Заключаем договор осмотрительно: примеры из практики

Когда понадобится досье на контрагента

Организовывать серьезную проверку контрагента по разовой незначительной сделке не нужно. Это официально признала налоговая служба в марте этого года вслед за Верховным судомПисьмо ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@; Определение ВС от 14.05.2020 № 307-ЭС19-27597. В большинстве случаев достаточно убедиться в том, что контрагент есть в ЕГРЮЛ, и проверить полномочия его представителя. Однако чем крупнее и важнее сделка, тем больше надо уделить ей внимания.

В этой статье мы будем говорить о существенных сделках. Во многих компаниях вопрос заключения договора поставки до сих пор носит формальный характер, и это, определенно, может стать основанием для споров с налоговой инспекцией, в том числе и судебных.

Шаг 1. Собираем досье из общедоступных источников

Обезопасить себя и компанию от заключения договора с проблемным контрагентом помогут сервисы ФНС и других государственных ведомств, которые являются бесплатными и общедоступными. Часто бухгалтеры распечатывают скриншоты, чтобы подтвердить дату проверки. Визируем документы и подкладываем их к договору с будущим поставщиком товаров, работ, услуг.

Ищем следы хозяйственной деятельности контрагента в сети. Изучаем его сайт, его рекламу в СМИ, размещает ли он объявления о подборе кадров, имеются ли отзывы о компании.

Вы можете воспользоваться на сайте издательства «Главная книга» сервисом «Проверка контрагента», чтобы не пропустить ничего важного и не забыть распечатать результаты своего расследования.

Результаты анализа можно приложить к договору с контрагентом, а можно сохранить в отдельном досье. Главное — доказать, что на дату заключения договора по всем общедоступным сведениям будущий поставщик не относился к проблемным и недобросовестным.

Шаг 2. Запрашиваем документы у контрагента, не нарушая закон

Рекомендуем запросить у контрагента следующие документы (их заверенные копии):

•уставные документы (с последними изменениями). Они не являются коммерческой тайнойпп. 1, 10 ст. 5 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ, поэтому отказать в их представлении вам не должны;

•свидетельства о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) и о присвоении ИНН;

•карточку основных сведений организации с подробными реквизитами. В ней обычно фигурируют общие сведения о компании.

Иногда в карточке предусмотрено отдельное поле для образца подписи генерального директора. Это хороший вариант. Он даст возможность сравнить подпись руководителя контрагента на договоре и иных документах с этим образцом. Кроме того, не придется запрашивать у контрагента копию банковской карточки с образцами подписей (об этом поговорим далее);

•протокол/решение об избрании руководителя юридического лица;

•документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор (если это не директор): доверенность, приказ на представителя;

•банковскую карточку с образцами подписей. Она нужна, если в карточке основных сведений организации нет образца подписи руководителя. Крупные ретейлеры вместо копии банковской карточки просят паспорт директора (страницы с подписью), но при этом есть риск нарушить Закон о персональных данныхст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Вернемся к этому чуть позже;

•декларации по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (или декларацию при применении упрощенной системы налогообложения).

Компания-поставщик может отказать в представлении копий деклараций, ссылаясь на коммерческую тайну (например, на собственное положение о коммерческой тайне). В таком случае:

—или можно запросить титульный лист и раздел 1 декларации, в котором отображается сумма налога к уплате, а также извещение о вводе декларации с отметкой о принятии инспекцией;

—или направить официальный запрос в ИФНС по месту учета контрагента. В нем можно запросить, например, информацию о налоговой недоимке, налоговых правонарушениях, наличии признаков фирмы-однодневки, нахождении по юридическому адресу, указанному в ЕГРЮЛ. По НК налоговый орган должен предоставить информацию, которая не признается налоговой тайнойст. 102 НК РФ. Но даже если инспекция откажет вам, то сам факт направления запроса будет свидетельствовать о намерении вашей организации обезопасить себя при выборе контрагента, что и является проявлением должной осмотрительности.

Отметим, что бухгалтерскую отчетность запрашивать не нужно. Как правило, она есть в открытом доступе в ГИР БО. Ваша задача — проанализировать ее;

•справку ИФНС о состоянии расчетов с бюджетом (не «старше» 1 месяца). Если контрагент не хочет раскрывать информацию о всех начисленных и уплаченных налогах (она отражается в справке по форме КНД 1160080), попросите у него справку об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов (код формы 1120101).

