Разъездной характер труда сотрудников: учет и документальное обоснование
Основные признаки разъездной работы
Разъездная работа предусматривает выполнение сотрудником своих должностных обязанностей вне места расположения организации. И в отличие от командировок, такая работа связана с постоянными служебными поездкамист. 166 ТК РФ; Письмо Минтруда от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047. Чаще всего эти поездки проходят в пределах одного населенного пункта или области. Но работник может выезжать и на более далекие расстояния. Таким образом, если работник в силу своих трудовых обязанностей независимо от занимаемой должности постоянно находится в разъездах, можно считать, что он имеет разъездной характер работыст. 57 ТК РФ.
Компенсации и выплаты за разъездной характер работы
Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель должен возмещать расходыст. 168.1 ТК РФ:
•на проезд;
•на наем жилого помещения (при необходимости);
•связанные с проживанием вне места постоянного жительства (например, суточные);
•иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома и обусловленные характером работы, условиями ее выполнения.
Напомним, что при разъездном характере работы сотруднику выплачивается зарплата. В то время, как, например, при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок.
За разъездной характер работы также можно установить надбавку (доплату) к зарплатест. 129 ТК РФ. Например, в виде фиксированной суммы, процента к должностному окладу или величины, зависящей от выработки сотрудника.
Документальное оформление и бухучет
Порядок, условия и размеры компенсации расходов на служебные поездки работникам должны быть закреплены:
•или в ЛНА организации;
•или в коллективном договоре;
•или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудником.
Если у организации целый штат сотрудников с разъездным характером работы, лучше воспользоваться первым вариантом и разработать специальное положение, например положение о разъездном характере работыст. 8 ТК РФ. В положении нужно определить перечень должностей сотрудников, работа которых связана со служебными поездками. Этот перечень удобно оформить приложением к положению или отдельным приказом.
В зависимости от характера работы и должностных обязанностей сотрудников установите перечень возмещаемых расходов, их размеры и порядок возмещения. Необходимо также предусмотреть правила представления сотрудниками отчетов о расходах, связанных со служебными поездками. Можно разработать и утвердить форму такого отчета или воспользоваться формой авансового отчета АО-1Постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Приведем фрагмент положения о разъездном характере работы.
2.1. Расходы на проезд возмещаются в размере фактических расходов: курьерам — на проезд конкретным видом транспорта, водителям — на приобретение ГСМ в пределах утвержденных норм.
2.2. Размер фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта, а также на приобретение ГСМ определяется на основании проездных документов, квитанций, чеков ККТ, чеков АЗС и иных подтверждающих документов.
2.3. В целях возмещения расходов по проезду курьерам ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц. В случае наличия у работника приобретенного за собственные средства проездного билета работнику возмещается его стоимость. Расходы на проезд иными видами транспорта возмещаются в размере фактических затрат на основании проездных документов.
2.4. Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических затрат, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, на пользование оздоровительными объектами), и определяются на основании счетов, счетов-фактур, квитанций, чеков ККТ, актов и иных подтверждающих документов.
2.5. Суточные выплачиваются в размере 1000 руб. за каждый день служебной поездки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, дни вынужденной остановки в пути. Если при выполнении служебного поручения работник может ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.
2.6. К иным расходам, подлежащим возмещению по служебным поездкам, относятся:
— расходы на мобильную связь — в размере фактических затрат. Расходы на мобильную связь подтверждаются детализацией счета оператора связи и ежемесячным актом, который составляется работником и работодателем;
— расходы водителя на внеплановый ремонт автомобиля — в размере документально подтвержденных (чеки ККТ, товарные чеки, квитанции и т. п.) фактических затрат.
2.7. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками, производится не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, на основании отчета и при наличии документов, подтверждающих фактические расходы, связанные со служебной поездкой.
2.8. Для выполнения должностных обязанностей в период служебной поездки работникам по их заявлению по решению руководителя выдается аванс в счет предстоящих расходов. Сумма аванса и срок, на который работнику выдаются денежные средства, определяются в заявлении при его согласовании.
2.9. Работники обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, представить в бухгалтерию отчет по израсходованным суммам по форме № АО-1 с приложением подтверждающих документов.
