Можно ли вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ

У сотрудника в декабре 2016г. был излишне удержан НДФЛ (и перечислен в бюджет соответственно). Этот излишний НДФЛ зачелся в январской зарплате. У сотрудника претензий нет. Можно ли было так сделать (т.е. перенести из года в год и зачесть этот излишне удержанный ндфл)? Или нужно было вернуть сотруднику эту излишне удержанную сумму до конца года?

Из вашего вопроса неясно, по какой причине вы излишне удержали налог – была это арифметическая ошибка или же это произошло по какой-то другой причине (допустим, вы не предоставили вычет работнику). 

Если была допущена арифметическая ошибка и в январе 2017 года вы делаете перерасчет зарплаты за декабрь 2016 года, тогда вам нужно руководствоваться разъяснением  ФНС. Она указала, что в этом случае вам нужно (Письмо ФНС от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@ (п. 2)):

- в справке 2-НДФЛ за 2016 по этому работнику доход за декабрь отразить уже с учетом сделанного перерасчета;

- в расчете 6-НДФЛ суммы показать также с учетом сделанного перерасчета – и итоговые суммы в разделе 1 расчета за 2016 год (по строкам 020, 030, 040, 070), и в разделе 2 расчета за I квартал 2017 г. (по строкам 130 и 140). 

В принципе ничего не мешает так поступить и в том случае, если вы в декабре 2016г. не предоставили вычет работнику. И, разумеется, логично в январе 2017 г. из дохода работника удержать меньшую сумму налога, то есть за вычетом суммы налога, излишне удержанного в декабре 2016 г. И соответственно на эту сумму меньше перечислить в бюджет.

Однако, имейте в виду, что по ст. 231 НК РФ сумму излишне удержанного НДФЛ можно вернуть работнику по его заявлению только безналично (на счет в банке). А возврат наличными или путем зачета не предусмотрен. То есть нужна отдельная платежка на возврат налога. Но с другой стороны и ответственности за нарушение порядка возврата нет. 

В вашем случае обязательно нужно соблюсти всю процедуру по ст. 231 НК РФ:

- в течение 10 дней со дня, когда вы обнаружили излишнее удержание НДФЛ, сообщить об этом работнику;

- получить от работника заявление о возврате этого налога с указанием счета, на который нужно вернуть налог.

По правилам, в течение 3-х месяцев со дня получения этого заявления вы должны вернуть деньги на счет работника в банке. Что вами уже сделано.

Но налоговики изобретательны и есть риск, что они могут сказать, что вы нарушили нормы ст. 231 НК и не вернули налог работнику «живыми деньгами». И до тех пор, пока вы так не сделаете, вы должны были перечислять НДФЛ в бюджет в полной сумме. А как сами понимаете, это чревато недоимкой по НДФЛ со всеми вытекающими последствиями. 

После представления расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ советуем вам провести сверку с налоговиками. Тогда вы увидите, зачли они переплату 2016 года в счет уплаты налога в 2017 году. Если нет, придется перечислять налог. Ведь сделав так, вы тем самым прекратите начисление хотя бы пеней.