Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.
Содержание журнала № 3 за 2016 г.Передаем учет аутсорсеру
О том, что и как можно отдать для учета на стороне
Избавить себя от необходимости оформлять горы документов и сдавать отчетность довольно легко — нужно передать учет на сторону специальной организации или ИП. Принимая такое решение, руководители полагают, что сэкономят на зарплате бухгалтеров и кадровых работников, а еще снимут с себя всю ответственность за ошибки в отчетности.
Разберемся в том, какие документы следует оформить, чтобы аутсорсер мог выполнять свои функции, а также в том, кто все же будет отвечать за ошибку в учете и платить штрафы и пени.
Налоги у заказчика аутсорсинга
С точки зрения налогообложения передача учета на сторону может быть выгодной. Ведь организация экономит на НДФЛ и страховых взносах, которые должны были бы начисляться с зарплаты бухгалтера (кадровика).
Аутсорсинг может помочь организации «вписаться» в необходимое количество работников. Ведь договор заключается с аутсорсинговой компанией, а не с ее сотрудниками, а значит, ни средняя, ни среднесписочная численность работников у заказчика не увеличиваетс
А это может позволить организации при соблюдении иных условий:
- перейти на УСН (ЕНВД) или удержаться на спецрежиме, не превысив предел численност
иподп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4 ст. 346.13, подп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ; - сохранить статус малого предприяти
яподп. «б» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ.
Организация на общем режиме вознаграждение аутсорсера в зависимости от того, что именно он выполняет, может учесть как расходы:
- <или>по ведению бухучет
аподп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ; - <или>на юридические и информационные услуг
иподп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ; - <или>на консультационные услуг
иподп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Если аутсорсер применяет общий режим, то при наличии счетов-фактур и актов заказчик услуг на ОСН вправе принять входной НДС к вычету.
А вот для организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» передача на сторону учета может быть не так выгодна. Без проблем учесть в расходах можно только бухгалтерские и юридические услуг
Казалось бы, а что мешает упрощенцам учитывать эти расходы так же, как и организациям на общем режиме? Мешает то, что ранее Минфин дал разрешение только на принятие в расходы услуг по ведению бухучета, а об остальном учете и отчетности промолча
Передаем право подписи
Отношения с аутсорсером начинаются с определения круга его полномочий. Как правило, организации заинтересованы передать аутсорсеру не только ведение учета (бухгалтерского, налогового, кадрового), но и представление отчетности, а также иные бумажные дела. Для этого необходимо делегировать аутсорсеру право подписи документов.
Что можно передать на подпись аутсорсеру
Гражданское законодательство не устанавливает никаких ограничений относительно того, какие вопросы вправе решать представитель организаци
Но есть одно ограничение в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Конечно, подписание первичной документации вы вправе передать на сторон
А вот с кадровыми документами все не так однозначно.
Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание документов представителем работодателя. Напротив, можно сделать вывод, что часть функций он может брать на себя. Так, подписание трудового договора представителем возможно при указании сведений о нем и документов, на основании которых он действуе
Чтобы понять, существуют ли ограничения в передаче права на подпись кадровых документов, надо заглянуть в правила ведения и выдачи этих документов. Так, трудовым законодательством предусмотрено, что работнику по его заявлению необходимо выдать заверенные копии документов, связанных с работо
Аналогичная ситуация сложилась с ведением и подписанием трудовых книжек. ТК говорит, что трудовые книжки ведутся работодателе
Поэтому порой эту норму понимают так, что подписывать трудовые книжки может только работник организации, поскольку только его можно назначить приказо
По нашему мнению, такой подход неверен. Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание кадровых документов представителем работодателя, но и о такой возможности умалчивает. Правила ведения трудовых книжек допускают, что ведет и подписывает их не лично работодатель, а ответственное
Такой вывод косвенно подтверждает и Роструд, указывая на то, что полномочиями работодателя может обладать его представитель, действующий на основе ТК, федеральных законов или локальных актов организаци
Поэтому в случае увольнения работника аутсорсер делает запись об этом в трудовой книжке работника, ставит печать организации-работодателя и сам подписывается как лицо, ответственное за ведение трудовых книже
Передавая кадровый учет на сторону, надо помнить, что это влечет разглашение персональных данных работников, которые вы обязаны защищат
Кроме того, законом предусмотрена обязанность выдавать работникам:
- справки о сумме заработка, на который были начислены взносы в ФСС, за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работ
ып. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; - справки о среднем заработке за последние 3 месяца для пособия по безработиц
еп. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1.
