Проверки кассы и ККТ: чего ожидать от инспекторов

Так называемые кассовые проверки бывают двух видов:

• проверка применения ККТ, а у тех, кто освобожден от ее применения, — проверка выдачи БСО либо по требованию покупателя товарных чеков, квитанций, иных подтверждающих получение оплаты документов;
• проверка полноты оприходования наличной выручки. Фактически это проверка соблюдения всех требований кассовой дисциплины. Ведь для того, чтобы проверить, полностью ли оприходована наличная выручка, налоговикам нужно посмотреть большинство связанных с ведением кассы документов. По ним инспекторы могут обнаружить и иные кассовые нарушения, и это будет законным поводом для штрафа за нихп. 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ. Точно так же инспекторы могут обнаружить в ходе этой проверки и нарушения работы с ККТ.

Проходить эти две проверки могут как по отдельности, так и одновременно.

На чем все основано

Кассовые проверки, хотя их и проводят налоговые инспекциип. 1 ст. 7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ); п. 1 ст. 7 Закона 21.03.91 № 943-1, не являются налоговыми проверкамист. 87 НК РФ. Не подпадают кассовые проверки и под действие Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ о защите прав юрлиц и ИП при осуществлении госконтроляПостановление Президиума ВАС от 22.06.2010 № 1130/10; Письмо Генпрокуратуры от 25.06.2009 № 73/3-133-2009.

Поэтому на кассовые проверки не распространяются все установленные этим Законом и НК правила проведения проверок, гарантии прав проверяемых и ограничения для проверяющих — по частоте, продолжительности и глубине проверок, запросу документов и т. д. И введенный с 2016 г. трехлетний мораторий на проверки малого бизнесач. 1 ст. 26.1 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ кассовых проверок не касается.

А детальных правил проведения кассовых проверок нет. Есть два разработанных Минфином Регламента их проведения: один — для проверок ККТАдминистративный регламент, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н (далее — Регламент № 132н), другой — для проверок полноты оприходования наличной выручкиАдминистративный регламент, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н (далее — Регламент № 133н). Но они, во-первых, довольно скудные, а во-вторых, адресованы прежде всего самим проверяющим.

Вам эти Регламенты полезны лишь как информация о том, чего ожидать от инспекторов. Не стоит рассчитывать на то, что если они нарушат Регламент, то суд отменит назначенный по итогам проверки штраф как основанный на недопустимых доказательствахч. 3 ст. 26.2 КоАП РФ.

Суды среди прочего отмечают, что в самих Регламентах нет перечня нарушений порядка проведения проверки, при которых полученные в ходе проверки доказательства становятся недопустимымиПостановления 5 ААС от 27.08.2014 № 05АП-10280/2014; 14 ААС от 30.01.2013 № А13-6920/2012. Бывают, как вы увидите дальше, исключения, но это единичные случаи.

К кому могут прийти с проверкой

Как инспекция выбирает, к кому прийти, в общедоступных документах не сказано. Но понятно, что ее интересуют те, кто активно работает с наличными. Это прежде всего торговые точки (офисы продаж).

Также о том, что вы получаете или расходуете наличные, инспекция может узнать, в частности:

• из данных, которые банки передают налоговикам, — в них будут фигурировать сведения о внесении на расчетный счет наличной выручки, о снятии денег на хозрасходы и зарплату;
• при проверке вашего контрагента, у которого вы принимали или которому выдавали наличные и у которого остался документ об этом;
• из жалоб ваших покупателей, в том числе и тех, которым вы не выдали чек ККТПостановления 9 ААС от 28.09.2015 № 09АП-28709/2015; 13 ААС от 02.02.2015 № 13АП-29562/2014.

От проверки кассовой дисциплины не застрахованы:

• ИП, несмотря на то что они пользуются правом не вести кассовую книгу и не оформлять ПКО и РКОпп. 4.1, 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). Инспекторов может интересовать, соблюдает ли ИП лимит расчетов наличными с другими ИП и организациями. Заодно они посмотрят, ведет ли предприниматель книгу учета доходов и расходов, так как от оформления кассовых книг и ордеров освобождены лишь ИП, ведущие КУДиР;
• малые предприятияст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ, хотя они и вправе не устанавливать лимит остатка наличных в кассе и хранить там любую сумму без ограниченияп. 2 Указания № 3210-У. Ведь все остальные кассовые правила для них обязательны.

Когда могут прийти

С проверкой могут прийти в любое время. Заранее предупреждать о проверке, даже если она плановая, налоговики не обязаныПостановления 3 ААС от 22.07.2015 № А69-291/2015; 14 ААС от 21.05.2015 № А05-282/2015; 20 ААС от 29.12.2015 № 20АП-6595/2015 (не путайте с плановыми проверками других контролирующих служб, для которых законом предусмотрено обязательное предупреждение о дате начала проверки не позднее чем за 3 рабочих дняч. 12 ст. 9 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).

Инспекторы вправе начать проверку, даже если директора (ИП) нет на месте. Так считают и ФНС, и суды.

