Неналоговые причины хранить первичку на расходы при «доходной» УСН

Неналоговый контроль

Такие проверяющие вправе запрашивать документы независимо от того, связаны они с исчислением налога или нет. Не получится отказаться от представления первички на расходы со ссылкой на то, что вы не учитываете затраты при расчете УСН-налога.

Антиотмывочный контроль банка. Все операции по расчетному счету банк обязан оценивать по правилам Закона № 115-ФЗЗакон от 07.08.2001 № 115-ФЗ. И если сочтет их сомнительными, должен заблокировать платеж и при необходимости удаленный доступ, а также запросить документыст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Обычно банк хочет знать, на что уходят деньги со счета, и требует документы на расходы. Это касается и снятия наличных, и безналичных платежей. Запросить документы банк может как по какой-то отдельной операции, так и — если у него возникли подозрения в обналичке — по всей деятельности клиента. Если не представить документы, банк откажет в обслуживании. Счет придется закрыть, причем за вывод со счета сомнительных денег многие банки берут драконовские комиссии. Откроют ли вам после этого новый счет в другом банке — большой вопрос.

Контроль за оборотом товаров. Документами на продаваемые товары всегда могут поинтересоваться:

•полиция (ОБЭП), которая борется с оборотом нелегальных, контрафактных, краденых товаров. Ее интересуют происхождение и законность приобретения, ввоза и продажи товара;

•отделения Роспотребнадзора, которые следят за соблюдением Закона о защите прав потребителей и санитарно-гигиенических требований. Их интересует документация, сопутствующая первичке на расходы: сертификаты, декларации соответствия, данные о производителе — в общем, подтверждение качества и безопасности.

Кассовые проверки. УСН не освобождает от соблюдения порядка ведения кассовых операцийп. 4 ст. 346.11 НК РФ; Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). Проверяют работу с наличными те же налоговики. Инспекторы могут потребовать кассовые документы, в том числе и на расходование наличных. Причем представить их нужно быстро — в тот же день или на следующийподп. 2 п. 7, пп. 29, 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н.

Если установят, что на какие-то выдачи из кассы нет РКО, то оштрафуют организацию — на сумму от 40 000 до 50 000 руб., должностное лицо — на сумму от 4000 до 5000 руб.абз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

Кроме того, по РКО, документам, которые служат основанием для составления РКО, и авансовым отчетам с приложенными к ним бумагами на покупки проверяют, соблюдаются ли:

•ограничения по расходованию наличных. Тратить из кассы разрешено только наличные, снятые с банковского счета, и — строго на определенные цели — наличную выручкуп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У;

•лимит расчетов наличными с другими юрлицами/ИП (не более 100 000 руб. по одному договору)п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Если же не дать поверяющим РКО и документы, подтверждающие цели расходования, ИФНС может оштрафовать, за что — зависит от сопутствующих обстоятельств:

•или за непредставление сведений (информации): организацию — на сумму от 3000 до 5000 руб., директора — на сумму от 300 до 500 руб.ст. 19.7 КоАП РФ;

•или за воспрепятствование проверке (если не предоставить никакие из запрошенных документов и сведений, не пустить инспекторов): организацию — на сумму от 5000 до 10 000 руб., директора — от 2000 до 4000 руб.ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ При невозможности вообще провести или завершить проверку штраф больше — от 20 000 до 50 000 руб. и от 5000 до 10 000 руб. соответственноч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ.

ИП имеют право не вести кассовую книгу и не оформлять ПКО и РКОпп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У. Поэтому им штраф за отсутствие и непредставление РКО не грозит. Но поскольку первичные документы ИП составлять обязаны, то на расходование наличных какие-то бумаги у них все равно должны быть. Эти документы могут быть затребованы в ходе иных рассматриваемых здесь проверок.

Проверки применения ККТ. Расходы, которые тут могут интересовать проверяющих, — закупка товаров у населения, на нее должны быть оформлены закупочные акты.

На закупку надо пробивать чеки ККТ с признаком расчета «расход», если ваша деятельность направлена на приобретение (в том числе через подотчетников) у физлиц товаров и их дальнейшую реализациюПисьма ФНС от 13.04.2020 № АБ-4-20/6201@, от 14.08.2018 № АС-4-20/15707. За неприменение ККТ предусмотрен штраф: от 3/4 до полной суммы расчета, но не меньше 30 000 руб. — для организации и от 1/4 до 1/2 суммы расчета, но не меньше 10 000 руб. — для ее должностного лицач. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Поэтому в рамках ККТ-проверки ИФНС может запросить закупочные акты. За их непредставление — предупреждение либо штраф: от 5000 до 10 000 руб. — для организации, от 1500 до 3000 руб. — для ее руководителя и ИПп. 5 ст. 14.5 КоАП РФ.

ККТ не нужна при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгметаллов и драгоценных камнейабз. 9 п. 2 ст. 2 Закона 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Антимонопольный контроль. Реагирует на жалобы об использовании организациями и ИП своего доминирующего положения на каком-либо локальном рынке для завышения ценп. 1 ч. 1 ст. 10 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ — например, на аренду специфического объекта недвижимости.

Чтобы определить обоснованность цены, проверяющие рассчитают рентабельность, а для этого потребуют документы на расходы, и неважно, что они не учитываются при расчете налога при упрощенкеРешение Пермского УФАС от 17.08.2012 № 818-11-А. Чем больше расходов удастся подтвердить, тем меньше вероятность получить предписание.

