Документы, которые помогут бухгалтеру подтвердить некоторые виды расходов

Документальное обоснование покупки дорогостоящего автомобиля

Покупка дорогостоящего имущества (например, автомобиля представительского класса для руководителя) вызывает пристальный интерес проверяющих. Это и понятно. Ведь его стоимость покупатель учитывает в налоговых расходах, а входной НДС (на ОСН) принимает к вычету из бюджетап. 1 ст. 172, п. 1 ст. 257, подп. 1 п. 1, пп. 3, 4 ст. 346.16 НК РФ.

В отсутствие документов, подтверждающих производственный характер покупки, налоговики могут сделать вывод, что целью приобретения дорогого автомобиля было лишь уменьшение налогов. Например, если докажут, что автомобиль был приобретен руководителем в личное пользование за счет фирмы. Поэтому важно убедительно подтвердить производственную направленность такой покупкиподп. 1 п. 2 ст. 54.1 НК РФ.

Несмотря на то что коммерческие организации не ограничены в праве покупки дорогостоящего имущества и могут тратить средства по своему усмотрению, на совершение такой сделки может потребоваться согласие (одобрение) участниковпп. 1, 3 ст. 46 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; статьи 78, 79 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Цель приобретения дорогостоящего автомобиля может быть указана уже в протоколе общего собрания участников, в ходе которого было принято решение о согласии на крупную сделку. А в положении о служебном автотранспорте или в приказе об использовании автомобиля руководителем в качестве служебного можно предусмотреть такой текст.

Подтверждением фактического использования автомобиля в деятельности организации будет путевой лист (или любой другой документ), из которого можно увидеть маршрут передвиженияПисьма Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354; УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@.

Документальное подтверждение ремонтных работ, выполненных собственными силами

Если в собственном или арендованном помещении вы планируете своими силами провести текущий ремонт, позаботьтесь о правильном оформлении ремонтных расходов.

Сначала ответственный сотрудник (или комиссия) должны провести осмотр помещения, оценить его состояние, выявить неисправности. По результатам осмотра в произвольной форме нужно составить дефектную ведомость. Она будет основой для составления сметы и поможет определиться с перечнем и объемом необходимых работ, с количеством материалов, с перечнем специалистов, которые потребуются для выполнения ремонта (например, столяр, маляр, штукатур, плотник и др.), с планируемым временем.

Дефектную ведомость составьте в таком виде.

Руководитель издает приказ о проведении ремонта и назначает ответственное лицо. Например, приказ может быть составлен так.

Кроме дефектной ведомости, сметы и приказа руководителя, для подтверждения расходов на проведенный ремонт своими силами необходимы:

•табель учета рабочего времени строителей и наряды на сдельную работу — для обоснования расходов на заработную плату и страховые взносы;

•требования-накладные на передачу материалов со склада и материальный отчет ответственного лица о фактически израсходованных материалах — для подтверждения материальных расходов;

•акт приемки-сдачи отремонтированного имущества, например по форме № ОС-3, — для подтверждения факта выполнения ремонта.

Пакет документов для обоснования премии сотрудникам

Чтобы учесть премии в налоговых расходах, они должны бытьп. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986:

•предусмотрены в коллективном (трудовом) договоре прямо в тексте или в виде отсылки на ЛНА, например на положение о премировании. В документе нужно установить трудовые показатели, за достижение которых выплачивается премия, порядок ее расчета, условия выплаты и др. Например, можно указать такие условия.

•выплачены за трудовые показатели, выполнение которых подтверждается документально. Это могут быть списки-представления руководителей подразделений, служебные записки или отчеты. Например, список-представление можно оформить в таком виде.

•оформлены приказом (распоряжением) руководителя организации по форме № Т-11а или, например, так.

Раздача рекламных буклетов и сувенирной продукции: как зафиксировать

Если вы изготовили рекламные буклеты, сувениры с логотипом компании и раздали их потенциальным покупателям (заказчикам), необходимо обосновать, что целью этой рекламной акции является привлечение внимания к товарам, работам, услугам и что такая реклама направлена на поддержание интереса к самой компании, у которой их можно приобрестип. 4 ст. 264, подп. 20 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Документами, которые помогут обосновать рекламные расходы — изготовление и раздачу буклетов и сувениров, будут:

•договор на изготовление рекламной продукции;

•накладные на получение рекламной продукции от изготовителя с приложением образцов буклетов и сувениров (их макетов или фотографий);

•приказ о проведении рекламной акции;

•акт на списание рекламной продукции.

Для удобства можно воспользоваться такой формой приказа.

Акт на списание рекламных материалов по результатам проведения мероприятия будет выглядеть так.

* * *

Правильно сформированный пакет оформленных с учетом всех необходимых реквизитов документов поможет бухгалтеру минимизировать претензии со стороны проверяющих по поводу документального подтверждения расходов. А убедительные формулировки о производственной направленности затрат укрепят позицию компании в суде, если споры все-таки возникнут.