Четыре способа «спрятать» личные расходы директора | Журнал «Главная книга» | № 10 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2019 г.

Содержание журнала № 10 за 2019 г.
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
С ситуацией, когда директор оплатил свои покупки с расчетного счета компании и попросил «что-нибудь придумать» и «правильно это оформить», сталкивался не один бухгалтер. При этом компенсировать фирме потраченные на себя суммы руководитель не собирается. Рассмотрим налоговые последствия разных вариантов учета таких расходов.

Четыре способа «спрятать» личные расходы директора

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Способ 1. Маскировка личных трат шефа под расходы на нужды компании

Найдя подходящее обоснование личным тратам директора и имея документальное подтверждение, их списывают в налоговые расходы, а НДС по ним при наличии счета-фактуры принимают к вычету. Главное, чтобы такие покупки были оформлены на организацию (предупредите об этом директора) и можно было обосновать их необходимость для ее деятельности. В частности, это могут быть затраты:

на покупку имущества, если его можно использовать как в офисе, так и дома (например, это техника, мебель, автомобиль и т. д.). «Спрятать» такие расходы могут как общережимники, так и упрощенцы.

Обращаем ваше внимание, что если руководитель приобретет автомобиль или иное транспортное средство, то с его стоимости организации придется платить транспортный налогпп. 1, 2 ст. 358 НК РФ;

на отдых руководителя, если такую поездку «прикрыть», к примеру, переговорами с зарубежными партнерами или участием в каком-либо международном тренинге. В таком случае можно рискнуть и затраты на нее учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе представительских расходов. Не забудьте про лимит, в пределах которого их можно учесть, — 4% от расходов на оплату труда за отчетный/налоговый период, в котором проведено представительское мероприятиест. 255, подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731. Кстати, принять к вычету НДС по потраченным суммам также можно лишь в пределах «прибыльного» норматива и, разумеется, только при наличии счета-фактурып. 7 ст. 171 НК РФ.

И само собой, для учета таких расходов в качестве представительских придется подтвердить деловой характер поездки, собрав необходимые документы: программы мероприятий, в которых указаны место и срок их проведения, брошюры, отчет о представительских расходах, соответствующий приказ руководителя с обозначением в нем цели поездки и т. д.Письмо Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 Правда, учтите, что налоговики обычно тщательно проверяют эти документы, поэтому они должны быть в порядке и в полном комплекте.

При УСН учесть представительские расходы для целей налогообложения нельзя, так как их нет в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базып. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 23.03.2017 № 03-11-11/16982;

на обеды руководителя в компании друзей, если их «превратить» в деловые переговоры и учесть в составе представительских расходов аналогично затратам на отдыхподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ. Для этого следует запастись первичными документами из ресторана (чеками, накладными, актами и т. п.), а также оформить стандартный набор документов для подтверждения представительских расходов, в том числе отчет о проведенной «официальной» встрече, приказ о ее проведении и т. д.Письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288; ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 Очевидно, что в документах не должно быть слов «боулинг», «сауна», «бильярд» и т. п. Ведь на них налоговики при проверке точно обратят внимание.

И это далеко не весь список того, что на практике бухгалтеры умудряются «спрятать» в учете.

Если факт расходования денег фирмы на личные нужды босса всплывет в ходе проверки, то как минимум надо готовиться к немалым доначислениям по налогам и взносам

Если факт расходования денег фирмы на личные нужды босса всплывет в ходе проверки, то как минимум надо готовиться к немалым доначислениям по налогам и взносам

Обращаем ваше внимание, что НДФЛ и страховые взносы при «маскировке» расходов начислять не придется, так как по данным учета эти расходы не доход директора.

Но имейте в виду, если в ходе налоговой проверки обман вскроется, то возможны следующие варианты развития событий.

Вариант 1. Если налоговики не обнаружат имущество, учтенное как ОС, или оспорят обоснованность учтенных расходов, то они снимут эти расходы и вычет НДС по ним. В итоге общережимникам будут грозить доначисления по налогу на прибыль и НДС, а упрощенцам с объектом налогообложения «доходы минус расходы» — доначисления по «упрощенному» налогу, а также пени и штрафы.

Вариант 2. Если налоговикам удастся еще и выяснить, что под «скрытыми» расходами прячутся личные покупки директора, то они могут пойти по иному сценарию, согласно которому такие траты будут признаны доходом руководителя в натуральной форме. Эта ситуация обернется финансовыми потерями для организации на любом налоговом режиме, ведь она повлечет за собой:

доначисление страховых взносов, в том числе на травматизм, если налоговики расценят это как доход директора, полученный в рамках трудовых отношенийп. 1 ст. 420 НК РФ; ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Но на сумму взносов можно будет уменьшить:

налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, за который доначислены страховые взносы, или налоговую базу по налогу при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» за период уплаты доначисленных взносовподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290;

налог при УСН с объектом налогообложения «доходы» за период уплаты доначисленных взносов (но не более чем на 50%)п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ; Письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-11-06/2/51408;

единый налог на вмененный доход за период уплаты доначисленных взносов (но не более чем на 50%)Письма Минфина от 18.01.2018 № 03-11-11/2034; ФНС от 21.05.2018 № СД-4-3/9598@;

начисление пеней и наложение штрафов по НДФЛ. Ведь если компания не удержала НДФЛ при выплате дохода физлицу, пени и штрафы взыскиваются с нее как с налогового агента, а сам налог — с налогоплательщика (в нашем случае — с директора)Постановления Президиума ВАС от 26.09.2006 № 4047/06; Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57 (п. 2);

доначисление налога на прибыль/«упрощенного» налога (при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы»). Ведь расходы на личное потребление директора экономически необоснованнып. 1 ст. 252, п. 16 ст. 270, ст. 346.16 НК РФ;

доначисление НДС. Налоговики могут посчитать, что имела место безвозмездная передача имущества, работ или услуг от организации директору, а она облагается НДСподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ. Правда, в таком случае ранее заявленный к вычету НДС удастся отстоять, ведь при безвозмездной передаче вычет правомерен;

начисление пеней и наложение штрафов по вышеперечисленным налогам и страховым взносам.