ФНС указывает, что в этом случае проверка начинается без представителя организации (ИП), не приостанавливается и не продлевается. Инспекторы должныПисьмо ФНС от 19.03.2013 № АС-4-2/4547:

• ознакомить с поручением на проведение проверки того работника, который работает с наличными, и получить его подпись об ознакомлении;
• сделать в поручении отметку об отсутствии директора (ИП)п. 28 Регламента № 132н; п. 23 Регламента № 133н;
• само поручение отправить в адрес организации (ИП) по почте.

И оспорить в суде штраф из-за того, что проверку начали в отсутствие директора (ИП), обычно не удается. Общий смысл судебных решений таков: достаточно, чтобы директор (ИП) или законный представитель был ознакомлен с актом проверки и присутствовал при подписании протокола либо был надлежащим образом извещен о месте и времени его подписания. Тогда права организаций (ИП) не нарушены, так как у них есть возможность представить свои объяснения и возраженияп. 28 Регламента № 132н; п. 23 Регламента № 133н.

Не помогает оспорить штраф и ссылка на то, что по КоАП осмотр принадлежащих организации помещений, территорий, находящихся там вещей и документов может проводиться только в присутствии представителя юрлица (ИП)Постановления 2 ААС от 19.03.2014 № А28-14104/2013; 11 ААС от 11.02.2014 № 11АП-23538/2013; 14 ААС от 17.11.2014 № А05-8240/2014, от 30.10.2014 № А05-7024/2014; 17 ААС от 19.11.2014 № 17АП-13085/2014-АК. Это правилоПостановление 3 ААС от 17.02.2015 № А33-10526/2014 применяется с момента возбуждения дела об административном нарушениист. 27.8 КоАП РФ, то есть уже после того как проверка проведена и составлен акт по ее результатам.

Если же директор (ИП) присутствует, но отказывается ставить подпись в поручении, инспекторы должны сделать об этом отметку в порученииПостановление 2 ААС от 19.03.2014 № А28-14104/2013. А вот отсутствие в нем и подписи об ознакомлении, и отметки об отказе (уклонении) от подписания может быть одним из оснований для отмены штрафа судомПостановление 3 ААС от 25.11.2014 № А69-2610/2014.

Куда могут прийти

Прийти с проверкой могут не только в главный офис. Если у организации есть обособленные подразделения, работающие с наличными, могут проверить отдельно одно из них.

Напомним, в каждом ОП, где есть операции с наличными, должны быть:

• свой кассирпп. 2, 4 Указания № 3210-У;
• своя кассовая книгап. 4.6 Указания № 3210-У; Постановление ВС от 18.11.2015 № 310-АД15-14386 — ее отсутствие расценивается как неполное оприходование наличных, даже если кассовые операции ОП записываются в кассовой книге головного подразделения или другого ОП;
• зарегистрированная именно по этому адресу ККТ (если, конечно, есть прием наличных, который предполагает ее применениеп. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Как часто могут приходить

Хоть каждый день с новой проверкой — никаких ограничений по частоте проведения кассовых проверок не существуетПисьмо ФНС от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 (п. 3).

Это надолго?

Срок проведения проверки устанавливает руководитель инспекции. Этот срок не может быть больше:

• по проверкам ККТ — 5 рабочих дней с даты выписки поручения до дня составления акта по результатам проверкип. 19 Регламента № 132н. Однако суд не счел основанием для отмены штрафа составление акта проверки позже этого срока (с опозданием на 1 рабочий день), поскольку это не лишило директора (ИП) возможности представить возражения, документы и доказательстваПостановление 3 ААС от 21.03.2013 № А33-15247/2012;
• по проверкам полноты учета выручки — 20 рабочих дней с даты предъявления вам поручения до дня составления акта по результатам проверкип. 19 Регламента № 133н.

Какой период могут проверить

Любой — ограничений не установленоПисьмо ФНС от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 (п. 3). Срок давности по кассовым нарушениям — 2 месяцач. 1 ст. 4.5 КоАП РФ. Поэтому более ранние периоды, по идее, не должны интересовать инспекцию. Однако иногда налоговики требуют документы за последний год или даже за последние несколько летПостановление 5 ААС от 27.08.2014 № 05АП-10280/2014. Это не запрещено, и вы должны будете их представить (конечно, не считая случая, когда срок хранения документа уже истек).

СОВЕТ

В большинстве ситуаций не нужно тратить время и силы на то, чтобы дооформить и привести в порядок относящиеся к операциям более двухмесячной давности документы. За это все равно не оштрафуют. Исключением является ситуация, когда ваше нарушение — длящееся. Тогда 2 месяца срока давности отсчитывают от даты обнаружения нарушения. Но длящиеся нарушения в сфере кассовой дисциплины и ККТ — редкость (это, например, отсутствие кассовой книги)Постановление 14 ААС от 30.06.2014 № А05-2033/2014.

Регламенты № 132н и 133н не предусматривают указания в поручении на проверку периода, который эта проверка должна охватывать. Его инспекторы определяют сами на месте. По крайней мере, отсутствие такого указания суды не считают основанием для отмены штрафаПостановления 6 ААС от 12.02.2013 № 06АП-43/2013; 17 ААС от 19.11.2014 № 17АП-13085/2014-АК.

