Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 февраля 2021 г.

ОБРАЗЦЫ ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Для обоснования расходов важно позаботиться об их документальном подтверждении. Ведь для расчета налогов качество оформления первички имеет большое значение. Приведенные примеры документов могут оказаться полезными для обоснования затрат на покупку дорогостоящего автомобиля, на выплату премий сотрудникам, на проведение ремонтных работ собственными силами, на раздачу рекламной продукции потенциальным покупателям.

Документы, которые помогут бухгалтеру подтвердить некоторые виды расходов

Документальное обоснование покупки дорогостоящего автомобиля

О том, как правильно оформить использование работником служебного автомобиля, мы писали:

2020, № 3

 

Про оформление путевых листов читайте:

2021, № 1, 2020, № 5

Покупка дорогостоящего имущества (например, автомобиля представительского класса для руководителя) вызывает пристальный интерес проверяющих. Это и понятно. Ведь его стоимость покупатель учитывает в налоговых расходах, а входной НДС (на ОСН) принимает к вычету из бюджетап. 1 ст. 172, п. 1 ст. 257, подп. 1 п. 1, пп. 3, 4 ст. 346.16 НК РФ.

В отсутствие документов, подтверждающих производственный характер покупки, налоговики могут сделать вывод, что целью приобретения дорогого автомобиля было лишь уменьшение налогов. Например, если докажут, что автомобиль был приобретен руководителем в личное пользование за счет фирмы. Поэтому важно убедительно подтвердить производственную направленность такой покупкиподп. 1 п. 2 ст. 54.1 НК РФ.

Несмотря на то что коммерческие организации не ограничены в праве покупки дорогостоящего имущества и могут тратить средства по своему усмотрению, на совершение такой сделки может потребоваться согласие (одобрение) участниковпп. 1, 3 ст. 46 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; статьи 78, 79 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Справка

Крупной является сделка, если она выходит за рамки обычной деятельности организации и при этом стоимость приобретаемого или передаваемого имущества составляет 25% и более от балансовой стоимости активов общества на последнюю отчетную дату. Согласие на совершение крупной сделки не требуется, если в обществе один участник и он же руководительпп. 7, 8 ст. 46 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Цель приобретения дорогостоящего автомобиля может быть указана уже в протоколе общего собрания участников, в ходе которого было принято решение о согласии на крупную сделку. А в положении о служебном автотранспорте или в приказе об использовании автомобиля руководителем в качестве служебного можно предусмотреть такой текст.

Руководителю организации предоставляется служебный легковой автомобиль бизнес-класса, который он использует для выполнения своих трудовых обязанностей, а именно для посещения:
— контролирующих органов и кредитных организаций;
— представительских мероприятий, переговоров с целью заключения договоров с контрагентами организации;
— выставок, семинаров, конференций и др.

Использование автомобиля бизнес-класса направлено на повышение деловой репутации организации, ее престижа и статуса в глазах деловых партнеров.

Руководитель организации не вправе использовать закрепленный за ним служебный легковой автомобиль бизнес-класса в личных целях.

Подтверждением фактического использования автомобиля в деятельности организации будет путевой лист (или любой другой документ), из которого можно увидеть маршрут передвиженияПисьма Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354; УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@.

Документальное подтверждение ремонтных работ, выполненных собственными силами

Если в собственном или арендованном помещении вы планируете своими силами провести текущий ремонт, позаботьтесь о правильном оформлении ремонтных расходов.

Справка

По общему правилу арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором арендып. 2 ст. 616 ГК РФ.

Сначала ответственный сотрудник (или комиссия) должны провести осмотр помещения, оценить его состояние, выявить неисправности. По результатам осмотра в произвольной форме нужно составить дефектную ведомость. Она будет основой для составления сметы и поможет определиться с перечнем и объемом необходимых работ, с количеством материалов, с перечнем специалистов, которые потребуются для выполнения ремонта (например, столяр, маляр, штукатур, плотник и др.), с планируемым временем.

Дефектную ведомость составьте в таком виде.

Общество с ограниченной ответственностью «Верена»

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор

А.А. Сергеев

02.02.2021

Дефектная ведомость

г. Москва

01.02.2021

Инженер Ларин Д.А. произвел осмотр помещений офиса по адресу г. Москва, ул. Цветочная, д. 5, используемых по договору аренды № 24/А от 03.04.2017, площадью 1200 кв. м.

