Выдаем деньги под отчет

Можно ли перечислять подотчетные деньги на карту работника

С чего начинаются расчеты с подотчетным лицом? Конечно, с выдачи ему денежных средств. И первый вопрос — как это делать: выдавать только наличными или же можно переводить их работнику на банковскую карту?

В законе нет запрета перечислять подотчетные средства на карту работника. Если вам так удобнее, можете использовать этот способ. Можно даже закрепить это в локальных нормативных актах.

Более того, такой вариант Минфин даже приветствует. По крайней мере, именно безналичный способ расчетов с подотчетниками ведомство рекомендует организациям государственного сектораПисьмо Минфина от 05.10.2012 № 14-03-03/728
В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, Минфин... рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников.

Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013
...в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт... каждому сотруднику, направляемому в командировку... [Минфин]... и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета... сотрудников ...в целях [оплаты]... ими с использованием карт... выданных в рамках «зарплатных» проектов... командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.. Что вполне понятно — над коммерческими предприятиями у Минфина власти нет, они ему не подчиняются. А госпредприятия — люди государевы.

Причина этих предпочтений вполне очевидна. С точки зрения контроля безналичные расчеты гораздо проще, понятнее и прозрачнее. Банки ведь законопослушные. Иначе чуть что — у них проблемы с лицензиями начинаются. Поэтому они бережно хранят всю информацию, обо всем сообщают контролирующим органам.

Собственно, из-за того что расчеты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство вообще стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое. Возьмите хотя бы последнее решение об организации в России национальной платежной системы. Уверяю вас, в ее рамках безналичный оборот будет очень одобряться. Тому даже есть подтверждение: для торговых точек, у которых не будет доступа к национальной платежной системе, а следовательно, у их покупателей не будет возможности рассчитаться с продавцом безналом, законом уже предусмотрены штрафы.

Да и сами организации все чаще и чаще останавливают свой выбор на безналичных расчетах с работниками.

Кому-то для этого удобнее оформить своим работникам так называемые зарплатные банковские карты. Почему так называемые? Потому что в банковском законодательстве понятия зарплатной карты нет. Так карту именуют потому, что выпустивший ее банк-эмитент и работодатель заключили между собой соглашение о зачислении на нее зарплаты работника.

Другие фирмы, наоборот, предпочитают перечислять заработок на счета, которые уже есть у работника. А так как он может их иметь неограниченное количество и в различных банках, деньги отправляют туда, куда человек укажет. В этом случае он просто пишет заявление с просьбой платить ему зарплату на такую-то банковскую карту и, соответственно, приводит ее реквизитыСтатья 136 ТК РФ
Заработная плата... перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором..

Если ваша компания предпочитает перечислять деньги таким способом, аналогичное заявление следует взять с работника и для перечисления ему подотчетных денег.

Генеральному директору
ООО «Колосок»
(наименование организации)
Т.С. Звягинцеву (ф. и. о. руководителя)
от	офис-менеджера М.Н. Красавиной
	(должность и ф. и. о. работника)

Заявление

Прошу причитающуюся мне заработную плату перечислять на банковскую карту № 4276 3800 1587 4547(номер карты) по следующим реквизитам:

Номер счета: 40817810238181303861
Наименование банка: ОАО «Сбербанк России» г. Москва
БИК: 044525225
ИНН: 7707083893
Корреспондентский счет: 30101810400000000225

23 апреля 2013 г. (дата написания заявления)

(подпись работника)

М.Н. Красавина (расшифровка подписи)

Как обособить подотчетные деньги от зарплаты работника

Как правило, ни бухгалтерия, ни работник велосипед не изобретают и подотчетные деньги шлют на ту же карту, на которую идет зарплата. Тогда подотчетные средства важно как-то от нее обособить. Иначе есть риск, что при проверке их переквалифицируют в доход работника и доначислят на них НДФЛ и страховые взносы. Поэтому лучше всего перечислить деньги на карту работника отдельным поручением с соответствующим назначением платежа. Скажем, «Аванс на оплату командировочных расходов» или «Аванс на хозяйственные нужды».

