Отпуска: делим, продлеваем, оформляем | Журнал «Главная книга» | № 16 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 августа 2019 г.

Содержание журнала № 16 за 2019 г.
АКТУАЛЬНО ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
М.А. Кокурина,
старший юрист
Работодатель не может насильно отправлять сотрудников в отпуск, если, допустим, по каким-то обстоятельствам работник не может пойти в отпуск по графику. Если перенос отпуска по просьбе работника не скажется негативно на работе компании, руководство вправе разрешить перенос и внести изменения в график отпусков. Но вот следить за тем, чтобы предоставляемое время отдыха было правильно разбито на части, обязан именно работодатель.

Отпуска: делим, продлеваем, оформляем

Отпуск никогда не сгорает

У сотрудников накопились отпуска за предыдущие годы по 18—22 дня. Как правильно поступить: отпустить их в текущем рабочем году только на 28 календарных дней, а остатки предоставить при увольнении? Или выплатить деньги за неотгулянные отпуска (так руководитель предлагает), чтобы они не сгорели?

— Неверны оба варианта, потому что:

работодатель обязан предоставить работнику весь отпуск продолжительностью 28 календарных дней в годуст. 115 ТК РФ; Решение Пензенского облсуда от 15.12.2016 № 7-505/2016;

ни один день отпуска не сгорает независимо от того, сколько лет назад он должен был быть предоставленПостановление КС от 25.10.2018 № 38-П;

по общему правилу, деньгами можно заменить только часть отпуска, превышающую за год 28 календарных дней. Например, если у работника есть дополнительный отпуск за ненормированный рабочий деньстатьи 126, 119 ТК РФ;

при увольнении работник не обязан отгуливать оставшиеся дни, он вправе получить компенсацию за оставшиеся дни любого отпуска деньгами.

Следите за тем, чтобы у работников не накапливалось много неотгулянных отпусков. Ведь их все равно придется предоставить. Либо выплатить крупную компенсацию при увольнении за все неиспользованные дни отпуска

Следите за тем, чтобы у работников не накапливалось много неотгулянных отпусков. Ведь их все равно придется предоставить. Либо выплатить крупную компенсацию при увольнении за все неиспользованные дни отпуска

Кроме того, все отпуска уже должны были быть запланированы у всех «старых» работников в графике отпусков, составляемом заранее до начала очередного календарного годаст. 123 ТК РФ. Если у вас его нет или он не заполнен в части запланированных отпусков по всем числящимся у вас сотрудникам — это нарушение трудового законодательства, за которое трудинспектор оштрафуетч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Наиболее приемлемый вариант сейчас — это предоставлять отпуска частями, чтобы как можно быстрее отдать работникам долги по отпускам. Для этого:

возьмите у работников письменные заявления, содержащие указание на длительность и время предоставления отпусков. Допустим, отпуск летом на 28 дней, затем зимой на 20 дней;

внесите указанные в заявлениях даты и периоды отпусков в график в графы 5 (количество календарных дней отпуска) и 6 (запланированная дата отпуска);

заполните графу 7 (фактическая дата отпуска), когда работник уйдет в отпуск в реальности. При этом, если новым заявлением кто-то из работников изменит продолжительность или дату начала отпуска по сравнению с теми, которые вы ранее внесли в график, заполните графы 8 и 9 (основание перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска) графика. Допустим, сотрудник возьмет 21 день летом и 12 дней зимой.

Оставшиеся дни отпуска не забудьте перенести в график отпусков на 2020 г.

Работодатель обязан отслеживать, на какие части разбивается отпуск

В случае когда сотрудник уходит в непрерывный отпуск на 12 дней, а не на 14, может ли нас оштрафовать трудовая инспекция, если он сам захотел уйти в отпуск на столько дней? При этом остальные дни отпуска раздробятся, но все части будут меньше 14 дней.

— Да, вас могут оштрафовать. Норма о длительности одной из частей отпуска не менее 14 дней обязательна и для работника, и для работодателяст. 125 ТК РФ. Поэтому вы обязаны следить, чтобы:

в график отпусков при дроблении отпуска была внесена хотя бы одна часть не менее 14 дней;

заявление о предоставлении отпуска работник писал на такое же количество дней.

