Проверяем первичные документы

Надо ли возмещать расходы по сомнительной первичке

Сначала о том, что бухгалтеру делать, если у него возникают сомнения в подлинности первички: печать размыта, какие-то подозрительные подписи и так далее. Здесь два варианта действий.

Первый подойдет только тем организациям, у которых есть служба внутренней безопасности, в чьей компетенции, в частности, и решение этой проблемы. Бухгалтер просто передает этому департаменту подозрительные документы и забывает о них до той минуты, пока они обратно не вернутся. Если бумаги окажутся фальшивыми, разбираться с подотчетником будет сама же служба безопасности, возможно, вместе с кадровиками. Если первичка подлинная, бухгалтер принимает расходы по ней в обычном порядке.

Второй вариант — когда в компании нет службы, способной установить, подлинные документы или фальшивые. Тогда бухгалтер обязан принять эти документы и компенсировать работнику расходы по ним. При этом автоматически появляется риск возникновения претензий проверяющих к этим бумагам. А значит, и риск снятия налоговых расходов и вычетов НДС по ним.

Какие претензии предъявляют налоговые органы к документам, приложенным к авансовому отчету, можно узнать в материале «О сомнительной первичке подотчетников».

Конечно, во избежание конфликта эти расходы можно не учитывать для целей налогообложения сразу. Здесь все зависит от того, как прописана процедура в локальном акте: либо бухгалтеру самому дается право решать, признавать ли такие траты в налоговом учете, либо решение этого вопроса отдано на откуп руководству. Однако в любом случае возместить подотчетнику расходы по таким документам работодатель обязан. Иначе работник может через суд потребовать их компенсации. И ладно, если придется оплатить ему только эти расходы.

Вот вам реальный случай из практики, который мне рассказал знакомый юрист. У него есть друг, которого послали в командировку в город Омск. Когда он оттуда вернулся в Москву и представил бухгалтеру авансовый отчет, та отказалась возмещать расходы на проживание, ссылаясь на то, что счет из гостиницы фальшивый. Несмотря на то что «отказная» сумма была незначительной, работник решил добиться правды. Что он сделал? Он заключил договор со своим другом-юристом. Тот слетал в Омск, естественно, бизнес-классом, остановился в этой гостинице, разумеется, в лучшем номере, получил там бумагу, что в такое-то время работник действительно проживал в этом отеле и действительно ему выдали именно этот «подозрительный» счет.

Конец этой истории предугадать несложно. Понятно, что последовал суд. Он поддержал работника и обязал организацию не только возместить ему расходы на проживание, но и оплатить все судебные издержки. А они оказались о-го-го какими: гонорар юристу плюс все его расходы! И на полет, и на проживание. И хотя по иску работника ответчиком выступала организация, несчастному бухгалтеру тоже мало не показалось. Ее потом директор здорово наказал, в том числе рублем. А ведь собственной выгоды она не преследовала, беспокоилась об интересах организации. Поэтому если службы безопасности в организации нет, ни в коем случае не нужно возлагать обязанность по проверке подлинности подотчетной первички на бедного бухгалтера. Его задача — не заниматься криминалистикой, а учитывать факты хозяйственной деятельности, отраженные в документах. Либо он принимает расходы по ним для целей налогообложения (и дальше уже как проверяющие это расценят), либо нет. А если руководитель против возмещения расходов, пусть не утверждает авансовый отчет. Но при этом помнит о риске спора с работником и его последствияхУказания по заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету... и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы....

Кстати, даже если документы кажутся фальшивыми, но это не доказано, оснований облагать указанные в них суммы НДФЛ и удерживать налог с работника нет. По правилам НК расходы командированного работника на проезд, проживание и тому подобное не облагаются НДФЛ в полной сумме. Поскольку первичные документы подотчетник все-таки представил (пусть даже они кажутся поддельными), облагаемого дохода у него не возникает. Вот если бы подтверждающих документов вообще не было, а деньги вы ему компенсировали, тогда вопрос с НДФЛ решался бы иначе.

Надо ли возмещать расходы по дефектной первичке

Ко второй категории рисковых документов относится дефектная первичка. И в первую очередь это бумаги, которые вообще не соответствуют понятию «документ». До недавнего времени этот вопрос так не стоял, потому что все в обязательном порядке использовали унифицированные формы. Все было жестко: если бумага не по унифицированной форме, значит, это не документ. С 2013 года компании могут сами разрабатывать формы большинства первичных документовЗакон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета..

Некоторые первичные документы по-прежнему должны составляться по унифицированным формам. Читайте об этом в статье «Первичка: унифицированная и не очень» («Главная книга», 2012, № 23).

Поэтому первое, на что необходимо обращать внимание в подтверждающем расходы документе, — это наличие обязательных реквизитов, предусмотренных законом. Без них первичка будет дефектной.

Другой случай, при котором документ можно считать дефектным, — подотчетник привозит не ту бумагу. Допустим, гостиница или такси обязаны выдавать клиенту бланк строгой отчетности. Но вместо него выдают что-то иное. Или, скажем, обязательно наличие кассового чека, а его нет.

Что же делать с дефектными документами? Начнем с того, что работник, который требует компенсировать ему расходы по дефектным документам, прав. Но лишь тогда, когда его под роспись не ознакомили с тем, какие бумаги он должен привезти из командировки. А если он их не привезет или привезет не то, что нужно, такие документы его расходы подтверждать не будут.

