Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 февраля 2019 г.

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Бывает, директор компании приходит в бухгалтерию с поручением выдать ему деньги на личные нужды. При этом возвращать организации эти суммы он не собирается. Как оформить и как учесть такую финансовую помощь руководителю в налоговом учете? Есть несколько вариантов. Сразу оговоримся, что речь в статье пойдет только про налоговые последствия.

Как выдать директору деньги на личные нужды

Вариант 1. Премия

Этот способ сработает только при условии документального обоснования назначения премии. Законодательно лимиты для размеров премий не установлены, работодатель вправе сам решать, кого и какой суммой премировать.

Если премиальные выплаты за трудовые результаты документально оформлены правильно и имеются все основания для их назначения, то учесть в налоговых расходах эти суммы можно как при ОСН, так и при УСН с объектом «доходы минус расходы»п. 2 ст. 255, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Причем негосударственные компании могут выплачивать производственные премии директору более внушительные, чем рядовым сотрудникамстатьи 22, 135, 145, 191 ТК РФ.

Обращаем ваше внимание, выплачивать премии руководителям могут даже убыточные компании. Само по себе наличие убытков не делает расходы на выплату премий директору необоснованнымип. 1 ст. 252 НК РФ. Все зависит от конкретных обстоятельств. Налоговики, конечно, придраться к такой выплате могут, засомневавшись в обоснованности расходов на ее выплату, но если дело дойдет до суда, то шансы выиграть спор у компании есть. Главный аргумент в такой ситуации: налоговики не вправе оценивать эффективность работы директора и решать, достоин он премии или нет. Это право компании.

Чтобы подтвердить, что выплата действительно является премией, необходимо иметь три документаПисьма Минфина от 18.02.2016 № 03-05-05-01/9022; ФНС от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165:

•документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий в организации, в котором, в частности, должны быть указаны основания начисления премии, показатели, учитываемые при ее назначении, порядок расчета и т. д. Это может быть коллективный договор или локальный акт (например, положение об оплате труда либо о премировании). Отсылка к этому документу обязательно должна присутствовать в трудовом договоре, заключенном с директором. Либо же порядок премирования может быть прописан непосредственно в самом трудовом договоре. Как оформить порядок премирования, решать вам;

•документ, подтверждающий выполнение директором условий премирования (например, служебная записка о достижении заданных показателей или расчет суммы премии);

•приказ директора о выплате ему премии.

О нюансах выплаты премии директору читайте:

2017, № 15

Для выплаты премии наемному директору (руководителю компании, не входящему в состав ее участников либо не являющемуся единственным учредителем), в случае если у него нет документально подтвержденного права выписывать себе премии по своему усмотрению, потребуется еще и письменное согласие собственников компании или уполномоченных ими лиц на выплату премиальныхп. 4 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; Постановления АС ВВО от 17.07.2018 № Ф01-2685/2018; АС СЗО от 10.06.2016 № Ф07-3687/2016. В качестве такого согласия может выступать, в частности, решение общего собрания участников или совета директоров о назначении премии руководителю. Кстати, согласовывать в таких случаях с собственниками бизнеса нужно любые доплаты в пользу директора, а не только премиальные.

Обратите внимание, что учесть в составе налоговых расходов премию руководителю — единственному участнику можно только в том случае, если с ним заключен трудовой договорПисьма Минфина от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, от 22.06.2015 № 03-03-06/1/35978.

И, само собой, сумму премии придется включить в базу по взносам (в том числе на травматизм) и удержать из нее НДФЛподп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 210 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125); Письмо Минфина от 25.10.2018 № 03-15-06/76608.

