Подотчетные средства: оформление, учет, налоги | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 4 от 2014 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Форум
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Содержание

Подотчетные средства: оформление, учет, налоги

Нормативная база

Рада всех приветствовать! Да, сегодня мы будем беседовать о подотчетниках. И, говоря про расчеты с ними, невозможно обойти тему командировок. Это частный, но, как правило, самый частый случай подотчетных расчетов. И естественно, что на практике большинство вопросов возникает именно по этой теме. Потому, помимо обсуждения общих «подотчетных» проблем, я уделю специальное внимание оформлению и учету командировок.

Для начала хочу сказать о трех основных документах, регулирующих подотчетные расчеты. Первый — это порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации. С 1 июня 2014 года этот порядок определяется Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У. До 1 июня действовало Положение от 12 октября 2011 года № 373-П, утвержденное этим же органом.

Во-вторых, это Трудовой кодекс, потому как именно он говорит о том, как компенсировать расходы работника, связанные с командировками.

Ну и третий документ — Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года № 749. По сути, оно заменило собой ранее применяемую Инструкцию о служебных командировках в пределах СССР. Уже из названия последнего понятно, насколько это был старый документ. Правда, Положением о командировках 2008 года во многих вопросах была сохранена преемственность. Но тем не менее определенные вещи поменялись. И по ходу нашей встречи я обязательно сакцентирую ваше внимание на изменившихся моментах, потому что на практике некоторые бухгалтеры и кадровики со стажем иногда все еще продолжают руководствоваться старыми нормами.

Выдаем деньги под отчет

Можно ли перечислять подотчетные деньги на карту работника

С чего начинаются расчеты с подотчетным лицом? Конечно, с выдачи ему денежных средств. И первый вопрос — как это делать: выдавать только наличными или же можно переводить их работнику на банковскую карту?

В законе нет запрета перечислять подотчетные средства на карту работника. Если вам так удобнее, можете использовать этот способ. Можно даже закрепить это в локальных нормативных актах.

Более того, такой вариант Минфин даже приветствует. По крайней мере, именно безналичный способ расчетов с подотчетниками ведомство рекомендует организациям государственного сектораПисьмо Минфина от 05.10.2012 № 14-03-03/728
В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, Минфин... рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников.

Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013
...в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт... каждому сотруднику, направляемому в командировку... [Минфин]... и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета... сотрудников ...в целях [оплаты]... ими с использованием карт... выданных в рамках «зарплатных» проектов... командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
.
Что вполне понятно — над коммерческими предприятиями у Минфина власти нет, они ему не подчиняются. А госпредприятия — люди государевы.

Причина этих предпочтений вполне очевидна. С точки зрения контроля безналичные расчеты гораздо проще, понятнее и прозрачнее. Банки ведь законопослушные. Иначе чуть что — у них проблемы с лицензиями начинаются. Поэтому они бережно хранят всю информацию, обо всем сообщают контролирующим органам.

Собственно, из-за того что расчеты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство вообще стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое. Возьмите хотя бы последнее решение об организации в России национальной платежной системы. Уверяю вас, в ее рамках безналичный оборот будет очень одобряться. Тому даже есть подтверждение: для торговых точек, у которых не будет доступа к национальной платежной системе, а следовательно, у их покупателей не будет возможности рассчитаться с продавцом безналом, законом уже предусмотрены штрафы.

Справка

C 5 мая 2014 г. все организации и предприниматели (кроме тех, чья выручка без НДС не превысила за 2013 г. 60 млн руб.), реализующие товары, работы, услуги гражданам, обязаны обеспечить возможность расплачиваться банковскими картами в рамках национальной платежной системып. 1 ст. 16.1 Закона РФ «О защите прав потребителей».

За неисполнение этой обязанности с 01.01.2015 могут оштрафоватьч. 4 ст. 14.8 КоАП РФ; п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 8 Закона от 05.05.2014 № 112-ФЗ:

— организацию — на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;

— ее должностных лиц — от 15 тыс. до 30 тыс. руб.

Да и сами организации все чаще и чаще останавливают свой выбор на безналичных расчетах с работниками.

Кому-то для этого удобнее оформить своим работникам так называемые зарплатные банковские карты. Почему так называемые? Потому что в банковском законодательстве понятия зарплатной карты нет. Так карту именуют потому, что выпустивший ее банк-эмитент и работодатель заключили между собой соглашение о зачислении на нее зарплаты работника.

Другие фирмы, наоборот, предпочитают перечислять заработок на счета, которые уже есть у работника. А так как он может их иметь неограниченное количество и в различных банках, деньги отправляют туда, куда человек укажет. В этом случае он просто пишет заявление с просьбой платить ему зарплату на такую-то банковскую карту и, соответственно, приводит ее реквизитыСтатья 136 ТК РФ
Заработная плата... перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
.

Если ваша компания предпочитает перечислять деньги таким способом, аналогичное заявление следует взять с работника и для перечисления ему подотчетных денег.

Пример. Образец заявления о перечислении зарплаты на банковскую карту

Генеральному директору
ООО «Колосок»
(наименование организации)
Т.С. Звягинцеву
(ф. и. о. руководителя)
отофис-менеджера М.Н. Красавиной
(должность и ф. и. о. работника)

Заявление

Прошу причитающуюся мне заработную плату перечислять на банковскую карту 4276 3800 1587 4547(номер карты) по следующим реквизитам:

Номер счета: 40817810238181303861
Наименование банка: ОАО «Сбербанк России» г. Москва
БИК: 044525225
ИНН: 7707083893
Корреспондентский счет: 30101810400000000225

23 апреля 2013 г.
(дата написания заявления)
(подпись работника)
М.Н. Красавина
(расшифровка подписи)

Как обособить подотчетные деньги от зарплаты работника

Как правило, ни бухгалтерия, ни работник велосипед не изобретают и подотчетные деньги шлют на ту же карту, на которую идет зарплата. Тогда подотчетные средства важно как-то от нее обособить. Иначе есть риск, что при проверке их переквалифицируют в доход работника и доначислят на них НДФЛ и страховые взносы. Поэтому лучше всего перечислить деньги на карту работника отдельным поручением с соответствующим назначением платежа. Скажем, «Аванс на оплату командировочных расходов» или «Аванс на хозяйственные нужды».

Если же просто включить эти деньги в реестр, прилагаемый к платежке с назначением платежа «Перечисление зарплаты», работник, естественно, поймет, что к оплате труда деньги не имеют никакого отношения. Во-первых, каждый из нас знает, какая зарплата ему причитается. Именно для этого Трудовой кодекс обязывает работодателя выдавать расчетный листок, в котором написано, какие суммы работнику начислены и какие суммы с него удержаныСтатья 136 ТК РФ
...работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы...
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику...
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем...
.
Поэтому если в листке указана к выдаче одна сумма, а на счет упало больше, то ясно, что остальные деньги получены по другому основанию.

Заявление на получение подотчетных сумм

А во-вторых, чтобы получить деньги под отчет, человек пишет соответствующее заявление с указанием требуемой суммы. Вообще наличие такого заявления — это требование законодательства. На это я обращаю ваше особое внимание. Впервые это требование появилось еще в Положении о порядке ведения кассовых операций № 373-П, и в новом Указании № 3210-У Банк России его продублировалУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Для выдачи наличных денег... под отчет... расходный кассовый ордер... оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
.

Да, этот документ регулирует только работу с наличными деньгами. А потому, строго говоря, его требования на случаи перечисления подотчетных средств на банковскую карту не распространяются. И тем не менее я настоятельно советую оформлять заявления, даже если подотчетник получает деньги безналом. С одной стороны, это в интересах работника — написав заявление, он точно знает, что получит именно подотчетные средства. А с другой — это нужно работодателю, чтобы исключить злоупотребления со стороны нечистых на руку подотчетников. Заявление будет доказывать, что работник в курсе того, для чего вы перечислили ему деньги на карту, и того, что он обязан отчитаться об их расходовании. И если он этого не сделает, вы сможете удержать подотчетные суммы из его зарплатыСтатья 137 ТК РФ
Удержания из заработной платы... производятся только в случаях, предусмотренных в [ТК]...
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой... а также в других случаях.
.

Кстати, если подотчетнику регулярно выдаются одни и те же суммы, совершенно необязательно брать с него такое заявление каждый раз. Одного экземпляра будет достаточно. А если к тому же деньги перечисляются на карту, в одной бумаге можно совместить два заявления — о выдаче денег и о том, на какую карту их перечислять.

Пример. Образец заявления о выдаче денег под отчет

Генеральному директору
ООО «Колосок»
(наименование организации)
Т.С. Звягинцеву
(ф. и. о. руководителя)
отофис-менеджера М.Н. Красавиной
(должность и ф. и. о. работника)

Заявление

Прошу 1-го числа каждого календарного месяца перечислять мне под отчет на банковскую карту 4276 3800 1587 4547(номер карты) денежные средства 5000(сумма цифрами) руб. для оплаты канцелярских товаров(на что будут израсходованы наличные) .

10 января 2014 г.
(дата написания заявления)
(подпись работника)
М.Н. Красавина
(расшифровка подписи)

Решение руководителя: перечислять на карту 5000(сумма цифрами) руб.

Срок отчета до последнего числа каждого календарного месяца(последний день срока, на который выдаются деньги)

10.01.2014
(дата)
(подпись руководителя)

Чем грозят подотчетные нарушения

Скажите, пожалуйста, а если у нас не будет заявлений от подотчетников, получающих наличные, нас могут оштрафовать?

Налоговые инспекторы вполне могут посчитать отсутствие такого заявления нарушением кассовой дисциплины и попытаются оштрафовать организацию и ее должностных лиц по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Но суд вряд ли их поддержит. Поскольку это хотя и нарушает установленный ЦБ порядок ведения кассовых операций, но ответственность за такое нарушение КоАП не установил.

Но повторюсь: лучше, чтобы заявление было. Лишний раз давать повод для конфликта с проверяющими или с работниками смысла нет.

Справка

Штрафовать организацию за отсутствие заявления на выдачу подотчетных средств в период действия Положения о порядке ведения кассовых операций № 373-П отказались, в частности, 7 ААСПостановление от 18.03.2014 № А03-14372/2013 и 9 ААСПостановление от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК.

К слову, раз уж речь зашла о штрафах за несоблюдение кассовой дисциплины, давайте сразу определимся, какие подотчетные нарушения чреваты санкциями.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена статьей 15.1 КоАП. В ней приведены три причины, по которым налоговые органы могут наложить штрафСтатья 15.1 КоАП РФ
1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от [4 до 5]... тысяч рублей; на юридических лиц — от [40 до 50]... тысяч рублей.
.

Первая причина. Неоприходование либо неполное оприходование в кассу денежной наличности. Это не наш случай. При расчетах с подотчетниками выручка не появляется. И вряд ли хоть один нормальный работник сдаст в кассу подотчетные деньги, не получив квитанцию от приходного ордера.

Вторая — несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Бывает, что полученные в банке деньги на командировку вы не выдали вовремя. И из-за этого в кассе образовался сверхлимитный остаток. Но такая ситуация возможна и в случае с выдачей зарплаты, поэтому чисто «подотчетным» это нарушение назвать нельзя.

Ну и третья причина для штрафа. Расчеты наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных размеров. На сегодняшний день предельная сумма таких расчетов составляет 100 тысяч рублей по одному договоруУказание ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У
6. Наличные расчеты... между участниками... в рамках одного [заключенного] договора... могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей...
.
Очень сомневаюсь, чтобы нормальная организация вдруг взяла и выдала такие деньги работнику наличкой только для того, чтобы он ими расплатился с каким-то конкретным продавцом. Если уж этот лимит нарушают, то всегда сознательно.

Получается, что никаких специальных санкций за нарушение правил подотчетных расчетов, по сути, нет.

Аванс на загранкомандировку: рубли или валюта

Вернемся к вопросам выдачи денег под отчет. Отдельно хочу сказать об авансе на загранкомандировки. А точнее, в чем его выдавать — в иностранной валюте или в рублях.

Ситуации, когда командированному выдают непосредственно валюту, на практике встречаются достаточно редко. Для этого организация, во-первых, должна иметь валютный счет в банке. Во-вторых, у нее должна быть валютная кассаПоложение о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и ...суточные...

Письмо Минфина от 10.12.2013 № 02-06-007/54200
Выдача... аванса работникам [при загранкоман­дировках]... производится в [инвалюте]... через кассу учреждения путем снятия валюты с валютного счета или покупки... валюты в банке.
.

Наконец, есть мнение, что, если аванс для загранкомандировки выдается в иностранной валюте, неизрасходованный остаток работник должен вернуть в этой же валюте. Если он вернет рубли, то это будет нарушением, за которое можно оштрафовать по статье 15.25 КоАП.

Я с этим не согласна. Никакого нарушения здесь нет, ни в одном нормативном акте такая операция не запрещена. Существует запрет на куплю-продажу валюты небанковскими организациями. Но это не наш случай. Никто никому никакой валюты не продавал. Выдали под отчет доллары или евро, а получили обратно рубли.

Но поскольку такая позиция все же существует, с валютой наши осторожные бухгалтеры предпочитают не связываться. Просто делают смету расходов в валюте той страны, куда командируют работника, умножают итоговую сумму на какой-то прогнозный курс и выдают под отчет рубли, на которые работник сможет сам купить нужную валютуПоложение о служебных командировках
16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за [границу]... включая выплату аванса в... валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в... валюте... осуществляются в соответствии с... Законом «О валютном регулировании...».

Закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»

Статья 9
1. Валютные операции между резидентами запрещены, за исключением:
9) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных с... командировкой за [границу]... а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи с... командировкой.

Статья 15.25 КоАП РФ
1. Осуществление... операций, запрещенных валютным законодательством [РФ]... или... с нарушением валютного законодательства [РФ]... влечет наложение административного штрафа... в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции.
.

А если работник, которому были выданы рубли, поменял их на валюту, но в командировке все не израсходовал, как быть? По-хорошему, он должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас ни валютной кассы, ни валютного счета нет.

Все просто: ваш работник должен обменять оставшуюся непотраченной валюту на рубли в банке. И не забыть взять там справку об обмене валюты — она понадобится для авансового отчета. В вашу же кассу работник внесет наличные рубли.

А о том, как учитывать «подотчетную» валюту, мы поговорим чуть позже.

Об учете валютных расчетов с подотчетником читайте здесь.

Итак, деньги наличными или в безналичной форме работнику под отчет мы выдали. Теперь по этим деньгам надо отчитаться.

Оформляем авансовый отчет

Кто отчитывается

Начнем по порядку. Кто представляет авансовый отчет? Конечно, тот, кому были выданы деньги. Причем сколько денег каждый из работников получил, за столько и должен отчитаться. А не так: Иванов получил 100 тысяч, 50 отдал Петрову и говорит: «Вот с Петрова за 50 тысяч и спрашивайте». Есть простое и общеизвестное правило: денежные средства, полученные одним работником, передавать другому нельзя.

Справка

Запрет на передачу подотчетных сумм одним работником другому был прямо предусмотрен Порядком ведения кассовых операций, действовавшим до 01.01.2012п. 11 Порядка, утв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 № 40. В Указаниях № 3210-У такой оговорки нет. Однако там отмечается, что по тем суммам, которые работник получил, обязан отчитаться именно он, а не кто-то инойп. 6.3 Указаний.

Если расходы оплатил не подотчетник

Но бывают ситуации, когда у Петрова не хватило подотчетных денег и за него вполне обоснованные расходы оплатил Иванов. Для такого случая чиновники дали вполне разумные разъяснения. Итак, если кто-то за кого-то что-то оплатил, неважно — наличными или своей картой, эти расходы в авансовый отчет включает тот, за кого заплатили.

Допустим, Иванов оплатил своей карточкой гостиничный счет Петрова на 10 тысяч рублей. Эти расходы должны фигурировать в отчете Петрова, к которому он прилагает счет за проживание на свое имя, документ о списании денег с банковской карты Иванова и обязательно прикладывает расписку последнего о том, что Петров эти траты ему возместилПисьмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876
Одним из условий возмещения... командировочных расходов работнику... является факт осуществления [им] затрат... в том числе с использованием банковской карты... В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты... квитанции банкоматов, слипов...
Если оплата услуг... работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
.
Итак, Петров с Ивановым рассчитался, поэтому Петров понес реальные расходы, которые компания ему должна компенсировать.

Иногда командировочные расходы (например, на покупку билетов на транспорт) работники оплачивают картой жены или мужа. В связи с этим меня спрашивают: нужно ли подтверждать факт супружества? Варианта два. Если, помимо документа об оплате конкретной банковской картой, ее держателем представлена расписка о том, что ваш подотчетник ему эти деньги компенсировал, других документов не надо. Если, кроме платежного документа, ничего нет, супружество надо подтвердить свидетельством о бракеПисьмо Минфина от 13.12.2011 № 03-03-07/60
...при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является супруг (супруга) подотчетного лица, слипы и чеки электронных терминалов с такой банковской карты могут являться подтверждением расходов подотчетного лица.
.

Справка

Если работник оплатил расходы по карте жены (мужа), требовать от него расписку об их компенсации необязательно. Связано это с тем, что общим имуществом, которое супруги нажили во время брака и которое является их совместной собственностью, они владеют, пользуются и распоряжаются по обоюдному согласию. Поэтому, когда человек распоряжается деньгами супруга, предполагается, что он действует с его согласиястатьи 253, 256 ГК РФ; статьи 34, 35 СК РФ.

Так что абсолютно неважно, кто за подотчетника оплатил расходы: его коллега, родственник или вообще совершенно посторонний человек. Главное — иметь документальное подтверждение, что расходы были фактически понесены подотчетникомСтатья 408 ГК РФ
2. Кредитор, принимая исполнение, обязан по требованию должника выдать ему расписку в получении исполнения полностью или в соответствующей части.
.
Поскольку работодатель обязан компенсировать работнику только то, на что потратился он лично. Поэтому до тех пор, пока не будет бумаги о том, что работник все возместил, или свидетельства о браке, такие расходы не будут считаться его тратами.

Конечно, ситуации в жизни складываются по-разному. Бывает, что у работника нет своих средств, чтобы вернуть позаимствованные деньги, и он это сделает только после того, как получит необходимую сумму от работодателя. А следовательно, пока работодатель ничего ему не возместил, никакую расписку подотчетник представить не может.

Идти здесь работнику навстречу или нет — это уже только вопрос внутренних взаимоотношений в организации. Разумеется, если вы полностью доверяете работникам, можно дать деньги под обещание принести расписку. Причем лучше, если датирована она будет не позднее, чем составлен авансовый отчет. Хотя вряд ли случится катастрофа, если расписка будет написана более поздним числом. Не думаю, что проверяющие к этому прицепятся, если сумма разовая и незначительная. А вот если такие операции проводятся сплошь и рядом да на большие суммы, есть риск, что налоговики переквалифицируют их в выдачу беспроцентных займов работнику. Как вы помните, по ним надо считать НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах.