Почему в этом случае правда будет на стороне работника? Потому что он не обязан знать тонкости бухгалтерского и налогового учета. Вы требуете с него кассовые чеки? А он вам на это ответит: «Где в моей должностной инструкции написано, что я должен знать документы, связанные с кассовой дисциплиной, и привозить вам из командировки кассовые чеки? Я монтажник, и меня посылали смонтировать объект. Я все сделал, а с документами, которые мне выдали, должна разбираться бухгалтерия»Статья 21 ТК РФ
Работник обязан:
добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором...

Статья 57 ТК РФ
Обязательными для включения в трудовой договор являются...
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии... конкретный вид поручаемой работнику работы).

Статья 60 ТК РФ
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором....

Поэтому подотчетник обязательно должен быть предупрежден о том, что он нанесет ущерб организации из-за того, что представит неправильные командировочные документы.

Даже если работник будет в курсе того, какие документы ему нужны для подтверждения расходов, это еще не гарантирует, что та же гостиница выдаст ему БСО, а не какую-нибудь филькину грамоту.

Это редкость — я довольно часто езжу в командировки, но гостиницы, которые отказались бы выдать бланк строгой отчетности, мне еще не попадались. Но предположим, что такое случилось. Да, отвечать за действия работников отеля командированный не может. Зато он всегда может связаться с бухгалтерией или со своим руководством и объяснить ситуацию. Либо ему разрешат привезти дефектный документ, либо придется выбрать другой отель, который все оформит правильно.

Безусловно, бывают особые обстоятельства. Скажем, человек командирован в такую местность, где вообще ничего нет. Живет у тети Дуси, которая берет с него 100 рублей за постой. Естественно, тетя Дуся ни БСО, ни кассовый чек ему не выдаст. Хорошо еще, если даст расписку, сколько денег она с него получила. Понятно, что в такой ситуации в виде исключения потраченные суммы можно возместить работнику и по этой расписке либо вовсе без нее. Поскольку он приложил все усилия, чтобы исполнить все надлежащим образом, но обстоятельства так сложились. Однако если подотчетник сам решил остановиться в сомнительной гостинице, то тут уже только его вина в том, что он привез дефектные документы.

Поэтому чем полнее, подробнее и нагляднее каждая организация распишет в своем локальном акте, что работник может делать, а что не должен, тем меньше риск конфликтов. И трудовых, и налоговых.

Переводим иностранные документы: в каком объеме

Теперь несколько слов о первичке на иностранном языке.

Любые бумаги, на нем составленные, должны иметь построчный перевод на русский. Даже если все сотрудники компании вплоть до уборщицы этот иностранный язык знают. Потому что на территории России документооборот должен вестись на русском языке. Ведь он контролируется не только вашей организацией, но и кем-то еще. И кто бы вас ни проверял, знать иностранные языки, на которых составлены ваши документы, он не обязан. Построчный перевод, хочется того или не хочется, у документов должен бытьЗакон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке РФ»

Статья 1
1. ...государственным языком [РФ]... на всей ее территории является русский язык.

Статья 3
1. Государственный язык... подлежит обязательному использованию:
1) в деятельности... государственных органов, органов местного самоуправления, организаций... в том числе в деятельности по ведению делопроизводства;
6) во взаимоотношениях... государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности...

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н
9. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык..

Другой вопрос, в каком объеме необходим перевод. Ведь в некоторых документах весьма пространные иностранные тексты, которые для подтверждения расходов значения не имеют. Возьмите, например, авиабилеты. В них приводятся огромные извлечения текста из правил перевозки, коды маршрутов, типы тарифов и так далее. В таких случаях, я думаю, можно ограничиться переводом лишь содержательной части бумаги. То есть только тех реквизитов, которые нужны для подтверждения расхода.

И ни в коем случае не нужно делать перевод на самом первичном документе, даже если там есть свободное место. Это и неудобно, и затрудняет пользование самим документом. Понятие построчного перевода предполагает, что берется отдельный лист бумаги и на нем пишется русский перевод соответствующего иностранного текста.

Переводим иностранные документы: кто может это делать

Теперь о том, кто имеет право переводить. Кто угодно: сам работник, его родственники, другие работники организации — любой, кто знает иностранный язык. Заверять перевод не нужно ни подписями того, кто переводил, ни нотариально. Если у проверяющих будут основания считать его недостоверным, пусть проверяют. Но такое случается крайне редкоПисьмо Минфина от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725
...в случае наличия... первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.
...действующим законодательством... не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.
...такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202
...документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.
...такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации..

Кстати, правильно перевести иностранный документ в интересах самой компании. Расскажу реальный случай, прекрасно иллюстрирующий это.

Материнская компания российской организации — нашего клиента находилась в Германии, и один из работников регулярно летал туда. Среди его командировочных расходов фигурировал и аэропортовый сбор. При этом каждый раз его сумма была различной: суммы были примерно одинаковые, но «цент в цент» никогда не совпадали. Нам, аудиторам, было известно, что сбор этот фиксированный, и мы заинтересовались, почему в данном случае это не так. Попросили человека, знающего немецкий, перевести бумагу, которая начиналась с большой шапки с названием аэропорта и прилагалась в качестве подтверждающего аэропортовый сбор документа. И оказалось, что это был чек магазина Duty Free, расположенного на территории этого аэропорта, с информацией о наименованиях и ценой купленных в нем товаров. Смех смехом, но организация постоянно оплачивала парфюмерию и выпивку хитрого работника. А если бы это обнаружили при налоговой проверке, расходы бы точно сняли.

Теперь давайте остановимся на том, как завершить расчеты с подотчетником.