Вариант 2. Денежный подарок

Деньги могут выступать в качестве подарка, это не запрещеност. 575 ГК РФ. Кого и в каком размере одаривать — остается на усмотрение компании. Главное, чтобы передача денег была оформлена письменно договором даренияп. 2 ст. 574 ГК РФ. Выплаты, оформленные таким договором, не включаются в базу, облагаемую страховыми взносами (в том числе на травматизм). Но только при условии, что подарок не связан с выполнением работником своих трудовых обязанностей (то есть не является поощрением за труд) — это должно прямо следовать из документов, которыми в организации оформляется решение выдать подарокподп. 1 п. 1, п. 4 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448; Постановление АС СЗО от 22.03.2017 № Ф07-1076/2017.

Безвозмездная передача денег не подпадает под НДС. А вот обложить НДФЛ стоимость подарков, превышающую 4000 руб. в год, все же придетсяп. 28 ст. 217 НК РФ. В день выплаты подаренных денег удержите из них НДФЛ и перечислите его в бюджет не позднее следующего рабочего дняп. 6 ст. 6.1, пп. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Учесть подаренные суммы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль/«упрощенному» налогу, увы, нельзяп. 16 ст. 270, ст. 346.16 НК РФ.

Вариант 3. Матпомощь

Этот способ выдачи денег с точки зрения налогообложения более затратный по сравнению с денежным подарком, но тем не менее имеет место. А вся разница в том, что матпомощь не облагается страховыми взносами только в сумме, не превышающей 4000 руб. за календарный год. Причем этот лимит включает в себя матпомощь по всем основаниям, кроме матпомощи, выплаченной при рождении ребенка, и матпомощи, которая вообще взносами не облагается (например, оказываемая в связи со смертью члена семьи)подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ. С суммы, превышающей 4000 руб., взносы (в том числе на травматизм) начислить придетсяп. 1 ст. 420, подп. 11 п. 1 ст. 422, п. 1 ст. 423 НК РФ; п. 1 ст. 20.1, подп. 12 п. 1 ст. 20.2, п. 1 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ. С этой же суммы нужно исчислить и удержать НДФЛп. 28 ст. 217 НК РФ.

В налоговые расходы включить материальную помощь нельзяп. 23 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому признать в расходах общережимникам и упрощенцам с объектом налогообложения «доходы минус расходы» удастся только сумму страховых взносовподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В общем, сплошные издержки.

А с учетом того, что перед выплатой матпомощи нужно еще и определиться с основанием для ее назначения, этот способ придется по вкусу далеко не всем.

Вариант 4. Выдача денег под отчет

Когда подойдет к концу установленный в организации срок нахождения денег у подотчетника, можно оформить «возврат» от директора старой суммы как неистраченной и «выдать» ему ее опять якобы на хозяйственные нужды компании. И так до бесконечности. Первоначально выдать деньги руководителю можно как в наличной, так и в безналичной форме, а вот в дальнейшем «возврат» и новую «выдачу» лучше проводить наличкой, оформляя ПКО и РКО, поскольку реального движения денежных средств не будет.

Гонять подотчетные суммы туда-обратно, конечно, не совсем правильно. Хотя директору может понравиться эта идея

Скажем сразу: вариант небезопасный. При проверке налоговики могут решить, что выданные под отчет деньги в действительности не предназначались для расходования на хозяйственные цели и намерения возвращать их не было. Тогда такой «затянувшийся» подотчет они, вероятно, признают личным доходом директора и предъявят организации претензии по неудержанию НДФЛ и неначислению страховых взносов, попутно начислив пени и выставив штрафы. Судьи, скорее всего, налоговиков поддержатПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 (п. 5); Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609; Постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12; АС ВВО от 23.01.2018 № Ф01-6071/2017; АС УО от 09.08.2018 № Ф09-4512/18; АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016. Подробнее — , 2017, № 4.

Если закрыть долг по подотчетным суммам авансовым отчетом руководителя вообще без подтверждающих документов, проблем только прибавится. Ведь если не подтвержденные нормальными документами затраты вы учтете в налоговых расходах, то в случае налоговой проверки компании гарантированы претензии не только по зарплатным налогам, но и по налогу на прибыль/«упрощенному» налогу. Причем, помимо начисления недоимки по налогам и взносам, организации будут грозить еще штрафы и пени. Подробнее — , 2018, № 9.