Вы вправе требовать от работника соблюдения норм закона, поэтому настаивайте на том, чтобы он:

переписал заявление на отпуск исходя из его продолжительности 14 дней;

на 2 календарных дня раньше ушел в отпуск или позже вернулся из него. Выплатите отпускные за 14 дней и в табеле проставьте отпуск такой же продолжительности. Если сотрудник, допустим, явится на рабочее место через 12 календарных дней без вашего согласия, он еще 2 дня будет считаться находящимся в отпуске.

В приказе об отпуске рабочие годы можно объединить

У сотрудника за период работы с 02.05.2017 по 01.05.2018 осталось 4 дня, за период с 02.05.2018 по 01.05.2019 — 3 дня. Он сейчас собирается в отпуск на 21 день. Как в приказе по форме Т-6 отразить, что отпуск состоит из нескольких частей за разные годы?

— В вашей ситуации отпуск предоставляется работнику за 3 рабочих года, следующих подряд. Поэтому укажите в приказе о предоставлении отпуска такой единый период в строке «за период работы».

за период работы с «02» мая 2017 г. по «01» мая 2020 г.

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на  21  календарных дней

с «05» августа 2019 г. по «25» августа 2019 г.

Если рабочие годы, за которые работник берет отпуск, следуют не друг за другом, можно записать их, например, каждый отдельной строкой. Ошибкой это не считается.

Два заявления для одного отпуска подходят не всем

В июле сотрудник написал заявление на отпуск на 30 календарных дней с 29 июля 2019 г. За 4 дня до отпуска я посчитала и выплатила отпускные и провела их июлем. А позже увидела, что случайно сделала приказ и оплатила не 30, а 28 дней по привычке. Как мне теперь исправить эту ошибку? Сотрудник в отпуске 30 дней, и раньше выходить он не будет.

— Самый безопасный вариант такой:

издать приказ об отпуске на 30 календарных дней;

оформить в свободной форме бухгалтерскую справку об ошибке;

выплатить недостающую сумму отпускных и компенсацию, рассчитанную исходя из этой суммы начиная с 25 июля (с крайнего дня, когда должны были быть выплачены отпускные к отпуску, начавшемуся с 29 июля).

Откуда россияне берут деньги на отпуск

Вместе с тем если у вас не скандальный сотрудник и он не работает в каких-то особых условиях (например, на вредной или опасной работе с вероятностью травматизма на производстве), то можно попробовать договориться с ним. Скажите, что вы сейчас доплатите сумму отпускных, а от него потребуется переписать заявление — написать два заявления на отпуск:

на 28 календарных дней;

на 2 дня.

При согласии сотрудника действуйте так.

Если вы обнаружили ошибку не позднее 22 августа (не позднее чем за 3 календарных дня до второго двухдневного отпуска), то:

издайте приказ о предоставлении отпуска с 26 августа на 2 календарных дня;

выплатите отпускные за них.

Если вы обнаружили ошибку уже позднее, то можно оформить такой же приказ об отпуске, но отпускные за 2 календарных дня безопаснее выплатить с компенсацией за их задержку.

Не забудьте при этом внести в график отпусков даты обоих отпусков сотрудника по вашим приказам.

Исключаемые периоды не меняют длительность расчетного периода для отпускных

Сотрудник пойдет в отпуск в августе 2019 г. на 17 дней. Август, сентябрь и октябрь 2018 г. он был в оплачиваемом отпуске (текущий отпуск + отгуливал за прошлые периоды). За полностью отработанные 9 месяцев у него заработано 270 000 руб. Расчетным периодом будут 9 месяцев?

— Нет. Расчетный период, как и в общем случае, у вас 12 месяцев (с 1 августа 2018 г. по 31 июля 2019 г.). Но поскольку он отработан не полностью, вы должны действовать так.

Шаг 1. Посчитайте средний дневной заработок с учетом отработанного времени. То есть по формулепп. 5, 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок вашего работника составляет 1 023,89 руб. (270 000 руб. / (29,3 х 9 мес.)).

Шаг 2. Посчитайте отпускные в общем порядке. У вашего работника они будут равны 17 406,13 руб. (1023,89 руб. х 17 календ. дн.).