Если же доверительных отношений нет, советую не торопиться. Вы обязаны компенсировать расходы работника, а не других лиц. А посему как можно скорее подтвердить свои расходы распиской в интересах работника. Пока ее нет, руководитель имеет полное право в этой сумме не утверждать авансовый отчет.

Когда работник должен отчитаться

Теперь о том, когда работник должен представить отчет. Общеизвестно: подотчетник должен отчитаться в течение 3 дней со дня, когда он вернулся из командировки или когда истек срок, на который были выданы деньги. Если в этот период человек вдруг заболел, ушел в отпуск, вновь уехал в командировку, то сдать авансовый отчет он должен не позднее чем через 3 дня после возвращения на работу. Естественно, эти 3 дня должны быть рабочими, это прямо написано в нормативных актахУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы... деньги... или со дня выхода на работу, предъявить... авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Положение о служебных командировках
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить... в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных... суммах... К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду... и об иных расходах, связанных с командировкой...
.

Можно ли выдать новый подотчет без отчета по предыдущему

А можно ли выдавать аванс на новую командировку, если человек отправляется в нее до того, как истекли положенные ему на отчет 3 рабочих дня, и потому он еще не представлен? Кто-то считает, что нельзя, так как есть прямой запрет выдавать деньги до того, как подотчетник погасит свою предыдущую задолженность. Ведь пока нет авансового отчета, за работником числится долг перед компанией по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». И советуют выдавать под отчет сразу на две командировки. Однако я с этим не согласна.

Во-первых, выдавать деньги под отчет сразу на несколько командировок не всегда возможно. Так, до начала первой командировки далеко не всегда известно, что потребуется еще одна служебная поездка. И даже если мы это знали и проавансировали сразу обе поездки, у вернувшегося из первой командировки человека может быть вполне обоснованный перерасход. Да такой большой, что подотчетных денег на следующую поездку может не хватить. Что ж, работнику ехать по делам компании за свои деньги? А если и своих нет? Да к тому же выдать аванс перед отъездом нас обязывает Положение о командировках. И что-то покупать за свои деньги для компании работник не должен. Наконец, человек может ехать не в две, а в три, четыре командировки подряд. Такое бывает, например, у аудиторов в период проведения обязательных проверокПоложение о служебных командировках
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
.

Во-вторых, раз не истекли 3 дня на отчет, у нас нет оснований отказывать работнику в новом авансе. Да, у него есть задолженность, но срок ее погашения не истек.

Потому что 3 рабочих дня законодателем даются работнику неспроста. Вполне может так сложиться, что после длительного отсутствия на рабочем месте у подотчетника накопилось большое количество серьезных текущих дел. И их ему необходимо решить быстро в течение первого и, может быть, даже второго рабочего дня. То есть возможность составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию у работника появится только на третий день. К тому же многие крупные компании сейчас имеют большое количество офисов. Допустим, в Москве работник трудится в Южном Бутово, а бухгалтерия находится где-то в Химках. Общественным транспортом добираться минимум 2 часа. И что же, все бросить и бежать отчитываться? Хорошо, если есть курьерская служба, которая организовывает перевозку документов. А если нет? К тому же почему-то — для меня загадка почему — работодатели зачастую хотят, чтобы подотчетник представлял авансовый отчет лично.

Поэтому я уверена: пока не истекли 3 рабочих дня с даты последнего возвращения человека на работу, мы можем выдать ему новый аванс, не дожидаясь отчета по предыдущему. И ничего не нарушим. Иначе нормальная работа компании может просто остановиться.

Наконец, даже если согласиться с тем, что, действуя так, мы нарушаем порядок ведения кассовых операций, нам все равно ничего не грозит. Штрафов за такое «нарушение», как мы уже разобрались, нет. А вот не авансируя служебные расходы работника, мы нарушаем трудовое законодательство, так как не обеспечиваем работнику положенные ему гарантии и компенсации.

Что в отчете проверяет бухгалтер

Итак, авансовый отчет представлен. Теперь он должен быть проверен бухгалтерской службой.

В чем собственно состоят задачи бухгалтера? Главное — проверить правильность формирования отчета и те первичные документы, которые к нему приложены. В авансовом отчете по командировке бухгалтер также должен проверить, соблюдены ли работником нормы возмещаемых ему расходов. Потому как нормирование никто не отменял. Просто если раньше лимиты утверждало правительство, то теперь это прерогатива самого работодателяСтатья 168 ТК РФ
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками... определяются коллективным договором или локальным нормативным актом...

Положение о служебных командировках
11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения... суточные... а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
14. Расходы по... найму жилого помещения... возмещаются работникам... в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
.

Допустим, прилагает работник к отчету авиабилеты бизнес-класса. А вашим положением о командировках для его должности разрешается проезд лишь экономклассом. В такой ситуации желательно сразу поинтересоваться у работника, на каком основании нарушены нормы. Обоснованием может быть служебная записка работника с разрешительной резолюцией руководителя либо иного лица, у которого есть полномочия разрешать сверхнормативные расходы. Как правило, для такого разрешения у работника должны быть уважительные причины, скажем отсутствие билетов соответствующего класса на нужные даты. Еще одна распространенная на практике ситуация, когда превышение нормативов командировочных расходов можно считать обоснованным, — командировка вместе с представителем контрагента, который едет более высоким классом. Например, я аудитор, следую с клиентом, у которого билет в купе. Тогда мне ехать в плацкарте как минимум неудобно, ведь мы лишены возможности общаться. А как максимум это как-то не очень красиво и вряд ли положительно скажется на имидже моей фирмы. Однако повторю: все эти причины, какими бы уважительными они ни казались самому работнику, становятся оправданием сверхнормативного расхода только после разрешительной резолюции руководителя организации или уполномоченного лица.

По всему потраченному сверх норм работник должен написать объяснительную записку. А еще лучше, если все случаи или уважительные причины, когда работникам дозволяется превышать лимиты расходов, будут максимально полно прописаны в вашем локальном нормативном акте. Меньше вероятность возникновения конфликтов и с работниками, и с налоговиками.

Для чего отчет утверждает руководитель

После того как бухгалтер проверил первичку (об этом расскажу чуть позже) и нормативы, авансовый отчет направляется руководителю для утверждения вместе со всеми прилагаемыми документами. Либо уполномоченному им лицу, например директору филиала, начальнику цеха, департамента. Для чего это нужно? Казалось бы, всю работу бухгалтер уже сделал. Так вот, задача руководителя не проверять правильность оформления документов, а просмотреть содержательную часть понесенных подотчетником расходов. Ведь деньги ему выдавали не просто так, а с определенной целью. И руководитель должен знать, исполнил ли работник поставленную перед ним задачу и потратил ли он деньги на то, что ему поручали или разрешали оплатитьПоложение о служебных командировках
6. Цель командировки работника определяется руководителем... организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить...
отчет о выполненной работе... согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
.

Если это отчет по командировке, руководитель, во-первых, оценивает, выполнил ли работник служебное задание и насколько хорошо выполнил. Во-вторых, решает, были ли понесенные расходы эффективными или, возможно, больше не стоит отправлять работника в такие командировки. Или, наоборот, стоит, но уже не одного, а с кем-то.

Наконец, только руководитель может решить, возмещать ли работнику деньги, которые он потратил сверх того, что изначально было разрешено. Например, расходы на парковку, на пребывание в комнате отдыха и т. п. И если руководитель со всеми тратами согласен, он утверждает авансовый отчет.

Сроки проверки и утверждения отчета

Сроки проверки и утверждения отчета нормативно не установлены. Предполагается, что это нужно сделать в разумный срок.

Что такое разумный срок? Даже если все — и работник, и бухгалтерия, и руководство — сидят в одном офисе, вряд ли директор, как только получит авансовые отчеты, бросит все свои дела и сядет их утверждать. Точно так же и бухгалтер по понятным причинам может отложить проверку в период сдачи налоговой или бухгалтерской отчетностиУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Проверка авансового отчета... бухгалтером... его утверждение руководителем... осуществляются в срок, установленный руководителем.

Указания по заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
На основании... утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм...
.

В то же время вопрос сроков проверки и утверждения становится особо актуальным для авансовых отчетов по загранкомандировкам, поскольку курс рубля для расчетов по таким отчетам напрямую связан с датой их утверждения руководителем. В зависимости от того, в какой день это было сделано (в день представления отчета, через день, два или три и так далее), величина командировочных расходов может оказаться различной. А это уже благодатная почва для конфликтов и с работником, и с проверяющими, ведь иногда разница может вылиться в существенную сумму. Стоит только припомнить, что происходит с курсом валют в последние месяцы — за день он может скакнуть аж на 50 копеек, а то и большеПисьмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324
Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 [НК РФ]...).
.

Избежать этих конфликтов поможет лишь одно: должен быть локальный нормативный акт, регламентирующий, сколько дней отводится бухгалтерии для проверки авансового отчета и сколько — руководителю для утверждения. В каких-то организациях это может быть 1 день, в каких-то — 2, а у кого-то и неделя. Что это будет за локальный акт, не столь уж важно: это может быть и положение о командировках, и положение о расчетах с подотчетными лицами. Главное — закрепить в нем сроки.

Кроме того, бухгалтеру важно «не пересолить» с налогообложением НДФЛ разницы курсов валют. Если работник израсходовал больше денежных средств в иностранной валюте, чем получил под отчет, и соответствующую сумму ему возместили, то материальная выгода, возникшая в связи с разницей курсов на даты утверждения авансового отчета и фактического возврата денежных средств, не облагается НДФЛПисьмо Минфина от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18259
...ст. 212 [НК РФ]... содержит исчерпывающий перечень случаев, когда материальная выгода признается доходом для [НДФЛ]... и этот перечень не включает разницу между курсами валют на дату утверждения авансового отчета сотрудника и дату фактического возврата ему денежных средств в иностранной валюте.
...такая курсовая разница не может быть признана доходом, подлежащим обложению [НДФЛ]...
.

Надо ли утверждать авансовый отчет руководителя

Скажите, а если за подотчетные суммы отчитывается руководитель организации, надо утверждать его авансовый отчет?

Вы знаете, многие бухгалтеры полагают, что нет. И глубоко ошибаются. Конечно, надо. Потому как установленные нормативным актом правила должны соблюдаться вне зависимости от того, кто является подотчетником — рядовой работник или первое лицо компании.

Авансовый отчет генерального директора утверждает он сам. И ничего страшного в этом нет. У меня у самой, как у генерального директора, иногда бывает дежавю при подписании командировочных документов: приказ на командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, авансовый отчет — и везде одни и те же подписи. А куда деваться? Так правильно, таков регламентПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ
...руководитель издает (в том числе в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск).
.

Конечно, директор может делегировать право подписи командировочных документов и другому работнику, например руководителю финансовой службы. Тогда именно он и будет их подписывать.

Теперь давайте подробно остановимся непосредственно на самих документах, которые прилагаются к отчету.

Проверяем первичные документы

Надо ли возмещать расходы по сомнительной первичке

Сначала о том, что бухгалтеру делать, если у него возникают сомнения в подлинности первички: печать размыта, какие-то подозрительные подписи и так далее. Здесь два варианта действий.

Первый подойдет только тем организациям, у которых есть служба внутренней безопасности, в чьей компетенции, в частности, и решение этой проблемы. Бухгалтер просто передает этому департаменту подозрительные документы и забывает о них до той минуты, пока они обратно не вернутся. Если бумаги окажутся фальшивыми, разбираться с подотчетником будет сама же служба безопасности, возможно, вместе с кадровиками. Если первичка подлинная, бухгалтер принимает расходы по ней в обычном порядке.

Второй вариант — когда в компании нет службы, способной установить, подлинные документы или фальшивые. Тогда бухгалтер обязан принять эти документы и компенсировать работнику расходы по ним. При этом автоматически появляется риск возникновения претензий проверяющих к этим бумагам. А значит, и риск снятия налоговых расходов и вычетов НДС по ним.

Какие претензии предъявляют налоговые органы к документам, приложенным к авансовому отчету, можно узнать в материале «О сомнительной первичке подотчетников».

Конечно, во избежание конфликта эти расходы можно не учитывать для целей налогообложения сразу. Здесь все зависит от того, как прописана процедура в локальном акте: либо бухгалтеру самому дается право решать, признавать ли такие траты в налоговом учете, либо решение этого вопроса отдано на откуп руководству. Однако в любом случае возместить подотчетнику расходы по таким документам работодатель обязан. Иначе работник может через суд потребовать их компенсации. И ладно, если придется оплатить ему только эти расходы.

Вот вам реальный случай из практики, который мне рассказал знакомый юрист. У него есть друг, которого послали в командировку в город Омск. Когда он оттуда вернулся в Москву и представил бухгалтеру авансовый отчет, та отказалась возмещать расходы на проживание, ссылаясь на то, что счет из гостиницы фальшивый. Несмотря на то что «отказная» сумма была незначительной, работник решил добиться правды. Что он сделал? Он заключил договор со своим другом-юристом. Тот слетал в Омск, естественно, бизнес-классом, остановился в этой гостинице, разумеется, в лучшем номере, получил там бумагу, что в такое-то время работник действительно проживал в этом отеле и действительно ему выдали именно этот «подозрительный» счет.

Конец этой истории предугадать несложно. Понятно, что последовал суд. Он поддержал работника и обязал организацию не только возместить ему расходы на проживание, но и оплатить все судебные издержки. А они оказались о-го-го какими: гонорар юристу плюс все его расходы! И на полет, и на проживание. И хотя по иску работника ответчиком выступала организация, несчастному бухгалтеру тоже мало не показалось. Ее потом директор здорово наказал, в том числе рублем. А ведь собственной выгоды она не преследовала, беспокоилась об интересах организации. Поэтому если службы безопасности в организации нет, ни в коем случае не нужно возлагать обязанность по проверке подлинности подотчетной первички на бедного бухгалтера. Его задача — не заниматься криминалистикой, а учитывать факты хозяйственной деятельности, отраженные в документах. Либо он принимает расходы по ним для целей налогообложения (и дальше уже как проверяющие это расценят), либо нет. А если руководитель против возмещения расходов, пусть не утверждает авансовый отчет. Но при этом помнит о риске спора с работником и его последствияхУказания по заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету... и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы...
.

Кстати, даже если документы кажутся фальшивыми, но это не доказано, оснований облагать указанные в них суммы НДФЛ и удерживать налог с работника нет. По правилам НК расходы командированного работника на проезд, проживание и тому подобное не облагаются НДФЛ в полной сумме. Поскольку первичные документы подотчетник все-таки представил (пусть даже они кажутся поддельными), облагаемого дохода у него не возникает. Вот если бы подтверждающих документов вообще не было, а деньги вы ему компенсировали, тогда вопрос с НДФЛ решался бы иначе.

Справка

Без подтверждающих документов расходы, оплаченные работнику, облагаются НДФЛ и страховыми взносами такп. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 1); Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18:

Вид расхода, который не подтвержден документамиНДФЛСтраховые взносы
Проезд в командировку и обратноОблагаетсяОблагается
Проживание в командировкеНе облагается в пределах:
— 700 руб/день — для командировок по РФ;
— 2500 руб/день — для загранкомандировок
Облагается

Надо ли возмещать расходы по дефектной первичке

Ко второй категории рисковых документов относится дефектная первичка. И в первую очередь это бумаги, которые вообще не соответствуют понятию «документ». До недавнего времени этот вопрос так не стоял, потому что все в обязательном порядке использовали унифицированные формы. Все было жестко: если бумага не по унифицированной форме, значит, это не документ. С 2013 года компании могут сами разрабатывать формы большинства первичных документовЗакон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.

Некоторые первичные документы по-прежнему должны составляться по унифицированным формам. Читайте об этом в статье «Первичка: унифицированная и не очень» («Главная книга», 2012, № 23).

Поэтому первое, на что необходимо обращать внимание в подтверждающем расходы документе, — это наличие обязательных реквизитов, предусмотренных законом. Без них первичка будет дефектной.

Другой случай, при котором документ можно считать дефектным, — подотчетник привозит не ту бумагу. Допустим, гостиница или такси обязаны выдавать клиенту бланк строгой отчетности. Но вместо него выдают что-то иное. Или, скажем, обязательно наличие кассового чека, а его нет.

Что же делать с дефектными документами? Начнем с того, что работник, который требует компенсировать ему расходы по дефектным документам, прав. Но лишь тогда, когда его под роспись не ознакомили с тем, какие бумаги он должен привезти из командировки. А если он их не привезет или привезет не то, что нужно, такие документы его расходы подтверждать не будут.

Почему в этом случае правда будет на стороне работника? Потому что он не обязан знать тонкости бухгалтерского и налогового учета. Вы требуете с него кассовые чеки? А он вам на это ответит: «Где в моей должностной инструкции написано, что я должен знать документы, связанные с кассовой дисциплиной, и привозить вам из командировки кассовые чеки? Я монтажник, и меня посылали смонтировать объект. Я все сделал, а с документами, которые мне выдали, должна разбираться бухгалтерия»Статья 21 ТК РФ
Работник обязан:
добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором...

Статья 57 ТК РФ
Обязательными для включения в трудовой договор являются...
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии... конкретный вид поручаемой работнику работы).

Статья 60 ТК РФ
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором...
.

Поэтому подотчетник обязательно должен быть предупрежден о том, что он нанесет ущерб организации из-за того, что представит неправильные командировочные документы.

Даже если работник будет в курсе того, какие документы ему нужны для подтверждения расходов, это еще не гарантирует, что та же гостиница выдаст ему БСО, а не какую-нибудь филькину грамоту.

Это редкость — я довольно часто езжу в командировки, но гостиницы, которые отказались бы выдать бланк строгой отчетности, мне еще не попадались. Но предположим, что такое случилось. Да, отвечать за действия работников отеля командированный не может. Зато он всегда может связаться с бухгалтерией или со своим руководством и объяснить ситуацию. Либо ему разрешат привезти дефектный документ, либо придется выбрать другой отель, который все оформит правильно.

Безусловно, бывают особые обстоятельства. Скажем, человек командирован в такую местность, где вообще ничего нет. Живет у тети Дуси, которая берет с него 100 рублей за постой. Естественно, тетя Дуся ни БСО, ни кассовый чек ему не выдаст. Хорошо еще, если даст расписку, сколько денег она с него получила. Понятно, что в такой ситуации в виде исключения потраченные суммы можно возместить работнику и по этой расписке либо вовсе без нее. Поскольку он приложил все усилия, чтобы исполнить все надлежащим образом, но обстоятельства так сложились. Однако если подотчетник сам решил остановиться в сомнительной гостинице, то тут уже только его вина в том, что он привез дефектные документы.

