Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»
2 читателя оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 февраля 2017 г.

Содержание журнала № 4 за 2017 г.
АКТУАЛЬНО ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
Л.А. Елина,
ведущий эксперт
Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так.

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном актеПисьмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание

При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих днейп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:

или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;

или со дня возвращения из командировки;

или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание

Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммамп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работникаст. 137 ТК РФ. Для этого нужноПисьмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0:

не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на рукист. 138 ТК РФ.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

— До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгодуст. 41 НК РФ. Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.

Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:

надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньгип. 1 ст. 210 НК РФ;

определяется по правилам гражданского, а не трудового законодательства и равен 3 годам (а не 1 году)ст. 196 ГК РФ; ст. 392 ТК РФ; Письма Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, от 08.08.2012 № 03-03-07/37; Постановление 12 ААС от 26.02.2010 № А57-3405/2009.

Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налогап. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давностип. 5 ст. 226 НК РФ.

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносыПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250; Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609.

Справка

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возвратуПостановление 19 ААС от 05.04.2016 № 19АП-6638/2015.

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штрафПостановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12, от 05.03.2013 № 13510/12; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньгиПостановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги

КОТОВА Любовь Алексеевна КОТОВА Любовь Алексеевна
Действительный государственный советник РФ 3 класса

— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работникПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 (п. 5); Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609:

или вернет деньги;

или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

* * *

В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом. И следовательно, должны облагаться:

НДФЛ;

страховыми взносами.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
Cвежий номер «Главной книги»
  • ДИВИДЕНДЫ НЕРЕЗИДЕНТАМ: определяемся с КБК
  • НДФЛ С МАТВЫГОДЫ: считаем и отчитываемся
  • АРЕНДА ЗЕМЕЛЬНЫХ УЧАСТКОВ: бухучет и налоги
  • ТЕНДЕР ПО ГОСЗАКУПКАМ: отражаем в учете
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
Нужное
Содержание