Документооборот

№ 322. При составлении учетной политики прописывайте варианты (способы) учета:

• только тех операций, которые вы уже совершаете или собираетесь совершать в ближайшее время;
• только того имущества, которое имеете или собираетесь приобрести.

В случае появления в течение года новых операций, активов или обязательств вы сможете без проблем дополнить свою учетную политику (ст. 313 НК РФ; пп. 4, 10 ПБУ 1/2008). И такие дополнения сразу же начнут действовать.

№ 323. Если в НК или в нормативных актах по бухучету четко указан способ учета какого-либо имущества, активов, обязательств или операций, то незачем писать о нем в учетной политике. Если же законодательство предусматривает несколько вариантов, укажите в учетной политике, какой вариант вы выбрали. Если способ учета вообще не установлен, разработайте его сами. К примеру, методику раздельного учета при совмещении операций, облагаемых и не облагаемых НДС, относящихся к ЕНВД и другой деятельности.

№ 324. Если вы хотите внести изменения в учетную политику с 2017 г., то приказ об этом надо подписать не позднее 30.12.2016 (последний рабочий день года). Ведь изменения способов и методов учета, закрепленных в учетной политике (если они не связаны с изменениями в законодательстве), действуют только с начала следующего года (ст. 313 НК РФ; пп. 10, 12 ПБУ 1/2008). Причем это правило применимо при изменении и бухгалтерской учетной политики, и налоговой.

№ 325. Чтобы не было разниц между налоговым и бухгалтерским учетом, лучше результаты годовой инвентаризации оформить декабрем 2016 г. Ведь результаты годовой инвентаризации (проведенной по состоянию на 31.12.2016) в бухучете надо отразить проводками на конец декабря, даже если они будут оформлены в начале 2017 г. (п. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) А в налоговом учете недостачи и излишки надо учесть на дату подписания всех первичных документов, которыми оформляется инвентаризация.

№ 326. Инвентаризации просроченной задолженности уделите в декабре особое внимание. Списать ее надо в том периоде, в котором истек срок исковой давности конкретной задолженности. И если вы забудете вовремя списать дебиторку в расходы, учесть позже ее будет сложно — возникнут претензии налоговиков. А если вы не увеличите внереализационные доходы на кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, то инспекция наверняка оштрафует вас за неполную уплату налога (Письмо Минфина от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38).

№ 327. При проведении годовой инвентаризации в конце 2016 г. учтите, что не обязательно проверять (пп. 26, 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н):

• основные средства, которые вы инвентаризировали в 2014 г. или позднее. Их можно проверять раз в 3 года;
• имущество, которое вы уже инвентаризировали в IV квартале 2016 г.

А вот остальные объекты учета (имущество, другие активы и обязательства) необходимо проверить. Особенно резервы и оценочные обязательства.

№ 328. Если вы устно договорились о выполнении работ, а договор с контрагентом подписали после их выполнения, пропишите в этом договоре (или приложении к нему), что условия указанного договора распространяются на отношения, возникшие до его заключения (п. 2 ст. 425 ГК РФ). В случае когда первичка, подтверждающая приемку выполненных работ, оформлена по всем правилам, а договором предусмотрено, что он имеет обратную силу, факт подписания договора после выполнения работ не является препятствием для учета расходов по этим работам в «прибыльных» целях (Письмо ФНС от 06.10.2016 № СД-4-3/18888).

№ 329. Если контрагент попросил вас восстановить утраченный им документ, выданный вашей организацией, то для его восстановления вы можете (Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, от 05.02.2010 № 03-03-05/18):

• <или>заверить копию документа, проставив надпись «Верно» («Копия верна»), дату заверения, подпись, а также ф. и. о. и должность лица, заверившего копию;
• <или>сделать дубликат документа (повторный экземпляр подлинника документа) со штампом или надписью «Дубликат» в верхнем углу.

№ 330. Если вас попросили составить дубликат утраченного документа, подписать его должны те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа. Если они уже уволились, расписаться должны те, кто сейчас занимает должности уволившихся.

№ 331. Если вы хотите взять в субаренду какое-либо имущество, попросите у арендатора письменное согласие собственника на субаренду. Это может быть как отдельный документ, так и копия договора аренды с таким условием. Ведь без него арендодатель может через суд потребовать досрочного расторжения договора субаренды и возврата имущества первоначальному арендатору (причем уплаченные субарендные платежи вам не вернут) (Постановления 18 ААС от 15.09.2014 № 18АП-9711/2014; ФАС МО от 08.07.2014 №Ф05-6553/2014).

Кроме того, есть опасность, что при отсутствии согласия арендодателя признание в «прибыльных» целях расходов по договору субаренды и принятие к вычету НДС с субарендных платежей придется отстаивать в суде, несмотря на то что вы реально пользовались этим имуществом.

Правда, шансы на положительное решение суда у субарендатора все же есть (п. 11 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

№ 332. Учтите, что на доставку товара до покупателя силами транспортной компании (перевозчика) оформляется транспортная накладная по утвержденной форме.

