НДФЛ для налоговых агентов

№ 1. При выплате перед командировкой сверхнормативных суточных (более 700 руб. или 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке в РФ или за границей соответственно) не удерживайте НДФЛ. Ведь доход в виде сверхнормативных суточных не может возникнуть ранее даты его получения, установленной НК, то есть ранее последнего числа месяца, в котором утвержден авансовый отчетподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ. Причем даже в случаях, если вы выплачиваете 100% «командировочного» аванса до поездки или сумму перерасхода по авансовому отчету в течение 3 дней после утверждения авансового отчета (до окончания месяца). И именно в последний день месяца нужно исчислить НДФЛ со сверхнормативных суточных. Удержать этот налог нужно из ближайшего выплачиваемого работнику дохода. А перечислить в бюджет — не позднее следующего рабочего дняпп. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.

№ 2. Даже если ваш участник/акционер является работником организации, учет выплачиваемых ему дивидендов надо вести отдельно от других его доходов. Ведь, хотя дивиденды и облагаются по ставке 13%, как и другие доходы работника, налоговая база по дивидендам рассчитывается каждый раз отдельно (а не нарастающим итогом с начала года) и никакие вычеты при их выплате не предоставляютсяпп. 2, 3 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

№ 3. При выплате дивидендов физлицам помните, что НДФЛ с дивидендов нужно удержать, даже если их получатель зарегистрирован в качестве предпринимателяподп. 1 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ. Сделать это нужно при фактической выплате дивидендовпп. 3, 4 ст. 214, п. 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1, п. 4 ст. 287 НК РФ.

№ 4. Не издавайте приказ о прощении работнику долга (в том числе суммы нанесенного фирме ущерба), если взыскивать с него эти деньги не будете. Иначе придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ по ставке 13% с дохода работника в виде прощенного долга (за вычетом 4000 руб.)Письма Минфина от 12.04.2013 № 03-04-06/12341, от 08.11.2012 № 03-04-06/10-310. Лучше через год с момента обнаружения ущерба спишите эту сумму в связи с невозможностью взысканияст. 392 ТК РФ.

№ 5. Если вы выплачиваете работнику материальную помощь в связи с рождением ребенка в размере до 50 000 руб., то для освобождения этой суммы от НДФЛ безопаснее запросить у работника дополнительный документ. Это может быть заявление от второго родителя о том, что он такую помощь не получал, или справка 2-НДФЛ с его места работыПисьма Минфина от 15.07.2016 № 03-04-06/41390; ФНС от 28.11.2013 № БС-4-11/21330@. Ведь, по мнению ФНС и Минфина, НДФЛ не облагается матпомощь в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка в расчете на обоих родителей. И если один из них получил матпомощь в размере 50 000 руб., то с любой выплачиваемой второму родителю суммы помощи нужно удержать НДФЛ.

№ 6. Определять период пребывания работника на территории РФ вы можете по отметкам о пересечении границы, сделанным в его загранпаспорте. А в случае, когда такие отметки не делаются, можете использовать сведения из табеля учета рабочего времени, данные миграционных карт, документы о регистрации по месту пребыванияПисьмо ФНС от 10.06.2015 № ОА-3-17/2276@.

№ 7. Если работник принес вам уведомление из ИФНС о подтверждении его права на имущественный вычет и заявление о предоставлении вычета в феврале и позднее, можете предоставить ему вычет с начала года. Наконец-то Минфин и ФНС согласились с мнением Верховного судаПисьма Минфина от 06.10.2016 № 03-04-05/58149; ФНС от 03.11.2015 № СА-4-7/19206@; п. 15 Обзора по применению гл. 23 НК, утв. Президиумом ВС 21.10.2015. То есть вы должны пересчитать НДФЛ с доходов работника с начала года с учетом предоставленного вычета. А излишне удержанную сумму налога вернуть работнику на основании его письменного заявления на его счет в банкеп. 1 ст. 231 НК РФ.

№ 8. Излишне удержанный НДФЛ придется вернуть, даже если за возвратом к вам обратится бывший работник. Отправлять его в ИФНС вы не вправеабз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ. Она возвращает налог, только если налогового агента уже нетПисьмо Минфина от 06.07.2016 № 03-04-10/39533; Определение КС от 17.02.2015 № 262-О.

№ 9. При определении статуса работника (резидент/нерезидент) в 183-днев­ный срок нахождения на территории РФ включайте и день приезда в нашу страну, и день отъезда из нее. Ведь, как разъясняют ФНС и Минфин, в эти дни физлицо фактически находится в РФПисьма ФНС от 24.04.2015 № ОА-3-17/1702@; Минфина от 20.04.2012 № 03-04-05/6-534. Краткосрочные (менее 6 месяцев) периоды выезда за рубеж для лечения или обучения работника не уменьшают время нахождения в РФп. 2 ст. 207 НК РФ.