К тому же за проведение фиктивных операций налоговики могут оштрафовать бухгалтера на сумму от 5000 до 10 000 руб. как за грубое нарушение правил бухучета (правда, только через суд)ч. 1 ст. 15.11, ст. 23.1, подп. 5 п. 2 ст. 28.3, п. 1 ст. 28.8 КоАП РФ; п. 24 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

Вариант 5. Заем

Этот способ предоставления денег директору подойдет только в качестве разовой меры, а не как постоянная форма предоставления финансовой помощи. Оформить процентный заем или беспроцентный — решать директору. В любом случае при применении метода начисления по налогу на прибыль заплатить налоги придется или директору, или компании.

Если оформить беспроцентный заем или заем со ставкой менее 2/3 ключевой ставки ЦБ, то нужно будет ежемесячно считать НДФЛ с матвыгоды от экономии на процентах и удерживать налог при ближайшей выплате денег директоруподп. 1 п. 1, подп. 1 п. 2 ст. 212, подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Если оформите процентный заем, то в целях налога на прибыль проценты по договору нужно будет признавать в составе доходов организации на конец каждого месяца в течение всего срока действия договора займапп. 3, 4 ст. 328, п. 6 ст. 271 НК РФ. То есть получается, что доход для целей налогообложения прибыли у компании возникает в любом случае, даже если фактически проценты директор ей не заплатит.

А вот компании, которые применяют кассовый метод по налогу на прибыль или находятся на УСН, учитывают проценты в налоговых доходах только после того, как они фактически погашенып. 3 ст. 328, п. 2 ст. 273 НК РФ. Соответственно, выдав заем на длительный срок или периодически продлевая срок действия договора, уплату налога можно отложить на долгое время, если не навсегда. А если выдать заем со ставкой больше 2/3 ключевой ставки ЦБ, то у директора не возникнет матвыгоды от экономии на процентах, а значит, платить НДФЛ с нее ему не придется.

Тело займа, выданного директору, как при ОСН, так и при УСН в налоговых расходах не учитываетсяп. 12 ст. 270, п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Директор забирает из компании деньги, как из собственного кармана? Тогда пора разбираться с тем, как вы будете их учитывать

Итак, с налоговыми последствиями, которые возникают во время действия договора, разобрались. Что делать дальше? Ведь директор возвращать заем не собирается. Здесь возможны следующие случаи.

Случай 1. Компания прощает долг директору. Оформляют это обычно либо соглашением о прощении долга, либо договором дарения денежных средств. При этом простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компаниип. 1 ст. 415 ГК РФ.

При прощении долга у директора возникает доход в виде суммы прощенного долга по договору займа (тела займа и процентов, если они предусмотрены договором)п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ. С этой суммы исчислите НДФЛ в день подписания соглашения о прощении долга или договора дарения по ставке 13% (если директор — нерезидент, то по ставке 30%)Письма Минфина от 30.01.2018 № 03-04-07/5117; ФНС от 08.02.2018 № ГД-4-11/2419@.

Если директору был выдан заем беспроцентный или со ставкой менее 2/3 ключевой ставки ЦБ, в месяце прощения долга нужно будет на последнее его число исчислить НДФЛ с матвыгодып. 1 ст. 41 НК РФ. Рассчитайте ее только за те дни этого месяца, в которые договор займа действовалподп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Удержите налог из ближайших денежных выплат дохода руководителю. Если таких выплат в текущем году у директора уже не будет или их не хватит, чтобы удержать весь НДФЛ, то сообщите о невозможности удержания налога в свою налоговую инспекцию не позднее 1 марта следующего годаст. 216, пп. 4, 5 ст. 226 НК РФ. Помните, что удержать НДФЛ можно только в сумме, не превышающей 50% выплачиваемого директору деньгами доходаабз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ.