Запрет на повторную проверку кассы и ККТ и, соответственно, на повторное истребование документов за уже проверенный период не установлен. Впрочем, и особого смысла проводить повторные проверки нет.

С чего начинается проверка

Это зависит от того, с какой из двух проверок к вам пришли.

Проверка полноты оприходования наличной выручки

Начинается она с предъявления поручения на проверку и служебных удостоверенийп. 23 Регламента № 133н.

Проверка ККТ

Об этой проверке вы узнаете тогда, когда она уже будет идти полным ходом. Сначала инспекторы, не объявляясь, проверяют:

• применяете ли вы ККТ при расчете наличными;
• выдаете ли вы при получении оплаты чеки ККТ, БСО или по требованию покупателя документ, подтверждающий прием денег (товарный чек, квитанцию и т. п.).

Для этого инспекторы:

• <или>сами купят у вас что-то. ВС недавно подтвердил, что такая форма контроля за применением ККТ правомерна, а составленный по результатам такой покупки акт должен приниматься судами в качестве доказательства нарушенияраздел «Вопросы применения Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» Обзора № 2(2015), утв. Президиумом ВС 26.06.2015;
• <или>будут наблюдать (возможно, с фото- или видеосъемкойп. 23 Регламента № 132н) за приемом денег от покупателей.

Только после завершения этой части проверки инспекторы обнаружат себя: предъявят вам поручение на проверкупп. 22, 27, 28 Регламента № 132н и свои удостоверения.

При проверке ККТ в платежном терминале (по месту нахождения которого отсутствуют рабочие места вашей организации (ИП)) инспекция должна:

• сначала проверить выдачу надлежащего чека терминалом;
• в поручении на проверку сделать отметку об отсутствии директора (ИП)п. 28 Регламента № 132н;
• вручить вам поручение на проведение проверки (например, отправить его почтой или даже вызвать для его получения вас к себе письмом, телеграммой, по телефону) и дать вам возможность представить пояснения, возражения, необходимые документы и прочие доказательства своей невиновности.

Если же у инспекции нет доказательств уведомления организации (ИП) о проверке или уклонения руководителя (ИП) от получения поручения на проверку, то суд может отменить штрафПостановление 3 ААС от 25.04.2014 № А33-22858/2013.

Вывод об уклонении от получения поручения на проверку, от ознакомления с актом проверки и от явки для подписания протокола суд может сделать, если у инспекции есть почтовое уведомление с отметкой о полученииПостановление 15 ААС от 06.05.2015 № 15АП-5308/2015. А вот представленные инспекцией телефонограмму и распечатку звонков на номер проверяемого ИП суд не принял как доказательство уведомления надлежащего лицаПостановление 3 ААС от 25.04.2014 № А33-22858/2013.

Недочеты в поручении на проведение проверки

Некоторые из них дают вам:

• <или>шанс оспорить в суде штраф за найденные в результате проверки нарушения;
• <или>право вовсе не пустить проверяющих на проверку.

Другие же, наоборот, хотя и кажутся вопиющими нарушениями, но не рассматриваются судами как нарушение ваших прав и основание для отмены штрафа.

В любом случае, подписывая предъявленное вам поручение, напишите рядом со своей подписью обо всем, что вас в поручении смущает. А смутить вас должно, в частности, следующее.

Поручение с истекшим «сроком годности»

Проверка ККТ. Предъявленное вам поручение должно быть датировано не позднее вчерашнего дня. Это следует из Регламента № 132н, который на проверку выдачи чеков дает «1 рабочий день от даты поручения»п. 24 Регламента № 132н.

Бывает, что в поручении вообще не указана дата его выписки. Суд отменил штраф по итогам проверки, проведенной на основании такого поручения. В нем были указаны только даты, в которые проверка должна была начаться и закончиться. Инспекция пришла с проверкой накануне последнего дня срока. И суд решил, что однодневный срок нарушенПостановление 20 ААС от 05.11.2015 № 20АП-4938/2015. И уж тем более суд отменил штраф, когда на момент начала проверки с выписки поручения прошло больше 5 рабочих дней, отведенных Регламентом № 132н на всю проверку. Суд указал, что по истечении срока проверки поручение становится недействительнымПостановление 19 ААС от 25.12.2012 № А14-13597/2012.

Проверка полноты оприходования наличной выручки. На предъявление поручения Регламент № 133н дает инспекторам 2 рабочих дня от его выпискип. 24 Регламента № 133н. Соответственно, можно считать, что после истечения этого срока поручение утрачивает силу.

Нельзя точно определить, кого должны проверить по такому поручению

В Регламенте № 132н ничего не сказано о том, как должна быть обозначена проверяемая организация (ИП). И при проверках ККТ нередко бывает, что инспекторы, получив поручение, самостоятельно от руки дописывают в него через запятую наименования или адреса других, изначально не указанных в нем организаций (ИП) и проводят у них проверку. Один суд в таком случае (инспекция проверила организацию, чье местонахождение было вписано от руки в поручение на массовую проверку предпринимателей другого района) штраф из-за этого отменилПостановление 3 ААС от 27.01.2015 № А74-4459/2014.