Только при наличии этой накладной (а не иных документов, оформленных в произвольной форме) вы сможете без проблем учесть в «прибыльных» расходах стоимость доставки (п. 1 ст. 252 НК РФ; Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272; Письмо ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

№ 333. Если вы перечисляете какую-либо сумму в соответствии с требованием (уведомлением), выставленным вам налоговиками, то в поле 22 «Код» платежного поручения надо проставить УИН. В остальных случаях здесь надо указывать «0» (пп. 4, 12 приложения 2 к Приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н).

№ 334. Если у организации сменилось наименование, сертификат ключа проверки электронной подписи лучше заменить. Для этого обратитесь в удостоверяющий центр с заявлением о внеплановой замене в связи с изменением содержащейся в сертификате обязательной информации. Хотя смена наименования организации и не блокирует действие сертификата, лишние заботы ни к чему: не поменяв его, вам придется постоянно объяснять своим контрагентам, почему информация в сертификате ключа не совпадает с актуальным наименованием организации.

№ 335. Для исправления первички можно выбрать любой из двух следующих способов:

• классический — зачеркнуть неправильные данные, сделать надпись «Исправлено», указать верные данные и дату внесения исправлений. Такие записи надо заверить подписью ответственного лица с указанием его ф. и. о. Исправления надо внести во все экземпляры документа;
• выставить новый — исправленный документ в том же порядке, в каком продавец выставляет покупателю исправленный счет-фактуру (Письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235). В нем укажите специальные реквизиты: порядковый номер внесенного исправления и его дату.

№ 336. Если ваш подрядчик будет выполнять работы с использованием ваших материалов, то при передаче ему этих ТМЦ обязательно укажите в первичке, что «материалы переданы на давальческой основе». Кроме того, подрядчик должен представить вам отчет об израсходовании материалов (п. 1 ст. 713 ГК РФ). Все это исключит претензии налоговиков по поводу того, что материалы переданы безвозмездно, особенно если их перечень заранее не был определен в договоре.

№ 337. Прежде чем уничтожать или сдавать в архив старые документы, проверьте сроки их хранения (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; см., например, Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558):

• по правилам НК первичку и другие документы бухгалтерского и налогового учета надо хранить как минимум 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности;
• Закон о бухучете предписывает хранить первичку, бухгалтерские регистры и отчетность не менее 5 лет после отчетного года;
• для отдельных видов документов могут быть предусмотрены более длительные сроки их хранения. За отсутствие первички могут оштрафовать. Причем штрафы могут быть как налоговые, так и административные.

№ 338. Если скидка, уменьшающая стоимость товаров, предоставлена после их отгрузки, вносить изменения в накладную не надо. Сторонам достаточно составить документ на изменение стоимости товаров (это может быть дополнительное соглашение к договору или акт), на основании которого продавец выставит корректировочный счет-фактуру. Вместо этих двух документов продавец может составить универсальный корректировочный документ с признаком «1» (Письмо ФНС от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121 (п. 1)).

№ 339. Если при заполнении платежки на уплату налога вы сомневаетесь в каком-нибудь платежном реквизите (к примеру, не изменился ли КБК), воспользуйтесь специальным сервисом: сайт ФНС → Все сервисы → заполнить платежное поручение.

№ 340. Если в платежку закралась ошибка в КБК налога, статусе плательщика или другом реквизите, но при этом номер счета Федерального казначейства и реквизиты банка получателя указаны верно, то отправлять платеж второй раз (с верными реквизитами) не нужно. Налог считается уплаченным. Для исправления неверных реквизитов достаточно направить в ИФНС заявление об уточнении платежа (пп. 3, 4, 7 ст. 45 НК РФ; Письмо ФНС от 10.10.2016 № СА-4-7/19125@).

№ 341. Для восстановления утраченных документов проведите инвентаризацию; организуйте комиссию; зафиксируйте причины, приведшие к утрате или уничтожению документов; возьмите справки о случившемся. К примеру, в МЧС (при пожаре или стихийном бедствии) или органах внутренних дел (при краже документов и имущества). А если документы испорчены из-за прорыва трубы, возьмите справку в управляющей компании или водоканале.

№ 342. При утрате документов лучше предпринять меры к восстановлению документов, относящихся хотя бы к текущему и 3 предшествовавшим годам. Иначе при налоговой проверке могут возникнуть проблемы (п. 4 ст. 89 НК РФ).

№ 343. Если подотчетник не может предоставить полный комплект необходимых документов на покупку, можно оформить выкуп у него этого имущества по договору купли-продажи.

Удерживать НДФЛ из сумм, выплачиваемых работнику, не нужно. Но ему придется по итогам года подать декларацию 3-НДФЛ. Правда, если заявить в ней фиксированный имущественный вычет (по таким доходам — не более 250 000 руб. в год), то платить налог не придется (подп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ).

№ 344. При электронном документообороте контрагенты могут договориться об использовании любого вида электронной подписи (как простой, так и усиленной неквалифицированной). Эту договоренность нужно непременно закрепить в специальном соглашении (Письмо Минфина от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

А вот к оформлению электронных счетов-фактур предъявляются особые требования. Равными по силе бумажным документам признаются только счета-фактуры, подписанные усиленной квалифицированной подписью.