Расчеты с подотчетниками | Журнал «Главная книга» | № 6 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2019 г.

Содержание журнала № 6 за 2019 г.
АКТУАЛЬНО
Л.А. Елина,
ведущий эксперт
Как все-таки решается вопрос с чеками онлайн-ККТ при оплате товаров подотчетником? Можно ли для выдачи аванса под хозяйственные нужды использовать зарплатную карту работника? Действительны ли чеки со старой ставкой НДС? Ответы на эти и другие актуальные подотчетные вопросы — в нашей статье.

Расчеты с подотчетниками

Упомянутые в статье Письма ФНС и Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

При расчетах через подотчетника не нужно применять ККТ

Хотим выдать деньги работнику под отчет для того, чтобы он купил товар у другой организации. Надо ли нам использовать онлайн-ККТ и выбивать электронный чек с признаком «расход»? И надо ли обеспечивать подотчетников карманными ККТ для выдачи чека продавцу в момент покупки?

— Нет, не надо. Дело в том, что при расчетах с подотчетными лицами не надо применять онлайн-кассы: ни в момент выдачи денег из кассы, ни в момент их возврата подотчетником.

Ведь это не получение и не выплата денег непосредственно за товары, работы, услугист. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Выдача под отчет не подтверждает факт оплаты товаров, работ или услуг. Кроме того, подотчетник не является для работодателя ни продавцом, ни покупателемПисьмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ (п. 3).

Когда подотчетник покупает товар у другой компании, ему не надо выступать в роли кассира и использовать ККТ при расчетах с продавцом

Когда подотчетник покупает товар у другой компании, ему не надо выступать в роли кассира и использовать ККТ при расчетах с продавцом

Если при покупке товаров у организации-продавца подотчетникПисьма ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ (п. 2); Минфина от 11.09.2018 № 03-01-15/65050 (п. 2):

предъявляет доверенность от своего работодателя и вносит оплату в рамках имеющегося договора, то фактически расчеты происходят между организациями и/или ИП, а ККТ обязан применять продавец. Кстати, до 01.07.2019 не обязательно указывать в чеке наименование и ИНН покупателя (организации или ИП). При этом покупатель (в том числе его подотчетное лицо) не должен использовать онлайн-ККТ. В частности, не требуется направлять «расходный» кассовый чек продавцу;

не предъявил доверенность и продавец не может достоверно установить, что пришедший к нему человек является подотчетным лицом какой-либо организации или ИП, то продавец применяет онлайн-ККТ в порядке, который предусмотрен для расчетов с покупателями — физическими лицами. В момент передачи денег продавцу подотчетник также не должен выбивать чек ККТ. Так что нет нужды обеспечивать подотчетников переносными ККТ.

Есть лишь одно исключение из вышеуказанных правил. Подотчетник, приобретающий товары для организации или ИП, должен пробить чек, если он покупает товары для перепродажи у обычных физических лиц (не ИП)Письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707.

Для выдачи аванса заявление подотчетника не обязательно

Как правильно оформить выдачу работнику аванса для хозяйственных трат? Надо ли требовать с него заявление? Или достаточно оформить один расходный кассовый ордер?

— Нет, одного РКО недостаточно. Однако без заявления работника можно обойтись. Оно было обязательно раньше — до августа 2017 г.п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (ред., действ. до 19.08.2017) (далее — Указание № 3210-У)

Теперь для того, чтобы выдать деньги под отчет, у организации должен быть один из следующих документовп. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У:

или распорядительный документ юрлица (ИП), к примеру приказ руководителя или иного уполномоченного работника о выдаче денег под отчет. Также это может быть постановление или протокол совета директоров;

или письменное заявление подотчетника, на котором руководитель поставил свою подпись и дату.

Какой бы из этих двух документов вы ни решили составить, в нем должны быть указаны цель получения денег работником, их сумма, а также срок, на который выдаются деньгиПисьмо ЦБ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642.

Если работник потратил свои деньги, их можно возместить без авансового отчета

Надо было срочно купить хозтовары. Работник оплатил их за свой счет. Принес подтверждающие документы. Можем ли мы возместить ему деньги из кассы и какой документ для этого надо составить?

— Да, конечно. Вы должны возместить работнику деньги, потраченные им на товары, приобретенные для вашей организации.

Поскольку аванса ваш работник не получал, он может написать заявление (служебную записку) с просьбой компенсировать его расходы, связанные с приобретением ценностей для нужд организации. К нему сотрудник должен приложить оправдательные документы. Руководитель должен утвердить это заявление, к примеру написать на нем «Утверждаю. Бухгалтерии — оплатить», поставив дату и свою подпись. После этого бухгалтерия может:

выдать работнику деньги, оформив расходный кассовый ордер. В строке «Основание» нужно написать «Компенсация расходов на покупку хозтоваров для организации»;

оприходовать приобретенные ценности.

Однако часто в бухгалтерской программе автоматически делаются проводки по оприходованию ценностей, приобретенных работниками, лишь на основании авансового отчета. И бухгалтерам проще даже в рассмотренной ситуации составить авансовый отчет, а не делать проводки вручную на основании заявления работника. А некоторые подстраховываются — составляют авансовый отчет и прикладывают к нему заявление работника.

Зарплатная карта подходит для перечисления подотчетных сумм

Можем ли мы перечислять подотчетным работникам аванс, а также перерасход аванса на их зарплатные карты? Оформлять выдачу денег через кассу не всегда удобно.

— Да, это допустимо. Минфин, Центробанк и Федеральное казначейство не против того, чтобы работодатель переводил деньги подотчетникам на их зарплатные карты: будь то аванс или компенсация их расходов, сделанных в интересах организацииПисьма ЦБ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048; Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896; Минфина от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

В поле платежки «Назначение платежа» сделайте пометку «Подотчетные деньги», или «Аванс на оплату командировочных расходов», или «Выдача под отчет на покупку товаров по заявлению от _____». Главное — чтобы было понятно, что это не доход работника, и была ясна цель перевода денег.

Получив аванс на карту, подотчетник может расплатиться за товар:

или безналично — используя свою зарплатную карту;

или наличными — сняв с карты деньгиПисьмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (п. 8 приложения).

Помним про лимит расчетов наличными

Надо оплатить поставщику (организации) товар стоимостью 150 000 руб. У него налоговики заморозили банковский счет, он просит внести наличные. Можем ли мы эту сумму выдать нашему работнику под отчет, чтобы он расплатился за товар?

— Это небезопасно. Рассчитываясь от лица вашей организации (или ИП) деньгами, полученными под отчет, работник должен соблюдать лимит, установленный Центробанком для расчетов наличными. Напомним: между организациями (ИП) в рамках одного договора предельный размер для таких расчетов составляет 100 000 руб. Это ограничение обязаны соблюдать оба участника расчетов: и получатель наличных, и ваша организация как плательщикп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.

За превышение лимита расчета наличными налоговики могут оштрафовать и вашу организацию (ИП), и поставщика в течение 2 месяцев со дня проведения сверхлимитных расчетовч. 1 ст. 4.5, ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ. Так, руководителя организации и ИП могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 руб. А штраф на организацию может составлять от 40 000 до 50 000 руб.ч. 1 ст. 15.1, примечание к ст. 2.4 КоАП РФ

Если вы относитесь к субъектам малого и среднего предпринимательства и впервые превысили лимит расчетов наличными, то вместо штрафа налоговики могут вынести предупреждениеч. 2, 3 ст. 3.4, ст. 4.1.1 КоАП РФ; Письмо ФНС от 22.12.2016 № СА-4-7/24729.

Внимание

Не поможет избежать штрафа (предупреждения) внесение наличных поставщику в разные дни несколькими платежами, каждый из которых не превышает 100 000 руб., а вместе они превышают эту сумму, если договор будет один и тот же.

Но если вы по нескольким разным договорам внесете поставщику суммы, каждая из которых не превышает 100 000 руб., то нарушения не будет.

Оплата подотчетником крупной суммы поставщику банковской картой

Выдали деньги работнику под отчет, переведя их на его зарплатную карту. Может ли подотчетник перечислить исполнителю за оказанные услуги 110 000 руб. со своей карты? Не будет ли это нарушением расчетов наличными?

— Перечисление работником денег со своей банковской карты не относится к расчетам наличными. Это безналичная операцияп. 12 ст. 3 Закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ. Следовательно, на нее не распространяется ограничение в 100 000 руб.

Сроки для отчета зависят от ситуации

Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег?

Если в компании часто выдаются деньги под отчет, целесообразно утвердить специальную обучающую инструкцию для работников с требованиями к первичке, с порядком получения денег и со сроками отчета по ним

Если в компании часто выдаются деньги под отчет, целесообразно утвердить специальную обучающую инструкцию для работников с требованиями к первичке, с порядком получения денег и со сроками отчета по ним

— Сроки для составления авансового отчета зависят от того, для каких целей был получен аванс.

Так, если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Причем независимо от срока, который указан в приказе или заявлении на выдачу авансап. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Также не имеет значения, как был получен аванс: в наличной форме или безналичной (на банковскую карту работника).

