Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 января 2020 г.

До марта справок о доходах не даем?

Отчего такая спешка

Обычно получить справку о доходах работники торопятся для того, чтобы пораньше заявить вычеты — имущественный, социальный — за истекший год и, соответственно, поскорее получить возврат НДФЛ из бюджета. Дело это небыстрое: до 3 месяцев отведено на камеральную проверку декларации 3-НДФЛ и после этого еще до месяца — на возврат денег (п. 2 ст. 88, п. 6 ст. 78 НК РФ; Письмо ФНС от 26.10.2012 № ЕД-4-3/18162@). Чем раньше человек сдаст декларацию, тем скорее получит из бюджета деньги.

Вообще-то ни НК, ни другие нормативные акты не требуют прикладывать справку о доходах к декларации 3-НДФЛ (Письма ФНС от 27.09.2018 № БС-4-11/18817@, от 08.07.2015 № БС-3-11/2649). По идее, при проверке деклараций физлиц инспекция должна сверять их содержание с данными из форм 2-НДФЛ, которые получила от налоговых агентов (доступны в электронном виде и самим физлицам в их личных кабинетах налогоплательщика).

Однако сейчас, в январе, этих данных еще нет ни у инспекций, ни в личных кабинетах физлиц, потому что вы как налоговый агент сдадите в свою ИФНС формы 2-НДФЛ за 2019 г. позже: крайний срок их представления — 2 марта 2020 г.

Впрочем, даже если вы отчитаетесь раньше, налоговики вряд ли сразу загрузят справки в личные кабинеты физлиц. И при желании инспекция, где стоит на учете работник, в ходе камеральной проверки его декларации может затребовать у него справку (пп. 1, 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому работники и запрашивают у работодателей справки сейчас, чтобы сразу сдать их вместе со своими декларациями.

Вдобавок справка о доходах нужна им как основание для заполнения некоторых сведений в декларации 3-НДФЛ:

•код ОКТМО в строке 030 раздела 1;

•суммы предоставленных вами вычетов в приложении 5 к декларации 3-НДФЛ (пп. 4.4, 10.2 Порядка, утв. Приказом ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569@).

По какой форме выдать работнику справку

Как вы помните, с прошлого года утверждены две формы сведений о доходах:

•форма 2-НДФЛ — для представления налоговым агентом в ИФНС (приложение № 1 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Приказ ФНС); п. 2 ст. 230 НК РФ) (далее именно ее мы будем называть формой 2-НДФЛ);

•форма справки о доходах и суммах налога физлица — для выдачи налоговым агентом работникам и прочим физлицам, получившим от него доход (приложение № 5 к Приказу ФНС; п. 3 ст. 230 НК РФ) (далее — справка).

Вместе с тем справку у вас работник просит именно для того, чтобы сдать в налоговую. Причем на момент ее представления работником у налоговиков, как мы сказали, еще не будет ваших форм 2-НДФЛ. Означает ли это, что составить для работника справку нужно по форме 2-НДФЛ, а не по форме, утвержденной для выдачи работникам? Вовсе нет.

Хотя данные в форме 2-НДФЛ и в справке для работников одинаковые, у этих документов разные назначения и статус. Форма 2-НДФЛ предназначена для контроля за налоговыми агентами. А справка — для сообщения работникам и подтверждения сумм выплаченных им доходов, предоставленных вычетов и удержанного налога. Работник, сдавая декларацию, при помощи справки подтверждает:

•заявляемые им самим от своего имени в декларации доходы;

•исчисленную налоговым агентом с учетом предоставленных вычетов и удержанную сумму налога, которую сотрудник просит вернуть ему из бюджета.

Контроль налогового агента при проверке декларации работника не проводится. Поэтому работникам нужно выдать не формы 2-НДФЛ, а справки по предназначенной для этого форме.

Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта

Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.

Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.

В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этом (ст. 62 ТК РФ). Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.

Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий день (Письма Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096, от 26.08.2016 № 03-04-05/50030). За нарушение этого срока возможен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2019 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 дней (пп. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За отказ тоже предусмотрен штраф (ст. 5.39 КоАП РФ).

Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через суд (ст. 22 НК РФ; Письмо Минфина от 10.12.2018 № 03-04-05/89275), обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.

Вопросы по формированию справки для работника

Порядок заполнения формы справки для работников не утвержден. Советуем использовать правила заполнения формы 2-НДФЛ, чтобы не возникло расхождений между справками, сданными вами в налоговую и выданными работникам.

Как нумеровать справки?

Утвержденная форма не предусматривает номера — нужно поставить только дату выдачи справки. Поэтому не требуется и соответствие номеру формы 2-НДФЛ по этому работнику, которую вы сдадите в инспекцию.

Какие доходы указать?

В справке указываются все доходы, дата получения которых, определенная в соответствии с НК, приходится на 2019 г., и исчисленный с них НДФЛ (ст. 223, пп. 2, 3 ст. 230 НК РФ). Учтите, что выплаченные в январе зарплата за декабрь и трудовая премия по итогам декабря включаются в справку за 2019 г. (п. 2 ст. 223 НК РФ)

Как указать суммы налога?

Сведения об удержании и перечислении налога отражаются по состоянию на дату подписания справки (Письма ФНС от 02.03.2015 № БС-4-11/3283, от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@). Поэтому налог, который исчислен с дохода 2019 г., но удержан и перечислен в бюджет в период с 1 января 2020 г. до даты выдачи справки работнику, показывается как удержанный и уплаченный. Это, например:

•налог с выплаченных в январе декабрьской зарплаты и премии по итогам работы в декабре;

•налог с матвыгоды за декабрь и сверхнормативных суточных по утвержденным в декабре годовым отчетам, удержанный из зарплаты за декабрь, выплаченной в январе. Дата получения всех этих доходов — 31.12.2019 (подп. 6, 7 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ);

•налог, который могли удержать в 2019 г., но по ошибке вовремя не удержали.

Как отразить еще не выплаченную зарплату за 2019 г.?

Если на момент выдачи справки работнику зарплата и/или ежемесячная премия за декабрь либо другие месяцы 2019 г. еще не выплачены, то в справке (п. 2 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ; Письмо ФНС от 02.03.2015 № БС-4-11/3283):

•покажите их в качестве дохода за декабрь;

•НДФЛ с них включите в сумму налога исчисленного, но не включайте в суммы удержанного, перечисленного и неудержанного налога.

Имейте в виду, что если к моменту сдачи вами справок 2-НДФЛ в налоговую зарплата уже будет выплачена, то в них этот налог нужно будет показать как удержанный и перечисленный. А работнику придется выдать новую справку, чтобы данные в сданной вами форме 2-НДФЛ и в выданной ему справке о доходах совпадали.

Впрочем, если работник запрашивает справку всего за несколько дней до выдачи этой зарплаты, попробуйте договориться с ним, что выдадите справку после выплаты денег. Объясните, что тогда в справке сразу будет отражен весь удержанный с доходов 2019 г. налог и ему не придется сдавать в инспекцию справку еще раз.

Ставить ли печать?

Печать на справке не нужна: в утвержденной форме не предусмотрено место для печати. Но если очень хочется, поставьте — это ни на что не повлияет.

Требовать ли копию паспорта?

Как условие выдачи справки требовать копию паспорта нельзя. Но вы можете попросить человека расписаться в том, что ранее предоставленные вам паспортные данные к настоящему моменту не изменились.

Кто подписывает справку?

Директор или иное лицо, уполномоченное действовать от имени организации. Под строкой для подписи указано «налоговый агент», а это организация. Ни главбух, ни бухгалтер по зарплате подписывать справку не обязаны. Но могут это сделать за директора по доверенности (тогда в справке нужно указать реквизиты доверенности).

Сколько справок выдать при смене инспекции в 2019 г.?

Можно ли работнику выдать для сдачи в инспекцию одну справку, сведя в нее все данные за год и указав новый ОКТМО? Ведь подавать декларацию работник в любом случае должен будет по месту своего жительства. Да и порядок заполнения справок для работников не утвержден.

