1. Если при отсутствии каких-либо документов, подтверждающих оплату жилья, работодатель принял решение возместить работнику затраты, то учесть эти расходы для целей налогообложения прибыли не получится. Даже если обязанность возмещать такие затраты и нормы возмещения установлены трудовыми или коллективными договорами. Ведь одно из основных требований к расходам – наличие их документального подтверждения – в этом случае не выполняется <п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51>.
Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ <п. 3 ст. 217 НК РФ>. А вот страховые взносы вам придется начислить на всю сумму возмещения <ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326>.
2. Если вы компенсируете работнику, использующему личный телефон в служебных целях, затраты на сотовую связь, то сумму возмещения можно учесть в составе налоговых расходов как оплату услуг связи <подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ>. Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают <Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19>:
- должностная инструкция, где говорится, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
- трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
- копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
- копия счета оператора связи.
Для подтверждения производственного характера переговоров при проверке могут потребовать и детализированный отчет, выписанный на имя работника <Письма Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС по г. Москве 05.10.2010 № 16-15/104055@>. И не исключено, что при его отсутствии доказывать правомерность учета расходов вам придется в суде. Есть и решения в пользу компаний <Постановления ФАС МО от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 № А55-10554/07>.
Отметим, что НДФЛ и страховыми взносами такая компенсация облагаться не будет <п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274>.
