Расчет 6-НДФЛ

№ 18. Ни нулевой расчет 6-НДФЛ, ни письмо в произвольной форме об отсутствии деятельности и выплат физлицам вы можете в ИФНС не представлять. Ведь если вы не ведете деятельность, не начисляете и не выплачиваете доходы физлицам (в том числе и зарплату), то налоговым агентом вы не являетесь. Блокировать ваши счета в этом случае инспекторы не вправе. ФНС требует от инспекций перед блокировкой счетов удостовериться в агентских обязанностях организации или ИП (в частности, проверить перечисление НДФЛ в бюджет в отчетном периоде) (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 2)).

№ 19. Не указывайте в расчете дату фактического перечисления налога в бюджет. По строке 120 раздела 2 расчета фиксируется только крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет, который установлен гл. 23 НК РФ (Письмо ФНС от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). В этой строке указывается дата, следующая за датой удержания НДФЛ, отраженной по строке 110. Если крайний срок выпадает на выходной/праздничный день, то в строке 120 надо указать ближайший рабочий день (Письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Если же вы укажете фактический срок перечисления налога, вас могут оштрафовать за недостоверные сведения в отчетности (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)).

№ 20. В качестве даты получения дохода в виде зарплаты по строке 100 раздела 2 расчета указывайте последний день месяца. Даже в том случае, если он приходится на выходной или праздничный день. Ведь никаких сдвигов для такой ситуации Кодексом не предусмотрено. Правило переноса касается только сроков уплаты налогов и представления отчетности (Письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@).

№ 21. Раздел 1 расчета заполняйте нарастающим итогом с начала года, а в раздел 2 включайте только те операции, которые произведены за последние 3 месяца отчетного периода (Письмо ФНС от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@ (п. 2)). Все суммы в расчете отражайте в привязке к датам получения дохода, исчисления, удержания и перечисления налога, установленным гл. 23 НК.

В связи с этим зарплата последнего месяца квартала (марта, июня, сентября, декабря) всегда в раздел 1 будет попадать, а в раздел 2 — нет (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507 (п. 2)). Причем даже если ее вы выплачиваете в последний день последнего месяца квартала. Ведь срок перечисления НДФЛ в бюджет с нее приходится на следующий отчетный период (Письмо ФНС от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@).

№ 22. По строке 060 раздела 1 расчета укажите общее количество физлиц, получивших от вас доходы в том периоде, за который представляете расчет. Учитывать человека как одно физлицо нужно, если в течение года (п. 3.3 приложения № 2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

• <или>работник уволился, а потом вы приняли его обратно;
• <или>человек работает по двум договорам — и по трудовому, и по гражданско-правовому.

№ 23. В расчете пособие по болезни в строках 020 раздела 1, 100 и 130 раздела 2 отражайте в том отчетном периоде, в котором оно выплачено, а не начислено (Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопросы 10, 11)). Причем в расчете нужно показать всю сумму выплачиваемого работнику пособия, в том числе и ту, которую засчитываете в счет уплачиваемых взносов на случай временной нетрудоспособности.

Указывать в расчете 6-НДФЛ сумму пособия, выплаченную только за 3 дня болезни, должны лишь те работодатели, которые находятся в регионах, где действует пилотный проект по выплате отделениями ФСС соцстраховских пособий напрямую работникам (пп. 2, 3, 8 Положения, утв. Постановлением Правительства от 21.04.2011 № 294; п. 1 ст. 226 НК РФ).

№ 24. В разделе 2 расчета в одном блоке строк 100—140 можно указывать только те доходы, у которых все совпадает: и дата получения дохода, и дата удержания НДФЛ, и срок его перечисления в бюджет. Если же хотя бы одна дата не совпадает, каждый вид дохода надо показать в отдельном блоке строк 100—140 (Письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312). К примеру, выплачиваемые в один день разовую премию работникам и вознаграждение физлицу по ГПД можно отразить в одном блоке строк 100—140 (Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопросы 9, 12)). А выплачиваемые в один день зарплату и пособие по болезни или отпускные придется указывать в разных блоках строк, так как различаются и даты получения дохода, и сроки перечисления НДФЛ (Письмо ФНС от 08.06.2016 № БС-4-11/10170@).

№ 25. В разделе 2 расчета не показывайте отдельно (в блоке строк 100—140) зарплату за первую половину месяца (аванс) и НДФЛ с нее. А отразите общую сумму зарплаты за весь месяц. Ведь датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена. И НДФЛ со всей суммы зарплаты за месяц следует удерживать и перечислять в бюджет один раз при окончательном расчете дохода работника за весь месяц (Письма ФНС от 15.01.2016 № БС-4-11/320; Минфина от 01.02.2016 № 03-04-06/4321).

