Переезд в новый офис: что предстоит сделать и как учесть расходы

Аренда двух офисов одновременно

Бывает, что организация, заключив договор аренды нового офиса, проводит в нем ремонтные и отделочные работы, подключает к сети Интернет офисную технику и размещает мебель, а в старом продолжает работать. То есть в течение какого-то периода времени ей приходится платить арендную плату одновременно по двум договорам.

В расходах по налогу на прибыль и при УСН «доходы минус расходы» можно учесть арендные платежи и по старому, и по новому офисуп. 1 ст. 252, подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В качестве документального подтверждения достаточно иметьп. 1 ст. 650, п. 1 ст. 651, п. 1 ст. 655 ГК РФ:

•заключенные договоры аренды;

•акты приемки-передачи помещений в аренду;

•платежные поручения на перечисление арендных платежей.

Ежемесячно оформлять акты оказанных услуг по договорам аренды для признания арендных платежей необязательно, если такое требование, конечно, не установлено самим договором.

Если обустройство помещений или ремонт нового офиса затянулись надолго, из-за чего сотрудники не могут работать в новом офисе, а организация продолжает платить аренду и за старый, и за новый офис, то у контролирующих органов могут появиться вопросы к обоснованности признания в расходах арендных платежей за оба офиса. Тогда нужно позаботиться о документальном подтверждении сроков и объемов проведения ремонтных и других необходимых подготовительных работ в новом офисе и их придерживаться.

Ремонтные работы в новом офисе

Расходы на ремонт арендованных помещений уменьшают налоговую базу и по прибыли, и на УСН с объектом «доходы минус расходы», если стоимость ремонта не возмещается арендодателемпп. 1, 2 ст. 260, подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Важно обосновать, почему организация решила отремонтировать помещение. Ведь арендодатель должен передать офис в надлежащем состояниистатьи 611, 612 ГК РФ. И именно он отвечает за недостатки, препятствующие использованию офиса. Недостатки передаваемого в аренду помещения следует отразить в акте приема-передачи. Напомним, что по ГК капитальный ремонт должен проводить арендодатель, а поддерживать имущество в исправном состоянии, проводить текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества — арендаторст. 616 ГК РФ.

По результатам осмотра помещения, оценки его состояния и выявления неисправностей составляется дефектная ведомость в произвольной форме, которая будет основой для дальнейшей сметы. Ведомость поможет определиться с перечнем и объемом необходимых работ и сроками их проведения.

Затем руководитель издаст приказ о проведении ремонта в новом офисе и назначит ответственных. Приказ может быть, например, таким.

Подробно составленные документы не только помогут обосновать проведение ремонтных работ в новом помещении, но и выступят весомым аргументом в пользу необходимости двойных арендных платежей в этом периоде — за новый и старый офисы.

Неотделимые улучшения в новом помещении

Иногда перед переездом в новое помещение арендованный объект приходится дооборудовать. Это может быть, например, перепланировка внутреннего пространства с установкой системы вентиляции или пожарной сигнализации. Напомним, что неотделимые улучшения — это такие улучшения, которые нельзя отделить от предмета аренды без вреда для негост. 623 ГК РФ.

Отразить в налоговых расходах можно только те неотделимые улучшения, на возведение которых получено согласие арендодателя и стоимость которых не возмещается арендодателем. Если согласия нет, то учесть их стоимость при расчете налога на прибыль и «упрощенного» налога не получитсяп. 1 ст. 256, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Такое условие должно содержаться в договоре аренды или в отдельном документе о согласии арендодателя. В договоре это можно прописать следующим образом.

О «прибыльных» последствиях у арендатора при возведении неотделимых улучшений в арендуемом помещении мы подробно писали в , 2021, № 10.

Добавим, что на УСН с объектом «доходы минус расходы» в случае, если арендодатель возмещает стоимость неотделимых улучшений, при выполнении работ собственными силами в расходах можно признать оплаченную стоимость неотделимых улучшений по элементам затрат (например, отдельно стоимость материалов, зарплату и пр.). Или, если работы выполняет подрядчик, стоимость неотделимых улучшений включается в состав материальных расходовпп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ.

Кроме того, на дату получения компенсации от арендодателя упрощенец (независимо от применяемого объекта налогообложения) должен признать в качестве выручки от реализации работ доход в связи с передачей неотделимых улучшений арендодателюп. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ.

Если арендодатель такие расходы не возмещает, то признать затраты можно как капвложения в арендованное помещение. То есть как амортизируемое имуществоп. 1 ст. 256, п. 1 ст. 258, подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Погрузочно-разгрузочные работы и транспортные услуги

Если организация имеет собственный автотранспорт, при переезде она может воспользоваться им. Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта учитываются и для налога на прибыль, и на УСН с объектом «доходы минус расходы»подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Вознаграждения грузчикам, нанятым по гражданско-правовым договорам, можно включить в расходы на оплату трудапп. 16, 21 ст. 255, подп. 6, 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Также необходимо начислить страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Если своего автотранспорта нет и для погрузочно-разгрузочных работ и перевозки имущества привлекается специализированная компания, то стоимость ее услуг можно учесть в составе материальных расходов как услуги производственного характераподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Перерегистрация ККТ при смене ее местонахождения

При переезде в новое помещение может возникнуть необходимость в перерегистрации кассы (если она используется). Это нужно сделать, когда при смене места дислокации организации меняется и место установки ККТ. Ведь в этом случае изменяются данные, указанные в карточке регистрации кассыпп. 4, 12 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 76 Регламента, утв. Приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н.

