Тренинг «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Командировка: расходы на проживание, суточные, визы

Сначала о расходах на проживание. Мимоходом мы уже коснулись темы, когда работник, прибыв к месту командировки, проживает там не в гостинице, а на частной квартире. Поскольку на практике такое случается достаточно часто, мне хотелось рассмотреть этот момент подробнее.

Признаем затраты на проживание в квартире, арендованной фирмой

Ответ на вопрос, как учитывать расходы командированного работника на проживание в квартире, во многом зависит от ее способа найма.

Вариант первый. У организации в каком-то городе есть дочерняя фирма или филиал, а потому работники часто ездят туда в командировки. Вполне естественно, что компании выгодно иметь там постоянное место для их проживания. И для этих целей она снимает у какого-то жителя этого города квадратные метры. На что здесь надо обратить внимание.

Первое. С гражданином, сдавшим квартиру, организация должна иметь договор, причем в письменной форме. Кроме того, передачу жилья необходимо подтвердить соответствующим актом. Наличие этих документов обязательноСтатья 671 ГК РФ
2. Юридическим лицам жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основе договора аренды или иного договора. Юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.

Статья 609 ГК РФ
1. Договор аренды... если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо... должен быть заключен в письменной форме.

Письмо Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763
Для документального подтверждения... расходов [на аренду] необходимы... заключенный договор аренды... документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества..

Второе. У фирмы должны быть документы, подтверждающие оплату аренды. Это либо платежки, если деньги перечисляли через банк, либо расходные кассовые ордера, если их платили наличными. Следует помнить, что с таких платежей организации, как налоговому агенту, придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, если квартиру сдает гражданин. Если только, конечно, он не является ИП и не сдает жилье в рамках своей предпринимательской деятельностиПостановление ФАС УО от 27.09.2013 № Ф09-8911/13
...общество... выступает налоговым агентом к выплатам в адрес физических лиц... как арендодателей квартир, в связи с чем на нем лежит обязанность по удержанию с данных лиц НДФЛ с доходов от сдачи жилья в аренду и перечислению данных сумм в бюджет..

Ну и третье. Дабы признать суммы арендной платы в налоговых расходах, компании постоянно нужно контролировать, чтобы эта квартира была занята как можно чаще. Если, к примеру, она снята на год и в течение этого времени была свободной всего пару месяцев, в налоговых расходах, на мой взгляд, можно учесть всю годовую сумму аренды. Только не как затраты на проживание в командировке, а как затраты на аренду.

Впрочем, Минфин говорит, что плата за те дни, когда в квартире никто не жил, базу по налогу на прибыль не уменьшает. Если вы не собираетесь рисковать, списывайте в налоговые расходы плату только за те дни, когда в квартире кто-то жилПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178
...расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др.
Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.. Хотя я, честно говоря, не слышала ни об одном судебном споре в подобной ситуации. Так что смею предположить, что к расходам на аренду в такой ситуации проверяющие особо не цепляются. Другое дело, если все с точностью до наоборот. То есть в течение года квартира занята всего пару месяцев, а в остальное время пустует. С большой долей вероятности арендную плату за остальные 10 месяцев налоговики из расходов уберут.

Где наступает грань, за которой претензии проверяющих уже возможны, определить сложно. Для каждой конкретной ситуации эта грань своя. В любом случае придется доказывать, что снимать квартиру фирме выгоднее, чем каждый раз оплачивать работникам проживание в отеле. А значит, без сравнения фактически понесенных расходов на аренду с теми, которые организация понесла бы в случае оплаты гостиниц, не обойтись. А то, как часто квартира используется, подтверждают командировочные удостоверения и билеты.

Признаем затраты на проживание в квартире, арендованной самим работником

Другой способ найма квартиры для проживания в командировке — договор аренды заключает непосредственно сам работник. Как правило, это бывает в долгосрочных командировках.

Здесь тоже потребуется письменный договор найма между работником и наймодателем квартиры. В остальном же с точки зрения налогообложения эта ситуация более удачнаСтатья 674 ГК РФ
1. Договор найма жилого помещения заключается в письменной форме..

Во-первых, удерживать НДФЛ с платы за жилье не придется. Ведь арендовавший квартиру работник налоговым агентом не является и уплата НДФЛ целиком и полностью ложится на плечи физлица-наймодателя.

Второй положительный момент — жилье работник снимает на тот срок, пока он находится в командировке. А значит, оплачивать аренду за период простоя квартиры не придется. Соответственно, всю сумму платы за жилье целиком можно учесть в командировочных расходах, не опасаясь претензий при проверках.

Какие допуслуги гостиниц можно учесть в расходах

С оплатой проживания в гостинице все проще. Учитываете расходы на оплату номеров для командированных на основании счета, выставленного отелем и оплаченного с вашего счета или вашим работником.

Другое дело — дополнительные услуги, которые предоставляют гостиницы. Начну с самой злободневной — с завтрака. Если его стоимость обозначена в счете гостиницы отдельной суммой, то он работнику не оплачивается. Руководитель велел оплатить? Тогда эту сумму облагайте НДФЛ и страховыми взносами и не учитывайте в расходах.