Если же просто включить эти деньги в реестр, прилагаемый к платежке с назначением платежа «Перечисление зарплаты», работник, естественно, поймет, что к оплате труда деньги не имеют никакого отношения. Во-первых, каждый из нас знает, какая зарплата ему причитается. Именно для этого Трудовой кодекс обязывает работодателя выдавать расчетный листок, в котором написано, какие суммы работнику начислены и какие суммы с него удержаныСтатья 136 ТК РФ
...работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы...
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику...
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем.... Поэтому если в листке указана к выдаче одна сумма, а на счет упало больше, то ясно, что остальные деньги получены по другому основанию.

Заявление на получение подотчетных сумм

А во-вторых, чтобы получить деньги под отчет, человек пишет соответствующее заявление с указанием требуемой суммы. Вообще наличие такого заявления — это требование законодательства. На это я обращаю ваше особое внимание. Впервые это требование появилось еще в Положении о порядке ведения кассовых операций № 373-П, и в новом Указании № 3210-У Банк России его продублировалУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Для выдачи наличных денег... под отчет... расходный кассовый ордер... оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату..

Да, этот документ регулирует только работу с наличными деньгами. А потому, строго говоря, его требования на случаи перечисления подотчетных средств на банковскую карту не распространяются. И тем не менее я настоятельно советую оформлять заявления, даже если подотчетник получает деньги безналом. С одной стороны, это в интересах работника — написав заявление, он точно знает, что получит именно подотчетные средства. А с другой — это нужно работодателю, чтобы исключить злоупотребления со стороны нечистых на руку подотчетников. Заявление будет доказывать, что работник в курсе того, для чего вы перечислили ему деньги на карту, и того, что он обязан отчитаться об их расходовании. И если он этого не сделает, вы сможете удержать подотчетные суммы из его зарплатыСтатья 137 ТК РФ
Удержания из заработной платы... производятся только в случаях, предусмотренных в [ТК]...
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой... а также в других случаях..

Кстати, если подотчетнику регулярно выдаются одни и те же суммы, совершенно необязательно брать с него такое заявление каждый раз. Одного экземпляра будет достаточно. А если к тому же деньги перечисляются на карту, в одной бумаге можно совместить два заявления — о выдаче денег и о том, на какую карту их перечислять.

Генеральному директору
ООО «Колосок»
(наименование организации)
Т.С. Звягинцеву (ф. и. о. руководителя)
от	офис-менеджера М.Н. Красавиной
	(должность и ф. и. о. работника)

Заявление

Прошу 1-го числа каждого календарного месяца перечислять мне под отчет на банковскую карту № 4276 3800 1587 4547(номер карты) денежные средства 5000(сумма цифрами) руб. для оплаты канцелярских товаров(на что будут израсходованы наличные) .

10 января 2014 г. (дата написания заявления)

(подпись работника)

М.Н. Красавина (расшифровка подписи)

Решение руководителя: перечислять на карту 5000(сумма цифрами) руб.

Срок отчета до последнего числа каждого календарного месяца(последний день срока, на который выдаются деньги)

10.01.2014 (дата)

(подпись руководителя)

Чем грозят подотчетные нарушения

Скажите, пожалуйста, а если у нас не будет заявлений от подотчетников, получающих наличные, нас могут оштрафовать?

Налоговые инспекторы вполне могут посчитать отсутствие такого заявления нарушением кассовой дисциплины и попытаются оштрафовать организацию и ее должностных лиц по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Но суд вряд ли их поддержит. Поскольку это хотя и нарушает установленный ЦБ порядок ведения кассовых операций, но ответственность за такое нарушение КоАП не установил.

Но повторюсь: лучше, чтобы заявление было. Лишний раз давать повод для конфликта с проверяющими или с работниками смысла нет.

К слову, раз уж речь зашла о штрафах за несоблюдение кассовой дисциплины, давайте сразу определимся, какие подотчетные нарушения чреваты санкциями.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена статьей 15.1 КоАП. В ней приведены три причины, по которым налоговые органы могут наложить штрафСтатья 15.1 КоАП РФ
1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от [4 до 5]... тысяч рублей; на юридических лиц — от [40 до 50]... тысяч рублей..

