Расходы на парковку личного авто работника в аэропорту: варианты налогового учета

Вариант 1. Затраты на парковку как часть компенсации за использование личного автомобиля

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя можно заключить соглашение об использовании этого авто в служебных целях и выплачивать за это работнику компенсацию. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ:

•компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;

•возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта. В числе этих расходов как раз и «сидят» затраты на парковку.

Вы можете установить, что выплачиваемая вами компенсация состоит также из двух частей: компенсации за износ машины и возмещения расходов по ее эксплуатации в служебных целях.

Размер и порядок выплаты определяются по усмотрению сторон и закрепляются в дополнительном соглашении к трудовому договору или в отдельном соглашении. Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Посмотрим, что с налогами и взносами при таких выплатах.

Налог на прибыль. Расходы на парковку используемых в служебных целях личных автомобилей работников наравне со всеми иными расходами по обслуживанию автомобиля и вкупе с самой компенсацией за износ можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта. Правда, сделать это можно только в пределах установленных нормативов по легковым автомобилям. Если объем двигателяподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92:

•2000 куб. см и меньше — 1200 руб. в месяц;

•больше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Иные затраты, в частности на парковку, отдельно учесть в качестве самостоятельных «прибыльных» расходов нельзя.

Считаете, что это мало? Вынуждены огорчить вас еще больше: согласно официальному мнению, высказанному, кстати, уже довольно давно, сумму компенсации нужно рассчитывать пропорционально количеству дней использования автомобиляПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87. То есть фактически учесть в налоговых расходах получится копейки.

При этом обращаем внимание, что платить сотруднику возмещение в большей сумме, нежели указанные нормативы, никто не запрещает, просто все, что сверху, учесть в налоговых расходах не получитсяПисьмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366.

Отметим, что компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля, признается в составе расходов на дату ее выплатыподп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ.

НДФЛ. Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ и связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождены от обложения НДФЛ. Соответственно, сумма компенсации за износ машины, а также возмещаемые работнику расходы при использовании автомобиля в служебных целях (в частности, «парковочные» траты) налогом не облагаются, причем в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяПисьма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328. Никаких ограничений по сумме, освобождаемой от налога на доходы, в Налоговом кодексе не установлено.

Страховые взносы. Ситуация со страховыми взносами аналогична ситуации с НДФЛ. Сумма выплат работнику страховыми взносами не облагается в полном объеме, то есть «прибыльные» нормативы здесь также не действуютПисьмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977.

Освобождение от НДФЛ и страховых взносов — это, несомненно, плюс такого варианта учета. Однако вам нужно доказать, что оплата парковки — это именно компенсация, а не доход работника. Для этого надо запастись такими документами, какПисьма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328:

•соглашение с работником об использовании его личного транспорта в служебных целях;

•расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или, опять же, в соглашении, если компенсация установлена в фиксированной сумме;

•копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль. К примеру, копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации;

•документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в служебных целях. Например, отчеты работников, путевые листы;

•документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием автомобиля. К примеру, кассовые чеки или бланки строгой отчетности — парковочные чеки. К слову, эти документы и для учета выплат в «прибыльной» базе пригодятся.

Вариант 2. Затраты на парковку как расходы на командировку

Трудовой кодекс относит к командировочным расходамст. 168 ТК РФ:

•суточные;

•оплату проезда и проживания;

•другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем.

Как видим, перечень командировочных расходов, которые компания может возместить своему работнику, является открытым. При этом порядок и размеры возмещения командировочных трат работодатели вправе устанавливать в коллективном договоре или локальном нормативном акте по своему усмотрениюч. 4 ст. 168 ТК РФ.

А коль так, то и возмещение работнику стоимости парковки его автомобиля в аэропорту на время командировки может быть включено в указанный перечень. Достаточно лишь закрепить такой пункт, к примеру, в положении о командировках. Или в этом перечне просто могут быть указаны «иные обоснованные расходы, связанные с нахождением работника в командировке». В таком случае обоснованность затрат работника во время командировки будет проверена при утверждении авансового отчета по итогам командировки или при принятии руководителем решения о возмещении ему средств, израсходованных во время командировки.

Налог на прибыль. Перечень командировочных расходов, которые могут быть учтены в «прибыльной» базе в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, также не является закрытымподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Соответственно, даже несмотря на то что расходы на оплату парковки личного авто командированного работника в аэропорту в перечне прямо не поименованы, их можно учесть в полной сумме в налоговых расходах в составе командировочных. Главное — закрепить возможность возмещать расходы на стоянку в коллективном договоре или в положении о командировках и соблюсти критерии, установленные в ст. 252 НК РФ, а именно:

•документально подтвердить суммы оплаты парковки. К примеру, кассовыми чеками или бланками строгой отчетности, парковочными талонами;

•экономически обосновать целесообразность таких расходов. Для этого понадобится соответствующий отчет сотрудника с объяснением производственной необходимости использования автомобиля (в нем можно указать, например, что оплатить парковку было дешевле, чем воспользоваться услугами такси).

Датой признания затрат на парковку будет либо дата утверждения авансового отчета, либо дата принятия решения о возмещении затрат работникаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

НДФЛ. Казалось бы, для работника расходы на парковку — это как раз расходы на проезд. Он не потратил денег, чтобы добраться до аэропорта (потому что ехал на своем авто), но вынужден был заплатить за парковку. Кроме того, сам факт поездки в аэропорт вызван служебной необходимостью. Экономической выгоды у сотрудника явно не возникает. То есть если в коллективном договоре или локальном нормативном акте предусмотрено возмещение командированному работнику расходов на оплату стоянки личного автомобиля в аэропорту, то НДФЛ на сумму возмещения можно не начислять. Но Минфин считает иначе.

Оплата организацией расходов на парковку автомобиля работника — налогооблагаемый доход. Такой вердикт вынесен в одном из его ПисемПисьмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428. Правда, Письмо это чуть ли не десятилетней давности, а потому мы решили уточнить у специалиста ФНС, не изменилось ли что-то с тех пор.

Страховые взносы. В части необходимости начисления страховых взносов на суммы оплаты организацией стоимости парковки автомобиля сотрудника, направленного в командировку, актуальных писем обнаружено не было. Но были предположения, что налоговики наверняка признают возмещение стоимости парковки в аэропорту выплатой, производимой в пользу работника в рамках трудовых отношений. Пролить свет на эту ситуацию нам также помог специалист ФНС.

* * *

Как видим, у обоих рассмотренных нами вариантов есть существенные минусы. Выбирая из предложенных зол меньшее, мы бы рекомендовали использовать первый вариант учета. С точки зрения налогообложения он самый выгодный, поскольку позволяет избежать начисления страховых взносов. Экономия на налоге на прибыль за счет учета полной стоимости парковки и суммы уплаченных с нее взносов в налоговых расходах не перекроет тех трат, которые компания понесет на их уплату. О том, что НДФЛ удерживать не придется, уже не говорим.

В любом случае, по нашему мнению, лучше работников отправлять в аэропорт на такси. Ведь стоимость проезда в таком случаеп. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@:

•можно учесть в налоговых расходах в полной сумме;

•не нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами.