В вопросе вы не указали из-за чего возникло излишнее удержание налога. Раз вы вернули деньги работнику, то должны были отразить в расчете 6-НДФЛ за 2021 год сумму возвращенного налога в поле 190 раздела 2 и в полях 030 и 032 раздела 1 с указанием даты возврата в поле 031. А сумму удержанного НДФЛ в поле 160 не корректировать.
При этом для расчета 6-НДФЛ установлено такое контрольное соотношение: строка 160 - строка 190 <= данные КРСБ НА (уплачено НДФЛ с указанием "Назначение платежа", относящегося к данному отчетному периоду с начала налогового периода). То есть, после вычитания из суммы удержанного НДФЛ суммы возвращенного НДФЛ должна получится сумма НДФЛ, перечисленная в бюджет, либо меньшая сумма (Письмо ФНС от 18.02.2022 №БС-4-11/1981@ (п. 2.1)).
Порядок возврата НДФЛ работнику четко прописан в п. 1 ст. 231 НК РФ. Излишне удержанная у работника сумма НДФЛ возвращается:
- во-первых, за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей по этому работнику;
- во-вторых, за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей НДФЛ по другим работникам.
Так можно делать в течение трех месяцев со дня получения заявления от работника о возврате излишне удержанного налога.
И только если работодатель (налоговый агент) понимает, что трехмесячного НДФЛ со всех работников не хватит для возврата работнику всей суммы излишне удержанного налога, то он должен обратится в ИФНС с заявлением о возврате из бюджета излишне удержанного и перечисленного НДФЛ. Причем до получения денег из бюджета работодатель вправе вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ за счет собственных средств.
Вы же эту процедуру нарушили. И получается изначально вернули НДФЛ работнику за счет собственных средств, а не за счет предстоящих платежей НДФЛ с этого и других работников. В результате в бюджете не только переплата налога осталась, а еще и образовалась излишне перечисленная сумма. Но возникла такая ситуация именно потому, что вы задействовали свои деньги. В вашем случае безопаснее написать в ИФНС заявление на возврат излишне перечисленной в бюджет суммы НДФЛ или на зачет излишне перечисленной суммы в счет уплаты других налогов, кроме НДФЛ. Зачесть излишне уплаченную сумму в счет будущих платежей по НДФЛ нельзя (ст. 78 НК РФ, Письмо ФНС от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@).
Если на сумму возвращенного в 2021 году за свой счет налога вы уменьшите сумму НДФЛ, удержанного из доходов работников и подлежащего перечислению в текущем 2022 году, то налоговики могут расценить это как неполное перечисление НДФЛ в бюджет. А за это возможен штраф по ст. 123 НК РФ. Учитывая, что ваша ситуация исключительная, и четкого порядка действий нет, вы можете уточнить в своей ИФНС, как вам лучше поступить в сложившейся ситуации.