На перерегистрацию дается всего 1 рабочий день с момента изменений. И если не успеть, придется платить штраф. Даже если деятельность на период переезда не ведется и касса не используется. Для перерегистрации в инспекцию надо подать заявление, указав в нем адрес, по которому кассовый аппарат будет храниться и где его (при необходимости) смогут найти налоговикиПисьмо Минфина от 10.04.2020 № 03-11-11/29149.

Заявление можно податьпп. 1, 4, 10 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

•или в электронном виде через кабинет ККТ на сайте ФНС и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Дата подачи заявления — дата, когда оно было размещено на сайте;

•или в бумажном виде, подав его лично или через представителя по доверенности в любое отделение ИФНС. Датой представления будет дата регистрации.

Обратите внимание, что с 01.03.2022 будут применяться новые формы заявления о регистрации (перерегистрации) ККТ и карточки регистрации ККТПриказ ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.

Обновленные регистрационные данные нужно перенести в сам кассовый аппарат (сменить его настройки) и сформировать на нем отчет об изменении параметров регистрации.

Смена адреса в ЕГРЮЛ

При переезде организации в новый офис важно позаботиться о том, чтобы сведения о ней в ЕГРЮЛ оставались достоверными. Порядок изменения сведений об адресе зависит от того, переезжает организация в пределах населенного пункта, который указан в уставе как место ее нахождения, или за его пределы.

После переезда в пределах одного населенного пункта в течение 7 рабочих дней нужно сообщить об этом в налоговую инспекцию, которая занимается регистрацией в этом регионе, подав заявление по форме № Р13014подп. «в» п. 1, п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); разд. VI приложения № 13 к Приказу ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Как правильно заполнить такое заявление, мы рассмотрим в следующем номере.

Нелишним будет приложить к заявлению договор аренды. Тогда ИФНС не будет проверять адрес на достоверность и приостанавливать для этого регистрациюпп. 4.2, 4.4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Какая инспекция занимается госрегистрацией, можно узнать на сайте ФНС. Для этого в окне «Определение реквизитов ИФНС, органа государственной регистрации ЮЛ и/или ИП, обслуживающих данный адрес» нужно ввести свой адрес. По результатам поиска будет указана инспекция, где организация состоит на учете, и ИФНС, которая занимается госрегистрацией в регионе.

По полученным данным в течение 5 рабочих дней инспекция внесет в ЕГРЮЛ запись о смене адреса. Если новый и старый адреса находятся на территориях, подконтрольных разным налоговым, то организацию снимут с учета в старой инспекции и поставят на учет в новой ИФНСп. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ.

Надо сказать, что в устав вносить изменения о смене адреса необязательно, если в нем место нахождения организации указано только как населенный пункт (например, г. Москва) или прописан полный адрес (населенный пункт, улица, номер дома и пр.), но нет требования о внесении изменений при смене места нахождения.

Если организация переезжает в другой населенный пункт, то сначала нужно уведомить о переезде регистрирующую инспекцию по старому адресуп. 6 ст. 17 Закона № 129-ФЗ; Информация ФНС «Разъяснены нюансы заполнения заявления об изменении места нахождения компании». Для этого в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о переезде следует подать заявление по форме № Р13014 и протокол общего собрания участников организации (решение единственного участника) о смене ее места нахождения.

На основании полученных сведений ИФНС внесет информацию в ЕГРЮЛ о том, что организация собирается менять место нахождения. Через 20 дней можно будет подать в регистрирующую инспекцию по новому адресу заявление по форме № Р13014, решение об утверждении изменений в уставе, новую редакцию устава или лист изменений к нему, новый договор аренды и платежку об уплате госпошлинып. 1 ст. 8, пп. 1, 6 ст. 17, пп. 1, 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ. При внесении изменений в ЕГРЮЛ организации уплачивают госпошлину в размере 800 руб. Ее можно учесть в расходахподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Обратите внимание, если документы подаются в электронной форме через сайт ФНС или портал госуслуг, а также направляются через МФЦ или нотариуса, то госпошлину платить не надоподп. 3 п. 1 ст. 333.33, подп. 32 п. 3 ст. 333.35 НК РФ. Для подачи документов в электронной форме нужно авторизоваться на официальном сайте сервиса (ввести логин и пароль) и воспользоваться электронной квалифицированной подписью.

В течение 5 рабочих дней со дня получения документов ИФНС зарегистрирует изменения в уставе и внесет запись о новом адресе в ЕГРЮЛ. В новой ИФНС вас поставят на учет, а в старой — снимут.

* * *

Со дня внесения в ЕГРЮЛ сведений о новом адресе организация состоит на учете уже по этому адресу. И если при переезде сменилась ИФНС, то платить налоги (авансовые платежи) и сдавать отчетность в новую налоговую нужно именно с этой даты. Далее мы рассмотрим порядок уплаты налогов и представления отчетности после перехода организации в новую налоговую инспекцию.