Однако правил заполнения этих справок нет. На законодательном уровне утверждены только правила выдачи справки о сумме заработка для расчета пособий и ее форм
Как передать право подписи
По правилам ГК РФ для представления ваших интересов достаточно упоминания такого права в договоре. Но есть и оговорка — если иное не предусмотрено законодательство
Иное предусмотрено для налоговых отношений и для взаимоотношений с внебюджетными фондами. Поэтому для того, чтобы аутсорсер мог подписывать отчетность (бухгалтерскую, налоговую и по взносам) и подавать ее в госорганы, необходимо выдать ему доверенност
Для подписания иных документов, в том числе документов кадрового учета, достаточно упоминания об этом в договоре с аутсорсинговой компанией. Выписывать еще и доверенность не нужно. Однако она может понадобиться, если работник аутсорсинговой компании будет, например, представлять ваши интересы в суде.
Трудовой распорядок аутсорсера
Несмотря на то что сотрудник аутсорсинговой компании ведет учет за вас, на него не распространяются локальные акты вашей организаци
- работу по определенному графику — такому же, как в вашей организации («сутки через трое», «пятидневка с 9.00 до 18.00» и т. д.);
- прохождение определенного обучения;
- выезды в филиалы вашей организации.
Вносить изменения в график работы сотрудника, оплачивать ему переработку и компенсировать затраты будет аутсорсер.
Если вы сделаете это сами, например выплатите командированному работнику суточные, оплатите проезд и проживание, учесть по налогу на прибыль эти затраты не получитс
Кто ответит за ошибки
Сколько бы доверенностей вы ни оформили, помните, что ответственность за налоговые правонарушения несет ваша организация, а не аутсорсинговая. Хотя прямо это в нормах не установлен
И неважно, что на отчетности стоит подпись не вашего работника. Вина представителя организации — это вина самой организации, и привлекать к ответственности будут
Административная ответственность за непредставление отчетности в срок или за ошибки в учете лежит на должностном
Поскольку вся ответственность все равно ложится на организацию и ее должностных лиц, все, что вы можете сделать, — это предусмотреть в договоре аутсорсинга санкции в виде возмещения понесенного вами ущерба или неустойки.
Но помните, для возмещения ущерба вам необходимо будет доказать не только сумму понесенного ущерба, но и то, что он наступил
Сумма уплаченных вами налогов ущербом быть не может, ведь обязанность платить их лежит на вас, а не на вашем представител
Причем если вы хотите взыскать ущерб, то обосновывать вину аутсорсера вам придется независимо от того, за какое правонарушение вас оштрафовали. К примеру, вашу компанию оштрафовали за несвоевременную подачу декларацию. Чтобы сдать декларацию в срок, аутсорсеру, в числе прочего, необходимо иметь всю первичку. Следовательно, надо понять: первичку не составил аутсорсер или ее не представил аутсорсеру кто-то из ваших менеджеров. И если окажется последнее, то вина будет вашей.
СОВЕТ
Пропишите в договоре сроки и порядок передачи первички. При этом график документооборота составьте так, чтобы у аутсорсера было достаточно времени для получения и отражения первички. Передавая документы по акту, вы будете иметь доказательство, что аутсорсер все получил. А значит, отсутствие у аутсорсера документов или их неверное отражение — полностью его вина.
Сумма компенсации (неустойки), полученная от аутсорсера:
- <или>при ОСН:
- не облагается НДС, поскольку эти санкции не являются элементом ценообразовани
яПисьма Минфина от 08.06.2015 № 03-07-11/33051, от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54946; - включается во внереализационные доходы в периоде, когда аутсорсер признал долг (вынесено решение суда о взыскании санкци
и)п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ; Письмо Минфина от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44829;
- <или>при УСН — учитывается в доходах в периоде, когда аутсорсер перечислил компенсацию
(штраф)п. 3 ст. 250, п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ.
***
К услугам аутсорсера можно прибегать как на постоянной основе, так и время от времени, по отдельным операциям. Если у вас заключен договор на ведение учета, а вы, кроме того, вынуждены обращаться за дополнительными платными консультациями, то позаботьтесь об обосновании расходов. Чтобы избежать претензий проверяющих, необходимо, чтобы из договора и актов следовало, что вы обращаетесь по вопросам, не предусмотренным абонентским обслуживанием. Или аутсорсер установил ограничение по количеству обращений, вне зависимости от темы консультаций. В противном случае свое право учесть и плату по договору аутсорсинга, и оплату отдельных консультаций вам придется доказывать в