Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
Добавить в «Нужное»
3 читателя оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 декабря 2020 г.

Содержание журнала № 24 за 2020 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН
Н.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
ЦБ разъяснил, что новые правила наличных расчетов не позволяют тратить из кассы деньги, сданные подотчетным лицом. Это заставляет пересмотреть широко используемый способ оформления и учета денег, снятых с корпоративных карт и бизнес-карт.

Как оформить и учесть наличные, снятые с карты организации

Возвращенный в кассу подотчет нельзя тратить до сдачи в банк

С 27.04.2020 организациям разрешено проводить наличные расчеты только за счет денег, поступивших в кассуп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У:

или с их банковских счетов;

или в виде выручки (ее можно расходовать не на что угодно, а на строго определенные цели).

Иные поступления тратить из кассы нельзя — требуется сначала сдать их в банк, а потом снять. Были сомнения, касается ли это ограничение наличных, возвращенных подотчетником. Если аванс выдан ему из кассы за счет полученных с банковского счета денег или же снят им с карты организации, то, казалось бы, препятствий нет. От того, что наличные некоторое время побыли на руках у подотчетника, их происхождение как снятых со счета не изменилось.

Однако ЦБ не поддержал такой подход. По его утверждению, нельзя использовать для наличных расчетов деньги, сданные в кассу подотчетным лицом по ранее выданному ему авансуПисьмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561 (далее — Письмо ЦБ).

Как это связано со снятием денег с корпоративной карты или бизнес-карты

После выхода Письма ЦБ возник вопрос относительно денег, которые директор или иной работник снял с карты организации через банкомат и сдал в кассу: допускается ли расходовать эти наличные?

Карта может быть привязана либо напрямую к расчетному счету, либо к карточному счету, куда предварительно переводятся деньги с расчетного счета. В любом случае снятые с карты наличные — это деньги с банковского счета организации. Откуда же сомнения в том, что их допустимо использовать для наличных расчетов из кассы?

Снимать деньги с карты работник может как специально для пополнения кассы, так и для оплаты каких-то служебных расходов (с последующей сдачей неиспользованного остатка в кассу). Но по широко распространенной практике и в том, и в другом случае оформляется выдача денег ему под отчет проводкой по дебету счета 71 (обычно в корреспонденции со счетом 51, если карта привязана напрямую к расчетному счету, или со счетом 55, если она открыта к карточному счету).

Соответственно, когда работник сдает снятые с карты наличные в кассу:

он заполняет авансовый отчет либо иной аналогичный документ и прикладывает к нему чек (слип) банкомата;

в ПКО на принятую сумму проставляется проводка Дт 50 – Кт 71;

при записи прихода в кассовой книге в графе 3 указывается счет 71.

Подробно об основаниях для штрафа за расчет наличными «не из того источника» мы писали:

2020, № 11

В результате по всем документам получается, что в кассу поступила сумма, сданная подотчетным лицом. Такое оформление теперь, после выхода Письма ЦБ, дает проверяющим формальный повод расценить дальнейшее использование этих денег на наличные расчеты как нарушение и оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП (организацию — на сумму от 40 000 до 50 000 руб., должностное лицо — на сумму от 4000 до 5000 руб.). Между тем в некоторых случаях верным является иное оформление, которое не даст проверяющим повода для штрафа.

Когда лучше обойтись без счета 71

Списание денег с банковского счета организации в результате операций по переданной работнику карте следует рассматривать как выдачу денег ему под отчет, если:

или картой он расплачивается с третьими лицами;

или наличные с карты он снимает для расчетов с третьими лицами (даже когда снимается сумма с запасом, то есть имеется вероятность, что часть этих денег не будет использована).

Когда же работник снимает деньги специально для пополнения кассы организации, карта работает как чековая книжка. Возможность использовать карту именно так предусмотрена Положением ЦБп. 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П). Как и по чековой книжке, по карте деньги со счета может получить только уполномоченное организацией лицопп. 1.14, 1.5 Положения № 266-П. И точно так же оно отвечает за полученные наличные до момента сдачи их в кассу.

Под отчет деньги выдаются работнику для того, чтобы он расходовал их сам, то есть рассчитывался с третьими лицами за приобретаемые для компании товары, работы, услуги. Это следует из пояснений к счету 71 из Инструкции по применению Плана счетовутв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н. Когда же заранее известно, что тот, кто снял наличные, сам тратить их не будет, нет причин для оформления суммы как выданной под отчет и для использования счета 71. Ведь деньги не расходуются — они остаются у организации, хотя и меняют «местонахождение» с банковского счета на кассу.