Выход из «детского» отпуска делает требование об отпуске «в удобное время» необязательным

Сотрудница после отпуска по уходу за ребенком вышла на работу 5 августа, поработала неделю, затем ушла на больничный на неделю, вышла с больничного и собирается в отпуск с 26 августа. Какой расчетный период брать для расчета отпускных?

— По общему правилу, для отпуска, начинающегося в августе 2019 г., расчетным периодом является время с 1 августа 2018 г. по 31 июля 2019 г. включительно. Но ваша сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком все это время, дохода для отпускных у нее не было.

Поэтому смотрите, в каком последнем месяце у сотрудницы были отработанные дни и зарплата. Например, это календарный месяц перед месяцем, в котором она ушла в отпуск по беременности и родам. Тогда расчетным периодом будут 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором женщина оформила отпуск по беременности и родамп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922; Письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972.

Кстати, обратите внимание, был ли предусмотрен отпуск сотрудницы графиком отпусков или нет. Если она не является матерью троих или более детей в возрасте до 12 лет и в график при его составлении ее отпуск еще не включали, то вы не обязаны предоставлять отпуск по требованию работницы. Ведь матери одного или двоих детей вы обязаны дать отпуск только непосредственно после окончания:

или отпуска по беременности и родам;

или отпуска по уходу за ребенкомстатьи 260, 262.2 ТК РФ.

А ваша сотрудница уже вышла на работу после таких отпусков. Поэтому отдых в удобное для нее время по ее желанию ей теперь не положен.

Продление оплачиваемого отпуска может сокращать «детские» отпуска

Работница находится в ежегодном отпуске со 2 по 26 июля включительно. Ей выписали больничный с 9 июля до 7 августа включительно. При продлении ее отпуска на дни больничного она должна будет выйти 26 августа. Но с 22 августа у нее больничный по беременности и родам. Что делать с 4 днями оплаченного отпуска, которые попадают на отпуск по беременности и родам?

— Наиболее простой вариант — это продлить оплачиваемый отпуск работницы:

или после больничного по нетрудоспособности, то есть попросить ее написать заявление на отпуск по беременности и родам не с 22 августа, а с 26 августа;

или после отпуска по беременности и родам (перед отпуском по уходу за ребенком до полутора лет). То есть попросить ее написать заявление на отпуск по уходу за ребенком по прошествии 4 дней с даты окончания отпуска по беременности и родам.

В обоих случаях вам не нужно ничего пересчитывать. Но «детские» отпуска сократятся на 4 дня, и работница не обязана соглашаться на такое продление оплачиваемого отпуска. Хотя бы из-за того, что, к примеру, пособие по беременности родам за 4 дня может оказаться больше суммы отпускных за 4 дня. Настаивать вы не вправе.

При несогласии работницы и с учетом того, что отпускные ей были начислены и выплачены в июне, вам нужно будет:

попросить ее написать заявление такого содержанияПисьмо Минтруда от 20.09.2016 № 14-2/В-899:

В связи с тем что за период с 02.07.2019 по 22.08.2019 я использовала 21 календарный день ежегодного основного отпуска из заявленных мною и оплаченных 25 календарных дней, прошу перенести 4 дня неиспользованного отпуска на период после окончания отпуска по уходу за ребенком.

выплатить пособие по беременности и родам за вычетом суммы отпускных, выплаченных сотруднице за 4 дня;

О возврате переплаты по НДФЛ и взносам в связи с выплатой отпускных за неотгулянный отпуск читайте:

2018, № 1

пересчитать НДФЛ и взносы с переплаченной суммы отпускных за 4 дня;

подать уточненный расчет 6-НДФЛ и расчет по взносам, указав за июнь сумму налога и взносов за минусом суммы, полагающейся за 4 дня неотгулянного отпуска.

Когда работница определится с переносом оставшихся 4 дней отпуска, рассчитайте за них отпускные заново, исходя из другого расчетного периода.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отпуска»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Каникулы для ИП
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Воспользовались ли вы программой туристического кешбэка за отдых в России?
Да, нам удалось «урвать» путевку с компенсацией
Нет, отдых в России оплатили из «своего кармана»
Нет, предпочли российскому отдыху заграничный
Нет, решили провести отпуск дома/на даче
Нет, отпуска не было и пока не предвидится
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
РеспектЮ-Софт
Содержание
Нужное