Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2019 г.

Кадровые «нужно» и «можно»

Утерянный трудовой договор новым не заменяется

Не могу найти трудовой договор с работником. Трудится у нас давно, договор точно оформлялся, потому что у самого работника есть экземпляр на руках. Нужно ли делать новый договор от новой даты с указанием даты начала работы у нас?

— Не нужно. Делайте дубликат, то есть повторный экземпляр подлинника, полностью воспроизводящий его содержание: и дату, и все условия, установленные первоначально при приеме на работу. Если позднее были дополнительные соглашения к договору, которые тоже утеряны, то дублируйте и их.

Для этого попросите сотрудника принести его экземпляры и составьте себе точно такие же, если у вас не сохранилось электронных версий таких документов.

На повторном экземпляре договора должны поставить «живые» подписи обе стороны:

•работник, с которым был оформлен трудовой договор;

•работник, уполномоченный в организации подписывать трудовые договоры. Кстати, отметку «Дубликат» от руки или при помощи штампа лучше сделать, если новый экземпляр от работодателя будет подписывать человек, который еще не работал, когда оформлялся первоначальный договор. В иных случаях отметку о дублировании можно не ставить, замена утерянного договора новым экземпляром никак не выявится.

Смена фамилии не повод для оформления нового трудового договора

Работница сменила фамилию. Нужно ли переоформлять с ней трудовой договор?

— Не нужно. Также не нужно оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Достаточно в договоре зачеркнуть старую фамилию, надписать над ней от руки новую, а также записать реквизиты нового паспорта и документа, на основании которого вы внесли такое изменение (например, свидетельства о перемене имени, свидетельства о браке или о расторжении брака) (утв. Приказом Минюста от 13.08.2018 № 167). Такую надпись должен заверить работник, который ее вносил.

Не забудьте, что новую фамилию нужно вписать еще и в кадровые документы:

•в трудовую книжку. На титульном листе надпишите новую фамилию, зачеркнув тонкой чертой старую. На внутренней стороне обложки книжки должны быть ссылка на изменяющие документы и подпись внесшего изменения работника;

•в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

•в лицевой счет и в личную карточку работника;

•в график отпусков и в табель учета рабочего времени с нового месяца.

Кстати, банковскую карту из-за смены фамилии работник должен менять сам. Пока он не принесет вам новую карту на новую фамилию, зарплату ему вы должны будете платить на действующую карту. Поэтому в бухгалтерской программе фамилию работницы поменяете после того, как она принесет вам переоформленную на новое имя банковскую карту.

Нечитаемую трудовую книжку придется дублировать

В отделе кадров залили трудовую книжку чаем. Некоторые записи не читаются вообще. Нужно ли делать для работника новую трудовую книжку?

— Не нужно. Вы должны сделать дубликат книжки. Ваши действия такие.

Шаг 1. Составьте акт о порче трудовой книжки незамедлительно после происшествия. Запишите показания хотя бы двух свидетелей о том, где, когда и во сколько произошла порча, и соберите их подписи.

Шаг 2. Запросите в письменном виде у пострадавшего работника разрешение на отправку его персональных данных его бывшим работодателям, чтобы они подтвердили периоды работы у них. Пусть ответ сотрудник тоже даст письменный.

Шаг 3. Разошлите запросы о периодах работы сотрудника тем работодателям, чьи записи в трудовой книжке не читаются, или попросите работника принести имеющиеся у него документы о прежней работе (например, копии трудовых договоров или приказов о приеме на работу, об увольнении, о поощрениях).

Шаг 4. Получите новый бланк трудовой книжки и начните заполнять его. На титульном листе (п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Постановление № 69)):

•в правом верхнем углу сделайте от руки надпись или поставьте штамп «Дубликат». При этом на титульном листе испорченной книжки, под ее номером, запишите: «Взамен выдан дубликат ТК № ___»;

•внесите записи, действительные на момент заполнения дубликата. Например, последнюю фамилию работника.

Отразите (приложения 2, 3 к Инструкции, утв. Постановлением № 69):

•получение бланка трудовой книжки — в приходно-кассовой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

•факты выдачи работнику испорченной книжки и оформления дубликата — в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 5. При получении ответов на запросы от прежних работодателей внесите все собранные сведения о работе сотрудника в дубликат книжки.