Для того чтобы при необходимости подтвердить, что целью снятия денег с карты было именно пополнение кассы, нужно зафиксировать это в документе, например:

в отдельном распоряжении директора (иного лица, уполномоченного директором принимать решения об операциях с наличными): такому-то работнику снять с такой-то карты определенную сумму и внести в кассу. Если деньги снимает сам директор, очевидно, что распоряжение не нужно — достаточно обозначить в ПКО в строке «Основание», что наличные поступили с банковского счета;

в акте передачи обезличенной банковской карты организации работнику, который должен снять с нее деньги и привезти их в кассу;

в распоряжении банку о переводе денег с расчетного счета на карточный.

Как составить проводки

При получении наличных с банковской карты часто возникает ситуация, не характерная для использования уходящих в прошлое чековых книжек.

Снятую с карты сумму банк показывает в выписке как списанную с расчетного счета с более поздней датой — задержка может составлять от одного до нескольких дней.

Для того чтобы отрегулировать эту разницу во времени, можно открыть специальный субсчет «Расчеты по карте»:

если карта привязана напрямую к расчетному счету — на счете 51;

если карта привязана к карточному счету — на счете 55 (помимо субсчетов по каждому из имеющихся у организации карточных счетов).

И отражать на этом субсчете те суммы, которые уже сняты с карты, но еще не списаны с банковского счета. Такой порядок необходимо закрепить в учетной политике.

Доля операций по снятию наличных с бизнес-карт

Ситуация 1. Работник внес в кассу снятые с карты деньги в тот же день. Проводки:

Дт 50 – Кт 51 (55) «Расчеты по карте» на дату получения наличных в банкомате и внесения их в кассу, документы — чек банкомата и ПКО;

Дт 51 (55) «Расчеты по карте» – Кт 51 (55 «Счет карты») на дату списания денег со счета, документ — выписка банка;

Дт 91-2 – Кт 51 (55) на дату списания комиссии банка за снятие наличных, документ — выписка банка.

Ситуация 2. Снятые с карты наличные работник внес в кассу только на следующий рабочий день. На дату снятия денег возникает задолженность работника перед организацией. Необходимости оформлять подотчет все равно нет, поскольку расходование денег самим работником не предполагается. Поэтому для отражения задолженности работника можно задействовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Предположим, в пятницу 13 ноября директор снял деньги с привязанной напрямую к расчетному счету бизнес-карты с целью пополнить кассу организации. Но вернуться в офис он не успел и сдал эти наличные в кассу только в понедельник 16 ноября. А в выписке банк показал списание денег с расчетного счета и вовсе с датой 17 ноября.

Проводки:

на 13.11.2020 — Дт 73 – Кт 51 «Расчеты по карте», документ — чек банкомата;

на 16.11.2020 — Дт 50 – Кт 73, документы — ПКО и чек банкомата;

на 17.11.2020 — Дт 51 «Расчеты по карте» – Кт 51, документ — выписка банка о списании снятой суммы со счета.

Если деньги с карты снимает кассир, который отвечает за них в силу своей должности и при внесении в кассу этой суммы составляет на нее ПКО, можно вместо счета 73 использовать счет 57 «Переводы в пути».

Как оформить ПКО

В приходном кассовом ордере:

проставьте проводку Дт 50 – Кт 51 (55)/Кт 51 (55) «Расчеты по карте»;

строку «Основание» заполните так же, как обычно заполняете при получении денег в банке для пополнения кассы. Например: поступление наличных с такого-то банковского счета согласно такому-то внутреннему документу (распоряжению директора и т. п.). При необходимости можно дописать, на что сняты наличные (выплата зарплаты, выдача командировочных и т. п.);

в строку «Принято от» внесите ф. и. о. работника, который получил через банкомат деньги и сдает их в кассу. Проводка с кредитом 51/55 счета этому не мешаетп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Указывать ф. и. о. вносителя не нужно только тогда, когда деньги с карты снимает сам кассир, который и подписывает ПКО;

в строке «Приложение» укажите реквизиты чека банкомата.

Авансовый отчет не нужен. Расходов в интересах организации, за которые следовало бы отчитаться, не было: работник сдал в кассу столько, сколько снял с карты.

А если корпоративная карта — именная?

