Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 декабря 2018 г.

Четыре вопроса о путевых листах

При любых перевозках или только при коммерческих?

Перевозки людей или грузов на автомобилях разрешаются только при условии оформления путевого листа (п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). За его отсутствие (в случаях, когда он обязателен) водителя оштрафуют на 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ)

И хотя перевозчиком признается компания (ИП), заключившая договор перевозки (п. 13 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ), сказанное касается не только специализированных автотранспортных организаций. По мнению Минтранса и Пленума ВС, обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства, распространяются также и на тех, кто перевозит грузы или пассажиров для собственных нужд (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26; Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ).

Такие положения предполагалось внести в Закон о безопасности дорожного движения. Однако в последний момент депутаты передумали и смягчили требования. Согласно новой редакции этого Закона, вступающей в силу 21.12.2018, «эксплуатационные» обязанности (в том числе оформление путевых листов) касаются только тех перевозок «для себя», при которых используются грузовики и автобусы (п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ (ред., действ. с 21.12.2018)).

Тем не менее безопасней оформлять путевой лист и при перевозках для собственных нужд на легковых автомобилях. Во-первых, в этих случаях медосмотр водителя все равно обязателен (п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ) и отметка в путевом листе поможет вам подтвердить, что вы выполнили это требование. Во-вторых, путевой лист понадобится для налогового учета, чтобы обосновать расходы.

На машину компании или на любые эксплуатируемые машины?

В требованиях безопасности дорожного движения определен критерий необходимости оформления путевого листа. Для этого важен факт использования автомобиля компанией или ИП для целей перевозки, а на каком основании вы этим автомобилем распоряжаетесь (собственность или аренда, в том числе аренда у работника), значения не имеет. В путевом листе предусмотрено указание сведений о собственнике или владельце (то есть в том числе арендаторе) автомобиля (подп. 3 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 (далее — Порядок заполнения путевых листов)).

Если работник просто использует личный автомобиль для служебных нужд и получает от компании компенсацию за использование личного имущества, то формально путевой лист не нужен. Даже графа «Собственник (владелец)» в путевом листе предусматривает указание либо названия компании, либо ф. и. о. предпринимателя (п. 5 Порядка заполнения путевых листов). Но если очевидно, что работник перевозит не личные вещи, а груз компании, то во избежание споров с ГИБДД путевой лист лучше оформить.

В отношении налогового учета отметим следующее. Компенсация учитывается в расходах по утвержденным нормам на основе соглашения с работником (ст. 188 ТК РФ; подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92). В ней, как считает Минфин, уже учтено возмещение затрат работника на ГСМ (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366), поэтому путевой лист для их подтверждения не обязателен. Но он не помешает, чтобы подтвердить обоснованность выплаты компенсации в целом (то есть что машина действительно использовалась работником в служебных целях).

Кроме того, путевые листы ранее требовал ПФР, утверждая, что при их отсутствии на сумму компенсации нужно начислять страховые взносы как на оплату труда. Но суды признавали такое требование неправомерным (Постановления 17 ААС от 08.12.2017 № 17АП-16511/2017-АКу; АС ВСО от 10.08.2016 № Ф02-3897/2016).

Стандартный бланк или собственная форма?

Принято считать, что компания может использовать типовые бланки Госкомстата (утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78) либо разработать собственную форму путевого листа для соответствующего вида автомобиля. Однако типовые бланки во многом уже не отвечают современным требованиям и не содержат все обязательные реквизиты путевого листа (пп. 3—7 Порядка заполнения путевых листов).

К примеру, путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма № 3) вообще не имеет необходимой графы о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя. А в отношении технического состояния машины в нем предусмотрена отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика. Тогда как должен быть текст «прошел предрейсовый контроль технического состояния» и подпись контролера (п. 8 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 06.04.2017 № 141 (далее — Порядок № 141); п. 16.1 Порядка заполнения путевых листов).

Таким образом, использование типовых форм влечет нарушение нормативных требований. Поэтому даже унифицированные формы можно лишь брать за основу. Их нужно дополнять необходимыми реквизитами.

Обязательные реквизиты	Особенности заполнения
Наименование и номер	—
Срок действия	•или дата использования (если путевой лист однодневный); •или даты начала и окончания использования (если путевой лист не однодневный)
Сведения о владельце машины	•для компании — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, телефон, регистрационный номер; •для ИП — ф. и. о., почтовый адрес, телефон, регистрационный номер
Сведения о машине	•тип и модель машины; •модель грузового прицепа (если он есть); •регистрационные номера машины и грузового прицепа (если он есть); •показания одометра при выезде из гаража и заезде в гараж; •дата и время выезда с места постоянной стоянки и заезда обратно; •дата и время проведения предрейсового контроля
Сведения о водителе	•ф. и. о.; •дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров

На каждую поездку отдельно или сразу на несколько?

По общему правилу путевой лист оформляется на 1 день или на иной срок в пределах месяца (п. 10 Порядка заполнения путевых листов). Однако эта норма несколько устарела и, вероятно, скоро будет откорректирована.

Дело в том, что в путевом листе обязательны отметки о предрейсовых техническом контроле автомобиля и медосмотре водителя (п. 16 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н; п. 8 Порядка № 141). При этом предрейсовый контроль делается до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки (п. 3 Порядка № 141), а предсменный (предрейсовый) медосмотр — перед началом рабочего дня (смены, рейса) (п. 4 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н).

В связи с этим Минтранс недавно разъяснил, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда автомобиля в рейс с места его постоянной стоянки, с проставлением отметок о предрейсовом медосмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния машины (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Таким образом, срок действия путевого листа ставится в зависимость от того, что считать рейсом. К примеру, если у водителя в течение дня два рейса и по завершении первого вы ставите отметку в графе «Время возвращения в гараж», то путевой лист вы таким образом закрываете. Следовательно, при выезде в тот же день в новый рейс необходим новый путевой лист с новыми отметками о предрейсовых техническом контроле и медосмотре. А если такую отметку ставить в конце дня (смены), то второй путевой лист не нужен.

В случаях, когда водитель выезжает в многодневный рейс, путевой лист с соответствующими отметками оформляется один раз, даже если длительность поездки превысит месячный срок.

Отметим, что поправки в Порядок заполнения путевых листов, которые готовит тот же Минтранс, содержат достаточно разумный подход в отношении ситуации с несколькими рейсами в течение 1 рабочего дня.

На наш взгляд, оформление одного путевого листа на несколько рейсов не будет нарушением, если вы включите в него дополнительные графы для каждого рейса, в том числе для отметок о медосмотре и техконтроле. Так, в недавно рассмотренном ВС деле предприниматель выписал своим работникам (водителям рейсовых автобусов) путевые листы на 2 дня. При этом медосмотр перед выездом в рейс согласно отметкам в путевых листах они проходили два раза, а предрейсовый техконтроль — только в первый рабочий день. За непроведение техконтроля во второй день ИП и был оштрафован (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). ВС признал штраф законным, поскольку путевой лист был оформлен не на многодневный рейс. При этом оформление одного путевого листа на два рейса не вызвало критики ни у проверяющих из Ространснадзора, ни у судей (Постановление ВС от 06.06.2018 № 12-АД18-4).

* * *

Многие медицинские компании сегодня предлагают такую услугу, как дистанционный медосмотр водителя. Он самостоятельно делает необходимые измерения с помощью специального терминала, а медработник анализирует их и высылает водителю путевой лист с электронной подписью. Однако нормативно такой способ медосмотра не закреплен, поэтому использовать его не совсем безопасно.