Командировочное удостоверение

Почему важно иметь командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение является основным документом, подтверждающим служебную поездку. В большинстве случаев его надо обязательно приложить к авансовому отчету. Исключением будут только командировки за рубеж, когда при пересечении границы ставится штамп в паспорте. Если человек командирован в одну из стран СНГ, то, как правило, без удостоверения никак не обойтись. Например, в Белоруссию, въезд в которую происходит по российскому паспорту, командировочное удостоверение оформить надоПоложение о служебных командировках
7. ...работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт... назначения и дата выезда из него...)...
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда... и дате выезда...
19. При направлении... в командировку [в страны СНГ]... с которыми... не делаются отметки о пересечении... границы, даты [ее]... пересечения... определяются по отметкам в командировочном удостоверении...

Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
5. Положение [о командировках] предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается... — при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение....

Более того, если к авансовому отчету ничего, кроме командировочного удостоверения, не приложено, одного его уже хватит, чтобы эту поездку проверяющие признали служебной. Так, одна организация задала в Минфин такой вопрос. Работники ездили в командировку для участия в стройке на служебном автотранспорте и проживали там в служебных вагончиках. Ничем, кроме командировочного удостоверения, факт такой поездки не подтверждается. Минфин отвечает: «Ничего, командировочного удостоверения для учета в расходах вполне достаточно».

Если командировочное удостоверение по каким-то причинам потеряно или испорчено, во избежание лишней нервотрепки я рекомендую его восстановить. Конечно, если есть возможность. Например, если этот же работник, а может, и другой еще раз поедет в то же место. Дело в том, что контролирующие органы против учета затрат по служебной поездке при отсутствии этого документа. Мол, без него слова «командировочные расходы» вообще звучать не должны. Хорошо, что у судов на этот счет другая позиция. А потому, если восстановить этот документ все же не удастся, но есть иные документы, подтверждающие факт поездки, расходы по ней признать можно, правда, только через судПисьмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169
...в качестве... приложения к авансовому отчету [предусматривается]... наличие...
— командировочного удостоверения...
...отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ... и... указанная в нем сумма... не может быть включена в состав [налоговых] расходов....

Как заполнять пункты прибытия/убытия

Итак, командировочное удостоверение должно быть. В нем надо правильно указать пункты прибытия/убытия работника. На лицевой части командировочного удостоверения место назначения пишется полностью. То есть обязательно — и город, и организация, куда командированный отправляется. Если служебная поездка за границу, то нужно указать еще и страну.

Расписывать подробно пункт командировки на оборотной части документа не нужно. Там достаточно указать только города, откуда работник уезжает и куда приезжает.

Однако если работник прибыл в город с целью провести пару дней в одной организации, а потом 3 дня в другой, то на оборотной стороне командировочного удостоверения должно быть написано: «Прибыл в город Москву, ООО “Ромашка”, такого-то числа, убыл из ООО “Ромашка” такого-то числа. Прибыл в ООО “Колокольчик” такого-то числа, убыл из города Москвы, ООО “Колокольчик”, такого-то числа»Указание по заполнению унифицированной формы «Командировочное удостоверение», утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Положение о служебных командировках
7. ...если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
1, 4. ...если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован..

Кто и как должен ставить отметки о прибытии/убытии

Помимо указания пункта, также на оборотной стороне проставляются отметки о прибытии/убытии. Что такое отметка? Это уже достаточно устаревшая операция, она родилась еще в социалистическую эпоху, когда многие предприятия были режимными объектами. Предприятие А отправляло работника в командировку на предприятие Б. По приезде туда и при отъезде оттуда он был обязан обратиться за соответствующей отметкой в специальный отдел, который за это отвечал, — бюро пропусков, отдел кадров, режимный отдел. Там строго контролировали, кто, когда, на сколько приехал и кто когда уехал: «Вы сегодня прибыли? Значит, сегодняшним днем и поставим вам отметку о прибытии. А за отметкой о выбытии приходите в день отъезда. А на этот промежуток вот вам временный пропуск, и ходите выполняйте свое служебное задание».