Если же стоимость проживания указана в документе с учетом завтрака, но одной суммой, выделять его не надо. Даже если известно, сколько он стоит. Всю сумму целиком вы учитываете как расходы на проживаниеПисьмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263
1. Оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения...
Суммы такой оплаты подлежат налогообложению [НДФЛ]... в установленном порядке.

Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19
7. На стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака... страховые взносы не начисляются..

Какими еще услугами командированный может пользоваться в отеле? Это услуги фитнеса, SPA, посещение бассейнов, парикмахерских, ужины в ресторанах и т. д. и т. п. Естественно, потраченные на это суммы работнику не возмещаются, а если и возмещаются, то не учитываются в налоговых расходах и облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Аналогичный подход применяется и к услугам пользования холодильником и телевизором, выделенными в счете отдельно.

Однако некоторые дополнительные гостиничные услуги, например аренду сейфа, работнику все же можно оплатить, не облагая их налогами и взносами. Но для этого в служебной записке, прилагаемой к авансовому отчету, он должен объяснить, что в сейфе хранил важные документы и ценности. Или, скажем, услуги прачечной и химчистки. Если работник прибыл в командировку на серьезные переговоры, естественно, ему нужно выглядеть подобающим образом. А значит, траты на чистку одежды вполне обоснованыПисьмо Минфина от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308
...уменьшение... базы по налогу на прибыль... на сумму расходов на дополнительные услуги, в частности на услуги по химчистке, оказываемые в гостинице, возможно только при условии их производственной направленности, документального подтверждения и экономической обоснованности..

И наконец, последний вид услуг — это пользование Интернетом. С его оплатой работнику проблем нет, так как сегодня уже всем понятно, что без доступа во Всемирную паутину он как без рук. Выход в Сеть ему может понадобиться для связи и с работодателем, и с клиентом и еще для каких угодно целей.

Как платить суточные при заграничных командировках

Переходим к суточным.

Мы уже сегодня говорили, в чем суть этой выплаты — компенсировать работнику неудобства, связанные с невозможностью жить дома. Иногда работники говорят: «Мы несколько дней вынуждены были питаться в кафе и ресторанах, мы звонили по межгороду родным, возместите нам эти расходы». Здесь ответ один: вам для этого выдаются суточные.

Важный момент для зарубежных командировок — заграничные нормы суточных применяются по особому правилу, которое привязано к дате пересечения работником границы. Кратко его можно сформулировать так: суточные за конкретный день выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую командированный в этот день въезжает. Но как это ни парадоксально, даты въезда смотрим по штампам российских пограничников в загранпаспорте о пересечении границы РФ. Допустим, наш работник летит в командировку из Москвы в Бангкок. В паспорте стоят отметки о выезде из России — 1 ноября и о въезде в Таиланд — 2 ноября. И за 1, и за 2 ноября суточные мы платим по нормам, установленным в нашей организации для Таиланда, так как границу РФ работник пересек 1 ноября. Возвращается человек в Москву 7 ноября, выехав из Таиланда тоже 7 ноября, за этот день суточные считаем по российским нормам. Если в загранкомандировке работник перемещается из одного иностранного государства в другое, суточные берутся по норме, установленной для страны въездаПоложение о служебных командировках
17. ...суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории [РФ]... — в по­рядке и размерах, определяемых... локальным... актом для командировок [по РФ]...
б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых... локальным... актом для командировок на территории иностранных государств.
18. При следовании работника с территории [РФ]... дата пересечения... границы [РФ]... включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию [РФ]... включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
19. При направлении... в командировку на территории государств — участников [СНГ]... даты пересечения... границы... определяются по отметкам в командировочном удостоверении....

Точно так же определяется норматив суточных, не облагаемый НДФЛ.

А что делать при командировках в страны СНГ, при въезде в которые загранпаспорт не нужен? Здесь закон требует ориентироваться на отметку «прибыл» в командировочном удостоверении, которое, как мы знаем, при поездках в такие страны оформляется обязательно. Хотя понятно, что дата прибытия в конкретное место, где человек должен выполнить служебное задание, и дата пересечения границы далеко не всегда совпадают. Даже если командированный летит самолетом, а про поезд я уж и не говорю. Логичнее было бы дату пересечения границы определять по фактическому времени прилета или въезда поезда в страну назначения. И то и другое всегда можно подтвердить — сведениями аэропорта или маршрутом следования поезда. Но раз правительство решило, что надо смотреть в командировочное удостоверение, нам ничего другого не остается.

Как платить суточные при однодневных командировках

Буквально пару слов скажу про выплату суточных по служебным поездкам на 1 день. То есть утром работник уехал, а вечером уже вернулся. Если командировка однодневная, то тогда:

— при поездках по территории России суточные работнику мы вообще не платим;

— при заграничных поездках платим в половинном размереПоложение о служебных командировках
20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию [РФ]... в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой... локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств..