В дальнейшем можно ежеквартально запрашивать у контрагента заверенную выписку из книги продаж только по вашей компании, а также справку по форме 1120101. Так вы будете уверены в том, что вам не откажут в вычете входного НДС и признании налоговых расходов;

•документы, подтверждающие право собственности/аренды на помещения (офис, склад), наличие которых необходимо для выполнения сделки;

•правоустанавливающие документы на имущество, если оно является предметом сделки;

•лицензии на ведение деятельности, для которой необходимо получать лицензию;

•документы, подтверждающие членство в СРО, если оно необходимо;

•выписку из актуального штатного расписания. Разумеется, запрашивайте выписку без указания окладов работников. В таком случае вы получите лишь список должностей и количество штатных единиц — даже без ф. и. о. работников. А значит, не должно быть проблем с соблюдением Закона о персональных данных.

Штатное расписание запрашивается еще с одной целью. К примеру, работники контрагента должны сами выполнять какие-либо работы. Тогда вы должны убедиться, что трудовых ресурсов у него для этого достаточно.

Но можно направить будущему контрагенту и прямой запрос: достаточно ли у него трудовых ресурсов для выполнения работ. Ведь, помимо штатных работников, он может заключать гражданско-правовые договоры с физлицами на конкретный объем работ. Также он может привлекать субподрядчиков.

Учтите: если впоследствии окажется, что контрагент привлек «неофициальных» рабочих и одновременно с этим перестал платить НДС либо участвовал в схемах по покупке «бумажного» НДС, то проблемы могут быть и у вас. Если вы не сможете доказать, что проявили осмотрительность при выборе контрагента, в том числе если вы не сможете доказать, что проверили физическую возможность выполнения работ, то вам могут доначислить НДС из-за неправомерных вычетов.

Если контрагент нацелен на сотрудничество, то он без проблем представит большинство описанных документов. Но нужно быть готовым, что какие-то сведения он откажется вам предоставлять, к примеру относящиеся к коммерческой или налоговой тайне. Ваше дело — оценить, насколько оправдан такой отказ контрагента.

К примеру, часто организации запрашивают копию второй и третьей страниц паспорта лица, которое будет подписывать договор. Цель — по серии и номеру проверить действительность такого паспорта, а также сравнить подпись с подписью на договоре и первичных документах. Однако данные паспорта — это персональные данные. И отказать в представлении копии паспорта может и вполне добросовестный контрагент. Если вам нужны сведения для проверки, вы можете при личной встрече попросить показать вам паспорт руководителя. Копию с него лучше не делать.

Более того, прежде чем взять такую копию (если вы все же хотите это сделать), вам надо получить от владельца паспорта письменное согласие на обработку персональных данных. То же самое касается и иных лиц, персональные данные которых вы получаете. За нарушение Закона о персональных данных грозят серьезные штрафы как организации, так и ее должностным лицамст. 13.11 КоАП РФ. Отметим, что просто фамилия, имя, отчество без указания телефона и адреса электронной почты к «охраняемым» данным не относятся.

Шаг 3. Изучаем полученные документы или причины отказа в их представлении

Когда контрагент лояльно настроен, заинтересован в контракте, наверняка он согласится представить запрошенные документы. Так, крупные ретейлеры часто даже не рассматривают возможность сотрудничества без наличия любого документа из вышеуказанного списка. Однако задумайтесь: готовы ли они сами представить вам полный список аналогичных документов? Очевидно, что нет. Но это вряд ли говорит о том, что они придумывают налоговую схему. Просто их известность и деловая репутация сами по себе некая гарантия налоговой добросовестности. А вот полномочия лица, подписывающего договор, надо всегда уточнять. Так вы избежите заключения договора с проходимцами и мошенниками.

Есть повод задуматься о добросовестности контрагента в части исполнения налоговых обязательств в случае, когда он не обладает наработанной деловой репутацией и при этом:

•не желает давать какой-либо документ, не представляя взамен иные документы, которые могли бы быть альтернативой;

•нет никакого разумного обоснования для такого отказа.