Первая причина. Неоприходование либо неполное оприходование в кассу денежной наличности. Это не наш случай. При расчетах с подотчетниками выручка не появляется. И вряд ли хоть один нормальный работник сдаст в кассу подотчетные деньги, не получив квитанцию от приходного ордера.

Вторая — несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Бывает, что полученные в банке деньги на командировку вы не выдали вовремя. И из-за этого в кассе образовался сверхлимитный остаток. Но такая ситуация возможна и в случае с выдачей зарплаты, поэтому чисто «подотчетным» это нарушение назвать нельзя.

Ну и третья причина для штрафа. Расчеты наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных размеров. На сегодняшний день предельная сумма таких расчетов составляет 100 тысяч рублей по одному договоруУказание ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У
6. Наличные расчеты... между участниками... в рамках одного [заключенного] договора... могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.... Очень сомневаюсь, чтобы нормальная организация вдруг взяла и выдала такие деньги работнику наличкой только для того, чтобы он ими расплатился с каким-то конкретным продавцом. Если уж этот лимит нарушают, то всегда сознательно.

Получается, что никаких специальных санкций за нарушение правил подотчетных расчетов, по сути, нет.

Аванс на загранкомандировку: рубли или валюта

Вернемся к вопросам выдачи денег под отчет. Отдельно хочу сказать об авансе на загранкомандировки. А точнее, в чем его выдавать — в иностранной валюте или в рублях.

Ситуации, когда командированному выдают непосредственно валюту, на практике встречаются достаточно редко. Для этого организация, во-первых, должна иметь валютный счет в банке. Во-вторых, у нее должна быть валютная кассаПоложение о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и ...суточные...

Письмо Минфина от 10.12.2013 № 02-06-007/54200
Выдача... аванса работникам [при загранкоман­дировках]... производится в [инвалюте]... через кассу учреждения путем снятия валюты с валютного счета или покупки... валюты в банке..

Наконец, есть мнение, что, если аванс для загранкомандировки выдается в иностранной валюте, неизрасходованный остаток работник должен вернуть в этой же валюте. Если он вернет рубли, то это будет нарушением, за которое можно оштрафовать по статье 15.25 КоАП.

Я с этим не согласна. Никакого нарушения здесь нет, ни в одном нормативном акте такая операция не запрещена. Существует запрет на куплю-продажу валюты небанковскими организациями. Но это не наш случай. Никто никому никакой валюты не продавал. Выдали под отчет доллары или евро, а получили обратно рубли.

Но поскольку такая позиция все же существует, с валютой наши осторожные бухгалтеры предпочитают не связываться. Просто делают смету расходов в валюте той страны, куда командируют работника, умножают итоговую сумму на какой-то прогнозный курс и выдают под отчет рубли, на которые работник сможет сам купить нужную валютуПоложение о служебных командировках
16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за [границу]... включая выплату аванса в... валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в... валюте... осуществляются в соответствии с... Законом «О валютном регулировании...».

Закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»

Статья 9
1. Валютные операции между резидентами запрещены, за исключением:
9) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных с... командировкой за [границу]... а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи с... командировкой.

Статья 15.25 КоАП РФ
1. Осуществление... операций, запрещенных валютным законодательством [РФ]... или... с нарушением валютного законодательства [РФ]... влечет наложение административного штрафа... в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции..

А если работник, которому были выданы рубли, поменял их на валюту, но в командировке все не израсходовал, как быть? По-хорошему, он должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас ни валютной кассы, ни валютного счета нет.

Все просто: ваш работник должен обменять оставшуюся непотраченной валюту на рубли в банке. И не забыть взять там справку об обмене валюты — она понадобится для авансового отчета. В вашу же кассу работник внесет наличные рубли.

А о том, как учитывать «подотчетную» валюту, мы поговорим чуть позже.

Об учете валютных расчетов с подотчетником читайте здесь.

Итак, деньги наличными или в безналичной форме работнику под отчет мы выдали. Теперь по этим деньгам надо отчитаться.