При каких служебных поездках работников фирма не обязана выплачивать им суточные и что будет, если их все же выплатить, читайте в статье «Командировки без суточных» («Главная книга», 2012, № 21).

Как платить суточные за день отъезда/приезда

Законодательство требует платить суточные за каждый день нахождения в командировке, в том числе и за дни, проведенные в пути. И день отправления в поездку или прибытия из нее не исключение. Но на практике у бухгалтеров с работниками часто возникают споры, что считать этим днем.

В Положении о командировках четко зафиксировано: если транспортный узел, из которого работник стартует в командировку или возвращается из нее, расположен в населенном пункте, в котором работник трудится, день отъезда/приезда определяется по дате отправления/прибытия самолета, поезда и так далее. Если аэропорт, станция, вокзал находятся за чертой населенного пункта, то нужно добавить время, которое требуется, чтобы до них добратьсяПоложение о служебных командировках
4. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
11. ...суточные... возмещаются... за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути....

Казалось бы, все просто. Если работник трудится в Москве и едет на поезде тоже из Москвы, командировка начнется в тот день, когда отправляется поезд. Но иногда командированный говорит: «Я живу в Подмосковье. Чтобы успеть на поезд, который уходит в 2 часа ночи из Москвы, мне нужно выехать из дома не позже 11 вечера накануне. А значит, командировка у меня начинается на день раньше».

Эта логика в данных обстоятельствах не работает. Живи ты хоть во Владивостоке, но если ты каждое утро приезжаешь на работу в Москву, то так и в день командирования будешь ехать до нее совершенно бесплатно. То есть суточные появятся только в тот день, когда должен отъехать поезд или вылететь самолет.

Как платить суточные, если две командировки в один день

Теперь о ситуации, когда утром человек приехал из одной командировки, а вечером уехал в другую.

Две командировки, значит, два командировочных удостоверения за 1 день.

Есть мнение, что в этом случае суточные надо платить по обеим командировкам. Не согласна. Еще раз повторю: суточные — это компенсация человеку неудобств и дополнительных расходов из-за того, что определенный день для него командировочный. Компенсировать неудобства за один и тот же день дважды, на мой взгляд, неправильно, делать это надо только один раз.

По какой норме компенсировать, если они отличаются? По большей. То есть если в один день были и заграничная командировка, и российская или две заграничные командировки, для которых установлены различные нормы суточных, их надо выплатить по большей норме. И это не выбор бухгалтера — компенсация суточных по меньшей норме ущемляет интересы работника и поэтому незаконна.

Конечно, вряд ли налоговики при проверках будут стыковывать дни возврата какого-то работника из служебной поездки с днями его отъезда в другую. По крайней мере, от своих клиентов я о таких случаях не слышала и судебных решений с претензиями в связи с выплатой двойных суточных за один и тот же день не видела. Как правило, в вопросах оплаты суточных контролеры четко сверяются с отметками в командировочном удостоверении: выбыл — убыл, выбыл — убыл, но между собой даты командировок не сравнивают. Поэтому сами решайте, платить суточные два раза или один. Если не жалко, почему бы и нет? Тем более, насколько я знаю, министерские чиновники, отвечающие за кадровые вопросы, не возражают.

То, что в случае возвращения работника из одной командировки и отправления его в другую одним днем суточные должны выплачиваться по каждой из них, разъясняла Н.З. Ковязина, занимавшая в тот период должность заместителя директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России. Ныне она является заместителем директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России («Главная книга», 2011, № 20).

Учитываем расходы на получение виз и загранпаспортов

Ну и последний вид командировочных расходов, который нам осталось обсудить, это затраты на получение виз, разрешений, других обязательных документов. Потраченные на это суммы возмещаются работнику в общем порядке, учитываются в базе по налогу на прибыль и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Минфин даже разрешает признавать в расходах плату за курьерскую доставку визы, а также плату за SMS-оповещение о ее выдачеПоложение о служебных командировках
23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.

Письмо ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@
1. ...в составе прочих расходов... учитываются расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы.
2. ...в случае надлежащего документального подтверждения затрат на оплату курьерской доставки визы и на оплату услуг СМС-оповещения организация вправе учесть их в составе расходов в целях налогообложения прибыли наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы....

Некоторые компании, помимо виз, также компенсируют своим работникам расходы на получение загранпаспорта. Да, в Положении о командировках нет никаких условий, ограничивающих возмещение командированному таких трат. Но я считаю, обоснованными они будут только тогда, когда оформлению паспорта предшествует приказ о направлении «беспаспортного» работника в загранкомандировку. В приказе следует так и написать: командировать такого-то в такую-то страну, оплатить такие-то расходы, понесенные им в связи с получением выездных документов, включая заграничный паспорт.

Если же работник сначала по свой инициативе получил загранпаспорт, а лишь затем организация приняла решение отправить его за рубеж, оснований компенсировать ему такие расходы нет. Это его личный паспорт и его личные расходы.

На этом мне хотелось бы наш семинар закончить. Надеюсь, и с подотчетами, и с командировками проблем у вас не будет или будет намного меньше. Спасибо за внимание. Всем желаю удачи!