В ходе осмотра обнаружены следующие повреждения и неисправности:

№ п/п	Выявленные дефекты, повреждения, неисправности	Необходимые для устранения работы	Объем повреждений
1.	Поверхность стен имеет дефекты (сколы, трещины, отверстия и др.)	Выравнивание стен, покраска	800 кв. м
2.	Пол имеет дефекты (провалы, неровности, трещины и др.)	Выравнивание песчано-цементной смесью, покраска	80 кв. м
3.	Осветительные приборы вышли из строя	Замена осветительных приборов, выключателей и др.	30  светильников

На основании осмотра сделан вывод о необходимости проведения текущего ремонта в помещении офиса ООО «Верена».

Инженер

Д.А. Ларин

Руководитель издает приказ о проведении ремонта и назначает ответственное лицо. Например, приказ может быть составлен так.

Общество с ограниченной ответственностью «Верена»

Приказ № 17

г. Москва

05.02.2021

В связи с наличием неисправностей, повреждений и дефектов, обнаруженных при осмотре помещений офиса ООО «Верена» по адресу г. Москва, ул. Цветочная, д. 5, используемых по договору аренды № 24/А от 03.04.2017, площадью 1200 кв. м. (Дефектная ведомость от 01.02.2021),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести текущий ремонт указанных помещений в соответствии со сметой на проведение текущего ремонта от 04.02.2021.

2. Для выполнения работ сформировать бригаду в составе:
— Сидоров С.И. — штукатур-маляр;
— Петров А.П. — штукатур-маляр.
Бригаде приступить к выполнению задания 15.02.2021.

3. Ответственным за выполнение текущего ремонта назначить инженера Ларина Д.А.

4. Инженеру Ларину Д.А. обеспечить бригаду материалами согласно смете в срок до 15.02.2021.

5. Контроль за выполнением приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор

А.А. Сергеев

С приказом ознакомлены:

Кроме дефектной ведомости, сметы и приказа руководителя, для подтверждения расходов на проведенный ремонт своими силами необходимы:

•табель учета рабочего времени строителей и наряды на сдельную работу — для обоснования расходов на заработную плату и страховые взносы;

•требования-накладные на передачу материалов со склада и материальный отчет ответственного лица о фактически израсходованных материалах — для подтверждения материальных расходов;

•акт приемки-сдачи отремонтированного имущества, например по форме № ОС-3, — для подтверждения факта выполнения ремонта.

Пакет документов для обоснования премии сотрудникам

Как обеспечить своевременное получение первички, читайте:

2020, № 17

Чтобы учесть премии в налоговых расходах, они должны бытьп. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986:

•предусмотрены в коллективном (трудовом) договоре прямо в тексте или в виде отсылки на ЛНА, например на положение о премировании. В документе нужно установить трудовые показатели, за достижение которых выплачивается премия, порядок ее расчета, условия выплаты и др. Например, можно указать такие условия.

2.1. Работодатель выплачивает работникам ежеквартальные премии — поощрительные выплаты за выполнение показателей премирования, установленных настоящим Положением, в размере 20—50% от должностного оклада.

2.2. Приказ на премирование работников издает генеральный директор на основании списков-представлений руководителей структурных подразделений, в которых работают сотрудники.

•выплачены за трудовые показатели, выполнение которых подтверждается документально. Это могут быть списки-представления руководителей подразделений, служебные записки или отчеты. Например, список-представление можно оформить в таком виде.

Генеральному директору ООО «Вариант»
Васильеву Н.Н
от руководителя отдела продаж
Иволгина Л.И.

В приказ
05.04.2021

Список-представление на премирование

По результатам работы за I квартал 2021 г. работники отдела продаж выполнили план. В соответствии с п. 2.1 Положения о премировании от 09.01.2020 размер премии составляет:

Ф. и. о. работника	Должность	План продаж, руб.	Продажи, руб.	Выполнение плана, %	Премия, % от оклада
Волгин А.И.	Менеджер	240 000	260 000	108	20
Петров С.Н.	Менеджер	240 000	270 000	113	30

Руководитель отдела продаж

Л.И. Иволгин

05.04.2021

•оформлены приказом (распоряжением) руководителя организации по форме № Т-11а или, например, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

Приказ № 17
о премировании

г. Москва

05.04.2021

В связи с выполнением трудовых показателей и на основании Положения о премировании от 09.01.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Премировать работников отдела продаж по результатам работы за I квартал:
а) менеджера Волгина А.И. — в размере 20% от должностного оклада;
б) менеджера Петрова С.Н. — в размере 30% от должностного оклада.

