Доходы и расходы при УСН: какие, когда и как учесть

Когда учесть расходы на выплату аванса работникам

Перечисляем зарплату работникам два раза в месяц. С аванса НДФЛ не удерживаем. Когда учесть в расходах этот аванс: в день перечисления или в последний день месяца?

— В день перечисления денегподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

ТК обязывает работодателя выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяцач. 6 ст. 136 ТК РФ. Выплату за первую половину месяца обычно называют авансом, но это не аванс в привычном понимании. Ведь работник должен получить как минимум все заработанное за полмесяца. Поэтому в книге доходов и расходов в день выплаты денег работникам надо записать: «Выплата заработной платы за первую половину месяца»Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-177.

Как оформить приобретение путевки для работника

Руководство решило некоторым работникам оплатить турпутевки. Слышали, что их стоимость можно учесть в расходах. Если можно, то как лучше это оформить?

— До 2019 г. стоимость путевок для работников и членов их семей нельзя было учесть в расходах. А теперь такое возможноподп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 24.2 ст. 255 НК РФ.

Для этого должны выполняться следующие условия:

•путевки приобретены для работников, их супругов, родителей, детей или подопечных в возрасте до 18 лет (до 24 лет, если они учатся очно);

•договор на реализацию туристского продукта заключен с туроператором или турагентом;

•отель, база отдыха, санаторий находятся на территории РФ.

Тогда в расходах можно учесть стоимость:

•перевозки по России к месту отдыха и обратно или по другому маршруту, указанному в договоре;

•проживания;

•питания — только если оно включено в стоимость проживания;

•санаторно-курортного обслуживания;

•проведения экскурсий.

Правда, затраты нужно нормировать. Лимит — не более 50 тыс. руб. в год на каждого работника или члена его семьи. А вся сумма расходов на отдых вместе с затратами на ДМС для работников или оплату медуслуг для них не должна превышать 6% от величины расходов на оплату трудап. 16 ст. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 25.01.2019 № 03-03-06/1/4054.

Если работник сам купит билеты и забронирует гостиницу, а организация возместит ему затраты, то учесть их не получится.

Включаются ли в расходы затраты на ведение налогового учета

ИП заключил договор с консалтинговой компанией на ведение налогового учета и сдачу отчетности. Можно ли учесть стоимость таких услуг при расчете налога?

— Налоговый кодекс позволяет упрощенцам включать в расходы оплаченную стоимость бухгалтерских, аудиторских и юридических услугподп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. А вот про оплату услуг по ведению налогового учета и сдаче налоговой отчетности ничего не сказано. Мы спросили об этом специалиста Минфина и получили такой ответ.

Вода для персонала, чай, кофе для клиентов: можно ли уменьшить налог на их стоимость

Мы закупаем питьевую воду для сотрудников и чай, кофе, сладости для клиентов. Можно ли учесть их стоимость?

— Перечень расходов для УСН закрытыйп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Затрат на питьевую воду для работников в нем нет, хотя обеспечение сотрудников питьевой водой и рекомендовано Минтрудомп. 18 Типового перечня, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н. Поэтому Минфин и налоговики считают, что такие расходы учесть нельзя. То же самое касается стоимости чая, кофе, сахара, соков, фруктов, горячих бутербродов для клиентовПисьма Минфина от 24.10.2014 № 03-11-06/2/53908, от 06.12.2013 № 03-11-11/53315; УФНС по г. Москве от 21.01.2011 № 16-15/005285@.

Но если такие затраты вам необходимы и суммы не копеечные, то можно попробовать учесть их в материальных расходах для производственных и хозяйственных нуждподп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Однако тогда будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Там можно указать, в частности, на то, что чай, кофе, сладости для клиентов — это проявление внимания и заботы о них. Так вы создаете доброжелательную атмосферу, располагаете клиентов к дальнейшему сотрудничеству и способствуете увеличению количества заключенных договоровп. 1 ст. 252 НК РФ.

