Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 марта 2020 г.
СТД-Р: когда заполнять и как выдавать работнику
Когда работодатель должен делать СТД-Р, а когда — нет
Ситуация 1. По работнику ведется бумажная трудовая книжка.
Это случаи, когда работник:
•или подал заявление о продолжении ведения его бумажной трудовой книжки;
•или не подал никакого заявления.
То есть работодатель по-прежнему ведет трудовую книжку работника и хранит ее у себя. Тогда работодатель не обязан предоставлять сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н) даже по его письменному запросу или при увольнении (статьи 62, 66.1 ТК РФ).
Если работник попросит об этом, например, в заявлении при своем увольнении, работодатель может пойти навстречу и выдать СТД-Р.
Ситуация 2. По работнику не ведется бумажная трудовая книжка.
Это значит, что:
•работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
•работодатель выдал трудовую книжку на руки работнику в день подачи этого заявления, сделав в ней такую запись (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; Письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Отметим, что при выдаче трудовой книжки работнику в графе 13 книги учета движения трудовых книжек нужно записать следующее (Письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
| ... | Расписка работника в получении трудовой книжки | |||
| 13 | ||||
Выдана на руки на основании письменного заявления Орешкиной Алины Вячеславовны от 18.02.2020 о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)
|
Кстати, сделайте ксерокопию трудовой книжки, перед тем как навсегда отдавать ее работнику. Проще будет впоследствии заполнять СТД-Р: не придется поднимать все кадровые документы.
В ситуации 2 работодатель обязан выдавать работнику форму СТД-Р (статьи 66.1, 84.1 ТК РФ):
•если он трудится у работодателя, то по его заявлению не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. При этом не имеет значения причина, по которой работнику понадобились сведения о его трудовой деятельности. Ее он указывать в заявлении не должен;
•если сотрудник увольняется, то в последний день работы. При этом заявление о предоставлении СТД-Р сотрудник подавать не должен независимо от причин увольнения.
Заполняем форму СТД-Р
В форму СТД-Р внесите сведения обо всех кадровых мероприятиях за период работы сотрудника у вас (п. 2.6 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н (далее — Порядок)).
Обратите внимание на следующее:
•если работодатель согласен выдать СТД-Р сотруднику, который захотел сохранить бумажную трудовую книжку, нужно поставить в форме дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки;
•если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки, а позднее передумал, то в СТД-Р нужно заполнить обе строчки о датах поданных им заявлений.
Посмотрим на примере, как заполнить такую форму при разных кадровых мероприятиях.
Условие. Со старшим бухгалтером Орловым проводились такие кадровые мероприятия:
•25.04.2016 принят на должность бухгалтера;
•31.05.2018 переведен на должность старшего бухгалтера;
•21.02.2020 принято от Орлова заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и ему выдана на руки трудовая книжка;
•18.03.2020 уволен по собственному желанию.
Решение. Орлову в последний день работы нужно выдать форму СТД-Р, заполненную так.
Приложение 1
к приказу Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации
от 20 января 2020 года № 23н
Форма СТД-Р
Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем
Сведения о работнике:
| Фамилия | Орлов |
| Имя | Александр |
| Отчество (при наличии) | Валерьевич |
Дата рождения «23» февраля 1979
| СНИЛС | 055-537-764 76 |
Сведения о работодателе:
| Регистрационный номер в ПФР | 081-003-026748 |
| Работодатель (наименование) | Общество с ограниченной ответственностью «Подснежник» |
| ИНН | 7447038901 |
| КПП | 744701001 |
| Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки | |
дата подачи | |
| Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности | 21.02.20201 |
дата подачи |
| № п/п | Сведения о трудовой деятельности | Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении | |||||||
| Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения | Сведения о приеме, переводе, увольнении | Наименование | Основание | ||||||
| Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение | Код выполняемой функции (при наличии)2 | Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья, Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона | Наименование документа | Дата | Номер документа | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 1 | 25.04.2016 | ПРИЕМ3 | Бухгалтер4 | Приказ | 25.04.2016 | 5-п | |||
| 2 | 31.05.2018 | ПЕРЕВОД5 | Старший бухгалтер | Приказ | 31.05.2018 | 11-лс | |||
| 3 | 18.03.2020 | УВОЛЬНЕНИЕ6 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации7 | Приказ | 18.03.2020 | 2-у | |||
| Специалист отдела кадров Должность уполномоченного лица |  (Подпись) | Белкина Ольга Олеговна (Расшифровка подписи) |
| «18» марта 2020 г. (дата) | М.П. (при наличии) | |
 | ||
Для пересылки в электронном виде документ подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица
(1) Дату подачи заявления ставит только работодатель, которому оно подано (п. 2.3 Порядка). Даже если вы знаете из формы СТД-Р с прежнего места работы сотрудника, когда он подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки предыдущему работодателю, вы при заполнении своего экземпляра СТД-Р в поле «Дата подачи» ничего не ставите
(2) Графу 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» нужно будет заполнять с 1 января 2021 г. на основании профессиональных стандартов, если вы решите их применять
(3) Можно в графе 3 писать полностью наименование кадрового мероприятия, как оно приведено в Порядке по заполнению СТД-Р. Цифровой код можно указать вместе с полным наименованием (п. 2.4 Порядка)
(4) В графе 4 укажите:
•наименование должности согласно штатному расписанию компании;
•наименование структурного подразделения, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Тогда перевод на такую же должность в другое структурное подразделение нужно будет отразить в СТД-Р как отдельное кадровое мероприятие «2-ПЕРЕВОД» (п. 2.4 Порядка);
•факт работы по совместительству. Достаточно написать, к примеру, «Помощник юрисконсульта по совместительству». Если информация о совместительстве отсутствует, работа по указанной в графе 4 должности считается основной.