Не все журналы кадрового учета обязательны

Как определить, за отсутствие каких кадровых журналов или книг учета компанию могут оштрафовать? Можно ли обойтись, предположим, без журнала учета командированных работников, книги учета движения трудовых книжек или журнала медосмотров?

— Документы для учета событий кадровой жизни различаются по степени обязательности.

Степень 1. Обязательное наличие и форма ведения установлены законодательством. Такими документами являются:

•книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением № 69);

•журнал регистрации несчастных случаев на производстве (ст. 230.1 ТК РФ; Постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73).

За отсутствие таких документов или отсутствие в них необходимых записей трудинспекция может оштрафовать как за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Степень 2. Обязанность учета события установлена законодательством, но в какой форме это сделать, решает работодатель (ст. 68 ТК РФ; абз. 13 п. 8 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н). Например, такими документами могут быть журнал учета направлений на медицинский осмотр, журнал ознакомления с локальными нормативными актами. То есть работодатель обязан фиксировать факт направления работников на медосмотр или ознакомления их с ЛНА компании, но будет ли делаться запись об этом в журнал, ведомость или лист ознакомления, не важно.

Штрафовать инспекция будет за нарушение трудового законодательства, если нет вообще никакого документа, допустим, содержащего подписи работников об ознакомлении с ЛНА. То есть нет подтверждения того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению сотрудников со своими ЛНА при приеме на работу или при изменении этих актов.

Степень 3. Ведение журналов — право работодателя. Для удобства работы он может вести, например, журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, регистрации приказов по личному составу, учета листков нетрудоспособности, учета выдачи справок. В частности, журнал учета трудовых договоров полезен тем, что по нему удобнее отслеживать сроки действия срочных трудовых договоров, чтобы исключить пропуск такого срока и превращение срочного договора в договор, заключенный на неопределенный срок (статьи 58, 59 ТК РФ).

За отсутствие этих журналов трудинспекция вправе оштрафовать только в случае, если вы установили их обязательное ведение в своем ЛНА, но не ведете их (статьи 8, 22 ТК РФ).

Штатное расписание составляется не для работников

Принимаем сотрудника на работу. Нужно ли знакомить его со штатным расписанием?

— Не нужно. Потому что штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника» (Письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 (п. 1)).

Но проследите, чтобы размеры оклада сотрудника, доплат и надбавок к нему были указаны в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). А также чтобы перед подписанием трудового договора работник под роспись был ознакомлен и с должностными инструкциями, и с ЛНА, содержащими правила формирования суммы оплаты труда (ст. 68 ТК РФ).

Главбуху можно передать право подписи в кадровой сфере

Руководитель хочет, чтобы главбух подписывал за него кадровые приказы. Можно ли так делать?

— Можно, если оформить такие полномочия одним из следующих способов.

Способ 1. Сделать главбуху доверенность на подписание кадровых документов, указав, к примеру, следующие «кадровые» полномочия.

Нотариально заверять такую доверенность не требуется.

Вариант с доверенностью подходит, если вы хотите, чтобы кадрами занимался конкретный главбух. То есть при его увольнении другой человек на этой должности автоматически не получит такие полномочия.

Способ 2. Дополнить должностные полномочия главбуха. Для этого «кадровые» полномочия нужно прописать (ст. 20 ТК РФ; Письмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1; п. 12 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2):

•в должностной инструкции главбуха, дополнив, например, раздел «Права главного бухгалтера». С новой редакцией инструкции нужно будет ознакомить главбуха под роспись;

•в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Применение способа 2 будет означать, что новый главбух, который сменит уволившегося, будет обладать такими же полномочиями в кадровой сфере.

Приказ о повышении зарплаты необязателен

У нас повышается оклад по одной должности. Нужно ли издавать приказ о таком повышении?

— Это не обязательно. Но нужно оформить:

•дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, которому повышен оклад. В соглашении надо указать новый размер оклада и дату, с которой он будет выплачиваться;

•приказ о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении его в новой редакции.

Копию можно заменить выпиской

Можно не выдавать работнику запрошенную им копию приказа об отпуске, поскольку там есть сведения еще о нескольких сотрудниках?

— Можно, чтобы не нарушать правила защиты персональных данных других сотрудников, упомянутых в приказе. Сделайте из приказа выписку сведений, касающихся только этого работника, и предоставьте ее сотруднику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им запроса (ст. 62 ТК РФ).