В поручении нет ф. и. о. тех, кто пришел с проверкой

Проверьте, чтобы ф. и. о. пришедших к вам проверяющих из ИФНС совпадали с названными в поручении. Если проводить проверку будут не те, кто указан в поручении, или в нем вообще не будет фамилий инспекторов, то есть шансы штраф оспоритьПостановление 3 ААС от 06.11.2014 № А69-1173/2014.

Кем подписано

Поручение должно быть подписано руководителем инспекции или его заместителемп. 19 Регламента № 132н; п. 19 Регламента № 133н. Если подписал кто-то другой, то поручение нельзя считать действительным.

Что предоставить налоговикам

После того как вам предъявили поручение, вы должны по требованию проверяющихп. 7 Регламента № 132н; п. 7 Регламента № 133н; п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

• выдать им документы, связанные с применением ККТ и БСО, а также с учетом наличных денегп. 34 Регламента № 132н; п. 29 Регламента № 133н. Если инспекторы хотят изучить документы прямо у вас на месте, удобнее дать им оригиналы. Изымая их у вас в качестве доказательств нарушения, налоговики должны составить протоколч. 5 ст. 27.10 КоАП РФ. Документацию, которая ведется в электронном виде, нужно распечатать — по мнению ФНС, представить ее в электронном виде нельзяПисьмо ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581 (пп. 4—6). Если вас просят принести документы в инспекцию, сделайте заверенные подписью руководителя (ИП) копии, составьте опись документов и получите на ней штамп инспекции о приеме;
• предоставить доступ к ККТ, к использованным накопителям фискальной памяти и контрольным лентам, к паролям ККТ для снятия отчетов и к автоматизированной системе, формирующей БСО (если вы пользуетесь такой системой, а не заказываете бланки в типографии);
• дать возможность пересчитать деньги в кассе при проверках полноты учета наличной выручкиподп. 3 п. 7 Регламента № 133н;
• дать возможность пересчитать наличные в денежном ящике ККТ. О результатах пересчета инспекторы должны составить отдельный акт, один экземпляр которого обязаны вручить вам. До начала пересчета кассир должен представить расписку об отсутствии или наличии в ящике ККТ личных денег и о представлении всех имеющихся у него кассовых документов и документов, связанных с ККТпп. 35, 36 Регламента № 133н. Также проверяющим нужно представить документ о сумме наличных, выданных кассиру до начала смены в качестве размена;
• дать возможность пересчитать бланки строгой отчетности. По результатам пересчета тоже составляется отдельный акт в двух экземплярах: один — проверяющим, другой — вамп. 41 Регламента № 133н;
• дать информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, об их заполнении и выпуске.

Также инспекторы в ходе проверки вправе:

• требовать от вас объяснения по предмету проверки;
• привлекать сторонних специалистов для проведения экспертизып. 41 Регламента № 132н; п. 35 Регламента № 133н (например, инспекторы могут назначить ее, если заподозрят вмешательство в фискальную память).

Что и как будут искать

Искать будут все нарушения работы с наличностью, за которые положен административный штраф.

Кассовые нарушения

Штраф от 40 000 до 50 000 руб. для организации и от 4000 до 5000 руб. для директора и ИПприм. к ст. 2.4 КоАП РФ предусмотренст. 15.1 КоАП РФ за следующие нарушения.

Неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных. Проверят, чтобы у вас на каждую операцию с наличными:

• были оформленные по всем правилам ПКО и РКО, в том числе и по операциям того дня, в который проводится проверка (исключение — наличные, принятые за текущий день/смену через ККТ, на них на основании Z-отчета составляется один ПКО в конце дня/сменып. 5.2 Указания ЦБ № 3210-У);
• все эти ПКО и РКО были записаны в кассовой книге, причем за тот день, в который были оформлены, это и есть полное оприходование наличныхп. 4.6 Указания № 3210-У.

Если у вас есть продажи за наличные через ККТ, то сопоставят сумму наличных, находящихся в ящике ККТ (за минусом выданного до начала смены размена и личных денег кассира), с данными фискального отчета, контрольной ленты, актов возврата денег покупателям и записями в журнале кассира-операциониста. Затем сверят записи в журнале кассира-операциониста с ПКО и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов (если вы на спецрежиме или являетесь ИП) и бухгалтерских регистровп. 37 Регламента № 133н (обычно смотрят счет 50 «Касса» и субсчет «Выручка» счета 90 «Продажи»).

Также проверят наличие на контрольной ленте всех порядковых номеров кассовых чеков, сверят их номера и суммы с номерами и суммами ваших чеков, имеющихся у инспекторов.

Если вместо ККТ у вас БСО, то сопоставлять с данными кассовой документации будут суммы в корешках использованных БСО. Также проверят фактическое наличие БСО, сверят количество копий (корешков) БСО за проверяемый период с данными книги учета бланков, актов их приемки и инвентаризации.

Если проверяют обособленное подразделение, то также посмотрят, есть ли у него своя отдельная кассовая книга и записаны ли в нее все ПКО и РКО по операциям подразделения.

