Бесконечные вопросы про справку 2-НДФЛ

В справке указывают налоговый статус работника на 31 декабря

На 31.12.2018 у работника был статус нерезидента. А на момент выплаты зарплаты за декабрь (09.01.2019) у него уже статус резидента РФ. С каким статусом сдавать в ИФНС справку 2-НДФЛ за 2018 г. на этого работника?

— ФНС и Минфин неоднократно разъясняли, что определять статус (резидент/нерезидент) нужно на каждую дату получения дохода работником. А вот окончательный статус надо определять по итогам налогового периода (года). Именно на 31.12 нужно смотреть, пробыл человек в этом календарном году в общей сложности 183 дня на территории РФ или нет. Если нет, то его статус — нерезидент, а значит, все доходы за этот год следует облагать по ставке 30%Письма Минфина от 23.05.2018 № 03-04-06/34676, от 27.02.2018 № 03-04-06/12086; ФНС от 06.09.2016 № ОА-3-17/4086.

В справках 2-НДФЛ также нужно указать тот налоговый статус работника, который определен по итогам года. Поскольку в вашем случае по состоянию на 31.12.2018 у работника был статус нерезидента, то в поле «Статус налогоплательщика» укажите цифру 2п. 3.5 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ (приложение № 1), утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Порядок заполнения); Письма Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46690; ФНС от 15.03.2016 № БС-4-11/4273@.

Тот факт, что в январе 2019 г. на момент выплаты зарплаты за декабрь 2018 г. работник уже стал резидентом РФ, для налогообложения доходов 2018 г. никакого значения не имеет. Ведь дата получения дохода в виде зарплаты — это последний день месяца, за который она начислена (независимо от даты выплаты)п. 2 ст. 223 НК РФ.

За сдачу бумажных справок вместо электронных ответственности нет

Общая численность сотрудников — более 500 человек. Но справки с признаком «2» надо подать на 30 человек. По техническим причинам сдать их в электронном виде в срок не позднее 01.03.2019 не получится. Можно ли сдать в налоговую справки с признаком «2» на бумаге лично?

— На бумаге справки 2-НДФЛ можно представлять только в том случае, если за 2018 г. вы выплачивали доходы 24 физлицам и менее. А при выплате доходов 25 гражданам и более обязательна отправка справок по ТКСп. 2 ст. 230 НК РФ. Причем этот порядок единый как при представлении справок с признаком «1» в срок не позднее 1 апреля 2019 г., так и при представлении справок с признаком «2» (в связи с невозможностью удержать налог) не позднее 1 марта 2019 г.

В то же время штраф за нарушение способа подачи справок в НК не установлен. Он есть только за нарушение способа подачи деклараций и расчетовст. 119.1 НК РФ. Но, несмотря на это, идти лично в ИФНС с бумажными справками на 30 человек мы не советуем. Наверняка у вас их не примут.

Кстати, к бумажным справкам нужно обязательно составить сопроводительный реестр в двух экземплярахп. 7 Порядка представления формы 2-НДФЛ (приложение № 4), утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Лучше справки на бумаге и реестры отправьте по почте заказным письмом с описью вложения. В этом случае датой представления справок в ИФНС будет считаться дата их отправки почтовым отправлениемпп. 3, 4 Порядка представления формы 2-НДФЛ (приложение № 4), утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. И отказать в приеме налоговики уже не смогут. Так вы избежите штрафа за несвоевременное представление справок 2-НДФЛ (200 руб. за каждую справку)п. 1 ст. 126 НК РФ. Ведь случаи, когда отчетность на бумаге, поданная вместо отчетности в электронной форме, не считается представленной, прямо оговорены в НК (например, в отношении деклараций по НДСп. 5 ст. 174 НК РФ).

В 2-НДФЛ не показывают излишне удержанный налог, если его вернули до сдачи справок в ИФНС

Сотрудник получает вычеты на троих детей. В июне 2018 г. он перевелся на 0,5 ставки и доход у него снизился. За январь — май 2018 г. был удержан НДФЛ. А с июня вычеты стали превышать доход. По итогам года удержанный НДФЛ превысил начисленный. В декабре от сотрудника не было заявления на возврат налога. Можем ли сообщить сотруднику, чтобы он обратился в налоговую за возвратом НДФЛ? Как заполнить 2-НДФЛ в этом случае?

