Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 мая 2017 г.

М.Г. Суховская,
старший юрист
На носу летние экзамены в различных образовательных учреждениях. А значит, скоро бухгалтерам придется оформлять учебные отпуска тем сотрудникам, которые совмещают работу с обучением. Кстати, такие отпуска оплачиваются не всем и не всегда.

Учебный отпуск: предоставляем, оформляем, оплачиваем

Кому и когда положен учебный отпуск

На основании письменного заявления сотрудника работодатель обязан предоставить ему учебный отпуск — оплачиваемый либо неоплачиваемый, если выполняются следующие условия.

1. Для сотрудника ваша компания является основным местом работы (ст. 287 ТК РФ).

2. Работник представил справку-вызов по утвержденной форме (утв. Приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368), выданную образовательной организацией (ст. 177 ТК РФ).

3. Работник учится (либо поступает на обучение) по имеющей государственную аккредитацию программе (статьи 173.1, 174, 176 ТК РФ):

или высшего профессионального образования (бакалавриат, магистратура, специалитет, аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка);

или среднего профессионального образования (техникум, колледж, училище и т. п.);

или основного общего или среднего образования (как правило, это старшие классы школы, гимназии и т. п.).

Сведения о госаккредитации указываются в справке-вызове. Если такой аккредитации нет, учебный отпуск предоставляется, только если это прописано в коллективном или трудовом договоре (ст. 173 ТК РФ).

4. Работник получает (собирается получить) образование этого уровня впервые (ст. 177 ТК РФ). Кстати, для бакалавров обучение в магистратуре не считается вторым высшим образованием (ч. 8 ст. 69 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ).

Учтите, что сотрудникам, находящимся на испытательном сроке, учебный отпуск полагается, как и любым другим работникам, которые учатся и работают. Однако период отпуска не засчитывается в срок испытания. То есть испытательный срок увеличивается на время сессии (ст. 70 ТК РФ).

По общему правилу учебный отпуск (как оплачиваемый, так и неоплачиваемый) предоставляется на то количество дней, которое указано в справке-вызове. Но если работник укажет в своем заявлении меньшее количество дней (к примеру, он что-то сдал досрочно), то вы предоставляете ему учебный отпуск той продолжительности, о которой он просит.

Рассказываем работнику

Если работник учится одновременно в двух образовательных организациях, то ему положен учебный отпуск только для сдачи экзаменов в одной из них. В какой именно, решает он сам (ст. 177 ТК РФ).

Может так получиться, что общее количество дней учебного отпуска, на которое есть справки-вызовы за текущий учебный год, превысит продолжительность, установленную в ТК РФ. Тогда вы должны предоставить работнику:

оплачиваемый учебный отпуск на то количество дней, которое укладывается в норматив;

неоплачиваемый учебный отпуск на дни, превышающие норматив.

Когда предоставляется оплачиваемый учебный отпуск

Уровень образования Форма обучения Причина отпуска и его продолжительность
(в календарных днях)
Профессиональное высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет) Заочная или очно-заочная Промежуточная аттестация (ст. 173 ТК РФ):
на 1-м и 2-м курсах — 40 дней в учебном году (при освоении программы в сокращенные сроки — 50 календарных дней на 2-м курсе);
на последующих курсах — 50 дней в учебном году
Государственная итоговая аттестация — не более 4 месяцев (ст. 173 ТК РФ)
Профессиональное высшее (аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка) Заочная 30 дней в течение календарного года плюс время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно (ст. 173.1 ТК РФ)
Очная или заочная Подготовка к защите диссертации (при наличии допуска) на соискание ученой степени (ст. 173.1 ТК РФ; п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства от 05.05.2014 № 409):
кандидата наук — 3 месяца;
доктора наук — 6 месяцев
Профессиональное среднее Заочная или очно-заочная Промежуточная аттестация (ст. 174 ТК РФ):
на 1-м и 2-м курсах — 30 дней в учебном году;
на последующих курсах — 40 дней в учебном году
Государственная итоговая аттестация — не более 2 месяцев (ст. 174 ТК РФ)
Общее основное Очно-заочная Государственная итоговая аттестация — 9 дней (ст. 176 ТК РФ)
Общее среднее Государственная итоговая аттестация — 22 дня (ст. 176 ТК РФ)

