Комплект документов зависит от того, какой у вас договор заключен – перевозки или транспортной экспедиции.
Если ИП в течение месяца сам доставляет товар от поставщика на ваш склад, тогда вы вполне можете заключить с ним договор перевозки (п. 1 ст. 785 ГК РФ). В этом случае для признания затрат на перевозку в «прибыльных» расходах у вас должны быть такие документы:
1) транспортная накладная. Имейте в виду, что транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть тот, кто заказывает перевозку (ваша организация-покупатель). Причем ТН должна быть не одна в конце месяца на все поставки, а составленная на каждую транспортировку товара. Ведь заполняя каждый раз транспортную накладную, вы тем самым заключаете договор перевозки на конкретный груз (п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 6, 9 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272).
К тому же совсем недавно Минфин разъяснил, что затраты на доставку товаров можно учесть в «прибыльных» расходах только на основании транспортной накладной, составленной по форме, утвержденной Правительством (Письмо Минфина от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918). Дело в том, что хотя законом о бухучете с 01.01.2013 г. организациям и разрешено самим разрабатывать формы первичных документов (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), все же остались некоторые документы, для которых унифицированная форма по-прежнему обязательна. К их числу как раз и относится транспортная накладная, утвержденная Правительством;
2) накладная по форме ТОРГ-12 (Указания по заполнению ТОРГ-12,утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132) или иная самостоятельно разработанная форма документа (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), которая составляется поставщиком также на каждую отгрузку товара. Она подтвердит, какой товар к вам поступил, его количество и стоимость.
Если же у вас заключен договор транспортной экспедиции, то комплект документов, который вы в итоге получите, будет зависеть от условий договора: в частности, от чьего имени экспедитор заключает договор перевозки с транспортной компанией (от вашего или от своего), от условий поставки товара (сразу со склада поставщика к вам или же нет), от того является экспедитор сам перевозчиком или нет. Обо все этом вы можете прочитать в ГК, 2012, № 10, с. 69.