Способ 2. Покупки оплатили, но никак не учли

В этом случае покупки директора тоже оформляются на организацию, но траты на их приобретение никак не отражаются в налоговом учете, то есть налоговая база по налогу на прибыль на них не уменьшается и НДС к вычету не принимается.

Однако и это не гарантирует того, что налоговики не проявят интерес к таким расходам. Если в ходе проверки выяснится, что расходы были понесены на благо директора, то, скорее всего, проверяющие доначислят компании страховые взносы, в том числе на травматизмп. 1 ст. 420 НК РФ; ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, и НДС с безвозмездной передачиподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ. Правда, в таком случае компания сможет заявить к вычету входной НДС с покупки (нужен счет-фактура продавца)подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ. И само собой, будут начислены пени и наложены штрафы по НДС, НДФЛ и страховым взносам (как в варианте 2 способа 1).

Способ 3. Оформление подотчета

Когда директор оплачивает свои покупки (оформляя их не на организацию) корпоративной картой или снимает с нее наличные, списанные со счета суммы поступают ему под отчет. То есть впоследствии он должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходование денежных средств. Срок сдачи документов компания определяет самостоятельно в ЛНА. Исключение — командировка. По возвращении из нее отчитаться о потраченных с карты суммах подотчетник должен в течение 3 рабочих днейп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Внимание

Если компания не будет ни предпринимать никаких мер по взысканию задолженности с директора, ни прощать долг, то такое бездействие может обернуться доначислением НДФЛ, начислением пеней и наложением штрафовПостановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12; АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Но в нашем случае авансового отчета с оправдательными документами нет и известно, что руководитель возвращать подотчетные суммы не будет. Как вариант, компания может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга руководителю. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением. Простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компаниип. 1 ст. 415 ГК РФ.

В целях НДФЛ сумма прощенного долга однозначно признается доходом директораПисьмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808. А значит, в день подписания соглашения о прощении долга следует исчислить НДФЛп. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ. Удержать его можно из любых доходов в денежной форме, причитающихся руководителю, в пределах 50% суммы выплатып. 4 ст. 226 НК РФ. Перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее следующего рабочего дняп. 6 ст. 226 НК РФ.

А вот со страховыми взносами, в том числе на травматизм, ситуация иная. Дело в том, что они начисляются вне зависимости от того, будет ли прощен долг или нет. Факт прощения долга влияет лишь на дату начисления взносов. Так, на невозвращенную подотчетную сумму начислять страховые взносы нужно на наиболее раннюю из датп. 5 приложения к Письму ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250; Письма Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609; Минфина от 16.11.2016 № 03-04-12/67082; УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@:

или на дату истечения 1 месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена;

или на дату списания задолженности, то есть на дату подписания соглашения о прощении долга.

Подробнее об этом читайте в , 2017, № 4.

В налоговые расходы включить сумму прощенного долга, разумеется, не получится ни общережимникам, ни упрощенцамп. 1 ст. 252, п. 16 ст. 270, п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль/«упрощенному» налогу (при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы») можно на страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную суммуподп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670.

Способ 4. Вручение подарка

Оплаченную за счет организации и оформленную на нее покупку можно передать руководителю в качестве дара. Для этого нужен договор дарения, составленный в письменной формепп. 2, 3 ст. 574 ГК РФ.

В таком случае облагать страховыми взносами, в том числе на травматизм, стоимость подарка не нужно, но только при условии, что его вручение не оформлено как поощрение за трудп. 4 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448.

А вот исчислить НДФЛ со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. в год, все же придетсяст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ. Удерживайте налог при очередной выплате денежного дохода директору, будь то зарплата, дивиденды (если директор является учредителем) или что-то еще. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% выплачиваемой суммып. 4 ст. 226 НК РФ. Если никаких выплат в текущем году директору уже не будет, то сообщите о невозможности удержания налога в свою налоговую инспекцию не позднее 1 марта следующего годаст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ.

И не забудьте начислить на рыночную стоимость подарка НДС, так как речь в этом случае идет о безвозмездной передачеподп. 1 п. 1 ст. 146, подп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ. Входной НДС с покупки можете принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика, оформленного на вашу организациюПисьма Минфина от 18.08.2017 № 03-07-11/53088, от 08.02.2016 № 03-07-09/6171.

Учесть в налоговых расходах стоимость подарка нельзяпп. 16, 21, 29, 42, 43 ст. 270, ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 20.01.2017 № 03-15-06/2437.

* * *

Спонсировать личные покупки директора можно не только оплачивая их с расчетного счета компании, но и оказав ему финансовую помощь, выдав необходимую сумму на личные нужды деньгами. О том, как это можно сделать, и о том, какие налоговые последствия повлечет за собой такая выдача, читайте в , 2019, № 4.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

2019 г.

2018 г.

2017 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам получить «коронавирусную» субсидию 12130 руб.?
Да, без проблем
Да, но сначала придрались к некорректным данным расчетного счета
Да, но пришлось открывать расчетный счет
Нет, потому что есть задолженность больше 3000 руб.
Нет, так как пострадавший вид деятельности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП указан как дополнительный
Нет, поскольку пострадавший вид деятельности не указан в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Нет, потому что мы не попали в список пострадавших отраслей
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
СплайнКонгресс_Такском
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»