Если же наличные деньги были выданы на другие цели, то подотчетник должен составить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы средстваподп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

В случае когда указанные сроки пропущены по причине болезни или отпуска работника, он должен отчитаться о своих тратах в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работуподп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги для целей, не связанных с командировкой работника, были перечислены ему на карту (получены им безналично), нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных суммподп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Справка

Если работник вовремя не отчитался о полученном авансе, проверяющие могут счесть, что он получил доход. И потребуют уплаты НДФЛ и страховых взносовПисьмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808.

Так, если подотчетные деньги остались в распоряжении работника, то страховые взносы рекомендуется начислять на наиболее раннюю из датПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 (п. 5 приложения); Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609; Минфина от 16.11.2016 № 03-04-12/67082:

или на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания/взыскания (в том числе путем прощения долга работнику);

или на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из зарплаты, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Если в дальнейшем долг будет возвращен, надо будет сделать перерасчет страховых взносов.

НДФЛ с денег, оставшихся в распоряжении работника, надо исчислить на дату списания задолженностип. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ. Это наиболее ранняя из датПисьма Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808; от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610:

или дата, с которой взыскание стало невозможно. К примеру, дата истечения срока исковой давности;

или дата принятия руководителем решения о прощении долга или иного решения об отказе от взыскания.

Удержать НДФЛ надо за счет любых денежных доходов работникап. 4 ст. 226 НК РФ.

Рублевый возврат остатка валютного аванса

Один из наших работников поехал в заграничную командировку. Для него мы сняли евро с нашего валютного счета и выдали через кассу. По итогам командировки у него осталась валютная сдача. И возвращает он нам ее в рублях по курсу ЦБ на дату возврата. Не сочтут ли проверяющие, что у нас незаконные валютные операции? Не грозит ли нам штраф?

— Во-первых, при направлении работника в заграничную командировку правомерна выдача аванса в иностранной валютеп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; п. 6 ч. 1 ст. 1, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ; Письмо ЦБ от 30.07.2007 № 36-3/1381. Это разрешенная валютная операция.

Во-вторых, Законом о валютном регулировании не установлено каких-либо ограничений, касающихся обязанности работника вернуть остаток ранее полученной иностранной валюты для командировки именно в валюте выдачи.

В-третьих, получение от вашего работника рублей — это операция по передаче валютным резидентом рублей другому валютному резиденту (вашей компании). То есть такая операция вообще не относится к валютнымпп. 5, 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

Следовательно, работник может вернуть в кассу вашей организации рублевый эквивалент неизрасходованной суммы валютного аванса. И каких-либо нарушений валютного законодательства при этом не будет, так что штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ вам не грозит.

Учтите, что при колебании курса иностранной валюты на дату погашения долга (возвращения рублевого эквивалента остатка валютного аванса) у вас могут образоваться курсовые разницы — как в бухгалтерском, так и в налоговом учетеПБУ 3/2006; п. 11 ст. 250, подп. 7 п. 4 ст. 271, подп. 5 п. 1 ст. 265, подп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Оформляем получение неизрасходованного остатка

Работник хочет остаток аванса либо внести в кассу, либо перечислить на наш банковский счет. Какие документы мы должны оформить в том и в другом случае?

— Если остаток будет внесен в кассу наличными, то вам надо будет составить приходный кассовый ордер. Нужно выдать работнику квитанцию к ПКО, которая подтвердит, что он вернул остаток денегподп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У. А затем сделать запись о принятых деньгах в кассовой книгеподп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У.

В случае если работник будет переводить деньги безналично со своей банковской карты (иного банковского счета), предупредите его, чтобы в назначении платежа он указал «Возврат остатка подотчетных сумм».

Получив от работника деньги, сделайте в авансовом отчете отметку о возврате остатка подотчетных сумм: укажите внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера либо реквизиты банковского перевода.

Фальшивые чеки расходы не подтвердят

Один из подотчетников получил деньги на канцтовары. Канцтовары принес, но долго тянул с авансовым отчетом. Потом составил его, приложил к нему чеки ККТ. Но они какие-то странные. Что делать бухгалтерии? Принять отчет или нет?

— По общему правилу, если приложенные работником подтверждающие документы соответствуют требованиям, установленным законодательством, организация не должна проверять их на подлинность и достоверность.

Однако если внешний вид чеков, предоставленных работником, вызывает у вас подозрения, то лучше проявить бдительность и проверить, реальные они или нет. Если это онлайн-чек, то для его проверки можно воспользоваться:

бесплатным приложением от ФНС «Проверка чеков», отсканировав с чека QR-кодп. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ;

памяткой ФНС, чтобы сличить все необходимые реквизитыПисьмо ФНС от 03.07.2018 № ЕД-4-20/12718.