По банковским правилам операции с имеющимися на счете организации деньгами с использованием такой карты может совершать только ее держатель личнопп. 1.14, 1.5 Положения № 266-П; ст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Но и это не превращает держателя карты в подотчетника, если в документах и в учете все отражено как получение наличных со счета специально для пополнения кассы.

Внимание

С 10.01.2021 банки будут обязаны сообщать в Росфинмониторинг обо всех снятиях со счета организации наличных на сумму от 600 000 руб. — даже обусловленных характером деятельности компаниип. «а» ч. 1 ст. 1 Закона от 13.07.2020 № 208-ФЗ.

Учесть здесь нужно иной момент. Именные карты чаще предназначены для расчетов подотчетника за приобретаемые для организации товары, работы, услуги и для оплаты командировочных расходов. Поэтому установленный вашим банком режим такой карты может:

либо вообще не предусматривать снятие наличных для внесения в кассу и расходования оттуда, либо ограничивать цели расходования. Если наличные с карты снимаются регулярно, банк может запросить у вас первичку по кассе. Он проверит, соблюдаются ли условия использования карты и соответствуют ли цели, на которые идет наличка, тарифам на ее снятие. Ответственность за нарушение должна быть указана в вашем договоре с банком;

предусматривать снятие наличных лишь с определенной частотой и в пределах установленного банком лимита (ЦБ рекомендовал максимум 100 000 руб. в деньабз. 9 п. 2.5 Положения № 266-П, а подозрительным считается снятие за неделю более 30% оборота по счету и использование всех карт преимущественно для снятия наличныхМетодические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР). Выход за рекомендованные пределы — сигнал для «антиотмывочной» службы банка, грозит попаданием в черный список банковских клиентовпп. 10, 11, 13—13.3 ст. 7, ч. 3, 4 ст. 8 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ.

Часть снятой суммы работник израсходовал

Снятую с карты сумму работник частично потратил на нужды организации, а неиспользованный остаток внес в кассу. Можно ли расходовать его из кассы сразу, без сдачи на банковский счет? Для этого пришлось бы оформить эту сумму не как возвращенный подотчетником остаток аванса, а как снятую специально для пополнения кассы. Но обстоятельства позволяют так сделать далеко не всегда.

Например, отправляя работника в командировку, ему выдали карту организации и на карточный счет перевели сумму командировочных. Часть этой суммы сотрудник накануне отъезда снял в банкомате. В поездке он рассчитывался как этими наличными, так и картой. По возвращении сдал карту, неиспользованный остаток наличных и подтверждающие документы на потраченные суммы.

Снятые с карты наличные нужно показать на счете 71 на дату чека банкомата. Соответственно, наличные, внесенные работником в кассу после возвращения, — это неиспользованный остаток подотчета. И следуя Письму ЦБ, тратить из кассы эти деньги нельзя.

Другой пример. Снятые с именной корпоративной карты наличные работник частично потратил на закупку хозяйственных принадлежностей, остаток сдал кассиру. Напрашивается идея оформить:

потраченную сумму — как выданную под отчет. В авансовый отчет войдет только она;

внесенную в кассу — как снятую со счета специально для этого.

Соответственно, должен быть документ, например распоряжение директора, о выдаче одной суммы под отчет на оплату таких-то расходов и о снятии другой суммы для пополнения кассы. Но лучше так не делать. Во-первых, пришлось бы оформлять эти распорядительные документы задним числом. Во-вторых, поскольку чек банкомата один, проверяющие могут, в общем-то справедливо, расценить как подотчетную всю указанную в нем сумму.

Таким образом, если заранее предполагается, что часть полученных через банкомат денег работник должен будет потратить, а часть — сдать в кассу, лучше:

сразу оформлять это двумя отдельными распорядительными документами;

работника проинструктировать, чтобы наличные снимал двумя отдельными суммами, на каждую — свой чек банкомата.

* * *

Обычно оформляемые организациям банковские карты позволяют не только снимать наличные, но и вносить их на счет. Поэтому подотчетник, которому передана такая карта, может вернуть неизрасходованные наличные сразу на счет через банкомат. Прямого указания проводить эту сумму через кассу в нормативных документах нет.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2021 г.

2020 г.

2019 г.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.96%
январь 2022 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

21 371

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

8.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтРеспект
ОПРОС
Какие источники допфинансирования вы используете?

Вы можете выбрать до 4 вариантов ответа

Безвозмездная финансовая помощь участника
Беспроцентный заем участника или дружественной фирмы
Вклад в имущество участниками
Банковские кредиты или процентные займы
Крутимся сами
Нужное
Содержание