Начислять страховые взносы (в том числе на травматизм) на сумму прощенного долга не нужноп. 4 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ; Письмо ФНС от 26.04.2017 № БС-4-11/8019. Но имейте в виду, что систематическая выдача директору займа с последующим прощением долга может быть расценена налоговыми органами как получение необоснованной налоговой выгоды. Это грозит доначислением взносов, пеней и штрафовПисьмо ФНС от 30.05.2018 № БС-4-11/10449@.

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль сумму прощенного долга учесть в расходах вы не сможетеп. 16 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 22.05.2018 № 03-03-06/1/34203. А вот включить во внереализационные доходы проценты, начисленные за месяц, в котором долг будет прощен, при применении метода начисления напоследок придетсяп. 6 ч. 2 ст. 250, п. 4 ст. 328, пп. 1, 6 ст. 271 НК РФ. Для этого признайте доход в сумме процентов, начисленных согласно договору займа за период с 1-го числа этого месяца по дату прощения долга (включительно).

Организации на УСН учесть в расходах сумму прощенного долга также не могутп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но в отличие от компании на ОСН, упрощенцы при прощении займа не полученные по нему проценты включать в налоговые доходы не должныПисьмо Минфина от 31.05.2016 № 03-11-06/2/31354.

Случай 2. Компания признает долг директора безнадежным. Для этого по окончании срока, на который выдан заем, начинают отсчет срока исковой давности, а по его истечении списывают в налоговые расходы по налогу на прибыль сумму долга как безнадежную дебиторскую задолженностьподп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ; Письмо Минфина от 20.06.2018 № 03-03-06/1/42047. Но прежде чем это сделать, подготовьте ответ на вопрос: с какой целью этот заем выдавался? Потому что налоговики при проверке, скорее всего, зададут его вам, ведь списываемые в состав безнадежных долгов расходы должны быть обоснованнымип. 1 ст. 252 НК РФ.

При этом компания вправе включить неполученные проценты, признанные в налоговых доходах в прошлых периодах, в состав внереализационных расходов в том периоде, в котором задолженность по этим процентам признана безнадежной к взысканиюПисьмо Минфина от 15.11.2005 № 03-03-04/2/116.

На УСН безнадежную дебиторскую задолженность в расходах учесть нельзяПисьмо Минфина от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909.

При списании безнадежного долга в связи с истечением срока исковой давности придется исчислить НДФЛ, причем даже в случае, если с директором не подписан какой-либо документ, свидетельствующий о прекращении долговых обязательств. А все потому, что директор и компания являются по отношению друг к другу взаимозависимыми лицамипп. 7, 2 ст. 105.1, подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Страховые взносы (в том числе на травматизм) начислять не нужност. 420 НК РФ; ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ. Ведь договор займа — это такой гражданско-правовой договор, выплаты по которому взносами не облагаютсяп. 4 ст. 420 НК РФ. Но если списывать долги директора по займу как безнадежные регулярно, то претензии со стороны налоговых органов не исключеныПисьмо ФНС от 30.05.2018 № БС-4-11/10449@.

* * *

Если директором компании является ее собственник, то, возможно, лучшим и наиболее безопасным способом предоставления ему денег будет более частая выплата дивидендов. Ведь закон позволяет их выплачивать не только по окончании года, но и по итогам промежуточных отчетных периодов: I квартала, полугодия, 9 месяцевп. 1 ст. 28 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 1 ст. 42 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ. Правда, воспользоваться этим вариантом можно только тогда, когда у вас есть нераспределенная прибыль. При выплате дивидендов нужно будет удержать только НДФЛп. 3 ст. 214 НК РФ. Страховые взносы, включая взносы на травматизм, на дивиденды не начисляютсяп. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ.