Как отражать отпускные в форме 6-НДФЛ?

Сотрудник уходит в отпуск с 1 февраля. Зарплата за январь не начислена. Отпускные необходимо начислить за 3 дня. Для этого отпускные рассчитывали примерной сумой (ориентировались на средний заработок), с этой суммы также рассчитывался и перечислялся НДФЛ в бюджет. А после того как будет начислена зарплата за январь, отпускные пересчитывались (уточнялись). Каким образом отражать в форме 6-НДФЛ данную ситуацию? Будет ли переплата?

Действительно, отпускные надо выплатить работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При расчете отпускных надо учитывать известные к моменту их начисления данные о сумме зарплаты работника за январь.

В целях же НДФЛ доход в виде отпускных считается полученным в момент его выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Раз работник уходит в отпуск с 1 февраля, то отпускные вы должны выплатить ему не позднее 29 января 2016 г. И если вы так и сделали, то доход у работника возникает в январе.

В этом случае в разделе 2 формы 6-НДФЛ вам нужно отразить (раздел IV Порядка заполнения расчета, утв. Приказом  ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

- по строке 100 «Дата фактического получения дохода» – 29.01.2016. То есть дату получения отпускных работником;

- по строке 110 «Дата удержания налога» – 29.01.2016. То есть ту дату, когда вы фактически перечислили доход работнику за минусом НДФЛ (удержали налог из дохода) (п. 4 ст. 226 НК РФ);

- по строке 120 «Срок перечисления налога» – 01.02.2016. Здесь надо указать крайний срок для перечисления НДФЛ в бюджет, установленный в п. 6 ст. 226 НК РФ (Письмо ФНС от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). С 2016 года для отпускных это не позднее последнего числа месяца, в котором выплачен доход (п. 6 ст. 226 НК РФ). А поскольку 31 января приходится на выходной день (воскресенье), то он переносится на ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ);

- по строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» – сумму начисленных отпускных (до удержания из нее налога);

- по строке 140 «Сумма удержанного налога» – сумму НДФЛ, удержанного из отпускных.

А данные по зарплате за январь в разделе 2 формы 6-НДФЛ по строкам 100 – 140 вы показываете отдельным блоком (раздел IV Порядка заполнения расчета, утв. Приказом  ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Далее, после того, когда вы начислите зарплату за январь, вы должны будете пересчитать отпускные (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Если окажется, что вы выплатили отпускных меньше, то вам нужно будет доплатить их работнику в феврале. В этом случае отпускные будут являться доходом февраля (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).