Как рассчитать оплату командировки в выходной день

Руководитель отправил сотрудника в деловую поездку, часть дней которой выпадает на выходной или праздник. Как в этом случае оплачивается командировка? А если один день пройдёт в дороге? Разбираемся вместе с онлайн-сервисом организации командировок OneTwoTrip for Business.

Что говорит закон

Согласно статье 153 Трудового кодекса РФ, при работе в выходные вариантов может быть два:

• оплата не менее чем в двойном размере;
• оплата в одинарном размере, но тогда работнику в удобное для него время нужно предоставить однодневный отдых (за каждый выходной день, отработанный в командировке и оплаченный одинарно). Полученный день отдыха оплачивать не нужно.

Однако при расчёте оплаты могут быть нюансы, ведь при деловых поездках в выходные или праздники возможны три ситуации. Рассмотрим их.

Сотрудник не работает в выходные

Норма такова: оплачивать в двойном размере нужно только выходные дни, когда сотрудник работает. Если служебные обязанности не исполняются, компания предоставляет лишь суточные в командировке.

Что такое суточные?

Это сумма, которая покрывает возможные расходы на месте пребывания (например, на такси или питание). Размер суточных, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами, в поездках по России составляет 700 рублей в день, а при выезде за границу — 2500 рублей. При однодневной поездке по России суточные можно не выплачивать, в отличие от зарубежной поездки. Для загранкомандировок суточные обязательны и выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной работодателем.

Как учитывать в табеле: ставим значение «К» или код «06» (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1).

Сотрудник работает в официальные выходные

Эта ситуация как раз и описана в ст. 153 ТК РФ. Компания должна оплатить работу в двойном размере либо в одинарном и дополнительно предоставить отгул. Перед поездкой нужно получить согласие сотрудника и выпустить соответствующий приказ.

Как учитывать в табеле: помимо кода «К» поставьте значение «РВ» — «К/РВ» (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Сотрудник проводит выходные в пути

Время, которое проходит в дороге, — это тоже работа в выходные, а значит, нужно оформить согласие и компенсацию как в предыдущей ситуации. Ведомства придерживаются этого мнения: Письмо Минтруда России от 13.10.2017 №14-2/В-921.

Для расчёта оплаты важно верно определить, когда командировка началась и закончилась. Началом считают день отправления транспорта сотрудника — время смотрим в авиа- или ж/д билетах. Если пользуетесь сервисом для организации поездок, например, OneTwoTrip for Business, эту информацию легко отследить в Личном кабинете. Датой возвращения считается день приезда обратно к месту работы. Если вокзал или аэропорт расположены за городом, в командировку включается и время в пути до них (п. 4 Постановления № 749).

Важный момент: если сотрудник  отправляется в командировку, например,  в воскресенье в 23:00, этот день считается началом поездки, и за него нужно выплатить полный размер суточных в командировке.

Как учитывать в табеле: ставим значения «К/РВ»  (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и указываем время в пути.

Документы от сотрудника

По возвращении сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию отчётные документы за дорогу. Так, при перелёте требуется маршрутная квитанция, посадочный талон и кассовый чек.

Все документы, кроме посадочного талона, можно получить онлайн — например, если командировка планируется в сервисах вроде OneTwoTrip for Business, где есть интеграция с бухгалтерским программным обеспечением. Это огромный плюс для бухгалтера: все данные для оформления поездки и расчёта будут автоматически подгружены в программу, ничего не потеряется, и цифры не придётся вносить вручную.