В ином случае (если работник принес не онлайн-чек) можно связаться с продавцом товаров (по телефону или с помощью интернет-ресурсов) и узнать, действительно ли он выдавал такой чек.

Если окажется, что чек фальшивый, то его нельзя рассматривать в качестве документа, подтверждающего расходы подотчетника. Также не получится подтвердить таким чеком и собственные налоговые расходы на приобретение ТМЦ.

Внимание

Чтобы не было проблем с подтверждением расходования подотчетных средств, при выдаче аванса проинструктируйте работника, какие документы надо принести и в какой срок. Можно даже сделать специальную «подотчетную» инструкцию с фотографиями правильно оформленных чеков и бланков строгой отчетности. Тогда работник при покупке сможет оценить, устроят ли бухгалтерию документы, выдаваемые продавцом. Если нет — лучше поискать те же товары у другого продавца.

Кроме того, если авансовый отчет с приложенным к нему фальшивым чеком будет принят и утвержден, то проверяющие наверняка сочтут, что ваша организация выплатила работнику доход. А это означает, что они могут доначислить вашей организации зарплатные налоги (НДФЛ и страховые взносы), а также пени и штрафыПостановление АС СЗО от 16.10.2018 № Ф07-12463/2018.

Правда, поскольку канцтовары ваш работник все же принес, может быть, вам удастся доказать, что дохода у него не возникло. Но вероятно, что для этого придется обращаться в суд. В случае если вы сможете доказать, что рыночная цена приобретенных работником канцтоваров соответствует той, что указана в авансовом отчете, судьи могут встать на вашу сторонуПостановление АС ПО от 18.07.2018 № Ф06-35389/2018; Решение АС Томской области от 21.02.2018 № А67-6928/2016 (Внимание! PDF-формат).

Новые чеки со старой ставкой НДС пока действительны

Подотчетник приложил к авансовому отчету чек ККТ, в котором указана старая ставка НДС — 18%. Хотя покупка сделана в феврале 2019 г. Как оприходовать ТМЦ по такому чеку? Какую сумму налога вычитать для определения их стоимости для целей налогообложения прибыли: указанную в чеке (по ставке 18%) или рассчитанную по ставке 20%? Или такой чек вообще недействителен?

— Поскольку чек пробит в I квартале 2019 г., он считается действительным, даже если в нем указана старая ставка НДС (18%). ФНС разрешила выбивать такие чеки продавцам до конца марта 2019 г., даже если реализация товаров (работ, услуг) должна облагаться уже по ставке 20%Письмо ФНС от 13.12.2018 № ЕД-4-20/24234@. Связано это с тем, что на перепрошивку кассовых аппаратов (обновление программ для ККТ) требуется время.

А вот с определением суммы НДС, приходящейся на покупку, надо разбираться. Напомним, что по кассовому чеку по общему правилу вычет НДС заявить не удастся — для этого нужен счет-фактура от продавцаПисьмо Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127. Если такого счета-фактуры нет, то НДС вы не можете ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах, в том числе и в составе стоимости приобретения ТМЦ.

Если продавец с проданных подотчетнику товаров должен был исчислить НДС по ставке 20%, то логично, ориентируясь на принцип зеркальности НДС, и вашей организации для целей определения налоговой стоимости ТМЦ считать входной налог по той же ставке. Можно сделать бухгалтерскую справку-расчет, указав в ней причины пересчета НДС (неверная ставка НДС в чеке, выданном продавцом в I квартале 2019 г.). Не забудьте сослаться на Письмо ФНС № ЕД-4-20/24234@Письмо ФНС от 13.12.2018 № ЕД-4-20/24234@.

Но будет безопаснее, если вы свяжетесь с продавцом и попросите письменно разъяснить, каковы причины указания старой ставки НДС в чеке, а также в какой сумме был исчислен НДС с операции по реализации товара вашему работнику.

Кстати, если вы получите от продавца счет-фактуру, то сможете заявить вычет указанного в нем входного НДС.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

2019 г.

2018 г.

2017 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам получить «коронавирусную» субсидию 12130 руб.?
Да, без проблем
Да, но сначала придрались к некорректным данным расчетного счета
Да, но пришлось открывать расчетный счет
Нет, потому что есть задолженность больше 3000 руб.
Нет, так как пострадавший вид деятельности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП указан как дополнительный
Нет, поскольку пострадавший вид деятельности не указан в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Нет, потому что мы не попали в список пострадавших отраслей
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Демодоступ_КоронавирусФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»