«Кодируем» табель правильно

Работу в день простоя нужно отражать в табеле

У нас в организации объявлен простой, но бывают дни, когда работникам хоть и не весь день, но удается поработать. Как мне отмечать такой «частичный» простой в табеле?

— Графы табеля с теми датами, когда сотрудники и простаивали, и трудились, разбейте на две колонки, чтобы поставить отметки:

•о простое. Если простой по вине работодателя, то поставьте код «РП» или «31», а если по причинам, не зависящим от работника и работодателя, то «НП» или «32»;

•о времени работы.

Под кодами укажите продолжительность времени простоя и времени работы в этот день. Например, табель за декабрь 2018 г. при простое по независящим от работника и работодателя причинам может выглядеть так.

Нахождение в материнском отпуске нужно отмечать в табеле

Наша сотрудница собирается в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком. Когда она уйдет в эти отпуска, нужно ли что-то отмечать в табеле напротив ее фамилии?

— Нужно, ведь женщина продолжает оставаться вашей работницей, трудовые отношения с ней не прекращеныстатьи 255, 256 ТК РФ. Поэтому ведите табель и отмечайте каждый календарный день:

•периода отпуска по беременности и родам — кодом «Р» или «14»;

•периода отпуска по уходу за ребенком — кодом «ОЖ» или «15».

Графу под кодами не заполняйте.

А вот если сотрудница в период отпуска по уходу за ребенком выйдет работать на условиях неполного рабочего времени, то, помимо отпуска, отмечайте в табеле ее явку на работу кодом «Я» или «01». Разделите графы так, как показано в ответе на предыдущий вопрос, и под кодом явки указывайте, сколько часов отработала женщина.

В табель нужно вносить реально отработанные часы

Наше руководство решило сократить обеденный перерыв для сотрудников с 1 часа до 48 минут, чтобы в пятницу уходить с работы не в 18.00, а в 17.00. Можно в табеле ставить 8 часов, как сейчас?

— Табель должен отражать реальные затраты труда. Поэтому в вашем случае при 40-ча­совой рабочей неделе проставляйте в табеле:

•ежедневно с понедельника по четверг включительно — 8 часов 12 минут;

•в пятницу — 7 часов 12 минут.

В сумме за неделю у вас будет 40 часов.

Если табель ведется в программе, то продолжительность рабочего дня в программу записывайте с сотыми долями часа. Так, 8 часов 12 минут — это в программе 8,2 часа, а 7 часов 12 минут — 7,2 часа.

Недоработка отдельным кодом не отмечается

Как правильно отметить в табеле тот факт, что работник отработал неполный день — по уважительной причине закончил работу раньше по согласованию с руководителем?

— Специального кода для такой ситуации нет. Достаточно проставить в верхней строке напротив фамилии работника буквенный код «Я» или цифровой «01», а в нижней — указать, сколько часов сотрудник отработал в этот день.

Неотработанные часы не нужно отражать в табеле и оплачивать.

Отгул в отпуск никогда не превратится

Как в табеле учета рабочего времени отметить день отгула за работу в выходной день, присоединенный к отпуску? Когда в программу подсчета рабочего времени вношу день отгула как отпуск («ОТ»), она вычитает эти часы из нормы рабочего времени за месяц, делая норму меньше, как при отпуске. А если вношу как выходной («В»), программа норму рабочего времени за месяц оставляет прежней, уменьшает отработанное время и переработку. И как оплачивать отпуск с отгулами?

— День, о котором вы говорите, не становится днем отпуска из-за того, что его присоединили к отпуску. Такой день является «другим днем отдыха, предоставленным за работу в выходной день»ст. 153 ТК РФ.

Поэтому отпускные за дни отпуска выплачивайте по общим правилам выплаты отпускных. А день отдыха, предоставленный за работу в выходной день, не оплачиваетсяст. 153 ТК РФ. Таким образом:

•за месяц, в котором работник трудился в выходной день, если норма отработана полностью, нужно выплатить полный оклад плюс дневную часть оклада за отработанный выходной;

•за месяц, в котором работник взял отгул, платится полный оклад. При этом норму рабочего времени за этот месяц нужно уменьшить на 1 деньПисьмо Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1.