Графу 4 при увольнении можно не заполнять. Указывать там должность нужно, только если увольняется внутренний совместитель (ст. 84.1 ТК РФ; п. 2.4 Порядка)
(5) Можно в графе 3 писать полностью наименование кадрового мероприятия, как оно приведено в Порядке по заполнению СТД-Р. Цифровой код можно указать вместе с полным наименованием (п. 2.4 Порядка)
(6) Можно в графе 3 писать полностью наименование кадрового мероприятия, как оно приведено в Порядке по заполнению СТД-Р. Цифровой код можно указать вместе с полным наименованием (п. 2.4 Порядка)
(7) В графу 6 об увольнении вписывайте все без каких-либо сокращений: причину расторжения трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным законом и пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.
(8) СТД-Р на бумаге заверьте подписью руководителя или иного работника, уполномоченного заниматься кадровыми документами, например специалиста отдела кадров, юрисконсульта или бухгалтера. Если у организации есть печать, можно ее поставить.
Индивидуальный предприниматель заверяет документ личной подписью.
Если вы представляете форму СТД-Р работнику в электронном виде, то подпишите ее усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 Порядка)
Справка
Ситуация, когда работодатель обязан выдать форму СТД-Р и при этом в ней будет указана только дата подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки, невозможна.
Передаем СТД-Р работнику
Сведения по форме СТД-Р передайте сотруднику способом, который он указал в заявлении (ст. 66.1 ТК РФ; п. 1.2 Порядка):
•или на бумажном носителе;
•или в электронном виде по электронной почте.
Правда, из ТК РФ не ясно, должно ли быть отдельное заявление о способе получения СТД-Р или же работник может сразу сказать об этом:
•или в заявлении, которым он запрашивал форму СТД-Р;
•или, например, в заявлении об увольнении по собственному желанию.
Кстати, не забудьте, что в ваших ЛНА нужно предусмотреть, в каком виде работник должен подавать вам свое заявление о способе получения формы: на бумаге или по электронной почте (ст. 66.1 ТК РФ; п. 1.3 Порядка).
Внимание
Если в ЛНА еще не внесены изменения, устанавливающие порядок подачи заявления с выбором способа передачи работнику СТД-Р, представить такое заявление работник должен на бумаге (ст. 66.1 ТК РФ).
Рекомендуем также в ЛНА установить способ подтверждения предоставления работнику СТД-Р. Чтобы у вас было доказательство того, что вы передали документ по запросу работника и сделали это вовремя. Если не иметь такого подтверждения выдачи документа, например, уволившемуся сотруднику, есть вероятность, что он в суде потребует компенсацию в связи с невозможностью трудоустроиться из-за отсутствия сведений о трудовой деятельности (ст. 234 ТК РФ).
Работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель должен выдавать сведения по форме СТД-Р по первому требованию. Причем работник не обязан объяснять, зачем ему понадобился этот документ
Например, передача СТД-Р по электронной почте подтверждается отправкой документа с вашего адреса на адрес сотрудника, указанный в его заявлении, а также уведомлением от него о прочтении сообщения.
Если передаете СТД-Р на бумаге, то нужно зафиксировать это, например так:
•работник напишет на своем заявлении «Форма СТД-Р получена 1 марта 2020 г.» и поставит свою подпись;
•работник распишется в получении СТД-Р, допустим, в ведомости предоставления сведений о трудовой деятельности или в журнале, который вы завели в связи с переходом на электронный формат трудовых книжек. В этом журнале можно фиксировать в числе прочего передачу уведомлений работникам о необходимости подать заявления о выборе формата трудовой книжки, поступление от них таких заявлений.
Кстати, запись о выдаче работнику СТД-Р можно сделать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника.
* * *
Работнику, который при увольнении не забрал СТД-Р (допустим, он отсутствовал в последний день работы), направьте форму СТД-Р на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения (ст. 84.1 ТК РФ).