Нет, несмотря на это, нужно выдать работнику две справки, тогда:

•он сможет правильно внести данные в декларацию 3-НДФЛ. Там в строке 030 раздела 1 указывается ОКТМО места перечисления заявляемой к возврату суммы налога (пп. 4.1, 4.4 Порядка, утв. Приказом ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569@). Соответственно, ему нужно заполнить два блока строк 010—050, показав отдельно суммы налога по каждому из двух ОКТМО;

•не возникнет расхождения с вашей НДФЛ-отчет­ностью. Ведь в ИФНС вы должны сдать две формы 2-НДФЛ: отдельную с данными по старому ОКТМО и отдельную с данными по новому ОКТМО (Письмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?

Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2019 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2020 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ; п. 2 Приказа ФНС; п. 2.7 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС).

Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.

Выдавать ли справку повторно?

Уже получивший справку работник может запросить ее еще раз. Обязаны ли вы ее выдать? Да, с теми же данными и текущей датой. Налоговый агент обязан выдавать справку по запросу физлица неограниченное количество раз (Письмо УФНС по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873).

Когда справку для работника придется уточнить?

Выдать работнику новую справку с другими данными нужно будет, если к моменту сдачи в свою налоговую инспекцию формы 2-НДФЛ вы:

•найдете ошибку в суммах доходов, вычетов и/или налога. Например, обнаружите, что неправомерно предоставили в 2019 г. вычет, не учли какой-то доход либо, наоборот, забыли про вычет, удержали НДФЛ с необлагаемого дохода;

•удержите налог, исчисленный с доходов 2019 г., который на момент выдачи справки работнику еще не был удержан правомерно (например, еще не была выплачена зарплата либо премия за декабрь) либо по ошибке;

•найдете ошибку в технических данных, например в кодировке доходов или вычетов.

Заметьте, это касается и справок, которые были выданы работникам раньше, в 2019 г. при увольнении.

Плохо, если данные справок, представленные работником вместе с декларацией 3-НДФЛ, будут расходиться с данными форм 2-НДФЛ, представленными вами в вашу ИФНС (даже если это, как в случае с кодами, и не влияет на суммы дохода, вычетов и налога). Вам придется отвечать на запросы налоговой. Инспекция автоматически запрашивает пояснения в случае расхождения данных, полученных от налогового агента, с имеющимися у налоговых органов сведениями (п. 3 ст. 88 НК РФ). А у работника может затянуться возврат налога.

Поэтому нужно выдать ему новую справку с актуальными/исправленными данными, чтобы он мог сдать ее в свою инспекцию.

Помните, что о каждом выявленном факте излишнего удержания налога вы должны сообщить работнику в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения (п. 1 ст. 231 НК РФ). Если обнаружено излишнее удержание налога за 2019 г., это можно сделать, выдав новую справку с верными данными.

В форме справки для работника не предусмотрено поле «номер корректировки». Поэтому просто оформите новую справку. Дату поставьте текущую, и будет понятно, почему данные этой справки отличаются от данных предыдущей.

Вместе с тем есть небольшая вероятность, что к моменту сдачи вами форм 2-НДФЛ за 2019 г. в вашу налоговую инспекция по месту жительства работника уже примет решение о возврате ему налога. Тогда работник не станет сдавать в свою ИФНС полученную от вас новую справку и вам, возможно, все-таки придется отвечать на запросы инспекции о выявленных ею расхождениях.

* * *

Иногда работники (например, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком) просят нулевую справку, которая подтверждала бы отсутствие выплат им доходов в истекшем году, причем непременно по форме, утвержденной ФНС. Но во-первых, многие программы не умеют делать пустые справки, во-вторых, организация не обязана такую справку выдавать, поскольку в этом случае не является налоговым агентом (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ). Достаточно выдать справку о том, что такой-то работник состоит в штате организации, налогооблагаемых доходов в 2019 г. не получал, соответственно, НДФЛ не удерживался и не перечислялся.