Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 марта 2019 г.
Содержание журнала № 6 за 2019 г.Бухгалтерская отчетность для управления
Формы отчетности в электронном виде можно найти:
Какие отчеты подойдут для управленческих целей
Если бы была возможность в ежедневном режиме готовить достоверный баланс, отчет о финансовых результатах (ОФР) и отчет о движении денежных средств (ОДДС), то каждый день можно было бы отслеживать, как те или иные управленческие новации меняют итоговые финансовые показатели. К примеру, сегодня поменяли цены, а завтра уже видим эффект. Причем эффект не плановый, а фактический! В подобном режиме руководить — одно удовольствие.
Вы наверняка слышали, что к такой высокой отчетной скорости стремятся все больше и больше продвинутых бизнесменов. Да, это очень затратно, но того стоит. Однако для этого бухгалтеру надо «закрывать» не каждый месяц, а каждый день. То есть в ежедневном режиме начислять амортизацию, зарплату, собирать и делить все прямые и косвенные расходы, начислять налоги и т. д. Некоторые кредитные организации так и делают уже сейчас.
Справка
В управленческие задачи входит:
•определение целей;
•выбор путей достижения целей;
•разработка плана действий;
•сверка результата с планом.
А вот обычные организации по закону обязаны составлять финансовую отчетность лишь по итогам годап. 1 ст. 15 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тем не менее по приказу руководителя отчетность может составляться каждый квартал, а то и каждый месяц. И это не прихоть директора, это необходимость.
Хорошо, допустим, промежуточная отчетность готова, а дальше что? Ведь в обычной отчетности виден только голый результат. Ответ на директорский вопрос: «Почему так?» — найти в ней непросто.
У всех руководителей есть общая болевая точка — финансовый результат. Давайте покажем руководителю, как и за счет чего он меняется. Этот результат фигурирует:
•в балансе как «Нераспределенная прибыль»;
•в ОФР как «Чистая прибыль»;
•в ОДДС как «Чистый денежный поток».
Какой из этих показателей выбрать — решать вам и вашему директору. А мы начнем с бухгалтерского баланса.
ОТЛИЧИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ОТ УЧЕТА, КОТОРЫЙ СТРОИТСЯ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ
Параметр | Бухгалтерский учет | Управленческий учет |
Пользователи | Существующие и потенциальные владельцы, кредиторы, госорганы | Руководители внутри предприятия (все уровни — от менеджера до директора), собственники |
Ограничения | В соответствии с законодательно установленными принципами и правилами | Отсутствуют. Только уровень затрат на организацию и функционирование системы учета |
Шкала времени | Смотрит в прошлое (фиксирует то, что уже свершилось) | Направлен на прогноз будущих результатов при изменении текущих параметров |
Отчетный период | От календарного квартала до года | Любой, от нескольких часов до нескольких лет |
Детализация отчетов | Предприятие в целом | Любая. Чем детальнее, тем лучше (отделы, менеджеры, локации, товары, клиенты, время и т. д.) |
Показатели отчетов | Ограничены требованиями законов и собственными уставными документами организации, выражены в абсолютных (стоимостных) значениях | Свобода выбора и выражения. Количественные и качественные характеристики, относительные показатели |
Управленческий баланс
Любой не годовой баланс у обычной организации (на 31.01, 31.03 или 30.06) сам по себе уже будет управленческим либо нацеленным на собственника. Однако делать его абы как не следует. Наша цель — история изменений показателей, а для этого они должны быть сопоставимыми и по оценке (определены по одним и тем же правилам), и по периодам. То есть для временной сопоставимости нужно взять равные промежутки между отчетными датами. Оптимальным вариантом выглядит квартал или полугодие.
Настраиваем в программе Excel такую шапку.
Финансовое состояние (БАЛАНС) | |||||
Показатель | 31.03.2019 | 31.12.2018 | 30.09.2018 | 30.06.2018 | 31.03.2018 |
Для определения количества сравнительных периодов отталкивайтесь от примерно одинаковых условий работы организации. Например, начало деятельности можно исключить. Учитывайте также периодизацию важных мероприятий (маркетинговых, сезонных, инвестиционных), подстраивая под них отчетные даты в управленческом балансе.
Переходим к статьям баланса. С ними тоже можно экспериментировать. Одни из них можно сделать детализированными, а другие, наоборот, более свернутыми по сравнению с типовым балансом. Главное — выделить показатели, имеющие первостепенную важность для директора. Добавим к шапке обобщенные показатели из актива и пассива и получим такой табличный шаблон.