Зачем вам самим первичка на расходы

Отношения с поставщиками. Документы на приемку и оплату товара нужны для сверки расчетов, на случай если поставщик предъявит вам претензии по оплате либо у вас возникнут к поставщику претензии по качеству его товаров, работ, услуг. Эти претензии могут возникнуть не сразу, а в пределах срока исковой давности (в общем случае — 3 года, в некоторых случаях — до 10 лет)статьи 195—197 ГК РФ.

Отношения с покупателями. Налоговая может проверять ваших покупателей или покупателей ваших покупателей. Отсутствие в одном из звеньев цепочки движения товара документов о его происхождении грозит им налоговыми неприятностями. Если этим звеном будете вы, то есть у вас не будет документов о приобретении проданных вами товаров, то можете потерять покупателя.

Расходы на содержание и ремонт общего имущества. Если у других собственников такие расходы учитываются при налогообложении и инспекция проводит у них проверку, то документы на вашу часть расходов могут понадобиться им для обоснования размера затрат, включенных в расчет налогаПостановление АС СЗО от 03.10.2019 № Ф07-12362/2019. Вам они пригодятся на случай разногласий по общим расходам с другими собственниками.

Утрата права на УСН. С начала того квартала, в котором утрачено право, вы должны рассчитывать все налоги по ОСНп. 4 ст. 346.13 НК РФ. Это потребует учета расходов на основании первичных документов и счетов-фактурп. 1 ст. 221, п. 1 ст. 172 НК РФ. Нет этих документов — нельзя учесть расходы и принять к вычету НДС. Правда, ИП в таком случае могут уменьшить базу по НДФЛ на профессиональный вычет в размере 20% от доходап. 1 ст. 221 НК РФ.

Переход на ОСН. При расчете налога на прибыль можно будет учесть расходы на то, что приобретено, но не оплачено во время работы на УСНподп. 2 п. 2 ст. 346.25 НК РФ. Но для этого нужны первичные документып. 1 ст. 252 НК РФ.

Изменение объекта налогообложения при УСН. Для расчета налога можно будет учесть расходы на ТМЦ, приобретенные во время применения УСН-доходы, но оплаченные послеподп. 1, 2 п. 2, п. 4 ст. 346.17 НК РФ; Письма Минфина от 02.03.2020 № 03-11-06/2/15228, от 27.11.2019 № 03-11-11/92033, от 26.04.2019 № 03-11-11/30819, от 22.03.2019 № 03-11-11/19214, от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24949. Также можно списать в расходы материалы, оплаченные до смены объекта, а полученные послеподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 14.10.2020 № 03-11-06/2/89944, от 28.10.2013 № 03-11-06/2/45473, и ОС, введенные в эксплуатацию после смены объекта, даже если они были приобретены и оплачены ранееподп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 11.12.2019 № 03-11-11/96917, от 17.08.2018 № 03-11-11/58541, от 18.10.2017 № 03-11-11/68187. Но для этого у вас должны храниться документы на них.

Отношения с учредителями/участниками общества. Бывает, что руководство фирмы не боится штрафа за грубое нарушение правил бухучета, организация не подлежит обязательному аудиту, а управленческие решения принимаются по данным внутреннего учета. Но и тогда полноценный бухучет и, соответственно, первичные документы на расходы все равно необходимы:

•для решения о выплате дивидендов. Во-первых, чтобы выплата была обоснованной, нужно рассчитать чистые активы по данным бухучетап. 7 Порядка, утв. Приказом Минфина от 28.08.2014 № 84н, который следует вести на основании первичных документовч. 1 ст. 9 Закона 06.12.2011 № 402-ФЗ. Во-вторых, источник выплаты дивидендов — чистая прибыль, а ее нужно определять по бухгалтерской отчетностич. 1 ст. 28 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее — Закон № 14-ФЗ); ч. 2 ст. 42 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ;

•для определения стоимости доли участника в случае ее продажи, выхода из обществастатьи 23, 26 Закона № 14-ФЗ;

•для определения крупных сделок, которые должны быть одобрены всеми участникамич. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ.

Немало директоров — единственных участников ООО вместо оформления дивидендов просто снимают наличные со счета фирмы либо переводят деньги на свою карту как будто под отчет, а на самом деле тратят их на личное потребление и, понятно, не сдают авансовые отчеты. В случае налоговой проверки такие суммы могут признать облагаемым доходом директора. Тогда придется заплатить не только НДФЛ, но и страховые взносы, а также пени и штрафы. В то время как дивиденды взносами не облагаются.

Алименты ИП. При расчете задолженности по алиментам и возможной ко взысканию суммы с ИП, который работает на «доходной» УСН, судебный пристав должен вычесть из его доходов расходы на ведение бизнеса. Определить их надо по первичным документам, составленным по требованиям Закона о бухучете. Нет документов на расходы — долг рассчитают исходя из средней зарплаты по РФКассационное определение 8 КСОЮ от 29.04.2021 № 88А-8143/2021.

* * *

Как видим, не стоит выбирать «доходную» УСН по одному только критерию «не думать о первичке на расходы». Отсутствие такой документации может осложнить жизнь даже на этом спецрежиме.