Расходы, произведенные работником по поручению организации, учитываются при расчете налога на прибыль на основании утвержденного авансового отчета, а также документов, которые содержат информацию о приобретенных товарах и подтверждают их оплату <Письмо Минфина от 19.08.2019 N 03-03-06/1/63290>.
Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы по такому авансовому отчету не учитываются при расчете налога на прибыль <Письмо Минфина от 28.01.2020 N 03-03-06/3/4915>. То есть при отсутствии в чеке любого из обязательных реквизитов он не будет являться документом, подтверждающим «подотчетные» затраты.
Наименование товара – обязательный реквизит чека <п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ>. В то же время ИП на спецрежимах могут не печатать этот реквизит в чеке до 1 февраля 2021 г. Вместо него может быть указано «позиция по свободной цене». В таком случае товарный чек или накладная будет дополнительным документом, из которого будет видно, что именно купил подотчетник.
Заметим также, что ИП без работников могут работать без ККТ до 1 июля 2021 г., поэтому любой документ о товаре, выданный таким продавцом, будет служить подтверждением произведенных расходов для целей расчета налога на прибыль, если в нем будут указаны все обязательные реквизиты для первичных документов <п.2 ст.9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, Письмо Минфина от 07.08.2020 N 03-03-06/1/69359>.
При этом покупателю не нужно получать от продавца подтверждение обоснованности причин неприменения онлайн-кассы. Достаточно из документа видеть о покупке у ИП.
Учитывая изложенное, если продавец не ИП и при продаже товара выдал только товарный чек или кассовый чек без обязательного реквизита, в том числе наименования или QR-кода, то признавать расходы на такой товар в «прибыльных» целях рискованно.