Конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, в НК РФ в самом деле не прописан. 

По мнению Минфина, подтвердить их помогут < Письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288>:

- первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);

- отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное - чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприятий <Письмо ФНС от 08.09.2014 № ГД-4-3/8852>.

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходов <Письма Минфина от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807>. Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращено <п. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 N 162-р>. 

Но до сих пор некоторые организации предпочитают включать в подтверждающий пакет документов дополнительно и приказ руководителя,  и смету на каждое мероприятие. Если  отчет содержит не всю информацию по мероприятию, то им лучше не ограничиваться.