Финансовое состояние (БАЛАНС), тыс. руб. | |||||
Показатель | 31.03.2019 | 31.12.2018 | 30.09.2018 | 30.06.2018 | 31.03.2018 |
Активы | |||||
Внеоборотные активы | |||||
Финансовые вложения | |||||
Запасы | |||||
Дебиторская задолженность | |||||
Денежные средства | |||||
Итого активы | |||||
Обязательства | |||||
Заемные средства | |||||
Кредиторская задолженность | |||||
Итого обязательства | |||||
Капитал | |||||
Уставный капитал | |||||
Собственные акции | |||||
Добавочный капитал | |||||
Нераспределенная прибыль | |||||
Итого капитал | |||||
Итого пассивы |
При необходимости эти обобщенные показатели легко разворачиваются на детализирующие подстроки. Заполним таблицу данными.
Финансовое состояние (БАЛАНС), тыс. руб. | ||||||
Показатель | 31.03.2019 | доля показателя, %Чем больше вес показателя в валюте баланса, тем больше вероятность, что его нужно детализировать | 31.12.2018 | 30.09.2018 | 30.06.2018 | 31.03.2018 |
Активы | ||||||
Внеоборотные активы | 478 | 4 | 501 | 549 | 695 | 732 |
Финансовые вложения | 180 | 1 | 273 | 308 | 254 | 222 |
Запасы | 2 080 | 16 | 2 212 | 1 923 | 1 878 | 2 016 |
Дебиторская задолженность, в том числе | 3 027 | 24 | 3 034 | 2 950 | 3 103 | 3 050 |
покупатели А | 1 181 | 9 | 1 483 | 1 335 | 1 585 | 1 389 |
покупатели В | 832 | 7 | 907 | 659 | 544 | 613 |
покупатели С | 1 014 | 8 | 644 | 956 | 974 | 1 048 |
Денежные средства, в том числе | 7 181 | 55 | 7 207 | 7 898 | 7 375 | 8 352 |
RUB | 4 685 | 37 | 5 221 | 5 978 | 5 692 | 6 571 |
USD | 2 496 | 18 | 1 986 | 1 920 | 1 683 | 1 781 |
Итого активы | 12 946 | 100 | 13 227 | 13 628 | 13 305 | 14 372 |
Обязательства | ||||||
Заемные средства | 987 | 14 | 1 154 | 1 684 | 2 345 | 3 120 |
Кредиторская задолженность | 5 473 | 35 | 6 318 | 7 258 | 6 062 | 6 580 |
авансы от покупателей | 1 115 | 9 | 1 774 | 1 709 | 1 846 | 2 093 |
оплата труда | 1 278 | 10 | 1 312 | 513 | 1 388 | 1 271 |
налоги и страховые взносы | 2 480 | 16 | 3 232 | 2 602 | 2 828 | 3 216 |
задолженность участникам | 0 | 0 | 0 | 2 434 | 0 | 0 |
Итого обязательства | 6 460 | 43 | 7 472 | 8 942 | 8 407 | 9 700 |
КапиталКапитальные показатели внизу — не очень привычно, но логика есть (Капитал = Активы – Обязательства) | ||||||
Уставный капитал | 2 000 | 16 | 2 000 | 2 000 | 1 000 | 1 000 |
Собственные акции | 0 | 0 | 0 | –2 434 | 0 | 0 |
Добавочный капитал | 0 | 0 | 0 | 1 000 | 0 | 0 |
Нераспределенная прибыль | 4 486 | 41 | 3 755 | 4 120 | 3 898 | 3 672 |
Итого капитал | 6 486 | 57 | 5 755 | 4 686 | 4 898 | 4 672 |
Итого пассивы | 12 946 | 100 | 13 227 | 13 628 | 13 305 | 14 372 |
С такой таблицей в Excel легко работать. Используя функции группировки данных, можно детализировать абсолютно все показатели, а не только самые важные.
А теперь принимаемся за творчество. Что напрашивается в первую очередь? Конечно, соотношение показателей между периодами. Обычно его определяют в процентах прироста.
Для этого придется дополнить нашу форму следующими «процентными» графами (к пред. кв., %).