Когда учебный отпуск не оплачивается

Уровень образования Форма обучения Причина отпуска и его продолжительность
(в календарных днях)
Профессиональное высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет) Любая Итоговая аттестация после обучения на подготовительном отделении — 15 дней (ст. 173 ТК РФ)
Вступительные испытания — 15 дней (ст. 173 ТК РФ)
Очная Промежуточная аттестация — 15 дней в учебном году (ст. 173 ТК РФ)
Сдача итоговых государственных экзаменов — 1 месяц (ст. 173 ТК РФ)
Сдача итоговых государственных экзаменов и защита выпускной квалификационной работы — 4 месяца (ст. 173 ТК РФ)
Профессиональное среднее Любая Вступительные испытания — 10 дней (ст. 174 ТК РФ)
Очная Промежуточная аттестация — 10 дней в учебном году (ст. 174 ТК РФ)
Государственная итоговая аттестация — не более 2 месяцев (ст. 174 ТК РФ)

Документальное оформление учебного отпуска

О предоставлении учебного отпуска надо издать приказ (можно воспользоваться формой № Т-6), в котором указывается:

вид отпуска, например «дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)»;

количество оплачиваемых дней отпуска;

общее количество дней отпуска и даты его начала и окончания.

Рассказываем работнику

Заменить учебный отпуск денежной компенсацией нельзя. Ведь такая замена противоречит целевому назначению этого отпуска и порядку его предоставления. Также учебный отпуск не может быть продлен либо перенесен из-за того, что, находясь в таком отпуске, работник заболел.

В табеле учета рабочего времени дни учебного отпуска обозначаются так:

оплачиваемый отпуск — кодом «У» или «11»;

неоплачиваемый отпуск — кодом «УД» или «13».

В личной карточке работника отметка об учебном отпуске делается в разделе VIII «Отпуск».

Оплата учебного отпуска

За каждый календарный день оплачиваемого учебного отпуска, включая выходные и нерабочие праздничные дни, работнику надо выплатить средний дневной заработок. Он рассчитывается так же, как и для оплаты ежегодных отпусков (статьи 139, 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ; пп. 10, 14 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Выплатить средний заработок надо не позднее чем за 3 календарных дня до начала учебного отпуска (ст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Выплаченную на основании справки-вызова сумму учебных отпускных работодатель не вправе удержать с работника, если тот, в частности:

или не сдал экзамены и был отчислен из учебного заведения;

или, будучи в учебном отпуске, подал заявление об увольнении по собственному желанию.

Рассказываем руководителю

Отозвать работника из учебного отпуска нельзя. Отзыв возможен только из ежегодного оплачиваемого отпуска, да и то лишь с согласия работника (ст. 125 ТК РФ).

Если работник во время своего учебного отпуска планирует выходить периодически на работу, то он должен знать, что эти дни работы ему оплачиваться не должны, ведь он уже получил отпускные. А если он выйдет на работу до дня окончания учебного отпуска (например, сдаст сессию раньше), уже выплаченные отпускные могут быть зачтены в счет предстоящей оплаты труда.

Сумма начисленных учебных отпускных:

учитывается в расходах на оплату труда как при ОСН, так и при «доходно-расходной» УСН (п. 13 ст. 255, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23694);

облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ; Письмо Минфина от 24.07.2007 № 03-04-06-01/260).

Внимание

Учебные отпускные выплачиваются сразу за весь период учебного отпуска, даже если его продолжительность — несколько месяцев (ст. 136 ТК РФ).

Независимо от способа расчетов с работниками (наличными или по безналу) НДФЛ, удержанный с суммы среднего заработка, уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором были выплачены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

* * *

Один раз за учебный год работодатель должен оплатить проезд до места обучения и обратно тем работникам, которые обучаются по аккредитованной образовательной программе заочно:

при получении высшего образования — полную стоимость проезда (статьи 173, 173.1 ТК РФ);

при получении среднего профессионального образования — 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).