— Нет, отправлять работника за вычетом в инспекцию не следует. И если строго следовать нормам НК, то в декабре от работника и не должно быть заявления на возврат налога.

Дело в том, что окончательную сумму излишне удержанного налога вы можете определить только по итогам года. Как известно, в целях НДФЛ дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяцап. 2 ст. 223 НК РФ. За декабрь вы тоже должны предоставить детские вычеты. И именно на 31.12.2018 вы должны исчислить НДФЛ нарастающим итогом с начала года и зачесть ранее удержанные суммы налогап. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ. И тем самым определить окончательную сумму переплаты.

По НК вам дается 10 рабочих дней со дня обнаружения излишнего удержания для того, чтобы сообщить о сумме переплаты работнику. То есть крайний срок для сообщения — 22.01.2019п. 7 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ. Но даже если вы его пропустили, никаких санкций нет. Срок для написания заявления работником на возврат налога НК не установлен. Есть только срок на возврат налога — в течение 3 месяцев со дня получения заявления от работникап. 1 ст. 231 НК РФ. Так что сейчас ничто не мешает вам сообщить работнику о переплате, а работнику предоставить вам заявление о возврате налога.

Минфин уже давно высказался, что инспекция возвращает физлицам переплаченный НДФЛ только при отсутствии налогового агента (например, если он ликвидирован)Письмо Минфина от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430. И налоговики, и Конституционный суд с ним солидарныПисьмо ФНС от 17.07.2015 № СА-4-7/12690@; Определение КС от 17.02.2015 № 262-О. Поэтому не отправляйте работника за возвратом налога в ИФНС, она направит его обратно к вам.

А вот заполнение справки 2-НДФЛ по этому сотруднику будет зависеть от того, когда вы вернете ему переплату. Если вы перечислите ему деньги на банковский счет до того, как сдадите 2-НДФЛ в инспекцию, тогда в справке сотрудника за 2018 г. сумму излишне удержанного налога показывать не надо. У него суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ в разделе 2 справки за 2018 г. должны быть одинаковые.

Если же на дату подачи 2-НДФЛ вы еще не вернете переплату, тогда в справке за 2018 г. в разделе 2 нужно указать сумму излишне удержанного налога. А потом после ее возврата придется сдать в ИФНС корректирующую справку за 2018 г. — без суммы излишне удержанного налогапп. 1.18, 2.5, 2.8 Порядка заполнения; Письмо ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@.

Имейте в виду, что сумму возвращенного работнику налога надо отразить по строке 090 раздела 1 расчета 6-НДФЛ в том отчетном периоде 2019 г., в котором вы перечислите деньги на банковский счет физлица. Например, если вернете деньги в феврале, тогда строку 090 заполняйте в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2019 г. При этом сумму удержанного НДФЛ, отражаемую по строке 070, не нужно уменьшать на возвращенную переплатуПисьмо ФНС от 12.04.2017 № БС-4-11/6925. Заметим, что сумму НДФЛ, удержанную и подлежащую уплате в бюджет с доходов всех работников за текущий месяц (например, за февраль), вы можете уменьшить на сумму переплаты, возвращенную сотруднику в этом месяце (в феврале)п. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2017 № 20-15/098896@.

Как поступить, если в справке перепутали коды дохода

В 2018 г. частично оплачивали некоторым работникам содержание их детей в частных детских садах. Разумеется, НДФЛ с работников удержали и в бюджет перечислили. В 2-НДФЛ по этим работникам указали код дохода 2520 и сдали эти справки в инспекцию. А теперь я подумала, что надо было указать код 2510.
Нужно ли подавать исправленные справки? А если их не сдавать, нас оштрафуют?

— То, что вы ошиблись, неудивительно. Ведь названия этих кодов доходов очень схожиприложение № 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@:

•код 2510 — «Оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика»;

•код 2520 — «Доход, полученный налогоплательщиком в натуральной форме, в виде полной или частичной оплаты товаров, выполненных в интересах налогоплательщика работ, оказанных в интересах налогоплательщика услуг».

По сути, это доходы, которые указаны в подп. 1 и 2 п. 2 ст. 211 НК РФ. Оба кода обозначают оплату товаров, работ, услуг в интересах физлица. Но в названии кода 2510 говорится именно об оплате налоговым агентом за физлицо товаров, работ, услуг третьим лицамподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. А в названии кода 2520 такого упоминания нетподп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ. Его используют, когда физлицо получило доход от самого налогового агента.