Когда ваша организация все же заинтересована в договоре с таким контрагентом, предложите включить в договор условие о налоговой оговорке. Это не убережет вас от судебных издержек, но даст возможность компенсировать возможные налоговые затраты.

Если же контрагент отказался и от представления вам большинства важных документов, и от включения в договор налоговой оговорки и при этом его деловая репутация не позволяет вам сделать вывод о его достаточной налоговой добросовестности, то ваши риски повышаются. Инспекция может счесть, что вы выбрали контрагента неосмотрительно. Что из этого может выйти — читайте в , 2021, № 8.

В такой ситуации только руководитель компании под свою ответственность может принять решение о заключении договора.

Кстати, очень удобно утвердить положение по выбору контрагентов и строго ему следовать.

Шаг 4. Согласовываем договор поставки

Введите на уровне компании лист согласования договора поставки, чтобы решение о заключении договора принималось коллегиально. Каждый ответственный сотрудник оценивает договор со своей стороны — например, главный бухгалтер смотрит на наличие/отсутствие условий об НДС, доставке, оплате, проверяет платежные реквизиты сторон и т. д. Можно закрепить следующую форму листа согласования.

Если есть замечания по договору, то необходимо проработать эти вопросы и заключить дополнительное соглашение или протокол разногласий к договору.

Бухгалтеру важно обратить внимание на следующие особенности при согласовании договора поставки.

Вопрос 1. Какой товар компания будет приобретать у контрагента и в каком виде может быть оформлена заявка на его приобретение. Учтите, ИФНС все чаще стали требовать копии таких заявок. Если такие заявки менеджер покупателя оформляет лишь в устной форме, пропишите это в договоре с поставщиком.

Вопрос 2. Какие документы должны сопровождать поставку товара. Например, многие компании указывают, что спецификация на согласование цены является неотъемлемой частью договора. А фактически эта спецификация никогда не попадает в руки снабженца или бухгалтера. Если условие об этом закрепляется в договоре, то необходимо ответственно отнестись и к наличию такого документа. Если отслеживать этот факт некому, то и условие из договора нужно убрать, заменив его, например, условием о согласовании цены товара в счете, универсальном передаточном документе, счете-фактуре, товарной накладной.

Также обратите внимание на комплект документов, сопровождающих товар. Если поставщик работает с НДС, а в тексте договора указано, что он представляет с поставкой только товарную накладную, нужно обязательно поправить договор. Ведь для вычета НДС необходим счет-фактура.

Приведем пример запроса из требования налогового органа.

Вопрос 3. Кто организует доставку и на каких условиях. Ни одно требование налоговых органов в последнее время не обходится без запроса подтверждения доставки товара. Когда поставщик сам доставляет товар, он должен предоставить вам и документы, подтверждающие доставку: транспортную накладную, товарно-транспортную накладную. Если крупную партию товара вам привезет менеджер по снабжению поставщика на собственном автомобиле, у ИФНС могут возникнуть подозрения, что сделка совершена только на бумаге. В результате могут быть оспорены и ваши вычеты входного НДС, и ваши расходы на приобретение товаров.

Вопрос 4. Какую систему налогообложения применяет поставщик: ОСН, УСН, ЕСХН и т. д. Если применяет ОСН или ЕСХН, важно отразить, пользуется ли он освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ.

Вопрос 5. В какой момент установлен переход права собственности на товар. По общему правилу право собственности на товар переходит в момент передачи товаров покупателю со склада поставщикаст. 223 ГК РФ. Со стороны покупателя это может быть лицо, действующее на основании доверенности.

Вопрос 6. Какие реквизиты сторон указаны в договоре. Про полный юридический адрес все знают. Но зачастую забывают указывать электронные адреса и телефоны компании-поставщика. А между тем в своих требованиях инспекции в последнее время любят запрашивать деловую переписку, реквизиты контактных лиц.

* * *

Внутренняя проверка договоров компании — эффективный инструмент защиты от претензий налоговых органов в получении необоснованной налоговой выгоды. Служба бухгалтерии должна непосредственно участвовать в согласовании договоров поставки и давать рекомендации по условиям договора, так как именно ей придется разбираться с требованиями налоговых органов. А требования становятся все более жесткими.