Накопление в кассе наличных сверх лимита. Проверят правильность расчета лимита остатка наличных в кассе (если с проверкой пришли в ОП — расчета лимита для этого ОП)абз. 4, 5 п. 2; приложение к Указанию № 3210-У и документы, которыми подтверждаются вошедшие в расчет лимита показатели (включая кассовую книгу, ПКО и РКО за соответствующие даты). Сверят с верным лимитом выведенные в кассовой книге суммы остатка кассы на конец каждого дня.

Несоблюдение порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличных (они должны храниться на банковском счетеп. 2 Указания № 3210-У). Под это нарушение налоговики обычно пытаются «подтянуть», например, расходование наличной выручки на запрещенные ЦБ целип. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (выдачу и возврат займов, выплату дивидендов и т. п.), выдачу денег под отчет без оформления заявлений от работников. Посмотрят ПКО и РКО, а также договоры и первичные документы, по которым происходили выдача и прием денег.

Расчеты наличными с организациями или предпринимателями на сумму больше 100 000 руб. по одному договоруп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Посмотрят ПКО и РКО, выписанные на представителей юрлиц и ИП, договоры и первичные документы.

ККТ-нарушения

Оштрафовать на сумму от 1500 до 2000 руб. продавца-кассира, от 3000 до 4000 руб. — директора (ИП) и от 30 000 до 40 000 руб. — организацию могутч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за следующие нарушения.

Неприменение ККТ или БСО, невыдача чека, БСО, документа об оплате (товарного чека, квитанции и т. п.), который оформляется по требованию покупателя. Чтобы выявить такие нарушения, инспекторы могут сами что-то купить у вас или понаблюдать, как вы принимаете оплату от покупателейпп. 20, 23 Регламента № 132н. Также они посмотрят, есть ли данные о ранее попавших в инспекцию ваших кассовых чеках в фискальной памяти вашей ККТ.

Также, если вы пользуетесь правом не применять ККТ, инспекторы убедятся в том, что реквизиты БСО и (или) документов, выполненных на БСО, соответствуют установленному для них перечню реквизитов. То же и с документами, выдаваемыми по требованию покупателя вмененщиками и ИП на патентеп. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Применение ККТ, которая не соответствует предъявляемым к ней требованиям, применение ККТ с нарушением порядка работы с ней и ее регистрацииПостановление Правительства от 23.07.2007 № 470; п. 1 Постановления Пленума ВАС от 31.07.2003 № 16. Проверят целостность корпуса, срок эксплуатации, исправность, та ли это ККТ, что была заявлена при регистрации, наличие знаков, марок-пломб и т. д. Посмотрят, соответствуют ли:

• реквизиты, отпечатанные ККТ на чеке, — перечню установленных для этой модели реквизитов и легко ли они читаются;
• время на чеке — времени покупки и реальному времени (допускается расхождение максимум в 5 минутИнформация ФНС от 30.12.2015; разд. II Протокола ГМЭК от 15.06.2000 № 2/56-2000 (Письмо МНС от 20.07.2000 № ВНК-6-16/549); Постановление ВС от 24.11.2015 № 308-АД15-10504);
• место установки ККТ — тому, что было заявлено при ее регистрации.

Также посмотрят всю документацию, связанную с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию ККТ, данные контрольных лент, накопителей фискальной памяти.

В какой срок представить документы

Обязаны ли вы дать инспекторам запрошенные ими документы сразу в первый же день проверки? Этот вопрос обычно возникает, если:

• <или>в документах что-то не в порядке (не заполнена кассовая книга за последние несколько дней, нет подотчетных заявлений и т. п.) и вам нужно время все дооформить;
• <или>в момент начала проверки на месте нет кассира либо бухгалтера (главбуха), которые заведуют всеми этими документами.

Регламенты № 132н и 133н на «процедуру рассмотрения документов» отводят 1 рабочий день с даты предъявления поручения на проверкуп. 36 Регламента № 132н; п. 31 Регламента № 133н. Из этого можно сделать вывод, что 1 рабочий день — это срок, в который вы должны представить документы (даже сама ФНС об этом пишетПисьмо ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581 (п. 3)). Получается, что если инспекторы поручение на проверку предъявили и документы потребовали сегодня, то представить вы их обязаны не позднее чем завтра (а если завтра — выходной, то в следующий за ним рабочий день).

Однако есть решения судов о том, что документы должны быть представлены инспекторам в тот же день, когда вам предъявлено поручение на проверку, ведь иначе теряется ее смысл. В одной такой истории у фирмы на начало проверки не было оформленных кассовых книги и ордеров, но она представила их инспекции уже на следующий день. Инспекция отказалась их принять и оштрафовала за неоприходование наличных, а суд ее поддержалПостановление 6 ААС от 24.09.2015 № 06АП-4906/2015. В некоторых решениях судов подчеркивается, что кассовые ордера и кассовая книга должны заполняться непосредственно при совершении кассовой операции, поэтому предполагается, что у организации есть возможность представить их сразу, а если она сделала это позже, пусть даже и до составления акта и протокола, штраф правомеренПостановления 17 ААС от 04.12.2015 № 17АП-15607/2015-АК; 15 ААС от 13.11.2013 № 15АП-17645/2013, от 22.03.2013 № 15АП-1997/2013. И неудивительно, что, когда документы были представлены только в суд, судьи не сочли это доказательством того, что представленные документы существовали на момент проверкиПостановление 6 ААС от 12.02.2013 № 06АП-43/2013.

