адресе помещения (п. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ)

(3) Договор должен содержать сведения об основании возникновения полномочий арендодателя (право собственности, доверенность) (п. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ)

(4) Договор должен содержать сведения о сроке аренды (п. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ)

(5) Договор должен содержать сведения о стоимости аренды (п. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ)

Подтверждением принятия арендодателем наличных денег будет служить его расписка. В ней рекомендуем предусмотреть следующее (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Расписка

Я, Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005), получил от Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004) сумму 3000 (три тысячи) рублей в счет оплаты по договору от 20.06.2016 за аренду квартиры по адресу: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.

И.И. Петров

20.06.2016

Документы в случае оплаты покупки чужой картой

Если руководство вашей компании не отказывает подотчетникам в утверждении расходов, оплаченных с чужой банковской карты, то утвердите образец расписки, которую они должны брать в таких случаях с владельца карты (например, подотчетник мог попросить своего друга, который пошел с ним в магазин, оплатить покупку в магазине, потому что забыл свой кошелек дома). Расписка подтвердит, что подотчетник действительно понес расходы (Письма Минфина от 11.10.2012 № 03-03-07/46; ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Расписка

Я, Ивахина Вера Сергеевна (паспорт 3806 № 123654, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 27.10.2006), получила от своего брата Ивахина Дмитрия Сергеевича сумму в размере 5800 (пять тысяч восемьсот) рублей, которые я потратила со своей банковской карты 23.06.2016 в магазине «СтройСам» на покупку для него шуруповерта.

В.С. Ивахина

24.06.2016

***

Конечно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетных лиц образцами (формами) и других документов, к примеру:

  • заявки на получение корпоративной банковской карты (если таковая в компании имеется);
  • объяснительной записки на случай несвоевременного возврата остатка подотчетных средств или отсутствия оправдательных документов по потраченным подотчетным суммам;
  • заявки на согласование руководителем дополнительных трат (сверх выданного аванса или на неоговоренные ранее цели).