Финансовое состояние (БАЛАНС), тыс. руб. | |||||||||
Показатель | 31.03.2019 | к пред. кв., % | 31.12.2018 | к пред. кв., % | 30.09.2018 | к пред. кв., % | 30.06. 2018 | к пред. кв., % | 31.03.2018 |
Активы | |||||||||
Внеоборотные активы | 478 | –5 | 501 | –9 | 549 | –21 | 695 | –5 | 732 |
Финансовые вложения | 180 | –34 | 273 | –11 | 308 | 21 | 254 | 14 | 222 |
Запасы | 2 080 | –6 | 2 212 | 15 | 1 923 | 2 | 1 878 | –7 | 2 016 |
Дебиторская задолженность, в том числе | 3 027 | –0 | 3 034 | 3 | 2 950 | –5 | 3 103 | 2 | 3 050 |
покупатели А | 1 181 | –20 | 1 483 | 11 | 1 335 | –16 | 1 585 | 14 | 1 389 |
покупатели В | 832 | –8 | 907 | 38 | 659 | 21 | 544 | –11 | 613 |
покупатели С | 1 014 | 57 | 644 | –33 | 956 | –2 | 974 | –7 | 1 048 |
Денежные средства, в том числе | 6 912 | –0 | 7 207 | –9 | 7 898 | 7 | 7 375 | –12 | 8 352 |
RUB | 4 685 | –10 | 5 221 | –13 | 5 978 | 5 | 5 692 | –13 | 6 571 |
USD | 2 227 | 26 | 1 986 | 3 | 1 920 | 14 | 1 683 | –6 | 1 781 |
Итого активы | 12 677 | –2 | 13 227 | –3 | 13 628 | 2 | 13 305 | –7 | 14 372 |
В этих «процентных» графах показаны темпы прироста активов к предыдущему кварталу. Такой вариант подходит для иллюстрации изменений внутри всего периода (в нашем случае — года) от квартала к кварталу.
Если требуется показать отличия именно текущего отчетного периода в последовательном сравнении с предыдущими кварталами, то наш «управленческий» баланс будет выглядеть так.
Финансовое состояние (БАЛАНС), тыс. руб. | |||||||||
Показатель | 31.03.2019 | 31.12.2018 | к пред. кв., % | 30.09.2018 | к пред. 6 мес., % | 30.06.2018 | к пред. 9 мес., % | 31.03.2018 | к пред. году, % |
Активы | |||||||||
Внеоборотные активы | 478 | 501 | –5 | 549 | –13 | 695 | –31 | 732 | –35 |
Финансовые вложения | 180 | 273 | –34 | 308 | –42 | 254 | –29 | 222 | –19 |
Запасы | 2 080 | 2 212 | –6 | 1 923 | 8 | 1 878 | 11 | 2 016 | 3 |
Дебиторская задолженность | 3 027 | 3 034 | –0 | 2 950 | 3 | 3 103 | –2 | 3 050 | –1 |
Денежные средства | 6 912 | 7 207 | –0 | 7 898 | –9 | 7 375 | –3 | 8 352 | –14 |
Итого активы | 12 946 | 13 227 | –2 | 13 628 | –5 | 13 305 | –3 | 14 372 | –10 |
Обязательства | |||||||||
Заемные средства | 987 | 1 154 | –14 | 1 684 | –41 | 2 345 | –58 | 3 120 | –68 |
Кредиторская задолженность | 5 473 | 6 318 | –13 | 7 258 | –25 | 6 062 | –10 | 6 580 | –17 |
Итого обязательства | 6 460 | 7 472 | –14 | 8 942 | –28 | 8 407 | –35 | 9 700 | –33 |
Капитал | |||||||||
Уставный капитал | 2 000 | 2 000 | 0 | 2 000 | 0 | 1 000 | 100 | 1 000 | 100 |
Собственные акции | 0 | 0 | — | –2 434 | — | 0 | — | 0 | — |
Добавочный капитал | 0 | 0 | — | 1 000 | — | 0 | — | 0 | — |
Нераспределенная прибыль | 4 486 | 3 755 | 19 | 4 120 | 9 | 3 898 | 15 | 3 672 | 22 |
Итого капитал | 6 486 | 5 755 | 13 | 4 686 | 38 | 4 898 | 32 | 4 672 | 39 |
Итого пассивы | 12 946 | 13 227 | –2 | 13 628 | –5 | 13 305 | –3 | 14 372 | –10 |
Приведенный нами в качестве примера баланс должен понравиться и руководителю, и собственнику. Ведь налицо работа с кредиторкой, она уменьшается (красные цифры), активы не распухают, капитал прирастает (зеленые цифры).
Отметим, баланс больше нацелен на собственника. Из баланса инвестору должно быть понятно, ради чего (какого дивиденда) и чем (каким капиталом) он рискует, располагая столькими ресурсами и обязательствами. В то же время такой динамичный и «сравнительный» баланс вполне подойдет в качестве заглавной страницы всего управленческого отчета для руководителя.
Совет
Делая для руководства какие-либо отчетные или аналитические материалы, стремиться надо к максимальной краткости, понятности и уместности. Основные выводы, которые можно сделать из таблиц, лучше сразу написать в пояснительной записке.
* * *
Каждая балансовая статья — как черный ящик. Размер его понятен, но что конкретно в нем лежит и откуда берется, не узнаешь, пока не откроешь. Суть всех приложений-расшифровок к финансовой отчетности — покопаться в конкретном ящике. Для этого мы делаем оборотную ведомость по содержимому ящика. То есть строить управленческие отчеты всегда лучше от общего (от балансового ящика) к частному (содержимому ящика). Поступая таким образом, легче будет не запутаться в сложной системе таблиц и текстов.