А если главбух, бухгалтер либо кассир в длительном отсутствии — в отпуске или на больничном? Это тоже не причина задерживать представление запрошенных проверяющими документов хотя бы на день. Так, инспекция оштрафовала за неоприходование выручки организацию, у которой на первый день проверки отсутствовала кассовая книга за полтора последних месяца из-за того, что кассир все это время была на больничном. Заполненная кассовая книга была доставлена в инспекцию уже на следующий день, но это не помогло — инспекция отказалась принять этот документ, а суд признал ее правотуПостановление 6 ААС от 24.09.2015 № 06АП-4906/2015. Он решил, что установленный Регламентами 1 рабочий день — это срок, в который инспекторы обязаны рассмотреть уже представленные документы, а вовсе не срок представления самих документов.

В другом аналогичном случае директор в суде ссылался на то, что полномочий кассира больше ни у кого из сотрудников нет, поэтому в тот день представить кассовую книгу было невозможно. Но суд не принял это во вниманиеПостановление 5 ААС от 24.08.2015 № 05АП-6514/2015. И правильно. Ведь как заменить того или иного работника на время его отсутствия — забота самой организации. Если кассир «выпал» из рабочего процесса, а операции с наличными продолжаются, нужно временно назначить кассиром другого человека из числа работниковпп. 4, 2 Указания № 3210-У. Подходящих работников нет? Тогда обязанности кассира директор (ИП) должен выполнять самабз. 1, 3 п. 4 Указания № 3210-У.

А если бухгалтер приходящий и кассовая документация ведется не в электронном виде с подписанием ее ЭЦП, а на бумаге? Нередко бывает, что бумажную кассовую книгу, а иногда даже и ПКО с РКО составляет «удаленный» бухгалтер, работающий по гражданско-правовому договору. Ему передают данные обо всех операциях за день, а он делает на них кассовую документацию и время от времени привозит ее для подписания. В этом случае представить их проверяющим в тот же день тоже бывает невозможно. Такая организация работы неправильная и закономерно приведет к штрафу за неоприходование наличных.

Дело в том, что приходные и расходные ордера и кассовую книгу должен оформлять тот, кто ведет кассовые операции, то есть принимает и выдает наличные. Его и следует назначить кассиромпп. 4, 2, 5.1, 6.1 Указания № 3210-У. Причем ПКО и РКО оформляют в момент приема и выдачи денег соответственнопп. 5.1, 6.2 Указания № 3210-У. А кассовая книга должна ежедневно находиться в месте операций с наличными, потому чтоп. 4.6 Указания № 3210-У:

• записи в ней кассир должен делать непосредственно в день получения или выдачи денег — только тогда они считаются оприходованнымиПостановления 5 ААС от 24.08.2015 № 05АП-6514/2015; 7 ААС от 16.01.2014 № А45-12320/2013, от 05.10.2012 № А03-8421/2012; 20 ААС от 29.12.2015 № 20АП-6595/2015;
• бухгалтер после подписания кассиром листа книги за день тут же сверяет записи с кассовыми ордерами и подписывает лист книги.

Как видим, безопаснее вести всю документацию по кассе и ККТ так, чтобы она в любой момент была готова к проверке.

Если требуют «необязательные» документы

Налоговики при запросе документов часто используют стандартный их перечень, приведенный в Регламентах № 132н и 133н. В нем могут быть такие документы, которые вы в силу разных причин не обязаны составлять, например:

• журнал регистрации ПКО и РКО. Со времен утверждения Регламента № 133н кассовый порядок изменилсяп. 8.2 Указания № 3210-У и больше не предусматривает ведение этого журнала;
• кассовая книга, ПКО, РКО у предпринимателейпп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У.

В этих и подобных случаях нужно письменно уведомить инспекторов о причине непредставления документов.

Если требуют «непрофильные» документы

Инспекторы вправе требовать у вас только документы и сведения, которые относятся к предмету проверкип. 35 Регламента № 132н; п. 30 Регламента № 133н. И если к вам пришли проверять только применение ККТ, то, получается, не должны требовать документы по учету наличных (ПКО, РКО, кассовую книгу и т. д.), а также регистры бухучета. А если что-то из этого запросят, то вы можете отказаться представлять документы, потребовав от инспекторов отдельное поручение на проведение проверки полноты оприходования выручки.

Вместе с тем сам Регламент № 133н предписывает инспекторам в ходе проверки полноты оприходования выручки требовать некоторые документы, не имеющие к ней прямого отношенияподп. «с»—«ц» п. 29 Регламента № 133н.

КУДиР у организаций-спецрежимников и ИП

Напрямую с предметом проверки эта книга связана только у предпринимателей — служит подтверждением того, что ИП правомерно пользуется правом не оформлять кассовые ордера и кассовую книгупп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У. Что до организаций на УСН и ЕСХН, то их КУДиР не имеет отношения к предмету кассовых проверок, так как является регистром налогового, а не кассового учета. Поэтому требовать ее инспекторы не имеют права. А вы, соответственно, не обязаны ее представлять. И оштрафовать вас за противодействие проверке в этом случае нельзя.