Основанием для направления работника в служебную поездку может быть приказ или оформленное в письменном виде поручение уполномоченного лица. Например, для курьера — в таком виде.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
Поручение на служебные поездки от №
| должность | (ф. и. о.) |
| Задание | Организация | Адрес | Дата и время | Дата и время | Должность, ф. и. о., подпись лица, принявшего/отпустившего груз, дата | ||
| отправления | возвращения | прибытия | убытия | ||||
Ответственное лицо
| должность | подпись | (ф. и. о.) |
Бухучет. Затраты на «разъездные» выплаты сотрудников признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде утверждения отчета руководителемпп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99. И отражаются на счетах учета затрат — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и других, в зависимости от того, в каком подразделении трудится сотрудник. Входной НДС учитывается на счете 19. Налог можно принять к вычету на основании счета-фактуры, авиа- и железнодорожных билетов и БСО (если сумма НДС выделена отдельной строкой)п. 1 ст. 172 НК РФ. Упрощенцы входной НДС отдельно на счете 19 могут не учитывать.
Налог на прибыль и УСН
Доплата и надбавки. Надбавки и доплаты, предусмотренные трудовым, коллективным договорами или ЛНА, являются частью оплаты трудапп. 1, 3 ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Их можно признать в налоговом учете и при расчете налога на прибыль, и на «доходно-расходной» УСН.
Директор директору рознь: одни решают вопросы, не покидая своего кабинета, а другие находятся в постоянных поездках, имея разъездной характер работы
«Разъездные» расходы. Затраты, которые работодатель компенсирует работникам с разъездным характером работы, учитываются в «прибыльных» расходах в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения отчетап. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Информация ФНС «Налоговая политика и практика: как учесть расходы на проездные работникам при исчислении налога на прибыль организаций»; Письмо Минфина от 19.11.2021 № 03-01-10/93643. По мнению Минфина, эти затраты могут признаваться расходами на оплату трудап. 3 ст. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562 (п. 2). Но работодатель вправе сам определить, к какой именно группе будут отнесены подобные расходып. 4 ст. 252 НК РФ.
Перечень «упрощенных» расходов закрытый. Расходов в виде возмещения работнику затрат, связанных с разъездным характером работы, там нет. И ранее ФНС, а затем и Минфин настаивали, что учесть «разъездные» расходы при УСН нельзяп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724; ФНС от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943.
Вместе с тем отдельные расходы, которые несет работник при разъездной работе, Минфин учесть разрешает, например, как командировочные расходыподп. 8, 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-11-06/2/15847.
НДФЛ и страховые взносы
Предусмотренные трудовым (коллективным) договором или ЛНА надбавки и доплаты за разъездной характер работы облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке, как зарплатаст. 210, пп. 1, 3, 25 ст. 255, ст. 420 НК РФ.
Компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником своих трудовых обязанностей, НДФЛ и страховыми взносами не облагаютсяп. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 23.03.2021 № 03-04-06/12696, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439. Но при условии, что в трудовом договоре и ЛНА установлено, что работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, а также что такие расходы документально подтверждены. В противном случае проверяющие будут настаивать на доначислении НДФЛ и страховых взносов по таким выплатамПостановление АС ПО от 08.12.2021 № Ф06-11729/2021.
Совет
Лимит размера суточных при выплате «разъездникам», в отличие от командированных, не установлен, поэтому суточные при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном ЛНАПисьмо Минфина от 23.03.2021 № 03-04-06/20746.
Напомним, что для суточных подтверждающих документов не требуется. Суточные выплачиваются на основании ЛНА или приказа. Но если, например, работник просит дополнительно компенсировать расходы на питание по чекам, то налоговики доначислят на такие выплаты НДФЛ и страховые взносыПисьмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881. Кроме того, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительствач. 1 ст. 168 ТК РФ. Поэтому если они будут выплачиваться, например, курьеру, который передвигается по городу, в котором находится организация, то у проверяющих могут возникнуть вопросы. Скорее всего, суточные переквалифицируют в надбавку к зарплате и заставят доплатить НДФЛ и страховые взносы.
* * *
На практике споры с проверяющими возникают из-за различий в классификации выплат сотрудникам за разъездную работу. Например, организация считает, что она выплачивает суточные, а налоговики из-за допущенных неточностей в документальном оформлении относят их к стимулирующим выплатам со всеми вытекающими налоговыми последствиями. Поэтому прежде, чем начислять или не начислять налоги (страховые взносы), проверьте, правильно ли вы оформили выплаты «разъездникам».
