Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 13 августа 2018 г.
Как с помощью электронной пропускной системы доказать прогул
Что такое электронная пропускная система
В общем виде это комплекс технических устройств (чаще всего — турникетов) и компьютерных программ, которые:
•ограничивают допуск в организацию. То есть попасть на территорию фирмы, так же как и покинуть ее, могут только обладатели электронных пропусков (пластиковых карточек), с которых соответствующее устройство считывает информацию. Иногда работник для прохода на территорию должен просто приложить к считывающему устройству свой палец вместо пропуска;
•фиксируют время, когда пропуск был использован (можно отследить время прихода и ухода каждого работника).
Программа позволяет формировать соответствующие отчеты за конкретный период.
Внимание
Электронная пропускная система не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени на бумаге. Для этого утверждены унифицированные формы № Т-12 и Т-13. Некоторые программы позволяют формировать табель в автоматическом режиме. Но все равно по окончании каждого месяца такой табель нужно распечатывать и подписывать (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Обязанность использовать электронный пропуск нужно прописать в ЛНА
Работодатели используют электронные пропускные системы для контроля за дисциплиной труда. И суды соглашаются с тем, что данные таких систем являются допустимым доказательством опозданий или прогулов (Апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 15.11.2017 № 33-4401/2017).
Из-за сбоя в метро можно серьезно опоздать на работу. В такой ситуации метрополитен выдаст справку, чтобы работник оправдался перед работодателем
Однако чтобы распечатки данных из электронных систем могли быть доказательством в суде, использование такой системы должно быть закреплено в локальном нормативном акте работодателя. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка. Тогда использование электронных пропусков станет для работников обязательным (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В ЛНА нужно указать, что:
•проход на территорию и выход с нее возможны только по электронным пропускам;
•время прохода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением режима труда;
•передача пропуска третьим лицам, как и проход по пропускам третьих лиц, не допускается;
•работник в случае потери или порчи электронного пропуска обязан сообщить об этом работодателю, чтобы получить новый пропуск.
Несоблюдение этих правил будет являться нарушением трудовой дисциплины, за которое работника можно привлечь к ответственности (Апелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 18.07.2016 № 33-13874/2016; Челябинского облсуда от 19.07.2016 № 11-10092/2016).
Дополнительные доказательства лишними не будут
Распечатки из электронной пропускной системы принимаются судами в качестве единственного доказательства только при условии, что работник не отрицает факта прогула или опоздания (Апелляционные определения Мосгорсуда от 28.03.2018 № 33-8775/2018, от 20.07.2017 № 33-28190/2017). В ситуации же, когда работник отрицает факт нарушения им трудовой дисциплины (тем более если ЛНА, регламентирующий все обязанности работника по использованию электронного пропуска, составлен не очень грамотно), суд может встать на сторону работника.
Так, при рассмотрении одного из дел суд установил, что, несмотря на действующие в организации правила, согласно которым работники проходят на ее территорию и выходят с нее, прикладывая электронный пропуск к считывающему устройству турникета, эти правила не всегда соблюдаются строго.
Свидетели подтвердили, что проход и выход возможны по пропускам других сотрудников. Помимо этого, если на территорию организации заезжает автомобиль, пропуск может предъявить только водитель, пассажиры же, если это работники компании, которых знают охранники КПП, могут вовсе не использовать свои пропуска.
Кроме того, работник, чье дело об увольнении за прогулы рассматривал суд, согласно данным электронной системы, пришел в один из дней на работу с многочасовым опозданием, но уход его с работы в ней не отразился. На основании этого суд пришел к выводу, что электронная пропускная система имеет погрешности в работе, и встал на сторону уволенного работника (Апелляционное определение ВС Республики Северная Осетия — Алания от 04.07.2017 № 33-1082/2017).
В другом деле суд указал на то, что работодатель необоснованно сделал вывод о нарушении работником трудового распорядка только на основании данных электронной пропускной системы. Работодатель не составлял акты об отсутствии работника на рабочем месте. К тому же, поскольку у работодателя было несколько территорий, из данных пропускной системы нельзя было определить, на какой из них зафиксированы проходы и выходы сотрудника. И ко всему прочему организация не представила достоверных данных об исправности своей электронной пропускной системы. Все это решило исход дела в пользу уволенного работника (Определение Мосгорсуда от 02.02.2016 № 4г-612/2016).
Поэтому чем больше доказательств нарушения работником дисциплины, помимо распечаток из электронной системы, вы соберете, тем лучше.
Такими доказательствами могут быть (Апелляционные определения Мурманского облсуда от 21.06.2017 № 33-1722/2017; Санкт-Петербургского горсуда от 01.09.2016 № 33-17684/2016):
•акты;
•служебные записки;
•табели учета рабочего времени;
•свидетельские показания;
•письменные объяснения работника;
•записи с камер видеонаблюдения.
* * *
Электронная пропускная система может засвидетельствовать нарушения не только со стороны работника, но и со стороны работодателя. Так, данные электронной пропускной системы могут подтвердить, что работник фактически приступил к работе, если письменный трудовой договор с ним не был заключен (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).