Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 сентября 2016 г.

М.А. Кокурина, юрист

Смена имени работником: кадровое оформление

Работник в связи со вступлением в брак или просто по своему желанию взял другие фамилию, имя или отчество (сменил имя) (п. 1 ст. 58 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ). В связи с этим вам придется внести исправления в кадровую документацию. Если же работник вовремя не сообщил о новом имени, есть опасность попасть на штраф за представление отчетности с недостоверными сведениями.

Как, где и когда отразить смену имени

Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

  • попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имени (утв. Приказом Минюста от 25.06.2014 № 142) или свидетельства о браке и нового паспорта;
  • снимите с них копии и оставьте их у себя;
  • оригиналы верните сотруднику.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике таким образом.

Трудовой договор № 14

16 декабря 2013 г.

г. Липецк

Cвидетельство о браке № 1138 от 20.08.2016,
старший бухгалтер Селиванова

Общество с ограниченной ответственностью «Вулкан», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Прошкина Петра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Новикова Еремина Виктория Евгеньевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

Такие же исправления нужно сделать:

А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Замена пенсионного свидетельства

Не забудьте поменять сотруднику страховое свидетельство. Для этого в течение 2 недель со дня получения от сотрудника документов, подтверждающих смену им фамилии, подайте в свое отделение ПФР:

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФР (пп. 14, 17 Инструкции).

Можно ли наказать работника, умолчавшего о смене имени

Если вы подадите в ПФР отчетность с устаревшей фамилией работника, то компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведений (ст. 15, ч. 3 ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); Постановление 9 ААС от 18.06.2014 № 09АП-17584/2014):

Если ваша сотрудница недавно вышла замуж, не забудьте уточнить, какая у нее теперь фамилия

Если ваша сотрудница недавно вышла замуж, не забудьте уточнить, какая у нее теперь фамилия

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который «забыл» сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только если (статьи 8, 22, 86 ТК РФ):

  • обязанность передавать сведения об изменении имени прописана в должностной инструкции работника, трудовом договоре или в ЛНА (допустим, в положении о защите, обработке и передаче персональных данных);
  • в таких документах указан срок, в течение которого работник должен передать сведения работодателю. Например, может быть написано так.

Работник обязан:

...

— при поступлении на работу представлять свои достоверные персональные данные (фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты паспорта, сведения об образовании);
— при изменении каких-либо из перечисленных сведений сообщать новые данные работодателю не позднее 5 рабочих дней с даты их изменения.

  • работник расписался об ознакомлении с ЛНА или должностной инструкцией.

Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

  • не является прямым действительным ущербом работодателя (ст. 238 ТК РФ);
  • является мерой материальной ответственности для компаний за совершенные ими правонарушения и не может быть переложен на кого-то другого.

Поэтому работник не обязан возмещать работодателю уплаченные им штрафы (Постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 28.08.2015 № 44Г-37/2015; Определение Приморского краевого суда от 24.08.2015 № 33-7376/2015; Апелляционные определения ВС Республики Карелия от 03.04.2015 № 33-1331/2015; Ульяновского облсуда от 28.10.2014 № 33-3911/2014).

Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора (ст. 192 ТК РФ). В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволить (п. 5 ст. 81, ст. 194 ТК РФ). Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуру (ст. 193 ТК РФ).

***

Если сменивший имя работник захочет получить новое свидетельство с указанием в нем присвоенного ранее ИНН, пусть сам подает заявление в свою ИФНС (п. 36 Приказа Минфина от 05.11.2009 № 114н; приложение 6 к Приказу ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@). Работодатель в этом процессе участвовать не должен.