И если вы перечислили напрямую детскому саду оплату содержания детей ваших работников либо работники сами платили деньги детскому саду, а вы потом им компенсировали эти расходы, то действительно в 2-НДФЛ должен быть код дохода 2510.

Теперь что касается штрафа. Он составляет 500 руб. за недостоверные сведения, указанные в каждой справке 2-НДФЛп. 1 ст. 126.1 НК РФ.

При этом ФНС давала разные разъяснения. Сначала она говорила, что к недостоверным сведениям относятся любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности, в том числе и ошибки в кодах доходов и вычетов. Но если они не привели к неисчислению и/или неполному исчислению налога, то при наложении штрафа ИФНС может учесть смягчающие обстоятельства и снизить штрафПисьмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3).

А потом налоговая служба решила, что основанием для штрафа являются только ошибки, которые влекут неблагоприятные последствия для бюджета из-за неисчисления и/или неполного исчисления НДФЛ, неперечисления его в бюджетПисьмо ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@. И исходя из этого за неправильное указание в 2-НДФЛ кода дохода 2520 вместо 2510 инспекция вас штрафовать не должна. Ведь НДФЛ исчислен верно, из доходов работников удержан и в бюджет перечислен. Значит, бюджет не пострадал. Поэтому вы можете не подавать в ИФНС корректирующие справки 2-НДФЛ.

Безнадежный долг — это доход на дату списания

У нас по некоторым бывшим работникам числится задолженность по невозвращенным подотчетным суммам (на счете 71). Есть даже существенные суммы — 50 и 100 тыс. руб. В связи со сменой руководства этими долгами заинтересовались. И поскольку в августе 2018 г. истек 3-лет­ний срок исковой давности, было принято решение эти безнадежные долги списать с баланса. Ведь их уже даже через суд взыскать нельзя.
Я правильно думаю, что на этих бывших работников надо подать справки 2-НДФЛ в связи с невозможностью удержать налог? Как их правильно заполнить? Нам грозят какие-то санкции?

— Да, вы правы. Дело в том, что если работник не отчитался за деньги, полученные под отчет, и не хочет их возвращать, а работодатель пропустил месячный срок, отведенный ТК на их удержание из доходов работника, то вернуть эти суммы можно только через судстатьи 137, 248 ТК РФ; Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0. Но, как следует из вопроса, взыскивать невозвращенный подотчет с работника через суд прежнее руководство не стало.

И при таких обстоятельствах по истечении 3-лет­него срока исковой давности вы действительно можете списать безнадежные долги бывших работников с баланса. Минфин разъяснял, что деньги становятся собственностью работника именно на дату списания долга с баланса в связи с истечением срока исковой давности. Причем определенного по правилам гражданского, а не трудового законодательстваст. 196 ГК РФ; ст. 392 ТК РФ; Письмо Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Ведь после истечения срока исковой давности взыскать долг с бывшего работника невозможно даже через суд. Поэтому в момент прекращения обязательства бывшего работника перед вашей организацией у него возникают экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛПисьмо Минфина от 30.01.2018 № 03-04-07/5117 (Письмом ФНС от 08.02.2018 № ГД-4-11/2419@ доведено до налоговых инспекций для использования в работе) (подробнее см. , 2018, № 8).

Поскольку удержать налог с давно уволившихся работников вы не можете, то нужно подать на них справки 2-НДФЛ с признаком «2» не позднее 01.03.2019п. 5 ст. 226 НК РФ. Доход в виде невозвращенной суммы отражаете в приложении к справке в месяце, в котором истек срок исковой давности (август 2018 г.), и указываете код дохода 2611. А в разделе 2 справки указываете сумму этого дохода и суммы исчисленного и не удержанного с него НДФЛпп. 2.7, 4.11, 6.3 Порядка заполнения; приложение № 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Никаких претензий к вам быть не может, поскольку до истечения срока исковой давности вы не могли списать долги физлиц, так как была возможность их взыскать. А после представления в ИФНС этих справок 2-НДФЛ обязанность вашей организации по удержанию сумм НДФЛ за 2018 г. прекращается. И обязанность по уплате налога возлагается уже на физлицПисьмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692 (по пункту 1); п. 1 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Помимо налоговиков, вам еще нужно направить справки 2-НДФЛ и бывшим работникам, чтобы они знали, что с них налоговый орган потребует уплаты налогап. 5 ст. 225, п. 6 ст. 228 НК РФ.