Поэтому чем полнее, подробнее и нагляднее каждая организация распишет в своем локальном акте, что работник может делать, а что не должен, тем меньше риск конфликтов. И трудовых, и налоговых.

Переводим иностранные документы: в каком объеме

Теперь несколько слов о первичке на иностранном языке.

Любые бумаги, на нем составленные, должны иметь построчный перевод на русский. Даже если все сотрудники компании вплоть до уборщицы этот иностранный язык знают. Потому что на территории России документооборот должен вестись на русском языке. Ведь он контролируется не только вашей организацией, но и кем-то еще. И кто бы вас ни проверял, знать иностранные языки, на которых составлены ваши документы, он не обязан. Построчный перевод, хочется того или не хочется, у документов должен бытьЗакон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке РФ»

Статья 1
1. ...государственным языком [РФ]... на всей ее территории является русский язык.

Статья 3
1. Государственный язык... подлежит обязательному использованию:
1) в деятельности... государственных органов, органов местного самоуправления, организаций... в том числе в деятельности по ведению делопроизводства;
6) во взаимоотношениях... государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности...

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н
9. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
.

Другой вопрос, в каком объеме необходим перевод. Ведь в некоторых документах весьма пространные иностранные тексты, которые для подтверждения расходов значения не имеют. Возьмите, например, авиабилеты. В них приводятся огромные извлечения текста из правил перевозки, коды маршрутов, типы тарифов и так далее. В таких случаях, я думаю, можно ограничиться переводом лишь содержательной части бумаги. То есть только тех реквизитов, которые нужны для подтверждения расхода.

Справка

Надо ли вообще переводить на русский авиабилеты, которые составлены на иностранном языке?

По мнению Минфина, техническую часть переводить не нужно, достаточно перевести ф. и. о. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета и стоимость билета. Причем неважно, бумажный билет или электронныйПисьмо от 22.03.2010 № 03-03-05/57. А вот ФНС считает, что электронные авиабилеты, если они заполнены в соответствии с Единым международным кодификатором, вообще переводить не надоПисьмо от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@.

Если вы не хотите рисковать, лучше переведите необходимые реквизиты. Тем более что это можно сделать, не обладая специальными знаниями и не привлекая переводчика.

И ни в коем случае не нужно делать перевод на самом первичном документе, даже если там есть свободное место. Это и неудобно, и затрудняет пользование самим документом. Понятие построчного перевода предполагает, что берется отдельный лист бумаги и на нем пишется русский перевод соответствующего иностранного текста.

Переводим иностранные документы: кто может это делать

Теперь о том, кто имеет право переводить. Кто угодно: сам работник, его родственники, другие работники организации — любой, кто знает иностранный язык. Заверять перевод не нужно ни подписями того, кто переводил, ни нотариально. Если у проверяющих будут основания считать его недостоверным, пусть проверяют. Но такое случается крайне редкоПисьмо Минфина от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725
...в случае наличия... первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.
...действующим законодательством... не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.
...такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202
...документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.
...такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.
.

Справка

Оплату переводчику документов можно учесть как расходы на информационные услугиподп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 26.05.2008 № 20-12/050126.

Кстати, правильно перевести иностранный документ в интересах самой компании. Расскажу реальный случай, прекрасно иллюстрирующий это.

Материнская компания российской организации — нашего клиента находилась в Германии, и один из работников регулярно летал туда. Среди его командировочных расходов фигурировал и аэропортовый сбор. При этом каждый раз его сумма была различной: суммы были примерно одинаковые, но «цент в цент» никогда не совпадали. Нам, аудиторам, было известно, что сбор этот фиксированный, и мы заинтересовались, почему в данном случае это не так. Попросили человека, знающего немецкий, перевести бумагу, которая начиналась с большой шапки с названием аэропорта и прилагалась в качестве подтверждающего аэропортовый сбор документа. И оказалось, что это был чек магазина Duty Free, расположенного на территории этого аэропорта, с информацией о наименованиях и ценой купленных в нем товаров. Смех смехом, но организация постоянно оплачивала парфюмерию и выпивку хитрого работника. А если бы это обнаружили при налоговой проверке, расходы бы точно сняли.

Теперь давайте остановимся на том, как завершить расчеты с подотчетником.

Завершаем подотчетные расчеты

Возмещаем перерасход работнику

Если после утверждения руководителем авансового отчета у работника получился перерасход, проблем нет. Вы просто выплачиваете подотчетнику сумму перерасхода и все. Срок, в течение которого ему нужно выплатить деньги, нормативно не установлен, поэтому его надо предусмотреть в локальном акте. Конечно, это должен быть разумный срок. Скажем, день-два-три после утверждения отчета. Но уж точно не позднее дня ближайшей зарплаты. Иначе работник вполне сможет потребовать заплатить ему компенсацию за задержку.

Работник потратил меньше, чем получил: срок возврата неизрасходованного остатка

Обратная ситуация — работник остался должен компании, потратив меньше, чем получил. За деньги, полученные под отчет, человек несет полную материальную ответственность. И все, что не израсходовал, он должен вернуть на следующий рабочий день после окончания срока, на который они выданы. А если этот срок истек во время отсутствия работника по уважительной причине (болезнь, отпуск, командировка) — в день своего выхода на работу. То есть может получиться так, что деньги он должен вернуть даже раньше, чем представит авансовый отчет, на который есть 3 дняСтатья 243 ТК РФ
Материальная ответственность в полном размере... возлагается на работника в [случае]...
2) недостачи ценностей... полученных им по разовому документу.
.

Хорошо, если подотчетники — порядочные и ответственные люди и отчитываются своевременно. Но, к сожалению, не все такие. И случаи, когда люди тянут с возвратом или авансовым отчетом без всяких на то оснований, далеко не редкость. Что с ними делать?

Работник потратил меньше, чем получил: как удержать невозвращенный остаток

Перво-наперво настоятельно потребовать от должника авансовый отчет. Предупредив о том, что, если эта бумага не появится в ближайший день-два, подотчетная сумма будет удержана из его зарплаты.

В большинстве случаев после этого и отчет появляется, и непотраченные суммы возвращаются. Но если ничего не происходит, надо начинать процедуру удержания подотчетных денег из зарплаты должника. И тянуть с этим не следует. Ведь на то, чтобы издать приказ об удержании, у вас есть всего месяц со дня истечения срока, установленного организацией для возврата подотчетных денег. Если вы с приказом опоздаете и человек не вернет долг добровольно, взыскать его можно будет только через суд.

И я всем и всегда говорю — обязательно устанавливайте срок возврата подотчетных денег. Если это поручение на разовую покупку, срок возврата можно указать на самом заявлении. Если же это массовая ситуация, например командировки, лучше сроки и все возможные нюансы возврата и ответственность за невозврат прописать в локальном нормативном акте. Иначе может получиться так, как с одним моим клиентом. Выдали деньги на командировку в филиал. Из филиала звонят: «Не приехал!». Служба безопасности его разыскивает: где он, что случилось? Едут к работнику домой, а он им открывает дверь в, мягко скажем, нетрезвом состоянии. А раз он никуда не поехал, значит, и из командировки не возвращался. А вернуть деньги он должен после возвращения из командировки. Ну и от какой даты здесь должен отсчитываться срок для взыскания?

А было бы в положении о командировках или о подотчетниках написано, что работник, который в командировку не уехал, должен вернуть выданные под отчет суммы на следующий день после даты запланированного отъезда, вопросов бы не было. В общем, все нюансы надо в локальном акте прописать. В противном случае с недобросовестными работниками постоянно будут споры о возврате денег, а с приказом об удержании — проблемы.

Но допустим, приказ вы издали вовремя. Обязательно ознакомьте с ним работника. Прямо на приказе он должен написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Если такого согласия вы не получите, а сумма долга окажется больше среднемесячного заработка работника, то вернуть деньги вы опять же можете, только обратившись в судСтатья 137 ТК РФ
Удержания из заработной платы работника... могут производиться:
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой... а также в других случаях;
...работодатель вправе принять решение об удержании... не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности... при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Статья 138 ТК РФ
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов... заработной платы, причитающейся работнику.

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0
...удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса... При этом работодатель вправе принять решение об удержании... не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа... не установлено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.
.

Итак, ваш работник согласен на удержание и вы начинаете гасить его долг. Помните об ограничении — сумма всех удержаний не может превышать 20 процентов от суммы зарплаты на руки, то есть за вычетом НДФЛ. Если долг больше, придется закрывать задолженность постепенно, из нескольких выплат, с чем, кстати, тоже работник должен письменно согласиться.

В бухгалтерском учете вы делаете такие проводки:

ПроводкаОперация
Дт 94 – Кт 71Выявлены подотчетные суммы, не возвращенные в срок
Дт 70 – Кт 94Удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок

В налоговом учете — никаких последствий.

Работник потратил меньше, чем получил: как списать задолженность

Однако есть работники особо вредные и конфликтные, которые в принципе отказываются возвращать деньги. Если приказ об удержании человек не подписывает сознательно, значит, без споров взыскать с него что-либо вряд ли получится. Долгие судебные разбирательства никому не нужны. Поэтому и решают: «Сколько там сумма невозвращенного остатка? 20—30 тысяч? Проще и, наверное, дешевле про эти суммы забыть».

Забыть-то забыть, но ведь бухгалтеру куда-то эту сумму надо списать. Дальнейшие его действия в отношении невозвращенного остатка будут зависеть от того, каким способом решено про долг работника «забыть».

Первый вариант — есть приказ об освобождении работника от материальной ответственности и долг списывается на основании этого документа.

В бухучете это оформляется проводкой дебет 91 – кредит 71. В расходах по налогу на прибыль списанная сумма, естественно, не учитывается, ведь она явно не направлена на получение доходов. У организации было законное право эти деньги требовать, но она решила их простить. Кроме того, на сумму прощенного долга надо начислить НДФЛ, ведь, по сути, это ваш подарок работникуСтатья 240 ТК РФ
Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Письмо УФНС по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@
...организация не может учесть в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль часть задолженности, списанной на основании соглашения о прощении долга, так как данные затраты не могут рассматриваться в качестве обоснованных расходов в соответствии со ст. 252 НК РФ.

Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-04-06/12341
...отказ работодателя от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода... подлежащего обложению [НДФЛ]...
.

Справка

Некоторые судьи считают, что удерживать НДФЛ с суммы прощенного долга за нанесенный работником ущерб не нужно. Не удержанные с него суммы не относятся ни к доходам в натуральной форме, ни к материальной выгоде, а потому доходом работника не являютсяПостановление ФАС ЗСО от 30.12.2013 № А27-9551/2012. В то же время, если спорить с налоговиками вы не готовы, с разницы между суммой прощенного работнику долга и 4000 руб. (льготируемая сумма) исчисляйте налог и удерживайте его при ближайшей выплате работнику зарплатып. 28 ст. 217 НК РФ.

Другой вариант — никаких бумаг не оформлять, а дождаться, когда задолженность работника станет безнадежной, и списать ее в налоговые расходы. Минфин против ничего не имеет. Вопрос только в том, когда такая задолженность станет безнадежной.

Трудовой кодекс отводит работодателю только год для обращения в суд, чтобы взыскать ущерб с работника. Логично, что по прошествии этого времени его задолженность становится нереальной ко взысканию, а значит, ее уже можно списывать. Однако в Минфине почему-то считают, что руководствоваться надо общим сроком исковой давности — 3 годаСтатья 392 ТК РФ
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба... в течение одного года со дня [его] обнаружения.

Письмо Минфина от 08.08.2012 № 03-03-07/37
В соответствии со ст. 196 [ГК РФ]... общий срок исковой давности установлен в три года.
По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной... и подлежит списанию в налоговом учете.

Письмо Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610
Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены.
...если такое оказалось невозможным в связи... с истечением срока исковой давности... датой получения... дохода в виде невозвращенных... денежных средств... будет являться дата, с которой... взыскание стало невозможно...
.

Но когда бы вы ее ни списали, НДФЛ все равно придется начислить.

Теперь остановимся на самых распространенных подотчетниках — командированных работниках — и самих командировках. И перво-наперво поговорим о том, кого в них можно посылать и на сколько, потому что с этой стороны претензии проверяющих тоже возможны.

Командировка: кого и на сколько

Так кого можно посылать в служебные поездки? Да кого угодно. Но командировкой такая поездка будет только для того, с кем заключен трудовой договор.

Служебные поездки работников по ГПД

Если кто-то у вас трудится на основании гражданско-правового договора (ГПД), неважно — подряда или оказания услуг, отправить его в служебную поездку тоже можно. Но с точки зрения закона это командировкой не будет. Хотя между собой вы можете эту поездку так называть, никто вам этого не запретит. Однако на нее не будут распространяться нормы законодательства, относящиеся к командировкам.

Кроме того, снарядить в «командировку» работника, который трудится по ГПД, получится, только если он сам не против. Или если предмет заключенного с ним договора неразрывно связан с такой поездкой. Если соглашение о ней с физлицом-контрагентом (а правильно его называть именно так, потому что работником можно быть только по трудовому договору) достигнуто, то все нюансы такого путешествия будут регулироваться гражданско-правовым договоромСтатья 15 ТК РФ
Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции...
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.

Статья 166 ТК РФ
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Положение о служебных командировках
2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
.

Что важно в нем обговорить? Во-первых, кто несет расходы на поездку. То есть оплачивается она сверх гонорара исполнителя или нет. Либо ему выплачивается, к примеру, 100 тысяч рублей на все про все, либо 100 тысяч рублей плюс документально подтвержденные командировочные расходы. Кстати, если в договоре вы так и напишете «командировочные расходы», недействительным это его не сделает. Но и на правила учета таких расходов не повлияет.

Второй момент. Если затраты на поездку несет заказчик, то есть ваша фирма, в договоре нужно расписать, какие именно это расходы и, главное, в каких пределах их надо оплатить. Например, оплачивается проезд бизнес-классом, но не оплачивается проживание и так далееСтатья 709 ГК РФ
2. Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение.
.

И не забудьте: если контрагент выполняет работу как индивидуальный предприниматель, организации до его налогов дела нет. Их он платит за себя сам. Бухгалтер просто учтет выплаченные ему суммы, включая командировочные, в расходах и все.

Если же исполнитель действует как физлицо, то тогда с выплат ему придется считать и удерживать НДФЛ. И исчислять его нужно с учетом профессиональных налоговых вычетов, предусмотренных статьей 221 НК. Напомню, они бывают двух видов: документально подтвержденные и нормативные. Какой из них применять к доходам, выбирает сам работникСтатья 221 НК РФ
...право на получение профессиональных налоговых вычетов имеют...
2) налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ... по [ГПД]... — в сумме фактически произведенных... и документально подтвержденных расходов... связанных с выполнением этих работ...
Если эти расходы не могут быть подтверждены документально, они принимаются к вычету в [нормативных]... размерах...

Статья 227 НК РФ
2. [Предприниматели]... самостоятельно исчисляют суммы [НДФЛ]... подлежащие уплате в... бюджет...
.

Нормативные вычеты предоставляются только по авторским договорам и в строго установленных НК размерах. В качестве примера можно привести издательство, которое заключает договоры на написание статей, подготовку фотографий, рисунков, каких-то иных иллюстративных материалов. Автору статьи положен профессиональный вычет 20 процентов от суммы вознаграждения, автору фотографии или рисунка — 30 процентов.

Сразу скажу, что для договоров подряда, договоров возмездного оказания услуг таких нормативов не предусмотрено. Поэтому профессиональный вычет исполнителю по такому договору предоставляется только по тем расходам, которые он подтвердил документами. А значит, если мы ведем речь о поездке по поручению заказчика, — только по затратам на проезд и проживание, ну и, возможно, еще на питание и оплату материалов для выполнения работы. Если же ему в соответствии с договором выплачиваются еще и суточные, то на них придется начислить НДФЛ. Причем с полной суммы, а не той, что превышает 700 рублей в день. Ведь эта льгота предусмотрена только для командированных работников. А как мы уже сказали, поездка контрагента по ГПД командировкой не является.

Справка

Кроме того, вознаграждения исполнителям работ или услуг, а также авторам облагаются обязательными страховыми взносами за вычетом расходов, понесенных физлицом в связи с исполнением договораподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-80. Взносы на «несчастное» страхование надо начислить, только если физлицо оказывает организации услуги или выполняет для нее работы, а в ГПД указано, что организация обязана уплачивать за него эти взносыст. 5 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Вознаграждения физлицам по ГПД и компенсация их затрат учитываются в налоговых расходахп. 21 ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС ПО от 16.06.2011 № А55-13458/2010.

Служебные поездки совместителей

Следующий момент — как отправлять в командировку работника, который трудится на условиях совместительства.

Сначала о внутренних совместителях, то есть о людях, работающих в одной и той же организации сразу на двух должностях. Если такого работника командируют лишь по одной должности, то средний заработок сохраняется только по ней. По другой должности человеку необходимо оформить либо очередной отпуск, либо отпуск без сохранения зарплаты. Ведь, находясь в поездке, исполнять свои трудовые обязанности по второму месту совместитель уже не может.

Если работодатель направляет его в командировку по двум должностям одновременно, средний заработок надо выплатить по каждой из них. Чего не скажешь о суточных. Они полагаются командированному только в одинарном размере. И естественно, только один раз работодатель обязан возместить ему проезд и проживаниеСтатья 60.1 ТК РФ
Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).

Статья 167 ТК РФ
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
.

С внешними совместителями логика примерно та же: если работник едет в командировку от одного работодателя — у второго берет отпуск, едет от обоих — средний заработок за ним сохраняется и там и там.

По правде говоря, совместные командировки (то есть когда разные организации отправляют в служебную поездку одного и того же работника) встречаются на практике не так часто, но все же бывают. Как сохранять за работником средний заработок в такой командировке, я только что рассказала. Что касается возмещения расходов на проезд, проживание и так далее, то вопрос, кто их будет нести, стороны определяют по договоренности. Соглашение оформляется в письменном виде в произвольной форме примерно такого содержания: «Организация А в лице того-то и организация Б в лице такого-то отправляют такого-то работника в командировку туда-то. Стороны пришли к соглашению, что организация А оплачивает ему суточные и проживание, а организация Б — проезд». Или: «Организация А оплачивает все расходы». Или как-то еще. Важно, чтобы такое соглашение между работодателями было.

Подробнее об оформлении и оплате командировок совместителю написано в статьях «Командировка от двух работ: основной и по совместительству» («Главная книга», 2014, № 4) и «Совместитель едет в командировку: что со второй работой?» («Главная книга», 2014, № 3).

Срок командировки

Теперь что касается продолжительности служебной поездки.

На сегодняшний день срок командировки ничем не ограничен. Это одно из основных отличий действующего Положения о командировках от старого. Прежнее Положение урезало этот срок до 40 дней, а если надо было ехать за границу — до 60. Если вдруг командировка длилась дольше, на практике возникала реальная проблема с учетом по ней расходов. Раз фактический срок поездки больше предельного, значит, это не командировка, следовательно, это не командировочные расходы, а какие-то другиеПоложение о служебных командировках
4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Письмо Минфина от 28.03.2008 № 03-03-06/2/30
Максимальная длительность командировок установлена п. 4 Инструкции... № 62... не может превышать 40 дней...
...если... трудовые обязанности... работник выполнял... в период, превышающий максимальное время командирования... соответствующие расходы не рассматриваются как расходы на командировки в целях налогообложения.
.

Так как в настоящее время продолжительность командировки ничем не ограничена, проблема снята. Более того, Минфин даже разъясняет, что делать, если срок поездки за рубеж настолько длительный, что работник перестает быть налоговым резидентом РФ. Если помните, это происходит, когда человек находится за границей в течение года больше 182 дней. Кстати, это может быть и не одна командировка, бывает, что 183 дня набирается за несколько зарубежных вояжей.

Налоговые последствия длительной загранкомандировки

И раз уж я коснулась этой темы, скажу, что последствия такой утраты печальны, поскольку НДФЛ с доходов работника должен удерживаться по ставке 30 процентов, а не 13. Конечно, работники возмущаются, ругаются с бухгалтерией. И понять их можно, кому ж такое понравится. Но что здесь может сделать бухгалтер? Чтобы конфликтов не возникало, направляя кого-то в длительную загранкомандировку, стоит заранее предупреждать человека, что НДФЛ с его доходов удержат в повышенном размереСтатья 207 НК РФ
2. Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в [РФ]... не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Письмо ФНС от 19.03.2014 № ЕД-4-2/4938
...средняя заработная плата, сохраняемая [работнику — не резиденту РФ]... за время исполнения им трудовых обязанностей за границей, на основании статьи 224 [НК РФ]... подлежит обложению [НДФЛ]... по ставке 30 [%]... В случае если работник является налоговым резидентом [РФ]... данный доход подлежит налогообложению по ставке 13 [%]...
.
А еще лучше, если есть возможность, как-то компенсировать работнику его денежные потери.

Справка

При утрате работником статуса налогового резидента ставка 30% применяется только к суммам сохраняемого за ним среднего заработка. Суммы компенсированных ему расходов на проезд, проживание, а также суточные в пределах 2500 руб/д. не облагаются НДФЛ независимо от налогового статуса работникаПисьмо Минфина от 25.09.2012 № 03-04-06/6-289.

Но бывают последствия и похуже — у ставшего нерезидентом российского гражданина налог с доходов из России удерживает страна, в которой он находился. Как правило, это происходит с работниками, которые трудятся в загранкомандировке по рабочей визе больше 182 дней и потому становятся налоговыми резидентами другой страны. Когда такое случается, люди, естественно, интересуются, могут они вернуть или хотя бы зачесть уплаченный в иностранном государстве налог с доходов в счет российского НДФЛ. Минфин отвечает: «Нет, не могут. НК это не предусмотрено»Письмо Минфина от 19.11.2012 № 03-04-05/6-1320
...выплаты среднего заработка [за]... командировку [от российской организации]... относятся к доходам от источников в [РФ]...
...в случае нахождения сотрудника... в [РФ]... менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода... его доходы от источников в [РФ]... [облагаются]... по ставке 30 [%]...
Возврат сумм налога [физлицам-нерезидентам]... уплаченных в иностранном государстве [НК]... не предусмотрен.
.

Что здесь может сделать работодатель? Выплачивать работнику не компенсацию по командировке, а заработную плату, например за работу в филиале или представительстве. Статус выплат совершенно меняется: это будет уже не доход от источника в РФ, а доход от источника за пределами РФ. Естественно, удерживать НДФЛ с доходов от источников за пределами РФ уже не нужно. Ведь к тому моменту, когда работник отсутствует в России 183 дня, статус налогового резидента он теряет. Но до тех пор, пока он им остается, оснований освобождать от НДФЛ его зарплату нет, даже если заранее известно, что за рубежом командированный будет находиться 183 дня и больше. И кстати, налог вы будете удерживать по ставке 13 процентовПисьмо Минфина от 23.01.2014 № 03-08-05/2271
...при направлении работников в командировку за границу на длительный период времени, когда они выполняют трудовые обязанности... по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением... на территории иностранного государства и подлежит обложению налогом на территории этого... государства...

Письмо Минфина от 10.06.2011 № 03-04-06/6-136
При направлении работников на работу за границу на длительный период... получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое относится к доходам, полученным от источников за пределами [РФ]...
До момента, пока сотрудники организации будут признаваться... налоговыми резидентами [РФ]... указанные доходы подлежат обложению [НДФЛ]... по ставке 13 процентов.
.

Кроме того, не удерживать НДФЛ разрешается, если это допускает соглашение об избежании двойного налогообложения. В моей практике была такая ситуация с Азербайджаном. Из соглашения с этой страной следует, что когда работник находится на территории Азербайджана больше 183 дней, то налог с доходов по найму он обязан уплачивать только там. В этом случае в России налог с доходов он платить не должен.

Но, подчеркиваю, зачесть налог, уплаченный нерезидентом в другом государстве, нельзя.

Теперь поговорим про место командировки. Казалось бы, все очевидно, но практика доказывает обратное.

Командировка: куда и откуда

Решаем вопрос ежедневного возвращения командированного домой

Как известно, служебной командировкой является поездка работника из места постоянной работы в место исполнения служебного задания и обратно. Если он имеет возможность возвращаться домой ежедневно, суточные ему не полагаются.

А вот вопрос, может человек ездить домой или нет, решает исключительно работодатель, то есть руководство компании. Никаких обязательных правил на этот счет нетСтатья 166 ТК РФ
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Положение о служебных командировках
11. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника... в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
.

Допустим, я, как руководитель, посылаю двух аудиторов на проверку в город Подольск. Один из них живет, условно говоря, в Чертаново, а другой — в городе Балашиха. Я для себя решаю, что первый вполне может каждый день возвращаться домой (из Чертаново до Подольска он за час может доехать), а второй нет (ему сначала из Балашихи до Москвы часа два добираться, а потом еще столько же из столицы до Подольска). Поэтому первому суточные я платить не буду, а второму заплачу.

То есть для аудитора, который живет в Балашихе, это будет полноценная командировка с возмещением расходов на проезд, проживание, выплатой суточных. Тогда как жителю Чертаново полагается лишь компенсация транспортных расходов. Раз он ежедневно возвращается домой, затрат на проживание у него не будет и суточных, как мы выяснили, тоже.

Поездки между головным офисом и филиалом

Следующий момент касается поездок между головным подразделением компании и ее филиалами. Проблемы здесь возникают из-за того, что пункты отправления и прибытия в командировочных документах часто указывают неверно.

Командировкой поездка будет тогда, когда человек отправляется в нее из той местности, в которой работает постоянно. Скажем, работник регулярно ездит по работе между Москвой, где расположен головной офис его компании, и Санкт-Петербургом, в котором есть филиал. Так, если он принят на работу в Москве и направляется в филиал в Санкт-Петербург, то командировкой работника будет Москва — Санкт-Петербург — Москва. Тогда как для работника, который принят на работу в филиале, наоборот, командировкой будет Санкт-Петербург — Москва — Санкт-Петербург.

Некоторые бухгалтеры недоумевают: «Ну да, человек принят на работу в Москве, но он же по производственной необходимости достаточно долго должен трудиться в Питере? Почему же его поездка из Москвы, где он появляется эпизодически, в Питер, где он трудится сейчас постоянно, командировка? Почему не наоборот?»

Поясняю: даже если по факту человек трудится в Петербурге, но его место работы по трудовому договору город Москва, приехать сюда в командировку он не может. Потому что в командировку отправляются с места постоянной работы и туда же возвращаютсяСтатья 57 ТК РФ
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Положение о служебных командировках
3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором...
Поездка работника, направляемого в командировку... по распоряжению работодателя... в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
.
И если вам хочется, чтобы он командировался из Питера и туда возвращался, пусть даже и временно, тогда оформляйте дополнительное соглашение к трудовому договору. И в нем указывайте, что теперь место его работы город Санкт-Петербург. И тогда он спокойно может ездить в командировки Санкт-Петербург — Москва — Санкт-Петербург. Не оформите все так, будете иметь проблемы с учетом командировочных расходов при проверках.

Поездки для работы на отдаленных территориях

Другой вариант — работодатель сразу нанимает персонал для работы на других территориях на таких условиях: 2 недели трудишься, скажем, на Чукотке, а в выходные отдыхаешь дома, допустим, в той же Москве. И некоторые считают так: раз работник принят в Москве, при отправке на Чукотку у него будет командировка Москва — Чукотка — Москва на 2 недели. Неправильно, не может быть такой командировки, так как в качестве места работы в трудовом договоре указана именно Чукотка. И командировка Чукотка — Москва — Чукотка на выходные тоже не получится. Трактовать такое путешествие как командировку вообще нельзя. Потому что служебная командировка — это всегда поездка из места работы по трудовому договору в место, где нужно исполнять служебное задание, то есть опять же работать. А здесь уже изначально место его постоянной работы Чукотка, а в Москве он на работу не ходит, а отдыхает. А раз отдыхает, то и возвращаться в Москву не обязан, может на Чукотке остаться, а может и на Кипр слетать.

Справка

Так как поездка работника из Москвы на Чукотку для выполнения своих трудовых обязанностей служебной не является, возмещаемые по ней расходы на дорогу, проживание, суточные — не командировочные. А значит, учесть их в налоговых расходах не дадут плюс начислят на них НДФЛ и взносы. Поэтому проще величину этих затрат сразу заложить в зарплату работника.

Поездки надомников и дистанционных работников

Еще один трудный аспект, касающийся пунктов отправления, связан с командировками работников, чьи рабочие места организация не контролирует. В первую очередь это надомные и дистанционные работники.

Кто такие надомники? Это люди, которые трудятся у себя дома. Предположим, компания находится в Новгороде. В Москве у нее есть покупатели. Там же, в Москве, организация нанимает человека, в обязанности которого входит оформлять, подписывать накладные, счета-фактуры. И все это в своей квартире. А потом передавать их покупателям.

Что для таких работников будет командировкой? Служебная поездка, общеизвестно, начинается из места постоянной работы. А оно у надомника совпадает с местом его проживания. То есть командировкой для него будет путешествие из Москвы в Новгород, туда, где находится его работодательСтатья 310 ТК РФ
Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.

Письмо Минфина от 20.03.2012 № 03-03-06/1/135
В случае установления трудовых отношений с надомником местом работы будет признаваться место жительства (дом) сотрудника (надомника).
...расходы на командировку надомника... по оплате проезда из места постоянной работы (дома) к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (дому), учитываются в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
.

Нюансам оформления трудовых отношений с надомниками и оплате их труда посвящена статья «Надомная работа: все, о чем вы хотели спросить» («Главная книга», 2014, № 3).

Вторая категория — дистанционные работники. Это те, кто может трудиться где угодно, а результаты своего труда передавать по каналам связи, чаще всего — по Интернету. Программисты, дизайнеры, редакторы и другие специалисты, чье присутствие в офисе совершенно необязательно. Свою работу они делают дистанционно.

Если вам нужно, чтобы такой работник приехал к вам в офис, вы будете оформлять ему командировку. И в качестве места отправления должны указать текущее место нахождения работника. Очень часто это место его проживания. Но не всегда. В отличие от надомников, дистанционные работники могут выполнять свои трудовые обязанности где угодно, даже не в городе проживанияСтатья 312.1 ТК РФ
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя... вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования... информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
.
Допустим, наняла питерская организация дистанционного программиста, который по паспорту тоже живет в Санкт-Петербурге. А он сидит себе где-нибудь на тропическом острове, преспокойненько делает свое дело и результаты отсылает по электронной почте. Следовательно, если работодателю надо, чтобы этот программист вернулся в Питер, придется оформлять командировку из страны, где он сейчас находится.

Однако здесь встает другой вопрос: обязана ли организация оплачивать его расходы на проезд, проживание, платить суточные? Безусловно. На дистанционного работника полностью распространяются все командировочные гарантии и компенсации. И его командировочные расходы, подтвержденные документами, вы должны будете ему компенсировать и сможете учесть их в налоговых расходахПисьмо Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945
Из определения дистанционной работы... следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.
В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой...
...расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
.

Командировки, сопряженные с выходными

Теперь поговорим о командировках, сопряженных с отпуском или с выходными. В далекие докапиталистические времена законодатель обязал работодателя оплачивать человеку, который трудится на Крайнем Севере, проезд в отпуск и обратно. Когда страна перешла к рыночной экономике, гарантии северянам сохранили, а затраты на оплату таких поездок разрешили учитывать в налоговых расходах. В этих обстоятельствах работодателю абсолютно без разницы, как оплачивать проезд в отпуск, сопряженный с командировкой. Едет работник в командировку из Норильска в Сочи, а потом хочет там остаться в отпуске на 2 недели? Ради бога! Пусть возвращается на 2 недели позже — что так проезд ему оплачивать и учитывать, что эдак. Но как только практика совмещения отдыха с командировками стала распространяться не только на северные территории, с контролерами сразу стали возникать разногласияСтатья 325 ТК РФ
Лица, работающие... в районах Крайнего Севе­ра и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории [РФ]... к месту использования отпуска и обратно.

Статья 255 НК РФ
В расходы... на оплату труда включаются...
7) ...фактические расходы на оплату проезда работников... к месту использования отпуска на территории [РФ]... и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях)...
.

Когда считается, что командировка сопряжена с отдыхом? Когда по приказу она заканчивается в пятницу, а работник возвращается из поездки в понедельник. Если же командировка в понедельник и заканчивается, то это не наш случай. Единственное, к чему здесь могут придраться при проверке, — так это экономическая обоснованность расходов на проживание и суточных за дни выходных. В качестве оправдания подойдет, к примеру, работа в командировке в выходные. Допустим, человек командирован на выставку, которая, как известно, может проходить и в выходной день. Другое оправдание — отсутствовали обратные билеты: на пятницу билетов не было, были только на понедельник. Либо еще какие-то разумные объяснения. Если подходящего обоснования нет, то риск возникновения претензий налоговиков к командировочным расходам, приходящимся на выходные, будет 50 на 50. Могут мимо пройти — понедельник и понедельник, ну и бог с ним, а могут признать эти расходы экономически неоправданнымиПисьмо Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687
...расходы на приобретение... билета для проезда... к месту командировки и обратно... в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или... следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения... При этом... расходы включаются в налоговую базу... если дата выбытия из места командировки... (дата отправления... к месту командировки) совпадает с датой, на которую приобретен такой проездной билет, а также если задержка выезда... (либо более ранний выезд... к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего... целесообразность произведенных расходов.
.

Справка

В одном деле налоговые органы не признали командировками поездки директора компании, приходившиеся исключительно на выходные дни. Однако судьи их в этом не поддержали, поскольку организации удалось доказать, что именно в эти дни работник решал вопросы, которые входили в круг его должностных обязанностейПостановление ФАС СЗО от 24.10.2013 № А56-72377/2012.

Итак, командировка у работника закончилась в пятницу, а он вернулся в понедельник, то есть совместил командировку с выходными. В целом ничего страшного. Проезд из командировки можете спокойно учитывать в расходах — контролирующие органы не возражают, ведь надо же человеку на работу возвращаться. Но ни суточные, ни деньги за проживание за субботу и воскресенье вы уже работнику не должны, ведь в эти дни командировка уже завершилась. А если вдруг заплатите, то это не командировочные расходы, а доходы работника, которые нельзя списать в расходы, но надо обложить НДФЛ и взносамиПисьмо Минфина от 12.09.2013 № 03-04-08/37693
Если... работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, дни отпуска, оплата... проезда... до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда... к месту командировки до даты ее начала.

Положение о служебных командировках
11. ...суточные... возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке...
.

Командировки, сопряженные с отпуском

Если срок задержки станет больше 2-3 дней, это, скорее всего, будет расцениваться как сопряжение командировки с отпуском. Понятно, что и здесь суточные и деньги за проживание за отпускные дни платиться не будут. А что с проездом? Было бы логично, как и в случае с выходными, его стоимость работнику возместить и учесть в расходах. Какая разница, на 2 недели раньше он вернулся или на 2 недели позже, ведь все равно он приехал из командировки.

Но у Минфина по этому вопросу жесткая позиция: работник не воспользовался своим правом вернуться из командировки в оговоренный срок, остался там добровольно, чтобы провести отпуск. А значит, он вернулся уже из отпуска. Поэтому его расходы по проезду к месту работы через 2 недели после окончания командировки, пусть даже из той же самой местности, куда направляли работника, к командировочным никакого отношения не имеют. Да, работодатель понес бы их в любом случае. Но несмотря ни на что, мы все равно не считаем их затратами на возвращение из командировки. И если вы их работнику компенсировали, значит, сделали это добровольно, а не по требованию ТК. Вы ему оплатили личные траты по возвращению из отпуска, соответственно, эти суммы в расходы не включаются, и, конечно же, облагаются НДФЛ и взносами.

Бесполезно доказывать, что 2 недели назад билеты были дороже и организация только выиграла от того, что ее работник задержался. Проверяющие такой аргумент не воспримут, у них на этот счет есть однозначное Письмо Минфина. Единственный случай, при котором он разрешает учитывать расходы на проезд, — служебная поездка сопряжена с отпуском, который человек проводит в месте пересадки по маршруту следования из командировки домойПисьмо Минфина от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813
...если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не являются для целей налогообложения обоснованными, так как организация... оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. ...в этих случаях расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не признаются в целях налогообложения прибыли.

Письмо Минфина от 09.04.2012 № 03-03-07/20
...в состав расходов на командировки включаются затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
...в состав расходов для целей налогообложения прибыли могут быть включены затраты на приобретение билета из места проведения командировки до места пересадки.
.

Например, работника послали в командировку из Владивостока в Новгород. Прямых рейсов по этому маршруту нет, летают туда и обратно через Москву. Для нашей страны это нормально, все дороги лежат через столицу. Работник после командировки вылетает из Новгорода в Москву, но оттуда летит не во Владивосток, а в отпуск в Париж. Возвращается из отпуска через неделю рейсом Париж — Москва — Владивосток и прилагает к авансовому отчету билеты Новгород — Москва. Организация с чистой совестью может их оплатить и учесть в расходах, Минфин ничего против не имеет.

А вот если бы он летел напрямую из Новгорода в Париж, тогда бы оснований для возмещения работнику стоимости перелета не было. Тогда как в обратной ситуации, когда работник прямо из отпуска едет в командировку, причем неважно — прямым рейсом или с пересадкой, стоимость проезда можно спокойно компенсировать, не опасаясь претензий проверяющихПисьмо Минфина от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813
...если сотрудник... направляется в место командировки из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения... стоимости проезда... от места... отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не подлежат обложению [НДФЛ]... на основании [п. 3 ст. 217 НК РФ]...
Поскольку освобождения от налогообложения сумм оплаты проезда... к месту проведения отпуска [НК]... не предусмотрено, суммы оплаты проезда... от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства... подлежат обложению [НДФЛ]...
.

Странная логика — оплачивать проезд работника из отпуска в командировку можно, а из командировки в отпуск нельзя. А если нам попросту выгоднее компенсировать человеку дорогу в отпуск, чем обратно к месту работу?

К сожалению, налоговиков это мало волнует. Неважно, что так командировка вам обходится дешевле. Это им абсолютно не интересно. Они просто скажут: «Есть указания Минфина, где сказано, какие расходы мы признаем для целей налогообложения, а какие — нет». Суд вас, может быть, и поддержит, но готовы ли вы туда идти?

Работника отозвали из отпуска для командировки

Скажите, а если мы отзываем кого-то из отпуска, чтобы отправить в командировку, и тот туда едет прямо из места отдыха? В этом случае как быть с расходами на проезд?

Здесь все в порядке. С точки зрения закона вы обязаны возместить такому работнику расходы на проезд. Раз послал в командировку, будь добр, оплати. Причем ни НДФЛ, ни взносы, ни лишний налог на прибыль с суммы возмещения платить не придется. У Минфина на этот счет такое же мнениеПисьмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545
1. ...если сотрудник... отзывается из отпуска и направляется... в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается обратно в мес­то... отпуска, суммы возмещения... стоимости проезда... не подлежат налогообложению [НДФЛ]...
2. При отзыве... из отпуска и направлении... в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место... отпуска... налогоплательщик вправе учесть... расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно...
.

И последний вопрос о пунктах прибытия/убытия — как их указывать в командировочном удостоверении. Поскольку сейчас это один из основных документов по командировке, который обязательно запросят при проверке налоговики, давайте поговорим о нем подробнее.

Командировочное удостоверение

Почему важно иметь командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение является основным документом, подтверждающим служебную поездку. В большинстве случаев его надо обязательно приложить к авансовому отчету. Исключением будут только командировки за рубеж, когда при пересечении границы ставится штамп в паспорте. Если человек командирован в одну из стран СНГ, то, как правило, без удостоверения никак не обойтись. Например, в Белоруссию, въезд в которую происходит по российскому паспорту, командировочное удостоверение оформить надоПоложение о служебных командировках
7. ...работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт... назначения и дата выезда из него...)...
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда... и дате выезда...
19. При направлении... в командировку [в страны СНГ]... с которыми... не делаются отметки о пересечении... границы, даты [ее]... пересечения... определяются по отметкам в командировочном удостоверении...

Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
5. Положение [о командировках] предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается... — при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение...
.

Более того, если к авансовому отчету ничего, кроме командировочного удостоверения, не приложено, одного его уже хватит, чтобы эту поездку проверяющие признали служебной. Так, одна организация задала в Минфин такой вопрос. Работники ездили в командировку для участия в стройке на служебном автотранспорте и проживали там в служебных вагончиках. Ничем, кроме командировочного удостоверения, факт такой поездки не подтверждается. Минфин отвечает: «Ничего, командировочного удостоверения для учета в расходах вполне достаточно».

Если командировочное удостоверение по каким-то причинам потеряно или испорчено, во избежание лишней нервотрепки я рекомендую его восстановить. Конечно, если есть возможность. Например, если этот же работник, а может, и другой еще раз поедет в то же место. Дело в том, что контролирующие органы против учета затрат по служебной поездке при отсутствии этого документа. Мол, без него слова «командировочные расходы» вообще звучать не должны. Хорошо, что у судов на этот счет другая позиция. А потому, если восстановить этот документ все же не удастся, но есть иные документы, подтверждающие факт поездки, расходы по ней признать можно, правда, только через судПисьмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169
...в качестве... приложения к авансовому отчету [предусматривается]... наличие...
— командировочного удостоверения...
...отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ... и... указанная в нем сумма... не может быть включена в состав [налоговых] расходов...
.

Справка

При отсутствии командировочного удостоверения факт служебной поездки по другим подтверждающим документам признают, в частности, ФАС МОПостановление от 11.04.2011 № КА-А40/1664-11-2, 3 ААСПостановление от 18.12.2013 № А33-5424/2011к48 и 17 ААСПостановление от 24.07.2013 № 17АП-5200/2012-ГК.

Как заполнять пункты прибытия/убытия

Итак, командировочное удостоверение должно быть. В нем надо правильно указать пункты прибытия/убытия работника. На лицевой части командировочного удостоверения место назначения пишется полностью. То есть обязательно — и город, и организация, куда командированный отправляется. Если служебная поездка за границу, то нужно указать еще и страну.

Расписывать подробно пункт командировки на оборотной части документа не нужно. Там достаточно указать только города, откуда работник уезжает и куда приезжает.

Однако если работник прибыл в город с целью провести пару дней в одной организации, а потом 3 дня в другой, то на оборотной стороне командировочного удостоверения должно быть написано: «Прибыл в город Москву, ООО “Ромашка”, такого-то числа, убыл из ООО “Ромашка” такого-то числа. Прибыл в ООО “Колокольчик” такого-то числа, убыл из города Москвы, ООО “Колокольчик”, такого-то числа»Указание по заполнению унифицированной формы «Командировочное удостоверение», утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Положение о служебных командировках
7. ...если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
1, 4. ...если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
.

Кто и как должен ставить отметки о прибытии/убытии

Помимо указания пункта, также на оборотной стороне проставляются отметки о прибытии/убытии. Что такое отметка? Это уже достаточно устаревшая операция, она родилась еще в социалистическую эпоху, когда многие предприятия были режимными объектами. Предприятие А отправляло работника в командировку на предприятие Б. По приезде туда и при отъезде оттуда он был обязан обратиться за соответствующей отметкой в специальный отдел, который за это отвечал, — бюро пропусков, отдел кадров, режимный отдел. Там строго контролировали, кто, когда, на сколько приехал и кто когда уехал: «Вы сегодня прибыли? Значит, сегодняшним днем и поставим вам отметку о прибытии. А за отметкой о выбытии приходите в день отъезда. А на этот промежуток вот вам временный пропуск, и ходите выполняйте свое служебное задание».

А кто в современных реалиях может и должен делать отметки о прибытии и убытии в командировочном удостоверении? Если в штате есть кадровик, то, конечно, он. Но даже если это сделает кто-то другой, проблем не будет. Главное, чтобы была указана его должность, стояли собственноручная подпись и печать организации. Проблемы возможны тогда, когда вообще непонятно, кто ставит отметки в командировочных удостоверениях. Поэтому лучше в локальном нормативном акте любой организации написать, кто за это отвечает. Это может быть офис-менеджер, секретарь директора, начальник канцелярии. Но зафиксировать, кто именно, надо. Потому что подпись лица на удостоверении заверяется печатью, а любое ее приложение должно быть чем-то регламентированоУказание по заполнению унифицированной формы «Командировочное удостоверение»
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Положение о служебных командировках
7. ...срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые... заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется... для засвидетельствования такой подписи.
.

Справка

Рассматривая одно из дел, судьи не приняли в качестве надлежащего доказательства командировочные удостоверения, отметки в которых проставил не уполномоченный на то секретарьПостановление ФАС ЦО от 24.02.2012 № А09-1541/2010. В другом деле они признали неподтвержденными расходы по командировочным удостоверениям, отметки в которых были сделаны ненадлежащим образом: отсутствовали печать, а также фамилия и должность лица, подписавшего документПостановление 4 ААС от 29.09.2011 № А58-10703/2009.

Хотя, честно говоря, я думаю, что в скором времени отметки на командировочном удостоверении, а может, и само командировочное удостоверение отомрут. И для подтверждения факта поездки будет достаточно, чтобы работник приложил к авансовому отчету авиа- или железнодорожный билет. Почему я так думаю? Потому что уже сейчас в некоторых случаях эти отметки не нужны или их поставить невозможноПроект Постановления Правительства «Об отмене формы № Т-10 “Командировочное удостоверение”»
2. В Положении [о командировках]...
в) пункт 7 изложить в следующей редакции:
«7. Фактический срок пребывания... в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из... командировки.
В случае проезда... к месту командирования и (или) обратно... на служебном или личном транспорте... фактический срок пребывания... указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из... командировки представителю работодателя... одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование... транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).».
.

Так, при командировках за границу их заменяет штамп пограничников в паспорте.

Бывают и командировки, когда ставить отметку просто некому, потому что нет организации, которая бы выступала принимающей стороной. Например, отправили вы работника на выставку в качестве посетителя или для переговоров с физическим лицом. В моей практике был случай: компания отправила своего представителя в город, в котором только собиралась открывать филиал, на собеседование с потенциальным директором этого филиала. В этом городе у организации пока ничего нет, само собеседование проходит в гостинице. Вопрос: кто должен ставить отметки о прибытии и убытии?

Иногда советуют в таких случаях ставить отметки о прибытии/убытии в гостинице, где командированный проживает. Но в обязанности работников гостиницы это не входит. Единственное, что они должны сделать, так это дать документы, подтверждающие проживание человека и оплату номера. К счастью, в Минфине это хорошо понимают и говорят: ничего страшного, что отметок нет, подтвердите командировку другими бумагами — служебным заданием, билетами, гостиничным счетомПисьмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7
...в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
.

Без отметок об убытии из своего места нахождения и возвращении в него могут обойтись и надомники, и дистанционные работники. Достаточно будет, если им проставит отметку принимающая организация. Хотя в принципе первую и последнюю отметки может сделать и работодатель на основании проездных документов работника.

Пример. Образец удостоверения дистанционного работника со всеми отметками

Общество с ограниченной ответственностью «Новый век» (ООО «Новый век»)

(наименование организации)

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Номер документа Дата составления
37-ОК 15.09.2014
Работник
 
Плеядов Николай Алексеевич
(фамилия, имя, отчество)
Табельный номер
028
 
департамента информационных технологий
(структурного подразделения)
программист
(должность (специальность, профессия))
командируется в
 
Россия, г. Москва, ООО «Колосок»
(место назначения (страна, город, организация))
 
 
для
 
оказания консультативных услуг по вопросу использования программных средств
(цель командировки)

на 3 календарных дней

с «16» сентября 2014 г. по «18» сентября 2014 г.

Руководитель

Генеральный директор
(должность)
(личная подпись)
Р.С. Колманин
(расшифровка подписи)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из
г. Санкт-Петербурга
Прибыл в
г. Москву
«16» сентября 2014 г. «16» сентября 2014 г.
Специалист по кадрам
(должность)
(личная подпись)
Секретарь
(должность)
(личная подпись)
З.А. Шолохова
(расшифровка подписи)
Н.Н. Клементьева
(расшифровка подписи)
 М.П.  М.П.

 

Выбыл из
г. Москва
Прибыл в
г. Санкт-Петербург
«18» сентября 2014 г. «18» сентября 2014 г.
Секретарь
(должность)
(личная подпись)
Специалист по кадрам
(должность)
(личная подпись)
Н.Н. Клементьева
(расшифровка подписи)
З.А. Шолохова
(расшифровка подписи)
 М.П.  М.П.

Теперь давайте поговорим, как дни командировки отмечать в табеле и как их нужно оплачивать работнику.

Командировка: табель и оплата

По общему правилу дни нахождения в служебной поездке обознаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «К» либо цифровым кодом «06», продолжительность в часах не ставится. Здесь все просто.

В день отъезда/возврата командированный трудился: заполняем табель

Проблема с заполнением табеля возникает, когда в день отъезда в командировку либо возврата из нее работник выходит на работу. К примеру, утром он пришел на работу, а вечером уехал в командировку или, наоборот, утром приехал из командировки, а днем пришел на работу. Как отмечать в табеле такой день: как обычный рабочий или все же как командировку?

Нормативными документами этот вопрос не регулируется. Зато на схожую тему есть разъяснение Минтруда. Из него можно сделать вывод, что такие дни надо отмечать и как дни командировки, и как рабочие. То есть двумя кодами через дробь: «Я/К» либо «01/06». А в нижней строке под кодом указывается количество фактически отработанного в такой день времениПисьмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291
2. ...дни командировки (включая выходные)... отмечаются в табеле учета рабочего времени организации...
Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.
.

Советую всем так и поступать. Почему? Во-первых, трудоголики, которые в день приезда или отъезда еще и на работу выходят, — это, как правило, руководящий состав. Часто такие лица в силу возложенных на них полномочий подписывают какие-то приказы, распоряжения, протоколы и тому подобное. Если вдруг окажется, что в день, когда топ-менеджер подписал документ, он числился в командировке, есть риск того, что эту бумагу проверяющие назовут сфальсифицированной. Мол, раз работника в этот день на рабочем месте не было, документ он подписать не мог.

В день отъезда/возврата командированный трудился: платим деньги

Во-вторых, раз человек в день отъезда или возврата из командировки еще и трудился на своем обычном рабочем месте, за этот день нужно будет заплатить. Что? Суточные и дневную часть оклада работника. А если этот день приходится на выходной, то дневная часть оклада полагается и вовсе в двойном размере. А средний заработок за такие дни платить не нужно.

Остальные же дни командировки оплачиваете работнику как обычно. То есть суточные и средний дневной заработок. Правила его расчета я затрагивать не буду, они общеизвестны. А вот о том, за какие дни он сохраняется, давайте поговоримПисьмо Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337
...дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные... подлежат оплате... в не менее чем двойном размере...
.

Как оплачивать в командировке выходные

Законодательство гласит, что средний заработок выплачивается работнику за период его нахождения в пути и в командировке. С рабочими днями вопросов нет. Но если человека отправили в поездку, скажем, на 2 недели, автоматически туда попадут суббота и воскресенье. А может, еще и праздники. Надо платить за них среднедневную зарплату?

Если вы обратитесь к юристам, специализирующимся на трудовом праве, то половина из них ответит, что надо, поскольку средний заработок сохраняется за каждый календарный день командировки, а значит, и за выходные. Другая половина скажет, что оплатить надо только рабочие дни. Мне, честно скажу, ближе последняя позиция. Объясню.

Трудовой кодекс в связи с направлением работника в другую местность для выполнения служебного задания обязывает компенсировать ему две вещи. В первую очередь это неудобства, связанные с его проживанием вне дома. В месте жительства он знает маршруты движения транспорта, он знает, какие магазины дешевые, какие — дорогие, где они расположены. Он может у себя дома завтракать, обедать, ужинать, а не ходить в общепит. И так далее. В местности, куда отправлен работник, ничего этого он может не знать, в гостинице кухни нет, покормят только за деньги. Все это компенсируется суточнымиСтатья 167 ТК РФ
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение... среднего заработка...

Положение о служебных командировках
11. Работникам возмещаются... дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные)...
.

Второй вид компенсации обусловлен отсутствием у командированного возможности трудиться на своем обычном месте и, следовательно, получать за это заработную плату. Именно поэтому за время командировки за ним сохраняется средний заработок. Однако в субботу, в воскресенье человек и так отдыхает, а значит, никаких денег за эти дни не теряет. Поэтому и обязанности возмещать средний заработок за выходные у работодателя тоже нет. И он сохраняет его только за рабочие дни, а не за календарные.

Но более весомым аргументом в пользу моей позиции, пожалуй, является то, что Положение о служебных командировках прямо требует от работодателя платить работнику среднедневную ставку за дни работы по графику командирующей стороны. То есть по своему рабочему графику. Оно и понятно, ведь график организации, в которую направлен работник, неизвестен, поскольку ситуации бывают разные. Случается, рабочие дни в разных республиках отличаются, а бывает, что работник едет на выставку, которая проходит в субботу и воскресенье. И даже если информация о графике работы принимающей организации есть, как работодателю проконтролировать, соблюдает его командированный или нетПоложение о служебных командировках
9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути... сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
?

Если же человек все-таки вынужден работать в свой выходной, то работодатель должен это документально зафиксировать. Это нужно сделать в самом в приказе о командировке, если человек целенаправленно командирован для работы в выходной, либо в отдельном приказе о работе в выходной, если такая работа вызвана производственной необходимостью, тем же графиком работы принимающей стороны.

К слову, если сумма среднего заработка оказалась меньше оклада командированного работника и работодатель согласен до него доплатить, эту доплату можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Такую позицию Минфин занял уже давно и многократно ее подтверждал. Главное здесь — включить условие о доплате в локальный нормативный акт, а еще лучше — в коллективный трудовой договор. Ну и, конечно, ни в коем случае не платить только оклад, если средний заработок, наоборот, оказался выше.

Как оплачивать в командировке дни болезни

Другая ситуация — работник в командировке заболел. Тогда средний дневной заработок за каждый календарный день нетрудоспособности в соответствии с больничным листком тоже нужно выплатить. Но рассчитывать его надо по правилам, установленным не для командировки, а для пособий по нетрудоспособности. Ровно точно так же, как если бы он хворал дома, а не в командировке.

Чем отличается порядок исчисления среднего заработка для целей командировок от порядка, применяемого для оплаты листков нетрудоспособности, рассказывает статья «Средний заработок... такой многоликий» («Главная книга», 2013, № 15).

И учтите, суточные за дни болезни с работника не снимаются в любом случае. Хотя некоторые мои коллеги считают, что их надо платить только тогда, когда командированный болеет в гостинице. Если же его положили в стационар, суточные ему не положены, потому как там он на полном обеспечении.

Не согласна с таким подходом. Неважно, где человек лечится, он все равно пока из командировки не вернулся. Поэтому будьте добры, суточные ему заплатите за все дниПоложение о служебных командировках
11. ...суточные... возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути...
.

Пример. Расчет командировочных выплат работнику

/ условие / А.М. Сергеев трудится по графику пятидневной рабочей недели с 2 выходными днями субботой и воскресеньем. Согласно табелю учета рабочего времени с 26 августа 2014 г. по 18 сентября 2014 г. (24 календарных дня) он находился в командировке в Твери. С 10 по 16 сентября 2014 г. (7 календарных дней) он там проболел, что подтверждается листком нетрудоспособности.

Суточные при командировках по России установлены организацией в размере 500 руб. Средний дневной заработок А.М. Сергеева составил:

— для оплаты командировки — 1590 руб.;

— для больничных — 1470 руб.

Страховой стаж работника — 13 лет.

/ решение / Суточные выплачиваются А.М. Сергееву за все 24 дня командировки, всего — 12 000 руб.500 руб. х 24 календ. дн. = 12 000 руб.

За 7 дней болезни ему полагается пособие по временной нетрудоспособности в размере 10 290 руб.1470 руб/дн. х 100% х 7 календ. дн. = 10 290 руб.

Количество рабочих дней командировки по графику А.М. Сергеева равно 13 (26—29 августа 2014 г., 1—5, 8, 9, 17 и 18 сентября 2014 г.)4 раб. дн. + 5 раб. дн. + 2 раб. дн. + 1 раб. д. + 1 раб. д. = 13 раб. дн.. За эти дни ему нужно выплатить средний заработок в сумме 20 670 руб.1590 руб. х 13 раб. дн. = 20 670 руб.

Таким образом, организация должна выплатить А.М. Сергееву за период командировки 42 960 руб.12 000 руб. + 10 290 руб. + 20 670 руб. = 42 960 руб.

О том, как оплачивать в командировке сверхурочную и ночную работу, читайте в статье «Недоедал, недосыпал, пил только чай...» («Главная книга», 2014, № 4).

Идем дальше. Мы уже не раз касались темы учета командировочных расходов, пришло время рассмотреть ее основательно.

Командировка: учитываем расходы

Что делать с расходами на поездки руководства в личных целях

Для начала давайте остановимся на целях командировки, а точнее на ее производственной направленности. Поскольку от этого зависит, будут ли расходы по такой поездке признаваться командировочными в налоговом учете.

О каких поездках работников можно говорить, что они не имеют производственной направленности?

В первую очередь это путешествия в личных целях. Распространенный случай — директор организации ездил в город, в котором у него нет никаких контрагентов, и непонятно, что он там делал. Скажем, летал на неделю в Амстердам в то время, когда там проходила выставка тюльпанов.

Любой руководитель обязан действовать в интересах возглавляемого им экономического субъекта. Вся его деятельность должна быть направлена на максимизацию прибыли, если он директор коммерческой организаций, либо на исполнение уставных целей, если он руководитель некоммерческой организации. Об этом говорит закон, и часто это прямо прописывают в трудовом контракте, уставе или должностной инструкции. Следовательно, если директор, пусть даже он является учредителем фирмы, едет в командировку по личной надобности, налицо очевидная экономическая необоснованность расходов. И здесь конфликт может возникнуть и с налоговиками, и с другими собственниками организации, которым вряд ли понравятся денежные траты на вояжи руководства непонятно зачемСтатья 53 ГК РФ
3. Лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в [его] интересах... добросовестно и разумно. Оно обязано по требованию учредителей (участников) юридического лица... возместить убытки, причиненные им юридическому лицу.
.

Что делать с такими поездками? В Трудовом кодексе есть специальные нормы, посвященные материальной ответственности руководителя за ущерб, который он причинил компании своими действиями и неэффективными решениями. Такой ущерб он должен полностью возместить.

Поэтому первое, что нужно сделать, — это доказать, что такая командировка экономически неоправданна. Это, безусловно, вопрос юридическийСтатья 243 ТК РФ
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Статья 277 ТК РФ
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.
.
А так как я не юрист, на этом моменте останавливаться не буду и сразу буду исходить из того, что факт причинения вреда установлен и доказан. То есть подтверждено, что генеральный директор летал в Амстердам на выставку тюльпанов исключительно в личных целях.

Справка

Потребовать полного возмещения ущерба от руководителя можно независимо от того, есть ли в трудовом контракте с ним условие о полной материальной ответственности. Тогда как на заместителя руководителя, а также на главного бухгалтера материальная ответственность в полном размере возлагается, только если такое условие содержится в их трудовых договорах. В противном случае за причиненный ими ущерб с них можно взыскать сумму лишь в пределах их среднего месячного заработкапп. 9, 10 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.

Обо всех тонкостях взыскания убытков с руководителя организации, причинившего ей вред своими действиями, можно узнать из статьи «Взыскание убытков с директора-вредителя: ВАС вам в помощь» («Главная книга», 2013, № 18).

Подлежащие возмещению руководителем суммы по командировкам, признанные собственниками организации личными, в расходы не включаются. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Если вы уже отнесли эти суммы на расходы, необходимо их восстановить и отразить как задолженность директора. В бухучете это будет проводка дебет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» – кредит 91 «Прочие доходы и расходы». Ну и дальше либо он эту задолженность погашает в добровольном порядке, либо с него взыскивают ее принудительно.

Если же служебную поездку руководителя переквалифицировали в личную налоговики, то корректировки делаются только в налоговом учете, бухучет трогать не нужно.

Что делать с расходами на поездки без командировочных документов

Другой случай, когда поездка работника не может быть признана командировкой, связан с отсутствием кадровых документов, ее оформляющих, — приказов, служебных заданий, командировочных удостоверений. Иногда клиенты меня спрашивают, что делать, если работник уехал в командировку, а в отдел кадров об этом не сообщил. Приказа о командировке никто на него не готовил, период закрыли, а он потом несет авансовый отчет с документами на проезд и проживание и требует возместить расходы.

По правде говоря, здесь проблема не с работником, а с работодателем. Как так получилось, что человек взял и сам уехал в командировку? Сам себя направил, никого не спрашивая, сам на себя приказ не успел оформить? Он генеральный директор что ли? Если руководство решает, что человек должен ехать в другой город по делам фирмы, оно отвечает и за надлежащее оформление этой поездки. С самого работника взятки гладкиПоложение о служебных командировках
3. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения...
6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
.

Но выкручиваться-то надо, поездка действительно была служебной. Поэтому, дабы не признавать эту поездку личной, документы по командировке многие делают задним числом. Затем где-нибудь фиксируют, когда бумаги по факту поступили в бухгалтерию, и дальше действуют так же, как обычно с опоздавшими документами.

Как правило, с оформлением задним числом приказа и служебного задания проблем не бывает. Чего не скажешь про командировочное удостоверение. Ведь на нем должны стоять отметки организации, в которой работник побывал. Откуда он возьмет этот документ?

Те, кто часто ездит по делам фирмы или просто знаком с бухгалтерской кухней, еще находясь в месте командировки, приходят в бухгалтерию и просят распечатать им чистый бланк удостоверения. Сразу ставят на нем отметки о прибытии и убытии из этой организации и лишь по приезде к себе на работу вписывают туда остальную недостающую информацию. Однако не все работники такие сообразительные. И без командировочного удостоверения расходы на командировку придется отстаивать в суде — об этом мы уже говорили.

Если же вы в принципе не хотите связываться с оформлением документов задним числом, о признании поездки командировкой забудьте. Даже если руководитель разрешит выплатить работнику по ней какие-то деньги, налоги и взносы с возмещенных сумм придется заплатить по полной.

Что делать с расходами на поездки для участия в развлекательных мероприятиях

К командировкам, не имеющим никакого отношения к производственной деятельности, можно отнести поездки работников с целью участия в развлекательных, спортивных мероприятиях, для получения наград и т. д. И учесть расходы на них в целях налогообложения вам не дадут.

Однако подчеркиваю: траты работника по таким непроизводственным командировкам надо облагать НДФЛ, только когда организация оплачивает его личную поездку. Например, в Амстердам на выставку тюльпанов. Если же работника послали в поездку не по его собственной инициативе, а по требованию работодателя, скажем, сопровождать детей в подведомственный летний лагерь, для участия в спартакиаде холдинга, то НДФЛ с таких командировочных расходов удерживать не нужно. Даже если они не признаются для целей налогообложения прибыли. Потому что никакой экономической выгоды от такой поездки работник не получил, он лишь исполнял поручение работодателя.

Справка

По мнению Минфина, командировочные расходы работников, принимавших участие в развлекательных и спортивных мероприятиях, не учитываются для налога на прибыль и облагаются НДФЛПисьма Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39113, от 22.11.2010 № 03-04-06/6-272. А ФАС ЗСО считает необоснованным признание в расходах среднего заработка, сохраняемого за работником на время такой поездкиПостановление ФАС ЗСО от 19.11.2013 № А67-7663/2012.

Однако судьи других округов против освобождения командировочных расходов от НДФЛ в такой ситуации ничего не имеютПостановления ФАС МО от 12.03.2012 № А40-35658/10-4-154; ФАС СКО от 08.05.2009 № А63-13178/2008-С4-33.

Размер командировочных расходов: общие правила

Теперь о том, в каком размере учитываются командировочные расходы. Мы уже сказали, что правила оплаты проезда, проживания, нормативы суточных и так далее организация устанавливает сама и утверждает локальным актом. Именно в этих пределах потраченные работником суммы учитываются в налоговых расходах. Точно такой же подход применяется и при начислении на эти суммы страховых взносовПисьмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545
Порядок и размеры возмещения [командировочных] расходов... определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
...расходы... могут учитываться для целей налогообложения прибыли... при условии, что [они]... документально подтверждены... и экономически обоснованы.

Письмо ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260
4. ...порядок и размеры возмещения [командировочных] расходов... определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, считаем, что... не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
.
И Пенсионный фонд, и ФСС это не раз подтверждали. Возьмите, к примеру, Письмо ПФР от 29 сентября 2010 года № 30-21/10260.

Справка

Входной НДС организация может принять к вычету только по командировочным расходам, учтенным при исчислении налога на прибыльп. 7 ст. 171 НК РФ.

Иначе ситуация складывается с НДФЛ. Удивительно, но почему-то на практике многие бухгалтеры этот налог с налогом на прибыль в своем сознании не разделяют. Они считают: раз какая-то сумма включается в налоговые расходы, то автоматически на нее не нужно начислять НДФЛ. Предположим, установлены для вице-президента компании суточные в размере 5 тысяч рублей, эту сумму и в расходах учитывают, и от НДФЛ освобождают. Конечно, это неправильно. Какой лимит суточных вы утвердили локальным актом, для целей начисления на них НДФЛ никакого значения не имеет. Тому, как их облагать, в главе 23 НК посвящена специальная норма. И она освобождает от НДФЛ только 700 рублей суточных в день, если командировка по России, и 2,5 тысячи рублей в день, если это загранкомандировкаСтатья 217 НК РФ
3) При оплате... расходов на командировки [не облагаются]... суточные... но не более 700 рублей за каждый день [командировки]... на территории [РФ]... и не более 2500 рублей за каждый день [загранкомандировки]...
.

Справка

Превышение суточных над установленным гл. 23 НК РФ нормативом надо отразить в справке 2-НДФЛ кодом дохода 4800Письмо Минфина от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256. Суточные в сумме, не облагаемой НДФЛ, в справке 2-НДФЛ указывать не надо.

Размер командировочных расходов: по загранкомандировке

Особо хотелось бы остановиться на том, как определять размер расходов по загранкомандировкам, когда аванс работнику выдан в рублях. На сегодняшний день прочно устоялась такая позиция: в налоговом учете валютные траты командированного признаются в расходах по курсу, по которому он поменял в банке полученные рубли на валюту. Естественно, при условии, что к авансовому отчету приложена справка банка, подтверждающая обмен. С этим никто не спорит.

Проблемы начинаются, когда работник не может документально подтвердить обменный курс. К примеру, у него были личные евро, в банк он не пошел и сам себе по курсу ЦБ поменял их на выданные рубли. С этими евро и уехал. Или поменял деньги в банке, но справку потерял. Или еще что-нибудь. По какому курсу в этом случае определять сумму расходов для целей налогообложения?

Некоторые утверждают, что в этом случае для пересчета нужно однозначно ориентироваться на официальный курс валюты, установленный Центробанком на дату утверждения авансового отчетаСтатья 272 НК РФ
7. Датой осуществления... расходов признается...
5) дата утверждения авансового отчета — для расходов:
на командировки.

Письмо Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193
...расходы [на командировку за границу]... следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324
Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу [ЦБ]... на дату утверждения авансового отчета...
.

Известны мне и организации, у которых в положении о командировках было написано, что в таких ситуациях командировочные расходы признаются по официальному курсу на дату выдачи аванса. А были и такие, которые брали курс ЦБ на дату возвращения из командировки или еще какой-то курс.

И что удивительно, налоговые органы ни к одному из этих вариантов претензий не предъявляют. Им ведь что важно? Чтобы налогоплательщик просто следовал какому-то единому правилу: решил пересчитывать валютные траты работника в рубли по курсу на дату его возврата из командировки — значит, по курсу на дату возврата из командировки, решил на дату выдачи аванса — значит, на дату выдачи аванса.

Более того, есть такие организации, которые, дабы избежать разницы между налоговым и бухгалтерским учетом, расходы по загранкомандировке везде отражают в одной и той же сумме. Причем иногда сознательно нарушая нормы ПБУ 3/2006, которые требуют признавать валютные расходы на командировки на дату утверждения авансового отчета. А поскольку искажение, как правило, получается несущественным, то проблем с бухучетом не возникает. Да, напишет аудитор замечание, но не более того. Не такая это разница, чтобы предъявлять существенные претензии.

Пример. Учет расходов на заграничную командировку

/ условие / В.Р. Мезинцев направлен в командировку в Мюнхен с 11 по 15 августа 2014 г. (5 дней). 7 августа 2014 г. организация перечислила ему на карту аванс в размере 80 000 руб. для оплаты командировочных расходов, из которых работник потратил:

— 45 455 руб. — на приобретение авиабилетов (сумма входного НДС в билете не указана);

— 34 545 руб. — на покупку наличных евро, что подтверждается справкой банка на покупку 700 евро по курсу 49,35 руб/евро.

18 августа 2014 г. по итогам командировки В.Р. Мезинцев представил авансовый отчет, отразив в нем следующие расходы:

— 45 455 руб. — на приобретение авиабилетов;

— 440 евро — на проживание в гостинице;

— 100 евро — на пользование услугами транспорта в Мюнхене;

— 200 евро — суточные за 4 дня нахождения за границей;

— 500 руб. — суточные за 1 день нахождения в России (день прилета).

Отчет утвержден в полной сумме 20 августа 2014 г., курс ЦБ на эту дату равен 48,2617 руб/евро. Положением о командировках установлено, что понесенные работником расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли либо по фактическому курсу обмена, либо по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

/ решение / Всего за командировку работник израсходовал 45 955 руб.45 455 руб. + 500 руб. = 45 955 руб. и 740 евро440 евро + 100 евро + 200 евро = 740 евро.

Налоговый учет. 700 евро из потраченных работником 740 учитываются в расходах по курсу на дату их покупки в банке, оставшиеся 40 евро740 евро – 700 евро = 40 евро по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Итого сумма командировочных расходов работника составит 82 430,47 руб.700 евро х 49,35 руб/евро + 40 евро х 48,2617 руб/евро + 45 955 руб. = 82 430,47 руб.

Бухгалтерский учет. Все 740 евро, потраченных работником, признаются в расходах на дату утверждения авансового отчета. В результате общая сумма расходов по загранкомандировке составит 81 668,66 руб.740 евро х 48,2617 руб/евро + 45 955 руб. = 81 668,66 руб., что на 761,81 руб.82 430,47 руб. – 81 668,66 руб. = 761,81 руб. меньше, чем в налоговом учете. Эта разница отнесена на прочие расходы организации.

Сумма перерасхода по командировке в размере 2430,47 руб.82 430,47 руб. – 80 000 руб. = 2430,47 руб. возвращена работнику.

Поговорим чуть подробнее о командировочных расходах по отдельности. И первые на очереди у нас расходы на проезд.

Командировка: расходы на проезд

Подтверждаем проезд по электронному билету

Общеизвестно: чтобы подтвердить расходы на дорогу, командированный работник должен приложить к авансовому отчету проездные документы, оформленные на БСО. Однако сейчас все больше людей бумажным билетам предпочитают электронные. В этом есть много преимуществ: например, это и удобно, и нет риска, что билет вдруг неожиданно потеряется. Вы просто его заказываете по Интернету, и вам на email приходит электронный проездной документ, содержащий всю необходимую информацию, и в том числе о его стоимости.

Этот документ надо распечатать и приложить к авансовому отчету в качестве документа, подтверждающего расходы на проезд. Если человек путешествовал по железной дороге, то одного билета будет вполне достаточно. Если же он летел самолетом, то дополнительно к контрольному купону еще понадобится посадочный талон. Дополнительных документов об оплате билетов прилагать не надоПисьмо Минфина от 14.01.2014 № 03-03-10/438
...маршрут/квитанция электронного пассажирского билета... (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности...
Поэтому если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы... для целей налогообложения, являются... маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту... или... контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде...
...в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.
.

Правила вычета «проездного» НДС

Что касается способа обеспечения работников билетами, то это уже кому как удобнее. Кто-то предпочитает, чтобы работники сами покупали билеты, и выдает аванс на эти цели. Другие приобретают билеты для работников силами организации. И многие бухгалтеры в таких организациях, к сожалению, часто допускают ошибку — сразу же после приобретения билета для работника принимают по нему НДС к вычету. Так в какой же момент организация может уменьшить НДС-базу на сумму входного налога по билетам? Только после того, как человек использует эти билеты и отчитается за командировку. Поскольку только к этому моменту, во-первых, услуга по перевозке будет уже оказана, а во-вторых, у бухгалтерии будут подтверждающие это БСО. Кстати, о документах, на основании которых налог принимается к вычету. По общему правилу одним из обязательных условий вычета является наличие счета-фактуры продавца. Однако для расходов на проезд и проживание в командировке закон сделал исключение. Входной НДС по ним разрешается вычитать на основании являющегося БСО билета, в котором налог выделен отдельной строкойСтатья 171 НК РФ
7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по... расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно...

Статья 172 НК РФ
1. Налоговые вычеты... производятся на основании счетов-фактур... либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6—8 статьи 171 [НК РФ]...

Правила ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137
18. При приобретении... услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно... в книге покупок регистрируются... бланки строгой отчетности... с выделенной отдельной строкой суммой НДС...
.
Что вполне разумно, поскольку вряд ли какая-нибудь авиакомпания или РЖД в силах выписать такое количество счетов-фактур. Да и каждый раз разбираться, покупает человек билет для личных или для служебных поездок, абсолютно нереально.

Для большей ясности давайте процедуру покупки билетов работодателем распишем проводками.

Содержание операцииДтКт
На дату покупки билетов
Оплачены билеты для работника6051
Электронные билеты переданы работнику7160
На дату утверждения авансового отчета
Учтены расходы на проезд20, 26 (44)71
Учтен входной НДС по расходам на проезд, указанный в БСО1971
Входной НДС принят к вычету6819

Мы покупаем билеты через агентство. Оно нам выставляет два счета-фактуры — на стоимость всех билетов и на стоимость своих услуг. Как нам здесь принимать НДС к вычету?

Агентство продает вам билеты от имени перевозчика, а значит, счет-фактуру на стоимость билетов выставлять вообще не должно. Это делают только посредники, действующие от своего имени. Принимать НДС к вычету вы должны по каждому билету отдельно в том порядке, который я сейчас описала, — после утверждения авансового отчета, регистрируя в книге покупок сами авиабилетыПисьмо Минфина от 12.10.2010 № 03-07-09/45
На основании п. 1 ст. 169 [НК РФ]... счета-фактуры выставляются продавцами товаров (работ, услуг... включая... агентов, которые осуществляют реализацию...) от своего имени.
Выставление счетов-фактур агентом, оказывающим услуги от имени принципала... не предусмотрено.
.