Как отразить НДФЛ в книге доходов и расходов

НДФЛ с заработной платы перечисляем в бюджет не в день удержания, а на следующий. Как внести его в книгу доходов и расходов?

— НДФЛ, удержанный из зарплаты, учитывают в упрощенных расходах как часть оплаты трудаподп. 6, 22 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880. Но его отражают в книге доходов и расходов отдельной строкой.

В результате зарплату показывают так:

•сумму за минусом НДФЛ — в день ее выплаты работникам;

•удержанный НДФЛ — в день его перечисления в бюджет.

Отражать ли в расходах стоимость семинара в курортном городе

Руководство направило работника в курортный город на семинар. Можно ли учесть расходы на оплату такого семинара?

— Если семинар учебный, проводится в интересах организации и участие в нем принимают штатные работники, то его стоимость можно учесть в расходах по УСНподп. 33 п. 1 ст. 346.16, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Подтверждающими расходы документами будутПисьмо Минфина от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77:

•приказ руководителя о направлении работника на обучение;

•договор на обучение с российской организацией, имеющей лицензию на образовательную деятельность, или с иностранной образовательной организацией с программой семинара;

•документ о прохождении обучения — сертификат, акт об оказании образовательных услуг;

•платежные документы.

А вот расходы на консультационный семинар учесть нельзя. Их нет в перечне.

Расходы на проживание и проезд оформляют как командировочныеподп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Затраты на учебный семинар, оплаченные подотчетником, признают в расходах не ранее датып. 2 ст. 346.17 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2012 № 03-11-11/4:

•или утверждения авансового отчета, если по отчету нет задолженности перед подотчетным лицом;

•или погашения задолженности перед подотчетником, если по авансовому отчету образовался перерасход.

Можно ли списать на расходы НДС по счету-фактуре с ошибкой

Продавец выставил нам счет-фактуру на товар с неверной ставкой НДС, хотя сумма налога правильная. Можно ли учесть в расходах НДС по такому документу? Как отразить налог в книге доходов и расходов?

— Счет-фактура — документ налогового учета по НДС. Он важен для вычета. А поскольку упрощенцы НДС к вычету не принимают, то для включения входного налога в расходы счет-фактура не обязателенст. 169 НК РФ.

Но Минфин уверен в обратном: правильно оформленный счет-фактура необходимПисьмо Минфина от 24.09.2008 № 03-11-04/2/147. В то же время он напоминает, что продавец может и не выставлять счета-фактуры упрощенцу, если стороны письменно договорились об этомподп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ. Тогда записи в книге учета доходов и расходов делают на основании товарных накладных, платежно-расчетных документов, кассовых чеков или бланков строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой.

Чтобы у вас не было проблем с налоговиками, попросите поставщика выдать правильно оформленный счет-фактуру. А в дальнейшем письменно договоритесь с ним о несоставлении счетов-фактур.

Оплаченную сумму НДС укажите отдельной строкой в графе 5 раздела I книги учета доходов и расходов, но не единовременно, а так же, как и стоимость товаров, — по мере их реализацииПисьмо Минфина от 23.12.2016 № 03-11-11/77461 (п. 2).

Как учесть топливный сбор при приобретении материалов

Мы приобрели МПЗ, продавец выставил счет-фактуру и отдельной строкой указал топливный сбор с НДС — 20%. Что это за сбор? Как его учесть?

— Топливный сбор взимают при авиационных перевозках пассажиров и багажап. 9 Правил, утв. Приказом Минтранса от 25.09.2008 № 155.

В вашем случае это могут быть расходы на ГСМ или иные затраты продавца по доставке и транспортировке приобретенных материалов. Их можно включить в стоимость приобретенных материаловподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 254 НК РФ.

Когда учесть в доходах проценты по депозиту

У нас на остаток денег на расчетном и депозитном счетах в банке начислены проценты. Надо ли включать их в доходы и платить с них налог? И если да, то в какой момент?

— Проценты, начисленные на остаток денег на расчетном и депозитном счетах, — это ваш внереализационный доход на день поступления денег на расчетный счет. Документ-основание — банковская выписка по немуп. 1 ст. 346.15, п. 6 ст. 250, п. 1 ст. 346.17 НК РФ. Подчеркиваем, именно на расчетный счет для обоих видов процентов.

Это объясняется тем, что депозитный вклад оформляют договором банковского вклада, а не банковского счетап. 2 ст. 11 НК РФ; гл. 45, 44 ГК РФ. Условиями такого договора может быть предусмотрена капитализация процентов: они накапливаются на депозите, увеличивая сумму вклада. Распоряжаться процентами организация сможет только после перечисления денег с депозитного счета на расчетный. А при досрочном расторжении договора процентная ставка может быть снижена, и на расчетный счет, соответственно, придут проценты в меньшей сумме.

Как учитывать бесплатную «аренду»

Мы арендуем офис. По договору аренды арендная плата с нас не взимается. Возникает ли в этом случае у нас доход? И если да, как определить его сумму? Можно ли в этом случае учесть в расходах уплачиваемые нами коммунальные платежи?

— Если вы пользуетесь помещением бесплатно, то у вас должен быть оформлен договор ссуды, а не арендыгл. 36 ГК РФ. Для налоговых целей ссуда — безвозмездное получение имущественного права, а экономическая выгода от этого — внереализационный доходп. 1 ст. 346.15, ст. 249, п. 8 ст. 250, ст. 251 НК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98; Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42295.

Такой доход учитывают на последнее число каждого отчетного (налогового) периода, в течение которого организация пользуется офисом. Размер дохода равен наибольшей из двух величинп. 8 ст. 250, ст. 105.3 НК РФ; Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42295:

•или рыночной стоимости арендной платы, взимаемой за пользование аналогичным имуществом (без НДС). Ее можно рассчитать с помощью установленных методовгл. 14.3 НК РФ; п. 2 Обзора, утв. Президиумом ВС 16.02.2017;

•или сумме затрат на предоставление помещения в пользование по данным налогового учета ссудодателя.

Сумму дохода надо подтвердить документами. Это могут быть:

•справка, составленная самой организацией на основе доступной информации об арендной плате за такое же имущество (например, из СМИ);

•отчет привлеченного независимого оценщика;

•справка о затратах на предоставление помещения в пользование от ссудодателя.

На коммунальные расходы, если по договору их обязан оплачивать ссудополучатель, можно уменьшить налоговую базуст. 695 ГК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 260, подп. 3 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

В какой момент включить в доходы оплату по банковской карте

Покупатель оплатил товар банковской картой. На расчетный счет деньги поступили на день позже за минусом банковской комиссии. Когда и в какой сумме нужно отразить оплату в книге доходов и расходов?

— Признать в доходах нужно полную оплаченную стоимость товаров на дату поступления денег на счетп. 1 ст. 346.15 НК РФ. Уменьшать ее на сумму банковской комиссии нельзяПисьмо Минфина от 19.09.2016 № 03-11-11/54526.

Комиссия — это затраты на оплату услуг банка. Поэтому ее можно учесть в расходах, если у вас УСН с объектом «доходы минус расходы»подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В книге доходов и расходов на дату зачисления денег на расчетный счет сделайте две записи: укажите полную сумму за товар — в составе доходов и банковскую комиссию — в расходах. Основание — выписка банка.

Отражать ли в доходах возвращенный аванс

Мы заключили с исполнителем договор на оказание услуг и перечислили ему аванс. Но услуги оказаны частично, а оставшуюся часть аванса нам возвратили. Должны ли мы учесть эту сумму в доходах?

— Нет, ведь возвращенный авансПисьмо Минфина от 26.04.2019 № 03-11-11/30835:

•не учитывался в составе расходов при перечислении его исполнителю;

•не отвечает признакам дохода, так как не возникает экономической выгодып. 1 ст. 41 НК РФ.

Поэтому в книге доходов и расходов его отражать не надо.