Для правильного расчета оплаты отметьте в табеле:

•работу в выходной день — кодом «РВ» или «03», а также укажите в графе под кодом продолжительность отработанного в этот день времени. Кстати, даже если сотрудник отработал неполный выходной день, другой день отдыха ему предоставляется целикомПисьмо Роструда от 17.03.2010 № 731-6-1;

•день отгула — кодом «НВ» или «28».

Сдельщикам отгул тоже не оплачивается

Если сдельщик работал в свой выходной и взял другой день отдыха в другом месяце, как ему нужно это оплатить и что поставить в табеле?

— В табеле у сдельщика отмечайте его рабочий выходной и отгул в общем порядке (см. ответ на предыдущий вопрос).

В месяце, в котором сдельщик вышел на работу в свой выходной, вы оплачиваете ему всю сделанную им работу в одинарном размере. В месяце, когда он возьмет отгул, он отработает на 1 день меньше и вы оплатите то количество работы, которое он выполнит за этот месяц.

Увольнение в табеле не отмечается

Что нужно проставлять в табеле учета рабочего времени, если сотрудник уволился до окончания месяца?

— Ничего. Специального кода для такого случая не предусмотрено. В последний рабочий день сотрудника, то есть в день увольнения, в табеле нужно поставить явку (код «Я» или «01»).

Сколько должностей у совместителя — столько табельных номеров

Одного из работников оформили внутренним совместителем. Как отмечать в табеле его рабочее время, если по основной должности он трудится 8 часов в день, а по совместительству — 2 часа в день?

— Возможны такие варианты.

Вариант 1. Присвойте внутреннему совместителю два табельных номера и дважды вписывайте его в табель под этими номерами:

•как основного работника;

•как совместителя.

Отработанные сотрудником часы отмечайте в табеле по общим правилам по обеим должностям (и по основной, и по совместительству).

Вариант 2. Введите дополнительную строку в табель под одной фамилией, чтобы указывать отработанное время и по основному месту работы, и по совместительствуПисьмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0.

Рабочие часы в офисе в день командировки должны попадать в табель

Работник был в однодневной командировке и в этот же день поработал в офисе. Достаточно ли отметить в табеле командировку?

— Недостаточно.

Общие нормы ТК РФ требуют, чтобы труд был оплачен. На наш взгляд, это означает, что за выполнение трудовых обязанностей в день отъезда в командировку работнику полагается оплата. В вашей ситуации работнику нужно оплатить:

•полный день командировки из расчета среднего заработка;

•отработанные в офисе часы.

Для этих целей в табеле вы должны проставить:

•код служебной командировки («К» или «06»);

•код явки на работу («Я» или «01») и количество отработанных часов в этот день.

Работа в выходной день в командировке кодируется «вдвойне»

Работник находится в командировке. А в воскресенье, которое является выходным днем у нас в компании, ему пришлось там поработать. Как это правильно обозначить в нашем табеле учета рабочего времени?

— Из табеля должно быть видно, что работник:

•находился в командировке, чтобы можно было учесть командировочные;

•трудился в свой выходной, чтобы правильно посчитать ему повышенную оплату за работу в выходной день. Напомним, что этот день нужно оплатить не менее чем в двойном размере исходя из системы оплаты труда, установленной в организации. Если по желанию сотрудника за работу в выходной день он возьмет другой день отдыха, то работу в выходной день следует оплачивать в одинарном размерест. 153 ТК РФ; п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Средний заработок за этот день платить не надоп. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337 (п. 1).

Поэтому ставьте за отработанный в командировке выходной день два кодаПисьмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291:

•«К» или «06» без указания количества отработанных часов;

•«РВ» или «03» с указанием количества отработанных часов.

Не забудьте о том, что на привлечение к работе в выходной день в командировке должно быть оформлено письменное согласие работникаст. 113 ТК РФ; разд. 4 Рекомендаций Роструда, утв. 02.06.2014.