А вот НДС с вознаграждения агентству вы ставите к вычету сразу после того, как у вас будет счет-фактура, где эта сумма указана. Услугу агент уже оказал, билеты вам продал. Его вознаграждение — вообще не командировочные расходы. Так что дожидаться окончания командировки, чтобы учесть эту сумму в расходах и НДС по ней принять к вычету, не надо. Все законно, претензий у инспекторов не будетПисьмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@
...комиссионные... сборы, уплачиваемые... посреднику при приобретении билетов и не входящие в тариф на перевозку, не могут быть признаны для целей исчисления налога на прибыль в качестве расходов на командировки.
Вместе с тем [этот]... сбор... можно признать... в качестве прочих расходов... на основании [подп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ]...
.

Как учесть возврат билета

Нечасто, но случается, что купленный командировочный билет приходится возвращать или менять. Если это сделано с ведома работодателя и по уважительной причине, то связанные с таким возвратом штрафы можно учесть в налоговых расходах. Аналогичным образом решается вопрос с возвратом билетов, купленных по безвозвратным тарифам. Ведь чем, по сути, является безвозвратный тариф? Это тот же штраф за отказ от поездки. Перевозчик берет с вас деньги за то, что он вас перевезет. Если вы отказались от поездки, он у вас удерживает штраф за отказ от исполнения договора. Просто в этом случае штраф равен стоимости тарифа.

Поэтому если такой билет пропал по объективной причине, то его стоимость можно отнести на расходы. Например, вы ограничены по времени, а самолет серьезно опаздывает, но есть места на другом рейсе, который летит прямо сейчас. Или, скажем, вы поехали на 5 дней в командировку и ее по каким-то причинам продлили. А у вас уже был куплен обратный билет по безвозвратному тарифу. Соответственно, вы его теряете и покупаете новый. Стоимость обоих можно включить в расходы: потерянного — как штраф, использованного — как командировочныеСтатья 108 Воздушного кодекса РФ
1. В случае отказа пассажира от воздушной перевозки...
4) если... заключен договор воздушной перевозки [с условием]... о невозврате провозной платы при расторжении договора... провозная плата не возвращается...
.

Если же билет возвращен или пропал, скажем так, по личной инициативе работника, например, он по собственной вине опоздал на самолет, то подход будет другой. Все штрафы полностью возлагаются на командированного, так как понесены по его вине. И если вдруг эти траты вы ему прощаете, будьте добры, не уменьшайте на них налоговые расходы. И не забудьте включить эти суммы в налогооблагаемые доходы работника. Ведь, отказавшись взыскивать с него ущерб, вы фактически оплатили его личные расходыПисьмо Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786
...расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов... предусмотренные сторонами за невыполнение условий... договора... уменьшают... базу по налогу на прибыль... при условии их соответствия... ст. 252 НК РФ.

Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-04-06/12341
...отказ... от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода... полученного им в натуральной форме, подлежащего обложению [НДФЛ]...
.

Командировка на личном автомобиле

Однако не всегда организации приходится тратиться на билеты, некоторые работники предпочитают ездить в служебные поездки на личном автомобиле. Допустим, когда командировка в какую-то интересную местность и добираться туда близко. Работник хочет ее посмотреть, а потому ему удобнее ехать на своей машине. Мало того, можно ведь еще с собой жену взять и детей. В таких случаях расходы на проезд в командировке складываются в основном из сумм, потраченных на бензин. Как их можно учесть?

Во-первых, можно заключить с командированным соглашение об использовании его личного транспорта в служебных целях. В этом документе вы обговариваете, какие расходы ему компенсируются, в каком размере, включает ли сумма компенсации расходы на ГСМ или же они оплачиваются сверх нее и так далее.

Но чем плох это способ? Тем, что в налоговые расходы такая компенсация включается только в пределах установленных правительством норм. А это сущие копейки.

Поэтому мне ближе вариант, когда стоимость израсходованного в поездке бензина просто возмещается работнику на основании авансового отчета. И здесь основная задача состоит в том, чтобы правильно определить величину потраченных за командировку литров ГСМ. Для этого мы должны умножить расстояние, которое автомобиль работника преодолел в этой поездке, на норму расхода топлива для него. Пробег подтвердит путевой лист, который вы оформите командированному. Если вы хотите избежать начисления НДФЛ, сделать это нужно обязательноПисьмо Минфина от 11.06.2014 № 03-04-05/28243
Использование сотрудником организации... автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.
Такой доход подлежит обложению [НДФЛ]...
.

А какие нормы можно применять, чтобы избежать проблем с налоговиками? Когда-то чиновники настаивали на том, чтобы организации списывали ГСМ на расходы только по тем нормативам, которые утвердил Минтранс. К счастью, те времена уже в прошлом. В настоящее время Минфин ничего не имеет против того, чтобы нормативы организации устанавливали сами путем контрольных замеров. Поэтому, если у вас уже есть нормы расхода бензина для той модели машины, на которой работник ездил в командировку, итоговое количество потраченных за поездку литров рассчитывайте по этим нормам. Если норм нет, тогда придется либо их определить контрольными замерами, либо, что гораздо проще, применять минтрансовские нормыПисьмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875
...к прочим... относятся расходы на содержание служебного транспорта... При этом [НК]... не предусмотрено [их] нормирование... а так­же не установлены правила определения [их] обоснованности...
...при определении обоснованности... затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив... на автомобильном транспорте», введенные [Минтрансом]...
.

Правильно рассчитать нормативное количество ГСМ для автомобилей поможет статья «“Нормативные” литры» («Главная книга», 2013, № 17).

Зачем заниматься контрольными замерами? Разве нельзя взять нормативы потребления топлива по техдокументации автомобиля?

Полагаю, что можно. Однако не стоит. Особенно для неновых машин. Ведь чем старше машина, тем меньше ее технические характеристики соответствуют заявленным производителем. И топлива она начинает есть больше, чем написано в техдокументации. Значит, и нормативы ваши будут меньше, чем реальный расход ГСМ. То же может случиться и с новыми автомобилями. Ведь часто в документах производители стремятся представить свой продукт в более выгодном свете и занижают реальный расход бензинаПисьмо Минфина от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67
...если Минтрансом... не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей... техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по... заявкам... организациями, осуществляющими разработку таких норм... До принятия приказа [можно]... руководствоваться... технической документацией... предоставляемой изготовителем автомобиля.
.

Что касается чеков на ГСМ, которые прилагаются к авансовому отчету, то они, по большому счету, для определения объема потраченного топлива и не нужны. Они требуются для подтверждения цены, по которой работник его покупал.

Скажите, если заправка выдала чек на ГСМ, в котором НДС выделен отдельной строкой, можно по нему принять НДС к вычету?

Еще раз подчеркиваю: без счета-фактуры заявить вычеты НДС по расходам на проезд в командировку можно только по проездным билетам, которые являются БСО. Во всех остальных случаях, в том числе когда налог выделен в чеке заправочной станции, принимая НДС к вычету, вы рискуете. Налоговики вычет снимут, и только в суде вы сможете его отстоятьПисьмо Минфина от 09.03.2010 № 03-07-11/51
...особенности вычета сумм [НДС]... в отношении товаров, приобретаемых в организациях розничной торговли, [НК]... не предусмотрены.
...суммы налога по [ГСМ]... и запасным частям, приобретенным в указанных организациях, без... счетов-фактур к вычету не принимаются.
.

Справка

Еще в 2008 г. Президиум ВАС признал, что чека ККТ с выделенной в нем суммой НДС вполне достаточно, чтобы принять налог к вычетуПостановление Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07. Если же отдельно сумма налога в чеке не выделена, принимать к вычету НДС, определенный расчетным путем, нельзяПостановления ФАС СЗО от 03.09.2013 № А56-4764/2013; 15 ААС от 06.09.2011 № 15АП-7785/2011.

К авансовому отчету по командировке на личной машине также надо приложить копии документов, подтверждающих ее принадлежность работнику. Например, копию ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства. Если же автомобиль оформлен на кого-то другого — жену, друга, соседа, тогда дополнительно хорошо бы запастись доверенностью на распоряжение им. Правда, использование «чужого» автомобиля для организации менее выгодно, поскольку, по мнению Минтруда, в этом случае надо начислять страховые взносыПисьмо Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996
2. [В случае использования личного имущества работника в интересах работодателя]... должны иметься документы, подтверждающие [его] принадлежность... налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя [и]... суммы произведенных... расходов.

Письмо Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-82
...суммы компенсации работнику за использование... транспортного средства на основании доверенности на право управления [им]... облагаются страховыми взносами...
.

Меня смущает вот что. Если мы соглашение об использовании личного автомобиля с работником не заключали, как мы можем требовать, чтобы он ехал в командировку на нем? На каком основании?

Требовать, конечно, вы не можете. Этот вариант приемлем, только когда на него согласны и работник, и работодатель. Как правило, в таких случаях работник просто пишет заявление с просьбой разрешить ему поездку на личной машине и оплатить затраты на бензин. Если руководитель с этим соглашается, то в приказе на командировку указывается, что работник направляется в служебную поездку на собственном транспорте. Если хотя бы одна из сторон против такого способа путешествия, командированному приобретается проездной билетПисьмо Минфина от 15.08.2013 № 03-04-06/33238
1. ...расходы организации по оплате услуг бизнес-зала в аэропорту... не подлежат обложению [НДФЛ]...
2 ...расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности... могут учитываться для целей налогообложения прибыли... при условии, что [они]... документально подтверждены... и экономически обоснованны.
.

Расходы на VIP-залы

Далее. Некоторые связанные с проездом расходы для целей налогообложения Минфин требует дополнительно обосновать. Возьмем, к примеру, оплату услуг VIP-зала. Она учитывается в расходах на командировки лишь при условии, что в этом была производственная необходимость. Обосновать ее в общем-то несложно. Как правило, ссылаются на потребность в Интернете — отправить или получить корреспонденцию, посмотреть котировки и тому подобное. Другая часто встречающаяся причина: летящие вместе представители разных организаций захотели обсудить какие-то бизнес-вопросы — зашли в VIP-зал и там спокойно обо всем переговорили. Правда, НДФЛ с оплаты таких услуг не удерживается.

Зато относительно страховых взносов мнение чиновников категорично — облагать! Объясняют они это так: услуги VIP-зала не относятся к числу обязательных платежей, взимаемых аэропортом. А потому нет и оснований их льготироватьПисьмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
2. ...компенсация расходов работника по оплате услуг за пользование им VIP-залом аэропорта не относится к... командировочным расходам, не подлежащим обложению страховыми взносами...

Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014
...компенсация расходов по оплате услуг залов официальных делегаций на железнодорожных и автомобильных вокзалах... аэропортах... не относится к обязательным командировочным расходам, поименованным в [ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ]... не подлежащим обложению страховыми взносами.
.

Справка

По мнению судов, если возмещение командированным работникам услуг VIP-зала аэропорта предусмотрено локальным нормативным актом организации, его не надо облагать страховыми взносамиПостановления ФАС ПО от 27.01.2014 № А65-10641/2013; ФАС СЗО от 29.11.2013 № А05-960/2013.

Расходы на такси

Еще один вид проездных расходов, которые придется обосновывать, — это траты на такси. Чиновники уверены: в общем случае работники вполне могут передвигаться в аэропорты, на вокзалы и по местности, куда они направлены, транспортом общего пользования — автобусом, аэроэкспрессом и так далее. Для оправдания поездок на такси придется искать причины. К примеру, отправление или прибытие самолета, поезда приходится на время, когда общественный транспорт не работает. Другой обоснованный повод для пользования услугами такси — значительный объем багажа, например в случае, когда работник командируется на выставку и везет с собой образцы, буклеты или еще что-то. Еще один предлог — перевозка важных документов, которые опасаются перевозить в общественном транспорте. Лично мне он кажется смешным, но тем не менее Минфин с ним соглашаетсяПисьмо Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223
...уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

Письмо Минфина от 27.11.2013 № 03-04-05/51373
...суммы оплаты организацией проезда работника на такси... по пути следования в служебную командировку, являясь возмещением командировочных расходов работника, не подлежат обложению [НДФЛ]...

Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19
7. Расходы работника в командировке... на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения.
.

Справка

Однажды суд посчитал вполне оправданными траты на такси по причине незнания работником города, в который тот был командирован, а также нахождения ближайшей остановки общественного транспорта в получасе ходьбы от места проживанияПостановление ФАС ВСО от 20.05.2014 № А19-14012/2012.

Но чтобы без опаски признать расходы работника на такси в качестве командировочных, мало доказать потребность в них. Потраченные на эти цели суммы должны подтверждаться не абы чем, а только БСО или чеком ККТ. На этом настаивают налоговики. Если расходы на такси будет подтверждать какой-либо иной документ, обойтись без претензий проверяющих вряд ли получитсяПисьмо Минфина от 11.07.2012 № 03-03-07/33
...расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются при формировании... базы по налогу на прибыль... при условии их... оформления документами, соответствующими требованиям [законодательства]...

Письмо УФНС по г. Москве от 14.02.2012 № 17-26/012420
...водитель легкового автотранспортного средства при наличных денежных расчетах за оказываемую услугу обязан в общеустановленном порядке выдавать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовым аппаратом, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать определенные реквизиты.
.

Справка

По мнению судей, главное, чтобы документ, подтверждающий оплату услуг такси, позволял установить место, дату, стоимость оказанных транспортных услуг, а также их заказчикаПостановление 2 ААС от 27.12.2013 № А29-8443/2011. А вот если проезд на такси вообще ничем не подтвержден, то учесть его для целей налогообложения не получитсяПостановление ФАС МО от 04.04.2013 № А40-51503/12-90-279.

С расходами на проезд мы закончили, переходим к другим командировочным тратам — на оплату жилья, суточных, питания, виз и так далее.

Командировка: расходы на проживание, суточные, визы

Сначала о расходах на проживание. Мимоходом мы уже коснулись темы, когда работник, прибыв к месту командировки, проживает там не в гостинице, а на частной квартире. Поскольку на практике такое случается достаточно часто, мне хотелось рассмотреть этот момент подробнее.

Признаем затраты на проживание в квартире, арендованной фирмой

Ответ на вопрос, как учитывать расходы командированного работника на проживание в квартире, во многом зависит от ее способа найма.

Вариант первый. У организации в каком-то городе есть дочерняя фирма или филиал, а потому работники часто ездят туда в командировки. Вполне естественно, что компании выгодно иметь там постоянное место для их проживания. И для этих целей она снимает у какого-то жителя этого города квадратные метры. На что здесь надо обратить внимание.

Первое. С гражданином, сдавшим квартиру, организация должна иметь договор, причем в письменной форме. Кроме того, передачу жилья необходимо подтвердить соответствующим актом. Наличие этих документов обязательноСтатья 671 ГК РФ
2. Юридическим лицам жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основе договора аренды или иного договора. Юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.

Статья 609 ГК РФ
1. Договор аренды... если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо... должен быть заключен в письменной форме.

Письмо Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763
Для документального подтверждения... расходов [на аренду] необходимы... заключенный договор аренды... документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества.
.

Второе. У фирмы должны быть документы, подтверждающие оплату аренды. Это либо платежки, если деньги перечисляли через банк, либо расходные кассовые ордера, если их платили наличными. Следует помнить, что с таких платежей организации, как налоговому агенту, придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, если квартиру сдает гражданин. Если только, конечно, он не является ИП и не сдает жилье в рамках своей предпринимательской деятельностиПостановление ФАС УО от 27.09.2013 № Ф09-8911/13
...общество... выступает налоговым агентом к выплатам в адрес физических лиц... как арендодателей квартир, в связи с чем на нем лежит обязанность по удержанию с данных лиц НДФЛ с доходов от сдачи жилья в аренду и перечислению данных сумм в бюджет.
.

Ну и третье. Дабы признать суммы арендной платы в налоговых расходах, компании постоянно нужно контролировать, чтобы эта квартира была занята как можно чаще. Если, к примеру, она снята на год и в течение этого времени была свободной всего пару месяцев, в налоговых расходах, на мой взгляд, можно учесть всю годовую сумму аренды. Только не как затраты на проживание в командировке, а как затраты на аренду.

Впрочем, Минфин говорит, что плата за те дни, когда в квартире никто не жил, базу по налогу на прибыль не уменьшает. Если вы не собираетесь рисковать, списывайте в налоговые расходы плату только за те дни, когда в квартире кто-то жилПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178
...расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др.
Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.
.
Хотя я, честно говоря, не слышала ни об одном судебном споре в подобной ситуации. Так что смею предположить, что к расходам на аренду в такой ситуации проверяющие особо не цепляются. Другое дело, если все с точностью до наоборот. То есть в течение года квартира занята всего пару месяцев, а в остальное время пустует. С большой долей вероятности арендную плату за остальные 10 месяцев налоговики из расходов уберут.

Где наступает грань, за которой претензии проверяющих уже возможны, определить сложно. Для каждой конкретной ситуации эта грань своя. В любом случае придется доказывать, что снимать квартиру фирме выгоднее, чем каждый раз оплачивать работникам проживание в отеле. А значит, без сравнения фактически понесенных расходов на аренду с теми, которые организация понесла бы в случае оплаты гостиниц, не обойтись. А то, как часто квартира используется, подтверждают командировочные удостоверения и билеты.

Признаем затраты на проживание в квартире, арендованной самим работником

Другой способ найма квартиры для проживания в командировке — договор аренды заключает непосредственно сам работник. Как правило, это бывает в долгосрочных командировках.

Здесь тоже потребуется письменный договор найма между работником и наймодателем квартиры. В остальном же с точки зрения налогообложения эта ситуация более удачнаСтатья 674 ГК РФ
1. Договор найма жилого помещения заключается в письменной форме.
.

Во-первых, удерживать НДФЛ с платы за жилье не придется. Ведь арендовавший квартиру работник налоговым агентом не является и уплата НДФЛ целиком и полностью ложится на плечи физлица-наймодателя.

Второй положительный момент — жилье работник снимает на тот срок, пока он находится в командировке. А значит, оплачивать аренду за период простоя квартиры не придется. Соответственно, всю сумму платы за жилье целиком можно учесть в командировочных расходах, не опасаясь претензий при проверках.

Справка

Минфин не возражает и против налогового учета расходов на оплату коммунальных услуг за жилое помещение, снятое на период командировки. Естественно, суммы оплаты должны быть подтверждены документамиПисьмо Минфина от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802.

Какие допуслуги гостиниц можно учесть в расходах

С оплатой проживания в гостинице все проще. Учитываете расходы на оплату номеров для командированных на основании счета, выставленного отелем и оплаченного с вашего счета или вашим работником.

Другое дело — дополнительные услуги, которые предоставляют гостиницы. Начну с самой злободневной — с завтрака. Если его стоимость обозначена в счете гостиницы отдельной суммой, то он работнику не оплачивается. Руководитель велел оплатить? Тогда эту сумму облагайте НДФЛ и страховыми взносами и не учитывайте в расходах.