Заработок за время вынужденного прогула в справке отражаем, а компенсацию морального вреда — нет

Бывшей сотруднице в апреле 2018 г. выплатили деньги по решению суда. Суд утвердил мировое соглашение, по условиям которого ее увольнение было признано незаконным. В нем сказано: «ответчик выплачивает истцу денежные средства в размере 50 000 руб. в счет заработка за период вынужденного прогула и компенсации морального вреда». То есть нет разделения этой суммы на заработок и компенсацию и не выделен НДФЛ. Сотруднице выплатили всю сумму без удержания налога. По расчету бухгалтерии заработок за вынужденный прогул — 38 500 руб. Остаток в размере 11 500 руб., как я понимаю, — компенсация морального вреда. Как теперь заполнить 2-НДФЛ на бывшую сотрудницу?

— Когда в решении суда про удержание НДФЛ ничего не сказано, то налоговый агент обязан выплатить физлицу все суммы полностью, не удерживая из них НДФЛ. Но при этом он обязан подать в ИФНС справку 2-НДФЛ в связи с невозможностью удержать налог с признаком «2» не позднее 01.03.2019п. 5 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина от 19.03.2018 № 03-04-05/16868; ФНС от 12.01.2015 № БС-3-11/14@. Поэтому нарушения в том, что не удержан НДФЛ при выплате денег по суду бывшей сотруднице, нет.

Теперь что касается заполнения справки. Контролирующие органы считают, что сумма морального вреда, выплаченная по суду бывшему работнику, является компенсационной выплатой, установленной законодательством. И как следствие — не облагается НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-05/23587; УФНС по г. Москве от 17.03.2011 № 20-14/3/024651@. При этом не подлежащие обложению доходы в справке 2-НДФЛ отражать не надоПисьма УФНС по г. Москве от 14.03.2018 № 20-14/052437@; Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118 (п. 2).

Поэтому компенсацию морального вреда в размере 11 500 руб. в справке 2-НДФЛ не показывайте. То, что в судебном решении суммы не разделены, не страшно. Ведь в нем сказано, что выплачиваемая сумма включает в себя и компенсацию морального вреда, и средний заработок за время вынужденного прогула. А у вас расчет этого заработка есть. Вы можете составить бухгалтерскую справку и расписать в ней, что 50 000 руб. состоят из среднего заработка за время вынужденного прогула — 38 500 руб. (расчет прилагается) и компенсации морального вреда — 11 500 руб.

А вот средний заработок за время вынужденного прогула — это налогооблагаемый доход на дату его выплаты бывшему работникуПисьмо Минфина от 28.06.2013 № 03-04-05/24633. Так что в справке 2-НДФЛ нужно отразитьпп. 2.7, 4.11, 6.3 Порядка заполнения; Письмо ФНС от 06.07.2016 № БС-4-11/12127:

•в приложении — средний заработок в размере 38 500 руб. в апреле месяце с кодом дохода 4800 «Иные доходы»;

•в разделе 2 — в полях «Общая сумма дохода» и «Налоговая база» 38 500 руб., а в полях «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» — 5005 руб. (38 500 руб. х 13%).

При возврате физлицом аванса по ГПД справку можно не подавать

Заключили ГПД с физлицом. В учете начислили аванс в размере 20 000 руб. и в сентябре 2018 г. выплатили физлицу на руки 17 400 руб. А НДФЛ с этого аванса — 2600 руб. — перечислили в бюджет. Сумму аванса отразили в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 г. Но работы так и не были выполнены. В результате в январе 2019 г. договор расторгли. И 28 января 2019 г. человек вернул нам аванс — 17 400 руб.
Надо ли на это физлицо подавать справку 2-НДФЛ за 2018 г. и указывать в ней сумму перечисленного аванса, а также исчисленный и удержанный с него НДФЛ? И как организации вернуть из бюджета НДФЛ в размере 2600 руб.?

— Ваш вопрос мы адресовали специалисту Минфина и получили такой ответ.