Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути <п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749>. Положением о командировках предусмотрен способ подтверждения срока нахождения работника в командировке в случае "безбилетного" проезда на служебном транспорте или личном (используемом по доверенности) автомобиле. Для этого требуются <п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749>:
<и> служебная записка;
<и> документы, подтверждающие использование служебного транспорта (личного, "доверенного" автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
Про определение срока командировки при иных вариантах "безбилетного" проезда работника в командировку, в частности на транспорте заказчика, в Положении о командировках ничего не сказано. Как, например, и о проезде командированного на автотранспорте сторонней организации по договору перевозки, при котором не оформляются проездные билеты. В последнем случае, по мнению ФНС, фактический срок командировки может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование такого транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Но с оговоркой, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в приказе руководителя <Письмо ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427>. И как отмечают специалисты налогового ведомства, такой порядок подтверждения срока командировки можно применять и для любых иных ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением билетов.
Таким образом, при проезде на транспорте заказчика для подтверждения срока командировки вам понадобиться:
<и> служебная записка;
<и> документы, подтверждающие использование транспорта заказчика. Скажем, письмо заказчика или иной документ (например, договор), где указано, что для проезда сотрудников командированных в организацию-заказчика используется транспорт последней. Не лишней будет, например, и копия путевого листа.
Такой же пакет документов понадобиться и в случае, когда есть гостиничный счет, но день заезда в гостиницу не совпадает с днем выезда в командировку (день выезда из гостиницы – с днем приезда из командировки).
В ситуации, когда билеты утеряны, командированный, по мнению Минфина, может приложить к авансовому отчету, например, дубликат проездного документа, копию экземпляра билета или справку из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки <Письмо Минфина от 05.02.2010 N 03-03-05/18>.
Для случаев, когда нет никаких подтверждающих проезд документов, предусмотрены следующие способы определения фактического срока командировки <п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749>:
<или> на основании документов по найму жилого помещения в месте командирования, гостиничной квитанции;
<или> если документов о найме жилья нет - на основании служебной записки и (или) иного документа, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Получается, что при отсутствии билетов определять срок командировки на основании одной лишь служебной записки можно, только если в ней самой проставлены отметки принимающей стороны о прибытии (убытии) командированного.