Если же стоимость проживания указана в документе с учетом завтрака, но одной суммой, выделять его не надо. Даже если известно, сколько он стоит. Всю сумму целиком вы учитываете как расходы на проживаниеПисьмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263
1. Оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения...
Суммы такой оплаты подлежат налогообложению [НДФЛ]... в установленном порядке.

Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19
7. На стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака... страховые взносы не начисляются.
.

Какими еще услугами командированный может пользоваться в отеле? Это услуги фитнеса, SPA, посещение бассейнов, парикмахерских, ужины в ресторанах и т. д. и т. п. Естественно, потраченные на это суммы работнику не возмещаются, а если и возмещаются, то не учитываются в налоговых расходах и облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Аналогичный подход применяется и к услугам пользования холодильником и телевизором, выделенными в счете отдельно.

Справка

Кое-где еще есть гостиницы, которые взимают с проживающих отдельную плату за пользование холодильником, телевизором, чайником и т. д. По мнению судов, возмещение таких расходов работнику не должно облагаться страховыми взносами. Связано это с тем, что такие бытовые приборы являются стандартным набором обстановки номера отеля и у человека, в нем проживающего, нет выбора, пользоваться ими или нетПостановление 18 ААС от 06.09.2013 № 18АП-8469/2013. На том же основании подобные платежи могут быть учтены в налоговых расходах и не должны включаться в налогооблагаемый доход работника.

Однако некоторые дополнительные гостиничные услуги, например аренду сейфа, работнику все же можно оплатить, не облагая их налогами и взносами. Но для этого в служебной записке, прилагаемой к авансовому отчету, он должен объяснить, что в сейфе хранил важные документы и ценности. Или, скажем, услуги прачечной и химчистки. Если работник прибыл в командировку на серьезные переговоры, естественно, ему нужно выглядеть подобающим образом. А значит, траты на чистку одежды вполне обоснованыПисьмо Минфина от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308
...уменьшение... базы по налогу на прибыль... на сумму расходов на дополнительные услуги, в частности на услуги по химчистке, оказываемые в гостинице, возможно только при условии их производственной направленности, документального подтверждения и экономической обоснованности.
.

И наконец, последний вид услуг — это пользование Интернетом. С его оплатой работнику проблем нет, так как сегодня уже всем понятно, что без доступа во Всемирную паутину он как без рук. Выход в Сеть ему может понадобиться для связи и с работодателем, и с клиентом и еще для каких угодно целей.

Как платить суточные при заграничных командировках

Переходим к суточным.

Мы уже сегодня говорили, в чем суть этой выплаты — компенсировать работнику неудобства, связанные с невозможностью жить дома. Иногда работники говорят: «Мы несколько дней вынуждены были питаться в кафе и ресторанах, мы звонили по межгороду родным, возместите нам эти расходы». Здесь ответ один: вам для этого выдаются суточные.

Важный момент для зарубежных командировок — заграничные нормы суточных применяются по особому правилу, которое привязано к дате пересечения работником границы. Кратко его можно сформулировать так: суточные за конкретный день выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую командированный в этот день въезжает. Но как это ни парадоксально, даты въезда смотрим по штампам российских пограничников в загранпаспорте о пересечении границы РФ. Допустим, наш работник летит в командировку из Москвы в Бангкок. В паспорте стоят отметки о выезде из России — 1 ноября и о въезде в Таиланд — 2 ноября. И за 1, и за 2 ноября суточные мы платим по нормам, установленным в нашей организации для Таиланда, так как границу РФ работник пересек 1 ноября. Возвращается человек в Москву 7 ноября, выехав из Таиланда тоже 7 ноября, за этот день суточные считаем по российским нормам. Если в загранкомандировке работник перемещается из одного иностранного государства в другое, суточные берутся по норме, установленной для страны въездаПоложение о служебных командировках
17. ...суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории [РФ]... — в по­рядке и размерах, определяемых... локальным... актом для командировок [по РФ]...
б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых... локальным... актом для командировок на территории иностранных государств.
18. При следовании работника с территории [РФ]... дата пересечения... границы [РФ]... включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию [РФ]... включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
19. При направлении... в командировку на территории государств — участников [СНГ]... даты пересечения... границы... определяются по отметкам в командировочном удостоверении...
.

Точно так же определяется норматив суточных, не облагаемый НДФЛ.

А что делать при командировках в страны СНГ, при въезде в которые загранпаспорт не нужен? Здесь закон требует ориентироваться на отметку «прибыл» в командировочном удостоверении, которое, как мы знаем, при поездках в такие страны оформляется обязательно. Хотя понятно, что дата прибытия в конкретное место, где человек должен выполнить служебное задание, и дата пересечения границы далеко не всегда совпадают. Даже если командированный летит самолетом, а про поезд я уж и не говорю. Логичнее было бы дату пересечения границы определять по фактическому времени прилета или въезда поезда в страну назначения. И то и другое всегда можно подтвердить — сведениями аэропорта или маршрутом следования поезда. Но раз правительство решило, что надо смотреть в командировочное удостоверение, нам ничего другого не остается.

Как платить суточные при однодневных командировках

Буквально пару слов скажу про выплату суточных по служебным поездкам на 1 день. То есть утром работник уехал, а вечером уже вернулся. Если командировка однодневная, то тогда:

— при поездках по территории России суточные работнику мы вообще не платим;

— при заграничных поездках платим в половинном размереПоложение о служебных командировках
20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию [РФ]... в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой... локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
.

Справка

Взамен суточных при однодневной командировке работнику можно оплатить любые иные связанные с поездкой расходыПостановление Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12. Выплаченные суммы не облагаются НДФЛ в таком же порядке, что и суточные, а если к тому же они подтверждены документами, то включаются в налоговые расходы и освобождаются от страховых взносовПисьма Минфина от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916; Минтруда от 06.11.2013 № 17-4/10/2-6751.

При каких служебных поездках работников фирма не обязана выплачивать им суточные и что будет, если их все же выплатить, читайте в статье «Командировки без суточных» («Главная книга», 2012, № 21).

Как платить суточные за день отъезда/приезда

Законодательство требует платить суточные за каждый день нахождения в командировке, в том числе и за дни, проведенные в пути. И день отправления в поездку или прибытия из нее не исключение. Но на практике у бухгалтеров с работниками часто возникают споры, что считать этим днем.

В Положении о командировках четко зафиксировано: если транспортный узел, из которого работник стартует в командировку или возвращается из нее, расположен в населенном пункте, в котором работник трудится, день отъезда/приезда определяется по дате отправления/прибытия самолета, поезда и так далее. Если аэропорт, станция, вокзал находятся за чертой населенного пункта, то нужно добавить время, которое требуется, чтобы до них добратьсяПоложение о служебных командировках
4. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
11. ...суточные... возмещаются... за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути...
.

Казалось бы, все просто. Если работник трудится в Москве и едет на поезде тоже из Москвы, командировка начнется в тот день, когда отправляется поезд. Но иногда командированный говорит: «Я живу в Подмосковье. Чтобы успеть на поезд, который уходит в 2 часа ночи из Москвы, мне нужно выехать из дома не позже 11 вечера накануне. А значит, командировка у меня начинается на день раньше».

Эта логика в данных обстоятельствах не работает. Живи ты хоть во Владивостоке, но если ты каждое утро приезжаешь на работу в Москву, то так и в день командирования будешь ехать до нее совершенно бесплатно. То есть суточные появятся только в тот день, когда должен отъехать поезд или вылететь самолет.

Как платить суточные, если две командировки в один день

Теперь о ситуации, когда утром человек приехал из одной командировки, а вечером уехал в другую.

Две командировки, значит, два командировочных удостоверения за 1 день.

Есть мнение, что в этом случае суточные надо платить по обеим командировкам. Не согласна. Еще раз повторю: суточные — это компенсация человеку неудобств и дополнительных расходов из-за того, что определенный день для него командировочный. Компенсировать неудобства за один и тот же день дважды, на мой взгляд, неправильно, делать это надо только один раз.

По какой норме компенсировать, если они отличаются? По большей. То есть если в один день были и заграничная командировка, и российская или две заграничные командировки, для которых установлены различные нормы суточных, их надо выплатить по большей норме. И это не выбор бухгалтера — компенсация суточных по меньшей норме ущемляет интересы работника и поэтому незаконна.

Конечно, вряд ли налоговики при проверках будут стыковывать дни возврата какого-то работника из служебной поездки с днями его отъезда в другую. По крайней мере, от своих клиентов я о таких случаях не слышала и судебных решений с претензиями в связи с выплатой двойных суточных за один и тот же день не видела. Как правило, в вопросах оплаты суточных контролеры четко сверяются с отметками в командировочном удостоверении: выбыл — убыл, выбыл — убыл, но между собой даты командировок не сравнивают. Поэтому сами решайте, платить суточные два раза или один. Если не жалко, почему бы и нет? Тем более, насколько я знаю, министерские чиновники, отвечающие за кадровые вопросы, не возражают.

То, что в случае возвращения работника из одной командировки и отправления его в другую одним днем суточные должны выплачиваться по каждой из них, разъясняла Н.З. Ковязина, занимавшая в тот период должность заместителя директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России. Ныне она является заместителем директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России («Главная книга», 2011, № 20).

Учитываем расходы на получение виз и загранпаспортов

Ну и последний вид командировочных расходов, который нам осталось обсудить, это затраты на получение виз, разрешений, других обязательных документов. Потраченные на это суммы возмещаются работнику в общем порядке, учитываются в базе по налогу на прибыль и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Минфин даже разрешает признавать в расходах плату за курьерскую доставку визы, а также плату за SMS-оповещение о ее выдачеПоложение о служебных командировках
23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.

Письмо ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@
1. ...в составе прочих расходов... учитываются расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы.
2. ...в случае надлежащего документального подтверждения затрат на оплату курьерской доставки визы и на оплату услуг СМС-оповещения организация вправе учесть их в составе расходов в целях налогообложения прибыли наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы...
.

Некоторые компании, помимо виз, также компенсируют своим работникам расходы на получение загранпаспорта. Да, в Положении о командировках нет никаких условий, ограничивающих возмещение командированному таких трат. Но я считаю, обоснованными они будут только тогда, когда оформлению паспорта предшествует приказ о направлении «беспаспортного» работника в загранкомандировку. В приказе следует так и написать: командировать такого-то в такую-то страну, оплатить такие-то расходы, понесенные им в связи с получением выездных документов, включая заграничный паспорт.

Если же работник сначала по свой инициативе получил загранпаспорт, а лишь затем организация приняла решение отправить его за рубеж, оснований компенсировать ему такие расходы нет. Это его личный паспорт и его личные расходы.

Справка

По мнению контролирующих органов, если заграничная командировка не состоялась, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы организация не вправе учесть в расходах по налогу на прибыльПисьмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134.

С этой точкой зрения можно поспорить. Ведь визы оформлялись с деловой целью, и отмена поездки, особенно по не зависящим от организации причинам (болезнь работника, отмена переговоров контрагентом, форс-мажор), не делает расходы на них необоснованными. Однако эту позицию придется отстаивать в суде.

На этом мне хотелось бы наш семинар закончить. Надеюсь, и с подотчетами, и с командировками проблем у вас не будет или будет намного меньше. Спасибо за внимание. Всем желаю удачи!

Дополнительные материалы

О сомнительной первичке подотчетников
Оксана Кулагина, эксперт издательства «Главная книга»

На семинаре лектор упомянула, что если учесть для целей налогообложения расходы по сомнительным документам, приложенным к авансовому отчету, то вероятны претензии налоговых органов. А к чему конкретно они придираются?

О. К.: В первую очередь инспекторы проверяют, зарегистрированы ли в ЕГРЮЛ или ЕГРИП лица, выдавшие счета, кассовые чеки, БСО и другие подозрительные документы. Если их в реестре нет или под указанным ОГРН либо ИНН числится другое юрлицо или предприниматель, налоговики расходы по таким документам не признают. Ведь бумаги, оформленные отсутствующей компанией, не могут служить документальным подтверждением понесенных расходов.

К слову, также можете поступить и вы. Для этого достаточно заглянуть на сайт ФНС и воспользоваться сервисом «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента», задав в поиске реквизиты фирмы, оформившей сомнительный документ.

Проверяя кассовые чеки, инспекторы смотрят, зарегистрирована ли отпечатавшая их ККТ в налоговом органе. Если нет, расходы по таким чекам не признают.

А можно как-то самим удостовериться, зарегистрирована ККТ надлежащим образом или нет?

О. К.: Официального сервиса, позволяющего это сделать, нет. Правда, в Интернете есть сайт, с помощью которого можно проверить правильность указанного в кассовом чеке криптографического кода. И то, если этот чек отпечатан на кассовом аппарате с ЭКЛЗ. Для этого заходите на сайт Информационной системы проверки значения КПК, вводите реквизиты чека, порядковый номер кода и сам код, значение которого начинается после знака «#». На электронную почту вам придет ответ, верный код или нет.

Но даже если результат проверки окажется отрицательным, это еще не означает, что работник вас обманул и кассовый чек фальшивый. Неподтвержденный криптографический код говорит лишь о том, что владелец кассовой машины что-то намудрил с фискальной памятью в ККТ. Но сам аппарат может быть зарегистрирован в ИФНС как положено. И наоборот. Поэтому полагаться только на этот метод я не советую.

Кстати, иногда проблемность кассового чека видна невооруженным глазом. Например, дата чека не совпадает с периодом командировки. Или вообще чек — от одной организации, а счет или товарный чек — от другой. Часто хитрят водители: берут на заправке вместо своего чека другой, с суммой побольше, иногда даже не глядя в него. А бухгалтер видит, что в машину с дизельным двигателем водитель залил бензин. Чек-то может быть и настоящим, но траты работника он не подтверждает. Тут уж вам нужно разбираться с самим работником.

Скажите, а суды тоже отказываются признавать расходы по первичке, если выдавшей ее организации нет в ЕГРЮЛ? Есть ли смысл спорить с налоговиками?

О. К.: Их единственный довод — отсутствие лица с указанными в документах ОГРН и ИНН в госреестре. И конечно, есть суды, которые с инспекторами согласны. Так, например, ФАС Уральского округа посчитал, что реквизиты несуществующих организаций ставят под сомнение реальность хозоперацийПостановление ФАС УО от 08.08.2012 № Ф09-6736/12. А судьи Волго-Вятского округа — что организация не проявила должной осмотрительности, не проверив в ЕГРЮЛ контрагентов, услугами которых воспользовались ее работникиПостановление ФАС ВВО от 28.04.2011 № А43-17064/2010. К счастью, для большинства судов лишь этого довода явно недостаточно. Если первичка оформлена правильно, со всеми подписями и печатями, а у инспекторов нет других доказательств необоснованности расходов, судебный спор вполне можно выигратьПостановления ФАС ПО от 29.08.2012 № А49-5864/2011, от 18.06.2014 № А55-17026/2013, от 20.03.2014 № А55-12200/2013. Судьи, в отличие от налоговиков, не ограничиваются формальным подходом, а изучают, стоят ли за бумагами реальные операции.

У нас как раз такой случай — счет из гостиницы, который работник привез из командировки, оформлен правильно. Однако мы проверили организацию по ЕГРЮЛ и не нашли ее там. Но человек уверяет, что жил в этой гостинице! Что ж нам теперь не учитывать расходы по этому счету?

О. К.: Если не боитесь судиться, учитывайте. Работник ездил по служебной надобности в другой город. В счете гостиницы, который он привез, есть все реквизиты, стоит печать выдавшей счет организации, есть подписи работников гостиницы. Почему вы должны отказать работнику в возмещении расходов по проживанию? Даже если у вас по каким-то причинам закрались сомнения в честности работника, то они должны быть разрешены до того, как авансовый отчет будет утвержден. А если уж приняли решение о возмещении расходов работнику, значит, они для организации имели место. Если у судов нет сомнений в реальности расходов, то они принимают решения в пользу организацийПостановления ФАС МО от 09.07.2012 № А41-44402/11; ФАС ПО от 17.06.2013 № А55-26059/2012, от 30.05.2014 № А55-14253/2013.

Тогда, может, лучше заранее проверять те гостиницы, в которых собирается останавливаться работник, чтобы в будущем избежать проблем?

О. К.: Конечно, если вы заранее знаете, где будет жить командированный, можно еще до его отъезда проверить ее по ЕГРЮЛ. Если же о гостинице вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету, проверить заранее контрагента вы не можете. И суды это учитывают и отказывают налоговикам в их претензияхПостановления 8 ААС от 28.03.2013 № А75-10172/2011; ФАС СЗО от 15.11.2012 № А52-1635/2012; ФАС ПО от 17.06.2013 № А55-26059/2012; ФАС МО от 09.07.2012 № А41-44402/11; ФАС УО от 02.05.2012 № Ф09-2954/12. Еще в 2009 г. Президиум ВАС сказал, что достоверность документов, подтверждающих расходы подотчетника, организация определяет сама. Если ее все устраивает, почему она должна отказаться эти расходы компенсироватьПостановление Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08? Тогда дело касалось начисления НДФЛ. Но этот же довод прозвучал и в решении ФАС Уральского округа, который рассматривал дело по налогу на прибыльПостановление ФАС УО от 02.05.2012 № Ф09-2954/12.

Допустим, мы решили не рисковать и поэтому не учли в налоговых расходах суммы по сомнительным документам. Должны ли мы автоматически обложить эти суммы НДФЛ?

О. К.: Ни в коем случае. Прямой зависимости между учетом каких-то расходов для налога на прибыль и начислением на них НДФЛ нет. То, что вы подотчетные суммы работнику возместили, но в расходах не учли, еще не означает, что на них надо начислить НДФЛ. Все зависит от того, будет ли у работника здесь доход или нет. Однажды работник сам признался налоговикам, что в гостинице не проживал. Естественно, суд согласился с тем, что возмещенные ему за проживание суммы должны облагаться НДФЛПостановление ФАС УО от 02.05.2012 № Ф09-2954/12. Но если подотчетные деньги действительно потрачены на нужды компании, то никакой выгоды работника суды здесь не видят. А следовательно, нет и оснований для начисления НДФЛПостановления Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08; ФАС ЦО от 18.11.2013 № А54-5233/2012; ФАС ПО от 29.08.2012 № А49-5864/2011.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
В каком месяце вы можете уйти в отпуск летом?
В июне: в июле отчетность, а в августе требования по ней
В августе: сдам отчетность и уеду
В любом: есть кем меня заменить
Ни в каком: отдыхают все остальные
Я удаленный бухгалтер, могу работать хоть на даче, хоть на море
Я не бухгалтер, мой отпуск к отчетности не привязан
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.36%
апрель 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».

Он действует 5 дней, используйте их по-максимуму.

За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности 
с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания 
за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