№ 26. В разделе 1 расчета не отражайте по строке 070 налог с «переходящей» зарплаты (мартовской, выплаченной в апреле, июньской, выплаченной в июле, и т. д.). Ведь на отчетную дату (31.03, 30.06, 30.09, 31.12) вы его еще не удержали, а только исчислили. Укажите его только по строке 040 (Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос 6)). То есть строки 040 и 070 раздела 1 не будут совпадать на сумму НДФЛ с «переходящей» зарплаты. Но если зарплату за последний месяц отчетного периода вы выплачиваете в последний день месяца, то в этот же день вы удерживаете налог и он попадет в строку 070 (Письмо ФНС от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@). И тогда показатели строк 040 и 070 будут равны.

№ 27. В расчете не указывайте сумму НДФЛ, фактически перечисленную в бюджет, если вы доплачиваете налог за прошлые месяцы. В расчете указываются только суммы налога, исчисленного (по строке 040 раздела 1) и удержанного из доходов физлиц (по строкам 070 раздела 1 и 140 раздела 2).

Суммы перечисленного налога отражаются в вашей карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ (КРСБ), которую ведут налоговики. Эти суммы переносятся в нее из ваших платежных поручений. А удержанные суммы НДФЛ переносятся в КРСБ из строк 140 раздела 2 по срокам перечисления, зафиксированным в строках 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Сравнивая суммы удержанного и уплаченного налога, инспекторы выявляют недоимки и переплаты (Письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@).

№ 28. Если у работника сумма вычетов (на детей, в связи с приобретением жилья, обучением и лечением) превышает его доход, то налоговая база по НДФЛ признается равной нулю. Данные по этому работнику в расчете должны быть таковы. В разделе 1 показатели строк 020 и 030 будут равны, поскольку доход будет равен сумме вычетов. В разделе 2 по строке 130 должна быть указана полная сумма дохода (не уменьшенная на сумму вычета и НДФЛ), а по строке 140 — 0, поскольку нет суммы налога, подлежащей удержанию (Письмо ФНС от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@).

№ 29. В расчете в разделе 1 по строке 080 сумма неудержанного налога отражается, только если заранее известно, что до конца года налог вы не удержите (Письма ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос 5), от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@). Обычно это происходит, когда вы выплачиваете неденежные доходы физлицам, которые не являются вашими работниками, например выдаете подарки, призы. И на этих физлиц вы по окончании года представите в ИФНС справки 2-НДФЛ с признаком «2» (разд. II приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@). Если же вы предполагаете, что сумму исчисленного НДФЛ в течение года сможете удержать, то ее в строке 080 быть не должно. А это означает, что НДФЛ с «переходящей» зарплаты (мартовской — выплаченной в апреле, июньской — выплаченной в июле, сентябрьской — выплаченной в октябре, декабрьской — выплаченной в январе) в строке 080 отражать не надо.

№ 30. Если вы выплачиваете в натуральной форме доходы, с которых до конца года не можете удержать НДФЛ, то в разделе 2 расчета в том месяце, в котором вы выдаете такой доход, по строке 100 указывайте дату получения дохода, а по строке 130 — сумму дохода. В остальных же строках (110, 120, 140) проставляйте нули. В разделе 1 расчета покажите: сумму дохода — по строке 020 (ту же, что и по строке 130 раздела 2), сумму исчисленного НДФЛ — по строке 040 и ее же — по строке 080 как неудержанную (Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопросы 2, 5)).

№ 31. В расчете вознаграждение по ГПД всегда отражайте в том отчетном периоде, в котором оно выплачено физлицу. Причем неважно, когда произведена оплата — до или после подписания акта приемки-сдачи работ. То есть НДФЛ надо удержать и из выплачиваемого физлицу аванса (Письма ФНС от 17.10.2016 № БС-3-11/4816@; Минфина 28.08.2014 № 03-04-06/43135).

№ 32. Если вы за какой-то отчетный период сдали расчет 6-НДФЛ с цифрами, а потом деятельность не вели, доходы физлицам не начисляли и не выплачивали, то не сдавать этот расчет за последующие отчетные периоды не получится. А все потому, что раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года. Так что за последующие отчетные периоды расчет нужно представить, но в урезанном виде — только в составе раздела 1 (Письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@).

№ 33. Любую ошибку (опечатку, неверную дату/цифру и т. п.) в расчете 6-НДФЛ и справках 2-НДФЛ лучше исправлять путем подачи уточненки. Так можно избежать 500-руб­левого штрафа за недостоверные сведения. Ведь их понятие НК не раскрывает, а ФНС считает, что к ним относятся любые ошибки в отчетности. Причем неважно, привели они к недоплате налога в бюджет или нет (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)). Но уточненный расчет 6-НДФЛ или справку 2-НДФЛ нужно сдать до того момента, как ошибку найдут налоговики (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).