2. Главному бухгалтеру Гагарской К.С. обеспечить выплату предусмотренных п. 1 настоящего приказа премий одновременно с заработной платой соответствующих работников за март 2021 г.

Генеральный директор

Н.Н. Васильев

С приказом ознакомлены:

Менеджер

А.И. Волгин

05.04.2021

Менеджер

С.Н. Петров

05.04.2021

Главный бухгалтер

К.С. Гагарская

05.04.2021

Раздача рекламных буклетов и сувенирной продукции: как зафиксировать

Если вы изготовили рекламные буклеты, сувениры с логотипом компании и раздали их потенциальным покупателям (заказчикам), необходимо обосновать, что целью этой рекламной акции является привлечение внимания к товарам, работам, услугам и что такая реклама направлена на поддержание интереса к самой компании, у которой их можно приобрестип. 4 ст. 264, подп. 20 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Документами, которые помогут обосновать рекламные расходы — изготовление и раздачу буклетов и сувениров, будут:

•договор на изготовление рекламной продукции;

•накладные на получение рекламной продукции от изготовителя с приложением образцов буклетов и сувениров (их макетов или фотографий);

•приказ о проведении рекламной акции;

•акт на списание рекламной продукции.

Для удобства можно воспользоваться такой формой приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Ноктюрн»

Приказ № 24

г. Москва

05.02.2021

В целях привлечения покупателей, увеличения спроса на продукцию и формирования устойчивого интереса к организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести с 15.02.2021 по 20.02.2021 рекламную акцию в помещении выставочного зала офиса по адресу г. Москва, ул. Садовая, д. 25.

2. Утвердить программу рекламной акции (Приложение 1).

3. Возложить ответственность за проведение рекламной акции на руководителя отдела продаж Лабутина А.П.

4. Создать группу для проведения рекламной акции в составе: старший менеджер — Ивановский А.Д.; менеджер — Самойлов И.А.

5. Главному бухгалтеру Афанасьевой Е.В. обеспечить контроль за списанием буклетов и сувенирной продукции.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

С.П. Михалев

Акт на списание рекламных материалов по результатам проведения мероприятия будет выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Ноктюрн»

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор

С.П. Михалев

24.02.2021

Акт
на списание рекламной и сувенирной продукции от 24.02.2021

С 15.02.2021 по 20.02.2021 на основании приказа от 05.02.2021 № 24 проведена рекламная акция в помещении выставочного зала офиса по адресу г. Москва, ул. Садовая, д. 25. Мероприятие преследовало цель — повысить интерес посетителей к продукции организации. В ходе проведения рекламной акции старший менеджер Ивановский А.Д. и менеджер Самойлов И.А. передали рекламные буклеты и сувенирную продукцию всем желающим, то есть неограниченному кругу лиц. Наименование, стоимость и количество переданной рекламной продукции указано в таблице.

Вид сувенирной продукции	Цена, руб.	Количество, шт.	Сумма, руб.
Рекламные буклеты	50	100	5 000
Календари на 2021 г. с логотипом, реквизитами организации, фотографиями выпускаемой продукции	600	100	60 000
Блокноты с логотипом и реквизитами организации	100	100	10 000
Ручки с логотипом и реквизитами организации	80	100	8 000
Пакеты с логотипом и реквизитами организации	40	100	4 000
Итого			87 000

Старший менеджер

А.Д. Ивановский

Менеджер

И.А. Самойлов

* * *

Правильно сформированный пакет оформленных с учетом всех необходимых реквизитов документов поможет бухгалтеру минимизировать претензии со стороны проверяющих по поводу документального подтверждения расходов. А убедительные формулировки о производственной направленности затрат укрепят позицию компании в суде, если споры все-таки возникнут.

Понравилась ли вам статья?

• Почему оценка снижена?
• Есть ошибки
  Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
• Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
• Нет ответа по поставленные вопросы
• Аргументы неубедительны
• Ничего нового не нашел
• Нужно больше примеров
• Тема не актуальна
• Статья появилась слишком поздно
• Слишком много слов
• Другое
  Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300

Поставить оценку

Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

• я подписчик электронного журнала

  Авторизоваться
• я не подписчик, но хочу им стать

  Подписаться
• хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

  Получить демодоступ