Но противиться не имеет смысла, даже если на момент проверки в КУДиР нет записей о принятых за последнее время суммах, которые вовремя отражены в кассовой книге. Штрафа за неполное оприходование наличной выручки в этом случае не должно быть. Ведь оприходование наличных — это отражение составленных на их прием и выдачу ПКО и РКО именно в кассовой книге4.6 Указания № 3210-У. А нарушения в ведении КУДиР являются предметом совсем другой проверки — налоговой.

Регистры бухучета

Обычно инспекторы хотят проверить счет 50 «Касса» и субсчет «Выручка» счета 90 «Продажи». Но к оприходованию наличной выручки в «кассовом» смысле они не относятся. То есть с ними все так же, как и с КУДиР организаций.

Приказ о лимите кассы и расчет лимита

Напрямую этот приказ с предметом проверки полноты оприходования наличных не связан. Но если вы откажетесь его представить, есть вероятность, что инспекторы попытаются вас оштрафовать за накопление наличных сверх лимита. Ведь отсутствие приказа о лимите означает, что лимит у вас вообще не установлен, то есть равен нулю, и хранить деньги в кассе вам вообще нельзя. Поэтому проще выдать его проверяющим.

Если приказ о лимите не содержит его расчета, то инспекция потребует у вас поясненияп. 7 Регламента № 133н и вы должны будете дать ей расчет.

Также инспекция может потребовать документы о наличных выручке или расходах, исходя из которых рассчитан лимит. Так она проверяет, верен ли расчет. Если расчет неверный, например в него включены суммы, которые не должны учитываться при подсчете лимита, то налоговики пересчитают лимит по правилам и сравнят результат своего расчета с остатками в кассе. За превышение — оштрафуютПостановление 11 ААС от 10.12.2014 № 11АП-16703/2014.

Даем объяснения

Вы вправе представлять их по собственной инициативе на любом этапе проверки: и в день вручения поручения на проверку, и позже — при составлении акта, рассмотрении материалов административного дела, в день составления протоколаподп. 1 п. 9, п. 41 Регламента № 132н; подп. 1 п. 9, п. 49 Регламента № 133н.

Также объяснения у вас могут потребовать инспекторыподп. 3 п. 10, подп. 2 п. 7 Регламента № 132н; подп. 3 п. 10, п. 35 Регламента № 133н. А по каждому факту расхождений (между суммами в документах и фактически имеющимися наличными, между разными документами и т. п.) они обязаны получить ваши объясненияпп. 37, 40 Регламента № 133н.

Оформляйте объяснения письменно и прикладывайте заверенные копии подтверждающих документов — тогда инспекторы должны будут указать все это в акте и приложить к материалам проверкиподп. 5 п. 47 Регламента № 132н; подп. 5 п. 48 Регламента № 133н; Письмо ФНС от 06.05.2013 № АС-4-2/8265 (п. 3).

Чем заканчивается проверка

Заключительный этап — окончательное оформление и подписание акта проверки (даже если нарушений не обнаружено)пп. 11, 52 Регламента № 132н; пп. 11, 53 Регламента № 133н. Если инспекторы нашли нарушения, то акт будет основанием для возбуждения административного дела и наложения штрафап. 53 Регламента № 132н; п. 54 Регламента № 133н.

Оформление акта

Инспекторы обязаны составить акт в двух экземплярах, подписать сами, предложить подписать директору (ИП) и затем передать ему один экземплярпп. 46, 51 Регламента № 132н; пп. 46, 47, 52 Регламента № 133н. Директор (ИП) вправе поставить в акте отметку о своем согласии или несогласии с результатами проверки, а также с действиями или с бездействием инспекторов. Учтите, что при проверке ККТ все замечания и возражения можно самостоятельно вписать в акт либо оформить отдельным документом, сделав на него в акте ссылкуп. 48 Регламента № 132н. А при проверке полноты оприходования выручки письменные объяснения и возражения представляются отдельным документом, а запись о нем инспектор должен сделать в акте самп. 49 Регламента № 133н.

В акте, помимо реквизитов организации (ИП), ф. и. о. и подписей инспекторов, должны быть указаны следующие данныеп. 47 Регламента № 132н; п. 48 Регламента № 133н.

Проверка ККТ	Проверка полноты учета выручки
дата и номер поручения на проверку; перечень документов, полученных инспекторами в ходе проверки; даты начала и окончания проверки; дата самого акта проверки; документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых
В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены. Правда, отсутствие этих ссылок суд признал не настолько существенным нарушением регламента, чтобы отменить штрафПостановление 14 ААС от 30.01.2013 № А13-6920/2012
результат контроля за выдачей чеков ККТ (БСО)пп. 22, 26 Регламента № 132н; результат рассмотрения документов, запрошенных у организации (ИП)пп. 32, 38 Регламента № 132н; результат проверки соблюдения требований к ККТ (БСО)пп. 39, 44 Регламента № 132н	результат рассмотрения ваших документовпп. 27, 33 Регламента № 133н; результат собственно контроля полноты оприходования наличныхпп. 34, 44 Регламента № 133н; период, за который проведена проверка

Инспекторам не обязательно составлять акт в присутствии директора (ИП)Постановления 14 ААС от 17.11.2014 № А05-8240/2014, от 30.10.2014 № А05-7024/2014 но они должны вручить его директору (ИП) либо представителю организации (ИП) или отправить организации (ИП) почтой. Если акт вручили другим работникам, не имеющим доверенности, которая позволяла бы им действовать от имени фирмы, то это может быть одним из оснований для отмены штрафа судомПостановление 3 ААС от 27.01.2015 № А74-4459/2014. А вот если у инспекции есть доказательство отправки акта почтой, но организация (ИП) по каким-то причинам его не получила, то оспорить штраф вряд ли удастсяПостановление 3 ААС от 17.06.2013 № А69-272/2013.

Срок составления акта по проверкам ККТ — 5 рабочих дней с даты выписки порученияп. 19 Регламента № 132н, а по проверкам полноты оприходования наличных — 20 рабочих дней с даты предъявления порученияп. 19 Регламента № 133н.

Наложение штрафа

На основании акта с нарушениями ИФНС составляет протокол и начинает производство об административном правонарушениип. 53 Регламента № 132н; п. 54 Регламента № 133н; ч. 1 ст. 28.2 КоАП РФ. С этого момента процесс регулируется уже не Регламентами, а КоАПч. 4 ст. 28.1 КоАП РФ. В КоАП есть сроки составления протоколаст. 28.5 КоАП РФ:

• <или>немедленно после выявления нарушения;
• <или>когда необходимо дополнительное выяснение каких-то обстоятельств — в течение 2 суток;
• <или>когда необходимо административное расследованиест. 28.7 КоАП РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 24.06.2011 № 17-14/061289@ — после его проведения.

Однако если протокол составлен позже, то это не причина для отмены штрафа, при условии что на момент составления протокола не прошло 2 месяцев со дня совершения нарушения (со дня выявления нарушения, если оно — длящееся)Постановления Президиума ВАС от 09.12.2003 № 10964/03; 15 ААС от 06.05.2015 № 15АП-5308/2015; п. 10 Постановления Пленума ВАС от 02.06.2004 № 10.

Директор (ИП) должен подписать протокол, а инспекция обязана вручить ему под расписку копию протоколач. 5, 6 ст. 28.2 КоАП РФ. Затем инспекция рассматривает материалы административного дела и не позже чем через 15 календарных дней со дня составления протоколач. 1 ст. 29.6, ст. 4.8 КоАП РФ выносит постановление о привлечении к ответственности — если, конечно, есть за что.

Директор (ИП) вправе присутствовать и при составлении протокола, и при вынесении постановления, чтобы дать объяснения, иные сведения и предоставить доказательства в свою пользуч. 2—5 ст. 28.2 КоАП РФ. Поэтому о датах и времени составления протокола и постановления инспекторы должны вас известить (принять для этого все меры). Если этого не было сделано и протокол или постановление составлены в отсутствие директора, то суд может отменить штрафп. 24 Постановления Пленума ВАС от 02.06.2004 № 10. Причем инспекция может направить такие извещения в электронном виде по ТКС в рамках налогового документооборота. Регламенты такого порядка уведомления не предусматривают, а кассовые проверки, как мы уже сказали, не являются налоговыми. Однако суд может признать это надлежащим уведомлениемПостановление 17 ААС от 04.12.2015 № 17АП-15607/2015-АК.

Вы не согласны со штрафом

В таком случае вы вправе обратиться с жалобой на постановление о штрафе как в суд, так и в УФНС (к вышестоящему должностному лицу)ч. 1, 2, 3 ст. 30.1 КоАП РФ. Действовать нужно быстро, так как срок для обжалования — 10 суток (включая выходные и праздничные дни) со дня вручения или получения копии постановления о штрафеч. 1 ст. 30.3 КоАП РФ. Досудебное обжалование штрафов по результатам кассовых проверок, в отличие от решений по налоговым проверкам, не является обязательным.

***

Также вы можете пожаловаться вышестоящим налоговикам на инспекторов, которые действовали не по правилам, то есть с нарушением Регламентов № 132н и 133н и КоАП, либо некорректно себя повели. Они несут за это персональную ответственностьпп. 59, 60 Регламента № 132н; пп. 60, 61 Регламента № 133н. Такую жалобу можно направить не только на бумаге, но и через электронную форму на сайте ФНС или УФНС. На ее рассмотрение отведено 30 календарных дней с возможностью продления еще на 30пп. 66, 67 Регламента № 132н; пп. 67, 68 Регламента № 133н. В результате вам сообщат о мерах, принятых в отношении инспекторов, которые нарушили ваши правапп. 61, 72 Регламента № 132н; пп. 62, 74 Регламента № 133н.

Чтобы жаловаться обоснованно, письменно фиксируйте допущенные инспекторами нарушения — лучше прямо в поручении на проверку при его предъявлении и в актах, составляемых инспекторами в ходе проверки и по ее результатам.