А кто в современных реалиях может и должен делать отметки о прибытии и убытии в командировочном удостоверении? Если в штате есть кадровик, то, конечно, он. Но даже если это сделает кто-то другой, проблем не будет. Главное, чтобы была указана его должность, стояли собственноручная подпись и печать организации. Проблемы возможны тогда, когда вообще непонятно, кто ставит отметки в командировочных удостоверениях. Поэтому лучше в локальном нормативном акте любой организации написать, кто за это отвечает. Это может быть офис-менеджер, секретарь директора, начальник канцелярии. Но зафиксировать, кто именно, надо. Потому что подпись лица на удостоверении заверяется печатью, а любое ее приложение должно быть чем-то регламентированоУказание по заполнению унифицированной формы «Командировочное удостоверение»
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Положение о служебных командировках
7. ...срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые... заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется... для засвидетельствования такой подписи..

Хотя, честно говоря, я думаю, что в скором времени отметки на командировочном удостоверении, а может, и само командировочное удостоверение отомрут. И для подтверждения факта поездки будет достаточно, чтобы работник приложил к авансовому отчету авиа- или железнодорожный билет. Почему я так думаю? Потому что уже сейчас в некоторых случаях эти отметки не нужны или их поставить невозможноПроект Постановления Правительства «Об отмене формы № Т-10 “Командировочное удостоверение”»
2. В Положении [о командировках]...
в) пункт 7 изложить в следующей редакции:
«7. Фактический срок пребывания... в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из... командировки.
В случае проезда... к месту командирования и (или) обратно... на служебном или личном транспорте... фактический срок пребывания... указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из... командировки представителю работодателя... одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование... транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).»..

Так, при командировках за границу их заменяет штамп пограничников в паспорте.

Бывают и командировки, когда ставить отметку просто некому, потому что нет организации, которая бы выступала принимающей стороной. Например, отправили вы работника на выставку в качестве посетителя или для переговоров с физическим лицом. В моей практике был случай: компания отправила своего представителя в город, в котором только собиралась открывать филиал, на собеседование с потенциальным директором этого филиала. В этом городе у организации пока ничего нет, само собеседование проходит в гостинице. Вопрос: кто должен ставить отметки о прибытии и убытии?

Иногда советуют в таких случаях ставить отметки о прибытии/убытии в гостинице, где командированный проживает. Но в обязанности работников гостиницы это не входит. Единственное, что они должны сделать, так это дать документы, подтверждающие проживание человека и оплату номера. К счастью, в Минфине это хорошо понимают и говорят: ничего страшного, что отметок нет, подтвердите командировку другими бумагами — служебным заданием, билетами, гостиничным счетомПисьмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7
...в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования..

Без отметок об убытии из своего места нахождения и возвращении в него могут обойтись и надомники, и дистанционные работники. Достаточно будет, если им проставит отметку принимающая организация. Хотя в принципе первую и последнюю отметки может сделать и работодатель на основании проездных документов работника.

Общество с ограниченной ответственностью «Новый век» (ООО «Новый век»)

(наименование организации)

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

Номер документа	Дата составления
37-ОК	15.09.2014

Работник

Плеядов Николай Алексеевич (фамилия, имя, отчество)

Табельный номер 028

департамента информационных технологий (структурного подразделения)

программист (должность (специальность, профессия))

командируется в

Россия, г. Москва, ООО «Колосок» (место назначения (страна, город, организация))

для	оказания консультативных услуг по вопросу использования программных средств (цель командировки)

на 3 календарных дней

с «16» сентября 2014 г. по «18» сентября 2014 г.

Руководитель

Генеральный директор (должность)

(личная подпись)

Р.С. Колманин (расшифровка подписи)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из	г. Санкт-Петербурга		Прибыл в	г. Москву
«16» сентября 2014 г.			«16» сентября 2014 г.

Специалист по кадрам (должность)		(личная подпись)		Секретарь (должность)		(личная подпись)
З.А. Шолохова (расшифровка подписи)				Н.Н. Клементьева (расшифровка подписи)
М.П.				М.П.

 

Выбыл из	г. Москва		Прибыл в	г. Санкт-Петербург
«18» сентября 2014 г.			«18» сентября 2014 г.

Секретарь (должность)		(личная подпись)		Специалист по кадрам (должность)		(личная подпись)
Н.Н. Клементьева (расшифровка подписи)				З.А. Шолохова (расшифровка подписи)
М.П.				М.П.

Теперь давайте поговорим, как дни командировки отмечать в табеле и как их нужно оплачивать работнику.