Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 января 2017 г.

Оформляем и оплачиваем время простоя

Документируем начало и окончание простоя

Для правильной оплаты времени простоя и для учета в «прибыльных» расходах сумм такой оплаты необходимо задокументировать факт, период и причины временной приостановки работы отдельных работников, подразделений компании или всей фирмы.

Законодательных требований к оформлению простоя нет. Поэтому можете самостоятельно решить, как оформить приостановку деятельности в каждом конкретном случае.

Составляем акт о простое

Такой документ составьте, когда простой возник в связи с незапланированным происшествием.

Допустим, поставщик не привез комплектующие или в цехе был пожар и пострадало оборудование, на восстановление которого уйдет какое-то время. То есть когда нужно незамедлительно зафиксировать факт, который привел к простою.

Кстати, акт может понадобиться в дальнейшем при проведении служебного расследования (в частности, с целью привлечения к материальной ответственности виновного лица).

Издаем приказ об объявлении простоя

Назвать приказ можно и по-другому, допустим — приказ о приостановлении деятельности компании. Но такой документ нужен обязательно и всегда — независимо от того, неожиданно возник простой или он был запланирован (предположим, предвидится обычный сезонный спад спроса и руководитель собирается временно приостановить производство).

В приказе об объявлении простоя нужно:

•обосновать причину введения режима простоя (Апелляционное определение Свердловского облсуда от 06.07.2016 № 33-11505/2016);

•указать, если уже известно, по чьей вине произошла приостановка работы компании;

•установить, в каком размере нужно оплатить простой.

Кстати, приказ о простое будет распространяться и на дистанционных сотрудников, если приостановка деятельности компании или подразделения будет мешать выполнению их работы. Допустим, офис ремонтируется, работников нет на местах и отсутствует техническая возможность давать задания дистанционным сотрудникам.

Всех работников, которые простаивают, нужно ознакомить с приказом об объявлении простоя под роспись. Дистанционщикам можно выслать приказ в электронном виде.

Уведомляем о простое орган занятости

Если речь идет о простое в работе всей компании, о нем придется сообщить в орган занятости (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1; Письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1 (п. 6)). Уведомление можно составить в произвольной форме и отправить его в течение 3 рабочих дней после издания приказа о простое (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1).

Наказать за неподачу такого уведомления могут, если орган занятости выявит нарушение в течение 3 месяцев со дня, следующего за днем истечения трехдневного срока на подачу уведомления (ст. 19.7, ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ; п. 14 Постановления Пленума ВС от 24.03.2005 № 5). Тогда оштрафуют за непредставление или несвоевременное представление в госорган сведений, представление которых предусмотрено законом (ст. 19.7 КоАП РФ):

•организацию — на сумму 3000—5000 руб.;

•руководителя — на сумму 300—500 руб.

В профсоюз об объявлении простоя сообщать не нужно.

Издаем приказ об окончании простоя

Если дата окончания приостановки работы была известна сразу, ее указали в приказе об объявлении простоя и его не продлевали, то отдельного документа о прекращении простоя издавать не нужно.

А вот если в приказе об объявлении простоя не указано, когда окончится простой, то о возобновлении работы нужно издать приказ. В нем надо указать, с какой даты простаивавшие сотрудники должны выйти на работу. С таким приказом работников тоже нужно ознакомить под роспись.

Уведомляем работников об окончании простоя

Если на время простоя вы распускали работников по домам, то заранее разошлите им уведомления о дате, с которой нужно будет приступить к работе. При явке работников дайте им на ознакомление и подпись приказ об окончании простоя.

Заполняем табель учета рабочего времени

Введите в табель дополнительную графу на случай, если простой будет длиться не весь рабочий день.

В табеле учета рабочего времени простой отражается так:

•если это простой по вине работодателя, то кодом «РП» или «31»;

•если это простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя, то кодом «НП» или «32».

Под кодами поставьте количество часов простоя или работы в конкретный день, если в этот день сотрудник успел поработать.

Оплачиваем время простоя, возникшего по вине работодателя

На основании приказа об объявлении простоя и табеля учета рабочего времени рассчитайте работникам (в том числе и совместителям) оплату времени простоя.

Оплачивайте простой в размере не ниже, чем предусмотрено в Трудовом кодексе.

Шаг 1. Посчитайте средний заработок сотрудника (пп. 9, 13 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922):

•если в компании не ведется суммированный учет рабочего времени, то для расчета понадобится средний дневной заработок;

•если в компании ведется суммированный учет рабочего времени, то нужен средний часовой заработок.

Шаг 2. Посчитайте размер оплаты простоя по вине работодателя.

Если в компании не ведется суммированный учет рабочего времени, то по формуле:

При этом если простой длился не весь рабочий день, то рассчитать продолжительность простоя нужно так:

Если же в компании ведется суммированный учет рабочего времени, то используйте такую формулу:

Оплачиваем время простоя, возникшего по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Рассчитывайте оплату простоя:

•или исходя из месячной тарифной ставки (оклада):

•или исходя из дневной тарифной ставки:

При этом, если простой длился не целый рабочий день, а несколько часов, нужно рассчитать часовую часть оклада или дневной ставки. Как это сделать, мы писали в , 2016, № 11, с. 41;

•или исходя из часовой тарифной ставки:

В коллективном или трудовом договоре может быть установлен более высокий размер оплаты времени простоя, чем это предусмотрено ТК РФ (ст. 157 ТК РФ).

Учитываем оплату времени простоя

Выплаты работникам за время простоя:

•учитывайте в составе внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли (подп. 3, 4 п. 2 ст. 265 НК РФ);

•облагайте НДФЛ и страховыми взносами. Причем взносы в ПФР с выплат работникам, занятым на работах с вредными, тяжелыми и опасными условиями труда, исчисляются по дополнительным тарифам независимо от присутствия или отсутствия работника на рабочем месте в период простоя (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минтруда от 20.01.2015 № 17-3/В-14).

В бухучете при оплате времени простоя нужно сделать такие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
Начислена оплата времени простоя работникам	20	70
Начислены страховые взносы	20	69
Удержан НДФЛ с суммы выплаты за время простоя	70	68
Оплачено время простоя	70	50 (51)

* * *

Кстати, если в компании начинается сокращение штата и руководитель вводит режим простоя для сокращаемых работников до прекращения с ними трудовых договоров, суд может расценить это как способ уменьшить выходное пособие таким работникам (ст. 180 ТК РФ; п. 17 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; Апелляционное определение Новосибирского облсуда от 02.04.2015 № 33-2769/2015г.).