№ 10. По работникам-иностранцам и сотрудникам, которые часто бывают в загранкомандировках, статус (резидент/нерезидент) определяйте на каждую дату получения дохода (по зарплате — на последний день месяца, за который она начислена). То есть от даты получения дохода вам надо каждый раз отсчитывать назад 12 месяцев и смотреть, сколько дней в этом периоде работник был на территории РФ. Если он пробыл 183 дня и более, тогда он резидент РФ и надо облагать его доходы по ставке 13% и предоставлять ему НДФЛ-вычеты. А если 182 дня и менее — он нерезидент РФ, его доходы надо облагать по ставке 30%, а вычеты ему не предоставлять. Окончательный статус этих работников будет точно известен в декабреПисьмо ФНС от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@.

№ 11. Если к окончанию года статус вашего сотрудника изменился с нерезидента на резидента (работник в календарном году пробыл на территории РФ 183 дня и более), вы должны пересчитать НДФЛ по доходам, полученным с начала года, по ставке 13% вместо 30%. Сумму налога, удержанную по ставке 30%, вы засчитываете в счет уплаты налога по ставке 13%Письмо ФНС от 16.09.2013 № БС-2-11/615@. А вот возвращать переплату (незачтенную сумму НДФЛ) этим сотрудникам вы не имеете права, так как этим занимается только ИФНСп. 1.1 ст. 231 НК РФ. Вы же должны отразить эту сумму в справке 2-НДФЛ как излишне удержанный налог. И эту справку по окончании года надо подать в свою ИФНС и выдать работникупп. 2, 3 ст. 230 НК РФ. За возвратом НДФЛ работник должен идти сам в инспекцию по своему месту жительства.

№ 12. При заключении договора аренды с физлицом-непредпринимателем не включайте в договор условие о том, что арендодатель сам обязан исчислить и уплатить НДФЛ с дохода в виде арендной платы. Ведь положения договора не могут изменять обязанности, установленные НК. Организация-арендатор всегда является налоговым агентом по НДФЛПисьма ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/5110@; Минфина от 02.06.2015 № 03-04-06/31829; Постановление АС ЦО от 19.11.2015 № Ф10-4243/2015. И если из выплачиваемой физлицу суммы арендной платы вы НДФЛ не удержите и не перечислите в бюджет, вам грозит штраф в размере 20% от суммы налога и пенистатьи 75, 123 НК РФ; Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57 (п. 2).

№ 13. Если ваш работник, имеющий детей, хочет получать вычет в двойном размере (за двоих родителей), вам придется контролировать доходы второго родителя. По мнению Минфина, помимо заявления от второго родителя об отказе от вычета в пользу первого родителя, нужны еще ежемесячные справки 2-НДФЛ с места работы второго родителя. Ведь только так можно отследить, до какого месяца такому работнику можно предоставлять удвоенный детский вычетПисьмо Минфина от 28.05.2015 № 03-04-05/30910. К примеру, если доход второго родителя превысит 350 000 руб. в апреле, то двойной вычет первому родителю положен только за январь — март. И первый родитель с апреля будет получать уже одинарный вычет, но только до месяца, пока его доходы с начала года не превысят 350 000 руб.Письмо Минфина от 23.05.2013 № 03-04-05/18294

№ 14. Возвращать работникам излишне удержанный из их доходов НДФЛ наличными из кассы нельзяабз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ. Но даже если вы так сделаете, то это не страшно, поскольку никакой ответственности за «наличный» возврат нет.

№ 15. Предоставлять детский вычет в двойном размере своему работнику вы можете, если он является единственным родителем. А таковым он признается, когда второй родитель умер (имеется свидетельство о смерти) либо по решению суда признан безвестно отсутствующим или умершим, в свидетельстве о рождении ребенка в графе «Сведения об отце» запись отсутствует, отец ребенка в свидетельстве о рождении ребенка указан со слов матери (есть справка из органа ЗАГС по форме № 25)Письма Минфина от 11.04.2016 № 03-04-06/20395, от 02.02.2016 № 03-04-05/4973, от 30.01.2013 № 03-04-05/8-77.

Имейте в виду, что родитель не признается единственным, если второй родитель лишен родительских прав, не платит алименты (не участвует в обеспечении ребенка), не состоит в браке с первым родителем (находится в разводе)Письма Минфина от 01.02.2016 № 03-04-05/4293; ФНС от 02.09.2015 № БС-3-11/3340@.

№ 16. Если вы покупаете какие-либо товары у граждан, то при выплате им дохода вы не являетесь налоговым агентом по НДФЛ. А именно: вы не должны удерживать НДФЛ с перечисляемых им денег и представлять в свою ИФНС на них справки 2-НДФЛп. 2 ст. 226, ст. 230 НК РФ; Письмо Минфина от 27.02.2013 № 03-04-06/5607. Физлица должны сами задекларировать свой доход и исчислить с него налогподп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ.

№ 17. Если вы не уверены в правильности ИНН работника, лучше вообще не указывайте его в отчетности — ни в форме 2-НДФЛ, ни в форме СЗВ-М. За ошибку в каждом ИНН работника грозит штраф 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3); от 16.02.2016 № БС-3-11/590@; ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