Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2021 г.
Использование УПД при УСН: добровольно-принудительное
Упрощенец выступает в роли продавца
Упрощенцы не являются плательщиками НДС и не обязаны выставлять счета-фактуры по сделкам, связанным с реализацией своих товаров, работ или услуг. Поэтому если вы применяете упрощенку, то можно использовать УПД лишь как аналог первичного документа. То есть этот УПД имеет статус «2» и заменяет собой либо накладную, либо акт выполненных работ или оказанных услуг, либо акт о передаче имущественных правприложение № 2 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
При этом в табличной части не надо заполнять графы, где предусмотрено указание ставки НДС и суммы этого налога (либо можно поставить в этих графах прочерки). Если же вы укажете сумму НДС в УПД, то придется уплатить этот налог в бюджет, а кроме того — подать декларацию по НДС в электронном видест. 161, подп. 1 п. 5 ст. 173, пп. 4, 5 ст. 174, ст. 174.1, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ; Письмо Минфина от 21.05.2012 № 03-07-07/53.
Но повторим — применять УПД в большинстве случаев не обязательно. Это можно делать по собственному желанию, если вы как упрощенец реализуете свои:
•работы, услуги и/или имущественные права;
•товары, не подлежащие прослеживаемости.

Предупреждаем руководителя
Начиная с 08.07.2021 у упрощенцев добавились новые обязанности в связи с тем, что заработала система прослеживаемостип. 2, подп. «г» п. 13 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108 (далее — Положение).
Но если, применяя УСН, вы продаете или передаете на безвозмездной основе организации или предпринимателю прослеживаемые товары, то надо выставить покупателю электронный УПД по актуальному формату и передать его через оператора ЭДОподп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ; подп. «г» п. 13 Положения. Причем в этом случае не важно, какой именно режим налогообложения применяет покупатель.
Перечень прослеживаемых товаров утвержден Правительством РФутв. Постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110. В него попали, в частности, холодильники и мониторы, ввезенные в Россию из других стран, в том числе из стран ЕАЭС.

Справка
Упрощенцам (и не только им) необязательно выставлять электронные УПД при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, в следующих случаяхп. 1.1, подп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ:
•продажа товаров физлицам для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
•реализация товаров физлицам, уплачивающим налог на профессиональный доход;
•экспорт (реэкспорт) товаров с территории РФ;
•реализация и перемещение товаров из РФ на территорию другого государства — члена ЕАЭС;
•сама операция НДС не облагается (освобождена от обложения НДС).
Хотя если вы еще не наладили электронный обмен УПД со своими покупателями, вас пока не оштрафуют за то, что вы выставите УПД в бумажном виде вместо электронного. Ведь до середины следующего года не будут действовать штрафы за ошибки в применении законодательства о национальной системе прослеживаемости.
Однако могут быть проблемы с контрагентами. Наверняка многие уже наладили обмен электронными документами.
Как бы там ни было, главное — передать покупателю реквизиты прослеживаемости по проданному ему импортному товаруподп. 16—18 п. 5 ст. 169 НК РФ; приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137; подп. «з» п. 13 Положения, Письмо ФНС от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208@:
•РНПТ — регистрационный номер партии товара. Его в большинстве случаев надо получить в ИФНС или от поставщика;
•единицу измерения, используемую в целях прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения и приводится в соответствии с правительственным Перечнемутв. Постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110;
•количество товара в указанных единицах.

Внимание
В УПД реквизиты прослеживаемости отражаются в графах 11—13. При этом в графах 2 и 2а УПД (где указываются код и условное обозначение единицы измерения) могут быть отражены любые единицы измерения. Необязательно, чтобы они совпадали с теми, которые указаны в правительственном Перечне и в графах 12 и 12а того же УПДПисьмо ФНС от 12.05.2021 № ЕА-4-15/6469@ (п. 6).
Учтите, что прослеживаемые товары, имеющие одинаковые наименование, единицу измерения и цену, отражаются в одной строке УПД. К ней заполняются подстроки граф 11—13 по каждому регистрационному номеру партии товарап. 2(2) Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Впоследствии данные из электронных УПД по прослеживаемым товарам надо будет отразить в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Его форма и формат уже утверждены налоговой службойПриказ ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@. Такой отчет надо передать налоговикам по ТКС в электронном виде не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталомп. 2.3 ст. 23 НК РФ; разд. IX Положения.
Покупатель заполнит свою часть УПД и вернет вам его по ТКСподп. «ж» п. 13 Положения.
Упрощенец покупает товары, работы или услуги
В таком случае УПД, полученный от продавца, подтверждает ваши затратып. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987@. Помните, что УПД со статусом «1» заменяет и накладную/акт, и счет-фактуру. А УПД со статусом «2» — только накладную либо акт выполненных работ/оказанных услуг.

До июля следующего года бизнес не будут штрафовать за ошибки в применении норм о национальной системе прослеживаемости
Если ваш продавец — плательщик НДС, то он может выставить вам как УПД, так и накладную/акт и счет-фактуру (он нужен, только если приобретенные ценности, работы или услуги облагаются этим налогом). В большинстве случаев эти документы продавец передает в бумажном виде. Вы как покупатель заполняете данные о приемке в УПД, накладной или акте. Один экземпляр оставляете себе, другой возвращаете продавцу.
Однако если вы приобретаете прослеживаемый импортный товар, то придется получать УПД или счет-фактуру по системе электронного документооборотап. 1.2 ст. 169 НК РФ. Для этого надо наладить ЭДО. И следите за тем, чтобы продавец указал в таком документе (счете-фактуре или УПД) реквизиты прослеживаемости на каждую партию прослеживаемого товараподп. «з» п. 13 Положения; Письмо ФНС от 19.08.2021 № ЕА-4-15/11700@.
Указанный поставщиком РНПТ можно проверить с помощью специального сервиса на сайте ФНСПроверка идентификатора прослеживаемости товаров.
Полученный электронный УПД надо заполнить — в той части, которая предназначена для покупателя. В ней отражается итог приемки товара. Далее заполненный УПД надо отправить в электронной форме продавцу по ТКСподп. «ж» п. 13 Положения.
* * *
Есть и особые ситуации, когда упрощенцу придется заполнять УПД в электронной форме и передавать их по ЭДО. К примеру, при участии в комиссионной торговле прослеживаемыми товарами или в рамках других посреднических договоровподп. «д»—«е» п. 13 Положения. Этот вопрос мы уже освещали в статье «Прослеживаемость товаров: разбираемся с первыми сложностями» (, 2021, № 17).
Учтите, что налоговая служба рекомендовала для посредников, которые от своего имени совершают операции с прослеживаемыми товарами, доработанный формат УПДПисьмо ФНС от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407.